SIC - Concepto-16000163

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-000163- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 9

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

En su comunicación consulta: "(...) siendo constructores de obras de ingeniería civil, estamos obligados a renovar registro con uds (sic) (...)".

A continuación, dentro del ámbito de nuestras competencias, proporcionamos información que consideramos pertinente en relación con el tema de su consulta con el fin de ilustrarlo al respecto, y esperando que le sea de ayuda en la toma de una decisión. Con el fin de darle la respuesta más amplia posible, abordaremos los temas relacionados con la obligación de inscripción y renovación del Registro Mercantil y del Registro Único de Proponentes.

1. Registro Único Empresarial - RUE El Decreto Ley 19 de 2012,"Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", conocido como el decreto antitrámites, en su artículo 166, señala: "ARTICULO 166. DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL. Al Registro Único Empresarial (RUE) de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de

2000, que integró el Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar de que trata la Ley 643 de 2001, del Registro Público de Veedurías Ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, del Registro Nacional de Turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, Y del Registro de la Economía Solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominará Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual será administrado por las Cámaras de Comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, la inscripción en los registros que integran el Registro Único Empresarial y Social, y el titular del registro renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año. El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio establecerá los formatos y la información requerida

para inscripción en el registro y la renovación de la misma. Los registros mercantil y de proponentes continuarán renovándose de acuerdo con las reglas vigentes. (...)" (Subrayado y resaltado fuera del texto) Tal como lo señala el literal a) del numeral 1.5.3.1. del capítulo primero de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el sistema que implementen las cámaras de comercio para la operación del Registro Único Empresarial debe permitir el "Registro desde cualquier cámara: Sujeto al cumplimiento de las previsiones legales y reglamentarias, las cámaras de comercio deberán llevar el Registro Único Empresarial de tal forma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar la matrícula, renovación, inscripción de documentos, consultas, certificación y consolidación de información desde cualquier cámara de comercio respecto de cualquier información o documento o registro que repose o deba reposar en cualquier cámara de comercio del país." (Subrayado fuera de texto)

2. El Registro Mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata.

Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quienes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan.

En efecto, el artículo 26 del Código de Comercio, establece: "Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.". La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: "Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil." (Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. El numeral 4 del artículo 110 del Código de Comercio exige que en la escritura de constitución de una sociedad se exprese: "el objeto social, esto es, la empresa o

negocio de la sociedad, haciendo una enumeración clara y completa de las actividades principales". De este modo, resulta claro que es a partir de esta enunciación que se haga de la actividad a desarrollar por la sociedad, que procede su calificación como mercantil. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. 2.1. Sociedades Civiles La naturaleza civil o comercial de una sociedad está determinada por el alcance de su objeto social. En tal medida, de acuerdo con las actividades que desarrolle la sociedad y la decisión de su órgano social, se podrá determinar su calidad de civil o comercial. En principio, la diferencia entre unas y otras, radica en que las sociedades de naturaleza civil no se encuentran obligadas a inscribirse en el registro mercantil que llevan las cámaras de comercio, en tanto, que las sociedades mercantiles como se anotó en el punto anterior, si están obligadas a registrarse, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del estatuto comercial. Sin embargo, el artículo 1 de la Ley 222 de 1995, "Por la cual se modifica el libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones", en su artículo 1, establece: "Artículo 1°. Sociedad Comercial y ámbito de aplicación de esta ley. El artículo 100 del Código de Comercio, quedará así: "Artículo 100: Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles.

Si la empresa social comprende actos mercantiles y actos que no tengan esa calidad, la sociedad será comercial. Las sociedades que no contemplen en su objeto social actos mercantiles, serán civiles. Sin embargo, cualquiera que sea su objeto, las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas, para todos los efectos, a la legislación mercantil." (Resaltado fuera de texto). La Corte Constitucional, en sentencia C-435 del 12 de septiembre de 1996, radicación D-1258, Magistrados Ponentes José Gregorio Hernández y Eduardo Cifuentes Muñoz, al referirse a la exequibilidad del artículo 1 transcrito, señaló: "En realidad, al proponerse el legislador de 1995 la modificación del Libro II del Código de Comercio, no buscó de manera exclusiva dictar nuevas normas sobre las sociedades mercantiles, ni establecer únicamente reglas de Derecho Comercial, sino que quiso penetrar en el contenido del conjunto normativo seleccionado con el objeto de plasmar allí la nueva política del Estado en materia de sociedades, por lo cual era inevitable que tocara tanto el régimen de las mercantiles como el de las civiles. Para la Corte es claro que, al disponer el régimen de las sociedades comerciales para todas las compañías, mercantiles o civiles, independientemente de su objeto, el Congreso no rompió la unidad de materia dentro de la ley -como podría parecer a primera vistasino que, por el contrario, al integrar las reglas aplicables a órganos, estructura, funcionamiento, reformas, disolución y liquidación de sociedades en uno solo, cumplió a cabalidad el mandato constitucional que le ordenaba que todas las

disposiciones de la ley dictada debían referirse a una misma materia (artículo 158 C.P.). Debe observarse que la relación con el título de la ley (artículo 169 C.P.) resulta indudable pues, en efecto, como aquél lo anunciaba, mediante el artículo acusado se introdujeron modificaciones trascendentales al contenido del articulado del Código de Comercio en su Libro II, al extender o ampliar su cobertura hacia el campo de las sociedades civiles." (...) (Subrayado fuera de texto) 2.1.1 Registro de Sociedades Civiles Respecto del registro de las sociedades civiles, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título VIII, numeral 1.1, para efectos de dar aplicación a lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 222 de 1995, señaló los documentos que deben inscribir las cámaras de comercio frente al registro de sociedades civiles. "1.1. Registro mercantil. 1.1.1. Libros necesarios del registro mercantil. (...) Libro XIII. De las sociedades civiles. Se inscribirán en este libro: - La constitución, reforma, disolución y liquidación de sociedades civiles, así como las providencias referentes a estos actos; El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos; - La certificación del revisor fiscal sobre los aumentos de capital suscrito y pagado; y - Los demás actos que de conformidad con el inciso 2° del artículo 100 de la ley 222 de 1995 deberán registrarse respecto de las sociedades civiles. " (Subrayado fuera de texto)

En consecuencia, frente a su consulta, las cámaras de comercio vienen registrando a las sociedades civiles en el Registro Mercantil, en el Libro XIII "De las Sociedades Civiles", conforme a lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 222 de 1995. Así mismo, de acuerdo con el artículo 166 del Decreto Ley 19 de 2012, tal registro deberá renovarse anualmente en los mismos términos y condiciones previstos por la ley para el registro mercantil. Conforme a las disposiciones y jurisprudencia anteriores, específicamente a lo establecido en el artículo 1 de la Ley 222 de 1995, las sociedades civiles deben registrarse en el Registro Mercantil, en el Libro XIII "De las Sociedades Civiles", y así mismo, renovarlo según lo explicado.

3. Inscripción, Renovación, Actualización RUP 3.1 Decreto 1082 de 2015

El artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, dispone respecto de la inscripción, renovación, actualización del RUP, lo siguiente: "Artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. La persona inscrita en el RUP debe presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo

contrario cesan los efectos del RUP. La persona inscrita en el RUP puede actualizar la información registrada relativa a su experiencia y capacidad jurídica en cualquier momento. Los inscritos en el RUP pueden en cualquier momento solicitar a la Cámara de Comercio cancelar su inscripción.". Adicionalmente el artículo 9, numeral 2 ibídem, señala el procedimiento a seguir, para la inscripción, renovación y actualización del RUP por parte de personas jurídicas, así: "Artículo 2.2.1.1.1.5.2. Información para inscripción, renovación o actualización. El interesado debe presentar a cualquier Cámara de Comercio del país una solicitud de registro, acom-pañada de la siguiente información. La Cámara de Comercio del domicilio del solicitante es la responsable de la inscripción, renovación o actualización correspondiente:

2. Si es una persona jurídica: (...) c) Estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el representante legal y el auditor o contador si la persona jurídica no está

obligada a tener revisor fiscal:

1. Principales cuentas detalladas del balance general. ii. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias. iii. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.

Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados

financieros de apertura; Los proponentes que terminan su año contable en una fecha distinta al 31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 8° del presente decreto.". 3.2 Circular Única Por su parte, la Circular Única de esta Superintendencia en el Título VIII, numeral 1.2.2.1.1. "1.2.2.1.1. De la Función de verificación de las Cámaras de Comercio Para adelantar la función de verificación de los requisitos habilitantes del proponente y su clasificación, las Cámaras de Comercio deberán tener en cuenta lo siguiente: (...) c. Capacidad financiera y Capacidad Organizacional. Los proponentes deberán acreditar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con lo dispuesto en Decreto 1510 de 2013 y con las siguientes reglas. Las Cámaras de Comercio verificarán que la información financiera sea coherente con la reportada por el proponente en el Registro Mercantil o Registro de Entidad sin Ánimo de Lucro o en los demás registros que llevan las Cámaras de Comercio (...) Las personas jurídicas deben adjuntar los estados financieros suscritos por el representante legal debidamente auditados y certificados por el contador o auditor o revisor fiscal según el caso. Los estados financieros tendrán como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, salvo que el interesado no tenga suficiente antigüedad para preparar estados financieros con corte al 31 de diciembre, evento en el cual deberá inscribirse con estados

financieros de corte trimestral o con estados financieros de apertura. Las personas jurídicas que estén sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades deben allegar también a las cámaras de comercio los documentos por ella exigidos. En el evento en que de los estados financieros presentados por el proponente no puedan determinarse los indicadores previstos en los numerales 3 y 4 del art. 10 del Decreto 1510 de 2013, deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por el contador o por el auditor o por el revisor fiscal según el caso, en la que establezca las equivalencias de las distintas cuentas. (...) Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación. Igualmente, deberán adjuntarse en moneda colombiana y en ellos debe constar cada una de las cuentas que exige el Decreto 1510 de 2013.". De lo señalado en precedencia, frente a su inquietud debe decirse que la información inscrita en el Registro Único de Proponentes también debe renovarse, bajo las mismas condiciones previstas para el registro mercantil, dando cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015 y en la Circular Única, como se señaló con anterioridad en los puntos 3.1 y 3.2 de esta comunicación. Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA (E)

Elaboró: Adonia Aroca

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha