SIC - Concepto-16010440

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-10440- -00003-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 12

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Objeto de la Consulta En su comunicación pregunta: "PRIMERO. Si es necesario que el certificado de registro de cámara de comercio déla persona natural deba reportar el valor de los activos." "SEGUNDO. Si por el principio de igualdad el certificado de la cámara de comercio puede omitir reportar el valor de los activos de la persona natural, así como lo hace con la persona jurídica." "TERCERO. Si el formulario único (RUES) por excepción puede omitir el reporte de los activos en el certificado de cámara de comercio de la persona natural, por su seguridad." "CUARTO. Si el formulario antes citado estaría violando la reserva e intimidad y derechos fundamentales de la persona natural, al publicar el valor de los activos. "QUINTO. Si yo como persona natural, tendría alguna acción, para evitar la inclusión de mis activos en el certificado de la cámara de comercio." Nos permitimos advertirle que en virtud del principio y garantía constitucional del debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, no nos es posible resolver a través de conceptos situaciones particulares.

Sin embargo, a continuación, encontrará dentro de nuestras competencias en materia de cámaras de comercio, información general con el fin de brindarle mayores elementos de juicio sobre el tema consultado.

2. Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Cámaras de Comercio Las facultades de esta Superintendencia frente a las cámaras de comercio, se encuentran señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, 19 y 20 del Decreto 4886 de 2011, que en su tenor

literal, señalan:

17. Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.

18. Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.

19. Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.

20. Resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las Cámaras de Comercio.

Además de lo anterior, corresponde a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (ii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iii)

establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (iv) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (v) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.

3. Naturaleza jurídica y función pública registral de las Cámaras El artículo 78 del Código de Comercio establece que: "Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes." En concordancia con la citada norma el artículo 2.2.2.38.1.1. del Decreto 1074 de 2015, dispone: "Las cámaras de comercio son personas jurídicas de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, administradas y gobernadas por los comerciantes matriculados en el respectivo registro mercantil que tengan la calidad de afiliados. Son creadas de oficio o a solicitud de los comerciantes mediante acto administrativo del Gobierno Nacional y adquieren personería jurídica en virtud del acto mismo de su creación, previo cumplimiento de los requisitos legales exigidos para el efecto y verificación de su sostenibilidad económica que garantice el cumplimiento eficiente de sus funciones." (Resaltado fuera del texto) Ahora bien, en relación con la naturaleza jurídica de las Cámaras de Comercio la Corte

Constitucional, en sentencia C144 de 1993 precisó que dichas entidades "a las cuales se ha encargado el ejercicio de la función de llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, no son entidades públicas, pues no se avienen con ninguna de las especies de esta naturaleza contempladas y reguladas en la Constitución y la Ley. Si bien nominalmente se consideran "instituciones de orden legal", creadas por el Gobierno, lo cierto es que ellas se integran por los comerciantes inscritos en su respectivo registro mercantil. La técnica autorizatoria y la participación que ella reserva a la autoridad pública habida consideración de las funciones que cumplen las cámaras de comercio, no permite concluir por sí solas su naturaleza pública. No se puede dudar sobre su naturaleza corporativa, gremial y privada." De acuerdo con lo anterior, las cámaras de comercio son entidades sin ánimo de lucro de naturaleza corporativa, gremial y privada que por autorización expresa de la ley, desarrollan funciones públicas. En cuanto a las funciones públicas que desarrollan las cámaras de comercio están relacionadas con su función registral, la cual será realizada de manera unificada a través del Registro Único Empresarial y Social -RUES-, con el fin de brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Para el ejercicio de estas funciones públicas, las cámaras deben regirse por la competencia propia de las autoridades administrativas y, por lo tanto, sus facultades

son eminentemente regladas y restringidas a lo expresamente consagrado en el ordenamiento jurídico, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 121 de la Constitución. 3.1 El registro mercantil El registro mercantil, creado por la ley (artículo 26 del Código de Comercio) para llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respectos de los cuales la ley exigiere esa formalidad, es una base de datos actualizable sobre los participantes en la actividad comercial del país, caracterizada por su disponibilidad pública e inmediata. Por lo tanto, es un medio para acceder al intercambio económico con la seguridad jurídica que brinda el conocimiento sobre quiénes tienen parte en la dinámica del mercado y las actividades que realizan. El artículo 26 del Código de Comercio, establece: "Art. 26. Registro Mercantil - Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos." La Corte Constitucional, mediante sentencia C602 de 2000 ha manifestado que: "Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los

demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil." (Resaltado fuera del texto) Conforme al artículo 100 del Código de Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles". En este sentido, una sociedad será comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de operaciones o actos mercantiles. Las sociedades de naturaleza mercantil deben cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio. 3.2 Certificado de existencia y representación legal Dentro de la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio, se encuentra la prevista en el numeral 3 del artículo 86 del Código de Comercio, "Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este Código." Por su parte, el artículo 26 del mismo código, señala "El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros v archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos."

En este orden, es función de las cámaras de comercio certificar sobre los actos y documentos inscritos en el registro mercantil, para lo cual expide los denominados certificados de existencia y representación legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 117 del Código de Comercio que a la letra dice: "Artículo 117. Prueba de la existencia, cláusulas del contrato y representación de la sociedad. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta. Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso." La existencia de la sociedad se probará con la certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, o sí la constitución es por documento privado la fecha del mismo y de las reformas si las hubiere; el certificado expresará, además, la constancia de que la sociedad no se haya disuelta. Sobre el particular, es importante señalar que el certificado de existencia y representación legal es un documento expedido por las cámaras de comercio, que

cumple funciones probatorias, es decir permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, revisoría fiscal, cláusulas del contrato, vigencia, etc. En tal medida, los datos consignados en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, podrán ser consultados por cualquier persona interesada, para lo cual podrá solicitar a la respectiva cámara de comercio la expedición del respectivo certificado.

4. Habeas Data - Protección de Datos Personales - Certificados de existencia y representación legal 4.1. Ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008

El artículo 1 de la Ley 1266 de 2008 señala el objeto de aplicación de la misma así: OBJETO. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la Constitución Política, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicios v la proveniente de terceros países. Por lo anterior, el ámbito de aplicación de la Ley 1266 de 2008 es exclusivamente para los datos de contenido crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, cuya finalidad sea el cálculo del riesgo, y excluye otras modalidades de administración de datos personales. 4.2. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012

El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 se encuentra definido en el artículo 2 de dicha norma, el cual determina: "Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)" La precitada ley aplica al tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de datos personales registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas. Respecto al concepto de bases de datos o archivos la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: "El literal b) define las bases de datos como un "(...) conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento". Pese a que esta definición es bastante amplia y parece coincidir más con la de banco de datos empleada en la Ley 1266, en tanto el legislador goza de libertad de configuración en la materia, puede adoptar definiciones diferentes dependiendo de la regulación. Ahora bien, la definición se ajusta a la Carta, pues cobija todo espacio donde se haga alguna forma de tratamiento del dato, desde su simple recolección, lo que permite extender la protección del habeas data a todo tipo de hipótesis. En concordancia, la Sala recuerda, como se indicó en la consideración 2.4.3.2.,

que el concepto de base de datos cobija los archivos, entendidos como depósitos ordenados de datos, lo que significa que los archivos están sujetos a las garantías previstas en el proyecto de ley." Por lo anterior, la Ley 1581 de 2012 se aplica a los datos personales que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, entendidos estos, como el conjunto organizado o depósitos ordenados de datos personales sujetos a tratamiento, es decir, a la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos. Conforme a lo señalado, frente al tema de su interés, se debe precisar que el Tratamiento de la información contenida en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, se encuentra regulado por lo previsto en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012. De otra parte, para efectos de su consulta, se debe tener presente el concepto de dato público, conforme a la Ley 1581 de 2102 y sus disposiciones reglamentarias.  Datos públicos Los datos públicos son definidos en los siguientes términos en el numeral 2 del artículo Artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2015: "Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén

sometidas a reserva." El artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 al regular la autorización de los titulares de datos personales para el Tratamiento determina: "Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior." A renglón seguido se debe revisar el artículo 10 de la ley en comento, el cual establece las excepciones para la obligación de contar con autorización previa del titular de los datos personales para su Tratamiento: "Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley." Por lo anterior, los datos públicos son aquellos que por mandato legal o constitucional son calificados como tal y los que no tengan la naturaleza de semiprivado, privado o sensible. A los datos públicos se puede acceder sin autorización del titular, salvo que se encuentren sometidos a reserva legal y pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, sentencias judiciales, entre otros. Conforme a lo señalado en precedencia, esta Oficina considera de conformidad con

lo establecido numeral 2 del Artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1377 de 2013, que la información contenida en los registros públicos como es el caso del Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes -RUPes considerada como dato público. Respecto del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, señaló lo siguiente: "En lo que se relaciona con los datos públicos y el registro civil de las personas, su naturaleza hace que no estén sujetos al principio de autorización. La información pública es aquella que puede ser obtenida sin reserva alguna, entre ella los documentos públicos, habida cuenta el mandato previsto en el artículo 74 de la Constitución Política. Esta información puede ser adquirida por cualquier persona, sin necesidad de autorización alguna para ello. (…) Sin embargo, una lectura de la norma permite interpretar que lo que busca el legislador estatutario es que en los casos taxativos permitidos por el artículo 10, en los que no es necesario el consentimiento del Titular, el uso del dato también debe sujetarse a todos los principios y limitaciones consagrados en la Lev. Por el contrario, jamás podría interpretarse como una autorización abierta para que se accedan a datos personales sin consentimiento de su titular." (subrayado y resaltado fuera de texto) Por lo anterior, no será necesaria la autorización del titular cuando se pretenda el acceso de datos personales de naturaleza pública; sin embargo, a pesar de no ser necesaria la autorización del titular para su uso por parte del responsable y/o encargado deberán en todo caso cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en especial la aplicación de los siguientes principios

rectores para el tratamiento de los datos personales, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: "Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las

disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma."

6. Conclusión De lo señalado en precedencia, frente a sus inquietudes, teniendo en cuenta que la función pública registral a cargo de las cámaras de comercio es taxativa y reglada y no les es permitido realizar actuaciones no contempladas en la ley, las cámaras deberán proceder a registrar todos los actos y documentos sujetos a registro de

conformidad con lo estipulado en la ley, y siguiendo las reglas para llevar el registro dispuestas en la Circular Única de esta Superintendencia, en virtud de lo establecido en el artículo 27 del Código de Comercio, en concordancia con el numeral 18 del artículo 1 del Decreto 4886 de 2011. En tal sentido, en los certificados de existencia y representación legal expedidos por las cámaras de comercio, solamente aparece registrada la información que las disposiciones legales establezcan, y que permitan acreditar respecto de una persona natural la calidad de comerciante, la actividad que realiza, los establecimientos de comercio que tenga abiertos al público, etc. En consecuencia, la información relacionada con los activos de los comerciantes -personas naturalesse deberá registrar únicamente si las normas que regulan la materia lo establecen. Los datos contenidos en los registros públicos, como lo son el registro mercantil y el registro único de proponentes, son datos públicos, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2015 en concordancia con el artículo 26 del Código de Comercio. En consecuencia, la información contenida en el certificado de existencia y representación legal expedido por las cámaras de comercio, es de carácter público, y puede ser consultada por los interesados, sin embargo, para su tratamiento deberá tenerse en cuenta los principios previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en especial los principios dispuestos en los literales f), g) y h) de la mencionada ley, es

decir, los principios de acceso y circulación restringida, de seguridad y de confidencialidad, así como lo pertinente al acceso a información pública, dispuesto en la Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones." Si requiere mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de Internet www.sic.gov.co. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA (E)

Elaboró: Clara Vega

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha