SIC - Concepto-16139191

Bogotá D.C 10

Asunto: Radicación: 16-139191- -2-0

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 12

Apreciados señores: [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Teniendo en cuenta lo manifestado por ustedes vía telefónica en el día de hoy, señalando que, la respuesta a su radicado de la referencia no llegó completa, nuevamente la remitimos, para su conocimiento.

Atentamente,

JAZMIN ROCIÓ SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Roció Soacha

Aprobó: Roció Soacha

Bogotá D.C 10

Asunto: Radicación: 16-139191- -1-0

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 12

Apreciados señores: [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] De conformidad con lo previsto en el artículo 28 deja Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; fundamento jurídico sobre el cual se" funda la consulta objeto de la solicitud, procede SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LÁ CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad través de su comunicación de fecha 26 de mayo de 2016, en la cual respecto del Registro Nacional

de Bases de Datos, se señala: "1. Señala el parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 (...) ¿A qué eventos se está refiriendo la norma transcrita?" ¿El término persona aplica para personas jurídicas?" ¿De ser así para el efectos del Registro de Bases de Datos en el ENBD, la entidad sólo debe diligenciar los datos del responsable y no los del encargado el Tratamiento? Independientemente de que el Responsable sea la persona jurídica y el encargado un empleado o colaborador de la misma." "2. En caso contrario, esto es, que no concurran las calidades de Responsable y Encargado en la misma persona, y una entidad (persona jurídica) en desarrollo de su objeto social y como responsable de la información personal registrada en una de sus bases de datos, entrega parte de la misma un tercero a efectos de que éste, en calidad de encargado realice, tratamiento para la efectiva ejecución de un contrato de prestación, de servicios, deberá dicho responsable al momento de realizar el registro de la base de datos en el RNBD, incluir la información de este encargado, independientemente que no se le haya entregado la totalidad de la información (...)?" Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisaren primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y CÓMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría J la flagrante vulneración déj debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005:

"Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazaran acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones,- a consejos; a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no” Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, suministrarán las herramientas de información y elementos conceptualesnecesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ÉN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:  "Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.  Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración dé sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.  Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar á

informar'a los ciudadanos acerca del ejercicio y 'garantía del derecho fundamental a la protección de datos.  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de\las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.  Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea Necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones." En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo constitucional, legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición Como eje central. 3.1. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 La Ley 1581 de 2012] en su artículo 2, señala el ámbito desaplicación de la siguiente manera: "Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que Los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. La presente ley aplicará al Tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. (...)" La precitada ley aplica al tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de datos personales registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas efectuado en el territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento ubicado en el extranjero se le aplique la legislación colombiana en virtud de los tratados internacionales.

3.2 Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales. Se debe tener en cuenta los conceptos de Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales, los cuales están consignados en los literales d y e del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: "d) Encargado, del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realicé el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;" Por lo .anterior, el responsable del tratamiento, de los datos personales es la persona natural o jurídica qué decide sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, por ejemplo, para ponerlo en circulación o usarlo de alguna manera o su acceso y el encargado es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos personales por instrucción del responsable 3.2.1 Deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales. En su artículo 17 la Ley 1581 de 2012 consagrarlos deberes de los Responsables del tratamiento de datos personales: "Deberes de los Responsables del Tratamiento Los Responsables del tratamiento deberán cumplir loé siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ¿ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas. en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; (...) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente lev y en especial, para la atención de consultas y reclamos; (...)." (resaltado y subrayado fuera de texto) En relación con los Responsables del tratamiento de los datos personales la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011, Magistrado Ponente: Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, manifestó: "(...) los responsables del tratamiento tienen mayores compromisos y deberes frente al titular del dato, pues son los llamados a garantizar en primer lugar el derecho fundamental al habeas data, así como las condiciones de seguridad para impedir cualquier tratamiento ilícito del dato. La calidad de responsable igualmente impone un haz de responsabilidades, específicamente en lo que se refiere a la seguridad y a la confidencialidad de los datos sujetos a tratamiento. (...)" (subrayado fuera de texto) Es de resaltar que el/incumplimiento de los deberes a cargo de los Responsables del Tratamiento 'de datos personales constituye una infracción que'podráiseVvsancionada por la Superintendencia de Industria y Comercio, previa^investigación por parte de la Delegatura de Protección de Datos Personales. 3.2.2 Deberes de los Encargados del tratamiento de datos personales. Por su parte el artículo 18 la Ley 1581 de 2012 consagra los deberes de los Encargados del Tratamiento de datos personales: "Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones

previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad .necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; (…)” De la misma manera que ocurre con los Responsables del Tratamiento de los datos personales, los Encargados del Tratamiento de los datos personales pueden ser investigados y sancionados por el incumplimiento de dichos deberes. Adicionalmente, y según lo dispone el citado parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 cuando concurran en una misma persona las calidades de Encargado y Responsable, deberá cumplir con los deberes previstos para ambos. 3.3 Registro Nacional de Bases de Datos Personales El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, señala lo siguiente: "Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la

información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán, ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El gobierno nacional reglamentara dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento." Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora §l Decreto 886 de 2014 y en el que se determina qué bases de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: "Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional dejases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012." De acuerdo con lo cual, todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable o Encargado del Tratamiento son entidades de naturaleza pública o privada y personas naturales o jurídicas, deben ser objeto de inscripción en el Registro.

3.3.1 Información Mínima que debe contener el RNBD Por otra parte, respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 2.2.2.26.2.1., del Decreto 1074 de 2015 establece: "Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento dé la base de datos;

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;

4. Nombre y finalidad de la base de datos;

5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y

6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21." En concordancia con lo anterior, esta Superintendencia expidió la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 en la que se imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos para personas jurídicas de la naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta. Cabe aclarar que en el 2016 se habilitará la inscripción en el RNBD de las bases de datos de las personas

naturales, las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, previa publicación de las instrucciones que para él efecto impartirá esta Superintendencia. Así mismo, a través del Capítulo Segundo del Título V de la Circula Única de esta Superintendencia, que incorpora la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015, se imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos para personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, entre ellas, la información adicional a la señalada en el artículo 2.2.2.26.2.1 del Decreto 1074 de 2015, que debe inscribirse en los siguientes términos: a) Información almacenada en la base de datos. Es la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos. b) Medidas de seguridad de la información. Corresponde a los controles implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que esta registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD. Tales preguntas; no constituyen de ninguna manera Instrucciones acerca de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables del Tratamiento de datos personales. c) Procedencia de los datos personales. La procedencia de los datos se refiere a si estos son recolectados del Titular de la información suministrada por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento existe una causal de

exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. d) Transferencia internacional de datos personales. La información relacionada con la Transferencia internacional de datos personales comprende la identificación del destinatario como Responsable del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado y si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. e) Transmisión internacional de datos personales. la información relacionada con la Transmisión internacional de datos comprenderla identificación del destinatario como Encargado del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo 2,2.2.25.5.2 de la Sección 5 del Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015 o si la operación está j cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. f) Cesión o transferencia nacional de la base de datos. la información relacionada con la cesión o transferencia nacional de datos incluye la identificación del cesionario, quien se considerará Responsable del tratamiento de la base de datos cedida a partir del momento en que se perfeccione la cesión. No es obligatorio para el cedente registrar la cesión de la base de datos. Sin embargo, el cesionario, como Responsable del Tratamiento, debe cumplir con el registro de la base de datos que le ha sido cedida.

g) Reporte de novedades. Una vez finalizada la inscripción de la base de datos en el RNBD, se reportarán como novedades los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas: (i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero - junio y julio - diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El reporte Deberá ser el Resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titulares, ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento. (ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que deberán reportarse al RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos. La información relacionada con las medidas de seguridad, los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes reportados por los Responsables del Tratamiento no estará disponible para consulta política” Así mismo, la precitada Circular Única señala el procedimiento para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual deberá hacerse de acuerdo a las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos RNBD" publicado en el sitio Web de la Superintendencia de Industria y Comercio,

www.sic.gov.co. La inscripción se realizará en línea a partir del 9 de noviembre de 2015 en el portal Web de esta entidad www.sic.qov.co ingresa por el micrositio de "Protección de datos personales" ubicado en la barra horizontal superior y luego "Registro Bases de Datos". Ahora bien, el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente: "Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Batos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a partir de su creación." De acuerdo con lo cual, existirán dos plazos para la inscripción de una base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos:  Para las bases de datos que existen al momento de la habilitación del mismo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, será dentro del año siguiente a la fecha de la entrada en funcionamiento del Registro.  Para las bases de datos creadas luego de la entrada en funcionamiento del Registro serán dos (2) meses desde su creación.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos

permitimos manifestar 4.1. Frente a su primera inquietud, el parágrafo del artículo 18 de La Ley 1581 de 2012, se refiere a los eventos o situaciones en las cuales el tratamiento de la información, entendido como recolección, uso, almacenamiento, circulación y/o supresión de datos, los realiza una misma persona, natural o jurídica que igualmente decide sobre los fines del tratamiento, es decir recaen sobre una misma persona la decisión sobre las finalidades del tratamiento y los medios empleados para el efecto, y a su vez, realiza el tratamiento de los datos personales. 4.2 En cuanto a su segunda inquietud, el término "persona" al que hace referencia la Ley 1582 de 2012, para identificar a Responsables y Encargados, aplica tanto personas naturales como jurídicas. 4.3 Respecto de la tercera pregunta, según se dispone el citado parágrafo del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 cuando concurran en una misma personal las calidades de Encargado y Responsable, se deberá registrar la misma información para los dos. No obstante, se precisa que la obligación de 1% inscripción de las: bases de datos en el RNBD es del responsable y la información que debe reportar es la minima establecida en la ley y en la Circular 002 de 2015. Para mayor claridad, lo invitamos a consultar el video tutorial que se encuentra publicado en nuestra página web www.sic.gov.co/Protección de Datos Personales/ Registro Nacional de Bases de Datos/ video tutorial. 4.4 En cuanto a su cuarta y última inquietud, cuando el responsable y encargado no correspondan a la misma persona, independientemente de la cantidad de la información que tenga a cargo, se deberá diligenciar la información correspondiente a

cada uno, Responsable y Encargado, para su inscripción en el RNBD, como se indicó en el punto 3.3.1 de esta comunicación. En tal sentido, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir la información establecida en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, es decir, la relacionada con: (i) Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos, (ii) Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos, (iii) Canales para que los titulares ejerzan sus derechos, (iv) Nombre y finalidad de la base de datos, (v) Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), (vi) Política de Tratamiento de la información, (vii) Información almacenada en la base de datos, (viii) Medidas de seguridad de la información, (ix) Procedencia de los datos personales, (x) Transferencia internacional de datos personales, (xi) Transmisión internacional de datos personales, (xii) Cesión o transferencia nacional de la base de datos, (xiii) Reporte de novedades (Reclamos presentados por los Titulares y/o Incidentes de seguridad). Finalmente le informamos qué algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones, y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta,

reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución; Atentamente,

JAZMIN ROCIÓ SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Clara Inés Vega

Revisó: Roció Soacha

Aprobó: Roció Soacha