SIC - Concepto-16040570

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-040570- -00001-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 5

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su consulta radicada en esta Entidad con el número señalado en el asunto, en los siguientes términos.

1. Objeto de la consulta En su comunicación, consulta: "Somos una empresa de textiles creada hace 10 años y quisiera saber si la Resolución 8934 de 2014 aplica para nosotros teniendo en cuenta que casi no tenemos un volumen considerable para crear un archivo central o de gestión ya que el tipo de documentos que más se generan son facturas de venta.

Agradecemos la asesoría lo antes posible y así no tener sanciones. O si ustedes tienen una empresa de gestión documental que nos puedan recomendar (...)" "

2. Entidades sobre las cuales la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce funciones de vigilancia y control De acuerdo con la ley, especialmente por lo dispuesto en el Decreto 4886 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce control y vigilancia permanente sobre

las entidades que se indican a continuación:

1. Las Cámaras de Comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia. (Artículo 87 del Código de Comercio y artículo 1.17 del Decreto 4886 de 2011)

2. Las Ligas y asociaciones de consumidores. (Ley 1480 de 2011 y el artículo 1.29 del

Decreto 4886 de 2011)

3. Las personas naturales o jurídicas que vendan o presten servicios mediante sistemas de financiación, o bajo la condición de la adquisición o prestación de otros bienes o servicios, así como de quienes presten servicios que exijan la entrega de un bien (Artículo 1.31 del Decreto 4886 de 2011)

4. Los Operadores, fuentes de información y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en los términos de la ley. (Artículo 17 de la Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 y en el artículo 1.60 del Decreto 4886 de 2011) Así mismo, los operadores, fuentes de información y usuarios de bases de datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias.

5. Las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país, para los efectos previstos en el Decreto 4130 de 2011, artículo 4 numerales 3, 4 y 5: "Artículo 4°. Reasignación de funciones a la Superintendencia de Industria y

Comercio. “(…)

3. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el numeral 16 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales.

4. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía

en el numeral 17 del artículo 12 del Decreto 70 de 2001 que quedará así: Ejercer el control y vigilancia técnica sobre la aditivación, calidad y cantidad de los combustibles líquidos derivados del petróleo distribuidos y comercializados en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país.

5. Parcialmente reasignar la función asignada al Ministerio de Minas y Energía en el artículo 3° del Decreto 4299 de 2005, que quedará así: Controlar y vigilar las actividades de distribución de los combustibles líquidos derivados del petróleo en las estaciones de servicio automotrices y fluviales del país".

6. Las empresas prestadoras de servicios de telecomunicaciones (los proveedores y/u operadores directos), en relación con el cumplimiento de las disposiciones legales y las del régimen de protección de usuarios de servicios de comunicaciones expedido por la Comisión de Regulación de Comunicaciones -CRC-.(Decreto 4886 de 2011 y la Ley 1341 de 2009).

7. Los Avaluadores inscritos en el Registro Abierto de Avaluadores -RAA-, las Entidades Reconocidas de Autorregulación -ERA- (Artículo 1.21 del Decreto 4886 de 2011, Ley 1673 de 2013, Decreto 556 de 2014 y demás disposiciones reglamentarias.) Ahora bien, debe tenerse en cuenta que el control y vigilancia que ejerce esta Entidad es sobre el desarrollo de la actividad económica como tal, es decir, que se lleva a cabo conforme a la ley que determine el objeto de la vigilancia que debe realizarse por parte de este organismo.

De modo que, la Superintendencia de Industria y Comercio efectúa una vigilancia y

control objetivo, es decir, para determinar si la persona vigilada cumple con la norma; a manera de ejemplo, si una sociedad que presta servicios que suponen la entrega de un bienuna lavanderíacumple con la Ley 1480 de 2011, Estatuto de Protección al Consumidor. En este caso de encontrarse una violación a la citada ley, se impondrá la sanción respetiva. Dicho - control y vigilancia -es diferente al que realizan otras entidades del Estado, como podría ser la Superintendencia de Sociedades o la Financiera.

3. Plazo para la elaboración de las tablas de retención documental y adopción del programa de gestión documental.

Al respecto le informamos, que las disposiciones reglamentarias de la Ley 594 de 2000, entre otras, el Decreto 2609 de 2012 en sus artículos 35 y 36, establecen en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de implementar en sus respectivos sectores las políticas de gestión documental e instruir a las entidades privadas bajo su inspección, control y vigilancia sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen. La Resolución 8934 de 2014, fue expedida con el fin de que las entidades sobre las cuales ejerce funciones de vigilancia y control esta Superintendencia, cumplan con la normativa archivística nacional y adecuen sus archivos conforme lo prevé la mencionada resolución. Al efecto, el artículo 12 de la referida resolución estableció el término de un año contado "a partir de su entrada en vigencia, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de

gestión documental respectivo.". Mediante la Resolución 723 del 15 de enero de 2015, se modificó el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014, estableciendo como nuevo término para la elaboración de las tablas de retención documental y adoptar el programa de gestión documental, el 31 de octubre de 2015, plazo que con posterioridad fue nuevamente modificado de acuerdo con la Resolución No. 84295 de 2015, indicando como último plazo el 31 de marzo de 2016.

4. Frente a la consulta El Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado", establece: ARTÍCULO 1o. Ámbito de aplicación. El presente Decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de

Archivos). Por su parte el Decreto 2578 de 2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", en su artículo 26 establece:

"Artículo 1°. Ámbito de Aplicación. El presente decreto se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.". Por lo tanto, desde el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, son destinatarios de sus disposiciones todas las entidades públicas, los particulares que ejercen funciones públicas y las entidades privadas de que tratan las normas que regulan la actividad archivística del Estado. En lo que concierne a la Superintendencia de Industria y Comercio, las personas que deben cumplir con la Resolución 8934 de 2014, son todas aquellas señaladas en el numeral 2 de este escrito, de conformidad con lo explicado. En consecuencia, si la empresa a la que usted hace referencia en su consulta realiza alguna de las actividades económicas sobre las que esta Superintendencia ejerce funciones de control y vigilancia, estará obligada a cumplir con las disposiciones de la Resolución 8934 de 2014. Se precisa que la finalidad de la Resolución 8934 de 2014 no es sancionar sino instruir y dar directrices a las empresas privadas bajo el control y vigilancia de esta Superintendencia, sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos que manejen.

Por último, le informamos que no está dentro de las facultades de esta Superintendencia ni dentro del alcance de un concepto jurídico recomendar empresas de gestión documental. Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA (E)

Elaboró: Clara Vega

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha