SIC - Concepto-15121563

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 15-121563- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 8

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos: A continuación, nos permitimos suministrarle información relevante en relación con los interrogantes de su consulta, con el fin de brindarle mayores elementos de juicio al respecto. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta oficina mediante un concepto no puede solucionar situaciones particulares. Primer interrogante Respecto al Registro Nacional de Bases de Datos pregunta: "1. Por lo argumentado anteriormente solicito confirmar a partir de que (sic) fecha inicia el cumplimiento de la obligación de la Superintendencia de Industria y Comercio según lo establecido en el artículo 1 de la Ley 1581 (sic) sobre Bases de Datos" Respuesta: El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: "Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la

información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento." Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015 en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: "Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012." De acuerdo con lo cual, todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable o Encargado del Tratamiento son entidades de naturaleza pública o privada y personas naturales o jurídicas, deben ser objeto de inscripción en el Registro. Por otra parte, respecto de la información mínima que debe contener el Registro

Nacional de Bases de Datos el artículo 2.2.2.26.2.1., del Decreto 1074 de 2015 establece: "Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos;

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;

4. Nombre y finalidad de la base de datos;

5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y

6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21." En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.26.3.1., del Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente: "Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a partir de su

creación." De acuerdo con lo cual, existirán dos plazos para la inscripción de una base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos:  Para las bases de datos que existen al momento de la habilitación del mismo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, será dentro del año siguiente a la fecha de la entrada en funcionamiento del Registro.  Para las bases de datos creadas luego de la entrada en funcionamiento del Registro serán dos (2) meses desde su creación. Ahora bien, la Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala, entre otras, las siguientes funciones para esta Superintendencia: e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. (...) h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. Por lo anterior, esta Superintendencia elaboró el proyecto de Circular Externa para la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos y el Manual del Usuario, los cuales fueron publicados en nuestra página web www.sic.gov.co a través del icono "Normativa", escoge "proyectos de circular" y allí encontrará los documentos en versión PDF. Lo anterior, con el fin de recibir los comentarios del público en general hasta el pasado 26 de febrero de 2015 y expedir el documento definitivo para su posterior publicación en el Diario Oficial para su cumplimiento, por lo cual, le sugerimos estar pendiente de las instrucciones que expida esta Superintendencia. Cabe mencionar que ni la Ley 1581 de 2012, ni el Capítulo 26 del Decreto 1074 de

2015, imponen un plazo perentorio a esta Entidad para emitir las instrucciones sobre la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos. Segundo Interrogante "2Cuál es el plazo con el que cuenta la Superintendencia de Industria y Comercio para habilitar el Registro Nacional de Bases de Datos consagrado en el artículo 21 de la Ley 1581 (sic)." Respuesta: Nos remitimos a la respuesta anterior. Tercer interrogante "3-Qué medios puede utilizar la Superintendencia de Industria y Comercio para establecer el procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos establecido en el Artículo 21 de la Ley 1581 (sic)." Respuesta: El artículo 189 de la Constitución Política de Colombia, establece que el Presidente de la República es la Suprema Autoridad Administrativa, y dentro de sus funciones le corresponde: "11. Ejercer la potestad reglamentaria, mediante la expedición de los decretos, resoluciones y órdenes necesarios para la cumplida ejecución de las leyes. (...)" En concordancia con lo anterior, el artículo 211 de nuestra Carta Política, establece: La ley señalará las funciones que el Presidente de la República podrá delegar en los ministros, directores de departamentos administrativos, representantes legales de entidades descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estado que la misma ley determine. Igualmente, fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades. Por su parte, el artículo 66 de la Ley 489 de 1998, establece lo siguiente: "Las superintendencias son organismos creados por la ley, con la autonomía

administrativa y financiera que aquella les señale, sin personería jurídica, que cumplen funciones de inspección y vigilancia atribuidas por la ley o mediante delegación que haga el Presidente de la República previa autorización legal. La dirección de cada superintendencia estará a cargo del Superintendente." El numeral 61 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011, establece como función de la Superintendencia de Industria y Comercio lo siguiente: "61. Impartir instrucciones en materia de protección al consumidor, protección de la competencia, propiedad industrial, administración de datos personales y en las demás áreas propias de sus funciones, fijar criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación." Respecto a las funciones de inspección, vigilancia y control de las superintendencias, el Consejo de Estado1 ha señalado lo siguiente: "En general, como ya se dijo, las superintendencias desarrollan funciones de inspección, vigilancia y control, sobre actividades económicas públicas y privadas que se consideran de interés público y que la Constitución Política determina; tales funciones corresponden, según su definición, a las siguientes actuaciones2: Inspección: Es la acción y efecto de inspeccionar, es decir, examinar, reconocer atentamente una cosa. Cargo y cuidado de velar sobre una cosa. 1 Sentencia de 8 de marzo de 2007., Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, CP: Ramiro Saavedra Becerra, Radicación número: 11001-03-26-000-1998-00017-00(15071). 2 Diccionario de la Lengua Española

Vigilancia: Cuidado y atención exacta en las cosas que están a cargo de cada uno; jurídicamente, se entiende como "Cuidado, celo y diligencia que se pone o ha de ponerse en las cosas y asuntos de la propia incumbencia // Servicio público destinado a velar por determinadas instituciones, personas y cosas"3

Control: Inspección, fiscalización, intervención. Dominio, mando, preponderancia.

Conforme a estas definiciones, se deduce que la finalidad primordial de las superintendencias no es la de establecer reglas de conducta para los destinatarios de su vigilancia y control, sino que es la de velar por el estricto cumplimiento del ordenamiento jurídico que regula el desarrollo y ejercicio de las actividades de las personas que actúan en los distintos campos en los que tales entidades ejercen sus funciones de inspección y vigilancia, es decir, que se trata de verificar la correcta aplicación de las leyes y decretos que rigen las distintas actividades objeto de control por parte de las superintendencias, con miras a la protección del desarrollo y equilibrio del respectivo sector y principalmente, a los usuarios de los distintos servicios que lo componen. Así mismo, se colige que, para el eficaz ejercicio de las funciones a su cargo y para el logro de la finalidad para la cual fueron atribuidas, las superintendencias cuentan con una serie de facultades sancionatorias otorgadas legalmente, que les permite tener acceso a la información que requieren sobre la forma como las actividades sometidas a su inspección y vigilancia se adelantan, facultades dentro de las cuales se halla, generalmente, la de impartir ciertas instrucciones necesarias para facilitar su labor.

(...) Las superintendencias, entonces, cuentan por regla general, con la facultad de instruir a los destinatarios de su vigilancia y control sobre la forma de ejecutar de la mejor manera posible las normas que regulan sus actividades, y respecto de ciertos requisitos que ellos deben cumplir en aras de facilitar las labores de verificación y encauzamiento de las actividades, que son necesarias para la efectiva vigilancia y control a cargo de dichas entidades. No obstante, es necesario advertir que esa facultad de impartir instrucciones o de expedir circulares, es distinta de la facultad reglamentaria que 3 CABANELLAS, Guillermo; Diccionario de Derecho Usual. Bibliográfica Omeba, 6a. Ed., T. IV. constitucionalmente (art. 189, num. 11) le corresponde al Presidente de la República y que él ejerce a través de decretos, mediante los cuales busca la cumplida ejecución de las leyes, es decir, hacerlas operativas y ejecutables, sin desbordar los precisos límites que ellas establecen. (...) Por lo anterior, la facultad de impartir instrucciones por parte de esta Superintendencia respecto a las competencias otorgadas por la Ley, se refieren a la orientación dada a los diferentes destinatarios de nuestra vigilancia y control en la forma como deben cumplir las normas que regulan sus actividades. En el caso concreto, esta Superintendencia de Industria de Comercio expedirá una Circular Externa para la implementación del Registro Nacional de Bases de Datos, teniendo en cuenta que se trata de un acto administrativo de carácter general, mediante el cual se expiden instrucciones y señalan los procedimientos y criterios para el

cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Cuarto interrogante "4Que (sic) información debe adjuntarse en estas Bases de Datos" Respuesta: Reiteramos que el artículo 2.2.2.26.2.1., del Decreto 1074 de 2015 establece la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos. Adicional a lo anterior, deberá tener en cuenta lo señalado en la Circular Externa que expida esta Superintendencia. Quinto interrogante "5-Con que (sic) periodicidad se debe actualizar las Bases de Datos" Respuesta: El artículo 2.2.2.26.3.3., del Decreto 1074 de 2015 dispone lo siguiente: "Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. Los Responsables del Tratamiento de las bases de datos deberán actualizar en el Registro Nacional de Bases de Datos la información inscrita cuando haya cambios sustanciales, según sean definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio." En consecuencia, la actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos deberá realizarse cuando existan cambios sustanciales, los cuales serán definidos en la Circular Externa que expida esta Superintendencia. Adicional a lo anterior, esta Entidad podrá impartir instrucciones sobre actualizaciones adicionales a las señaladas en el precitado artículo. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co Atentamente,

WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: William Burgos

Aprobó: William Burgos