SIC - Concepto-15060754

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-060754- -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Estimado(a) Señor: Con el alcance previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Objeto de la Consulta En su comunicación consulta: “Quisiera saber si las sanciones impuestas a una empresa o que estén reportadas a las cámaras de comercio y por tanto, en caso de existir, son indicadas en el certificado de existencia y representación legal emitido por la cámara de comercio?”

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio De conformidad con las atribuciones conferidas por mandato legal a esta Superintendencia, especialmente por el Decreto 4886 de 2011, corresponde a esta entidad ejercer control y vigilancia de las cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones. Frente al tema de consulta, le corresponde evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (iii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iv) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (v) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (vi) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios

específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.

3. Remisión de Información por parte de Entidades Estatales - Normativa aplicable Respecto de la remisión de la información a las cámaras de comercio por parte de las entidades estatales la regulación vigente sobre la materia, dispone: 3.1 Ley 80 de 1993 - Régimen de la Contratación Estatal.

El artículo 1 dispone “la presente ley tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales.” Por su parte, el artículo 2, literales a) y b), señala quienes para efectos de esta ley se consideran entidades estatales, así: a) La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles. b) El Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales, la Procuraduría General de la Nación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, los

ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. El artículo 13 ibídem, establece “De la Normatividad Aplicable a los Contratos Estatales. Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta Ley.” A su vez, el artículo 22.1 del mismo estatuto, dispone la información que deben remitir las entidades públicas a las cámaras de comercio: 22.1 De la información sobre contratos, multas y sanciones de los inscritos. Las entidades estatales enviarán semestralmente a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, la información concerniente a los contratos ejecutados, cuantía, cumplimiento de los mismos y las multas y sanciones que en relación con ellos se hubieren impuesto. El servidor público que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta. (resaltado y subrayado fuera de texto) El artículo 23 establece los principios que rigen las actuaciones contractuales de las entidades estatales, así: “Artículo 23º.- De Los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos,

las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.” El artículo 32 ibídem dispone, “De los Contratos Estatales. Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen (…) en esta ley.” 3.2 Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. Sobre el tema consultado, esta ley establece: “Artículo 6°. De la verificación de las condiciones de los proponentes. Modificado por el art. 221, Decreto Nacional 019 de 2012. Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. (…) 6.2. De la información sobre contratos, multas y sanciones a los inscritos. Las entidades estatales enviarán mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento,multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados.

Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma en el registro serán señalados por el Gobierno Nacional. El servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.” “Artículo 13. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.” De otra parte, el inciso final del artículo 32 dispone, “Las normas del Estatuto General de Contratación Pública preferirán a cualquiera otra sobre la materia, con excepción de aquellas de naturaleza estatutaria u orgánica.” 3.3 Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública”. El artículo 86 de esta ley, establece: Artículo 86. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo,

imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. (…) A su vez, el artículo 95 ibídem, respecto a la aplicación del estatuto de contratación estatal, dispone: Artículo 95. Aplicación del Estatuto Contractual. Modifíquese el inciso 2° del literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así: En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad. 3.4 Decreto 1510 de 2013, “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, en sus artículos 13 y 14 dispone: Artículo 13. Certificado del RUP. El certificado del RUP debe contener: (a) los bienes, obras y servicios para los cuales está inscrito el proponente de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; (b) los requisitos e indicadores a los que se refiere el artículo 10 del presente decreto; (c) la información relativa a contratos, multas, sanciones e inhabilidades; y (d) la información histórica de experiencia que el proponente ha inscrito en el RUP. Las cámaras de comercio expedirán el certificado del RUP por solicitud de cualquier interesado. Las Entidades Estatales podrán acceder en línea y de forma gratuita a la información inscrita en el RUP.

Artículo 14. Información de multas, sanciones, inhabilidades y actividad contractual. Las Entidades Estatales deben enviar mensualmente a las cámaras de comercio de su do¬micilio copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales impusieron multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y de la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6° de la Ley 1150 de 2007. Para el efecto las cámaras de comercio pueden establecer mecanismos electrónicos para recibir la información mencionada. El registro de las sanciones e inha¬bilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sanción o de la inhabilidad. La información relativa a multas debe permanecer en el certificado del RUP por un año, contado a partir de la publicación de la misma. Las cámaras de comercio deben tener un mecanismo de interoperabilidad con el Secop para el registro de la información de que trata el presente artículo. 3.5 El Decreto Ley 19 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en Administración Pública”. El artículo 166 del mencionado decreto antitrámites, establece: “ARTICULO 166. Del Registro Único Empresarial y Social. Al Registro Único Empresarial (RUES) de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que integró el Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones del Registro de

Entidades sin Ánimo de Lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar de que trata la Ley 643 de 2001, del Registro Público de Veedurías Ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, del Registro Nacional de Turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, Y del Registro de la Economía Solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominará Registro Único Empresarial y SocialRUES-, el cual será administrado por las Cámaras de Comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, la inscripción en los registros que integran el Registro Único Empresarial y Social, y el titular del registro renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio establecerá los formatos y la información requerida para inscripción en el registro y la renovación de la misma. Los registros mercantil y de

proponentes continuarán renovándose de acuerdo con las reglas vigentes. (…)” 3.6 La Circular Única – Título VIII en el numeral 1.2.5, establece las especificaciones técnicas para el reporte por parte de las entidades estatales de la información sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes, estableciendo la forma en que se debe remitir tal información, así como la estructura del archivo a enviar y las instrucciones para su correcto diligenciamiento. 1.2.5 Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones 1.2.5.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes 1.2.5.1.1. Envío de información. El diligenciamiento o envío de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones a los que hace mención la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos dispongan las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, en cumplimiento de la normatividad vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social (RUES). La Circular Única la puede consultar en nuestra página web: www.sic.gov.co, en la pestaña Normativa – Circular Única – Títulos-Título VIII – numeral 1.2.5. 1.2.5.1.2. Aspectos generales para el reporte de información. 1.2.5.1.2.1. Identificación del contrato. Cada entidad que reporte información deberá garantizar que la identificación o

número de contrato sea único, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificación del contrato, en conjunto con el Nit de la entidad estatal, seccional y la fecha de adjudicación del mismo, garantizarán la unicidad de un contrato entre el universo que reportarán las entidades del Estado, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeración. (…) De las disposiciones transcritas se desprende que es un deber de las entidades estatales en general, independientemente que se rijan por el estatuto general de contratación estatal o por el régimen privado, remitir información a las cámaras de comercio sobre los contratos celebrados, a efectos de que se cumpla con la finalidad para la cual fue creado este registro conforme al artículo 166 del Decreto Ley 19 de 2012, esto es, que el Estado, la sociedad en general, los empresarios y los mismos contratistas cuenten con una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. En consecuencia, frente a su consulta conforme a la normativa vigente sobre el Registro Único de Proponentes, las entidades estatales tienen la obligación de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio la información concerniente a todos los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con todos los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados, información que debe ser registrada por parte de las cámaras de comercio en los respectivos certificados de existencia y representación legal. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURíDICA ( E )

Elaboró: Clara inés Vega

Revisó: William Burgos

Aprobó: Rocío Soacha