SIC - Concepto-16127041

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-127041- -00002-0000

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012] De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de su comunicación de fecha 18 de mayo de 2016, en la cual se señala: "Adjuntamos un cruce de comunicaciones que hemos tenido con la Universidad (...) en las cuales dicha entidad insiste en tener legítimo derecho a conocer los datos de contacto de la ciudadana (...) Solicitamos comedidamente a ese Despacho emitir concepto sobre la viabilidad de responder favorablemente, dentro del marco de lo prescrito por la Ley 1581 de 2012 y disposiciones concordantes." Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante

vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: "Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no". Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  "Velar por e I cumplimiento de la legislación en materia (de protección (de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de as pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.

 Promover y divulgar os derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.” En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo constitucional, legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central. 3.1. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 La Ley 1581 de 2012, en su artículo 2, señala el ámbito de aplicación de la siguiente manera: "Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al Tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)" La precitada ley aplica al tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de datos personales registrados en cualquier base De datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas efectuado en el

territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento ubicado en el extranjero se le aplique la legislación colombiana en virtud de los tratados internacionales. 3.2 Autorización previa y las excepciones a dicho requisito El principio de libertad se encuentra consagrado en los siguientes términos en el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: "c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;" De acuerdo con la citada norma, la autorización del titular de los datos personales para su Tratamiento se requerirá siempre que no se encuentre dentro de una de las excepciones consagradas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 o cuando no exista una norma o decisión judicial que exima de la obtención de la autorización. En relación con la autorización el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 establece: "Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior." En adición a los casos en que la ley o una decisión judicial permiten el Tratamiento de información sin que se obtenga la autorización previa de su titular, el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece otros casos en los cuales está permitido: "Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b. Datos de naturaleza pública; c. Casos de urgencia médica o sanitaria; d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley." En relación con la primera de las situaciones planteadas se debe tener en consideración lo manifestado por la Corte Constitucional Sentencia C-748 de 2011, en relación con la excepción del citado literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: "En primer término, se señala que se prescindirá de la autorización cuando la información sea "requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial". Sin embargo, considera la Sala que deben hacerse las mismas observaciones que las contenidas en la Sentencia C1011 de 2008, al hacer el estudio del Proyecto de Ley Estatutaria de los datos financieros. En relación, con las autoridades públicas o administrativas, señaló la Corporación que tal facultad "no puede convertirse en un escenario proclive al abuso del poder informático, esta vez en cabeza de los funcionarios del Estado. Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del derecho al hábeas data del titular de la información.

En efecto, amén de la infinidad de posibilidades en que bajo este expediente puede accederse al dato personal, la aplicación del precepto bajo análisis debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. Para la Corte, esto se logra a través de dos condiciones: (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información, habida consideración que ese grupo de condiciones permite la protección adecuada del derecho. En relación con el primero señaló la Corporación que "la modalidad de divulgación Del dato personal prevista en el precepto analizado devendrá legítima, cuando la motivación de la solicitud de información esté basada en una clara y específica competencia funcional de la entidad." Respecto a la segunda condición, la Corte estimó que una vez la entidad administrativa accede al dato personal adopta la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de datos personales, lo que de forma lógica le impone el deber de garantizar los derechos fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución Política y en consecuencia deberán: "(i) guardar reserva de la información que les sea suministrada por los operadores y utilizarla únicamente para los fines que justificaron la entrega, esto es, aquellos relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato personal; (ii)

informar a los titulares del dato el uso que le esté dando al mismo; (iii) conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento; y (iv) cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la legislación estatutaria."" (Subraya fuera del texto) De acuerdo con lo anterior, para que se pueda aplicar la excepción prevista en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 se deben cumplir los siguientes requisitos:  La solicitud de información que realiza la autoridad administrativa debe estar relacionada con las funciones de dicha entidad.  La autoridad administrativa receptora de \a información debe dar cumplimiento a las normas de componen el régimen de protección de datos personales. En este sentido, cuando se presenten los requisitos estudiados y exclusivamente en dichas situaciones, se podría considerar exceptuado dicho Tratamiento del requisito de autorización previa. Sin embargo, es importante recordar que corresponde al responsable del tratamiento evaluar cada una de las situaciones y determinar si se encuentra o no en alguna de las excepciones a la autorización previa. 3.3. Notarios Públicos Los Notarios Públicos son particulares que ejercen funciones públicas al ejercer el servicio público de notariado y así lo ha entendido la jurisprudencia de la Corte Constitucional en la Sentencia C-181 de 1997, en la que señaló: "La Carta Política instituye la función notarial como un servicio público en el que se advierte una de las modalidades de la aludida descentralización por colaboración, ya que la prestación de ese servicio y de las funciones

inherentes a él ha sido encomendada, de manera permanente, a particulares. Las atribuciones de las que han sido investidos los notarios implican su sometimiento al régimen jurídico fijado por el legislador y aparejan el control y la vigilancia que ejerce el Estado, encargado por el Estatuto Fundamental de asegurar la eficiente prestación de los servicios públicos, de promover el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población y de garantizar el cumplimiento de los deberes sociales de los particulares. Las decisiones que adopten los notarios pueden ser debatidas ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo y, además, el decreto 960 de 1970 aluden a la responsabilidad civil en la que pueden incurrir siempre que causen daños y perjuicios a los usuarios del servicio por culpa o dolo en la prestación del mismo. (...) A los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades. Si bien, quienes prestan el servicio notarial no son servidores públicos, difícil sería entender el conjunto de tareas que les han sido asignadas si actos de tanta trascendencia como aquellos en los que se vierte el ejercicio de su función no estuvieran amparados por el poder que, en nombre del Estado, les imprimen los notarios en su calidad de autoridades. El propósito ínsito de la disposición es el de establecer la incompatibilidad del ejercicio de la función notarial con el cumplimiento de cualesquiera otras funciones que impliquen el ejercicio de autoridad o de jurisdicción, bajo el entendido de que el notario también es autoridad y que, por lo mismo, el desempeño de sus labores no puede

concurrir con el desarrollo de funciones diferentes a la suya y que, igualmente, sean el resultado y la expresión de la autoridad con la que la organización política las reviste." De lo anterior se desprende que si bien los notarios no son servidores públicos, el servicio notarial que prestan y las tareas de gran trascendencia que en conjunto les han sido asignadas, les imprimen a los notarios la calidad de autoridades.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: Las autoridades administrativas podrán solicitar información relacionada con sus funciones, sin contar con la autorización previa de los titulares, en virtud de la excepción a este requisito, prevista en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, deberá cumplir con las obligaciones de protección y garantía del derecho fundamental al habeas data, en especial, la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. En consecuencia, frente a su inquietud, si quien solicita la información -en este caso el notario públicotiene la condición de autoridad administrativa, en tal calidad le es aplicable la excepción prevista en el literal a) del artículo 10 la Ley 1581 de 2012, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: (i) La solicitud de información que realiza la autoridad administrativa debe estar relacionada con las funciones de dicha entidad, y (ii) La autoridad administrativa

receptora de la información debe dar cumplimiento a las normas de componen el régimen de protección de datos personales, y en este sentido velar por los principios de finalidad, circulación restringida y seguridad, entre otros. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURíDICA (E)

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Jazmín Roció Soacha

Aprobó: Jazmín Roció Soacha