SIC - Concepto-16352186

Bogotá D.C., 10

Asunto: Radicación: 16-352186-1

Trámite: 113

Evento: 0

Actuación: 440

Folios: 1

Respetado(a) Señor (a): [Datos personales eliminados. Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012] Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través su comunicación de fecha 1º de noviembre 2016 en el cual se señala: “(…) Quisiera que me colaboraran absolviendo la siguiente consulta, la cual se deberá absolver con base en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y la Circular 02 de 2015: ¿Con el fin de que una empresa pueda llevar a feliz término el registro en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, es necesario que las entidades que administran los subsistemas de salud, pensión, riesgos profesionales y complementarios, les suministren a dichas empresas que tienen trabajadores afiliados a las mismas los siguientes documentos: i) Sus políticas de tratamiento y

protección de datos personales implementadas; ii) El nombre y contacto oficial o delegado del tratamiento de datos personales; iii) Los canales habilitados de atención para que los titulares de los datos personales puedan consultar; iv),Suscribir contratos de transmisión de datos?” Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para esta

Superintendencia:

“a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones

a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley”. 3.1. Registro Nacional de Bases de Datos Personales El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente: “Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento.” Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 886 de 2014 y en el que se determina qué bases

de datos deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de datos: “Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.” De acuerdo con lo cual, todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable del Tratamiento es una entidad de naturaleza pública o privada y persona natural o jurídica. Por otra parte, respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 2.2.2.26.2.1., del Decreto 1074 de 2015 establece: “Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de

Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;

2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos;

3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;

4. Nombre y finalidad de la base de datos;

5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y

6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21.” En concordancia con lo anterior, en el Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de esta Superintendencia, que incorpora la Circular Externa 01 de 2016, se imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos para personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, entre ellas, la información adicional a la señalada en el artículo 2.2.2.26.2.1. del Decreto 1074 de 2015, que debe inscribirse en los siguientes términos: “a) Información almacenada en la base de datos. Es la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos. b) Medidas de seguridad de la información. Corresponde a los controles implementados por el Responsable del Tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está registrando, teniendo en cuenta las preguntas dispuestas para el efecto en el RNBD. Tales preguntas no constituyen de ninguna manera instrucciones acerca de las medidas de seguridad que deben implementar los Responsables del Tratamiento de datos personales. c) Procedencia de los datos personales. La procedencia de

los datos se refiere a si estos son recolectados del Titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. d) Transferencia internacional de datos personales. La información relacionada con la Transferencia internacional de datos personales comprende la identificación del destinatario como Responsable del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado y si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. e) Transmisión internacional de datos personales. La información relacionada con la Transmisión internacional de datos comprende la identificación del destinatario como Encargado del Tratamiento, el país en el que este se encuentra ubicado, si se tiene un contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 de la Sección 5 del Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015 o si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. f) Cesión o transferencia nacional de la base de datos. La información relacionada con la cesión o transferencia nacional de datos incluye la identificación del cesionario, quien se considerará Responsable del Tratamiento de la base de datos

cedida a partir del momento en que se perfeccione la cesión. No es obligatorio para el cedente registrar la cesión de la base de datos. Sin embargo, el cesionario, como Responsable del Tratamiento, debe cumplir con el registro de la base de datos que le ha sido cedida. g) Reporte de novedades. Una vez finalizada la inscripción de la base de datos en el RNBD, se reportarán como novedades los reclamos presentados por los Titulares y los incidentes de seguridad que afecten la base de datos, de acuerdo con las siguientes reglas: (i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El reporte deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento. (ii) Incidentes de seguridad. Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, que deberán reportarse al RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos”. Así mismo, señala el procedimiento para realizar el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual deberá hacerse de acuerdo a las instrucciones contenidas en el

“Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD” publicado en el sitio Web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co. La inscripción se realizará en línea a partir del 9 de noviembre de 2016 en el portal Web de esta entidad www.sic.gov.co ingresa por el micrositio de “Protección de datos personales” ubicado en la barra horizontal superior, luego “Sobre la Protección de Datos Personales” y, finalmente, “Registro Bases de Datos”, en el menú vertical que se encuentra al lado izquierdo. Ahora bien, el artículo 2.2.2.26.3.1. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1759 de 2016, establece lo siguiente: “La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos: a) Los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de junio de 2017, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. b) Los Responsables del Tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el treinta (30) de junio de 2018, conforme con las instrucciones impartidas para tales efectos

por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a) y b) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación. ". De acuerdo con lo cual, para las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el treinta (30) de junio de 2018.

4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA

PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar: - Para el registro de bases de datos, los Responsables del Tratamiento deben remitir a esta Superintendencia la información establecida en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, es decir, la relacionada con: (i) Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos, (ii) Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos, (iii) Canales para que los titulares ejerzan sus derechos, (iv) Nombre

y finalidad de la base de datos, (v) Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), (vi) Política de Tratamiento de la información, (vii) Información almacenada en la base de datos, (viii) Medidas de seguridad de la información, (ix) Procedencia de los datos personales, (x) Transferencia internacional de datos personales, (xi) Transmisión internacional de datos personales, (xii) Cesión o transferencia nacional de la base de datos, (xiii) Reporte de novedades (Reclamos presentados por los Titulares y/o Incidentes de seguridad). - Ni la Ley 1581 de 2012 ni sus decretos reglamentarios exigen la remisión de la información señalada en en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en el título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio a personas distintas a esta Entidad. Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1 En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución. Atentamente,

JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Carolina García

Revisó: Jazmín Rocío Soacha

Aprobó: Jazmín Rocío Soacha