SIC - Concepto 169727 de 2025

Bogotá D.C., mayo de 2025

Asunto: Radicación: 25-169727

Trámite: 113

Actuación: 440

Folios: 7

Respetado Señor:

De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, “por m edio de la cual se regula el Derecho Fundam ental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedim iento Adm inistrativo y de lo Contencioso Adm inistrativo”, fundamento jurídico sobre el cual se sustenta la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERI NTENDENCI A DE I NDUSTRI A Y COMERCI O a emitir un pronunciam iento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1 . OBJETO DE LA CONSULTA

Atendiendo a la solicitud radicada ante esta Entidad en la que menciona lo siguiente:

“¿Constituye el deber de verificación de antecedentes establecido en la Ley 2375 de 2024 una excepción válida al principio de autorización previa consagrado en el (sic) la Ley 1581 de 2012, que perm ita a las entidades privadas consultar antecedentes penales de los aspirantes a cargos con m enores de edad sin contar con su consentim iento? Solicito de m anera atenta a esa Superintendencia: 1. Que se expida orientación jurídica sobre si la Ley 2375 de 2024, al im poner un deber legal de verificación, exim e o no a las entidades privadas del requisito de autorización previa del titular para consultar antecedentes penales

orientación jurídica sobre si la Ley 2375 de 2024, al im poner un deber legal de verificación, exim e o no a las entidades privadas del requisito de autorización previa del titular para consultar antecedentes penales en procesos de selección o contratación. 2. Que, en caso afirm ativo, se indique cuál es el alcance de dicha excepción: si cubre todo el historial penal o únicam ente antecedente relacionados con inhabilidades específicas. 3. Que, en caso negativo, se indique cuál sería el procedim iento adecuado para arm onizar el deber de verificación con el cum plim iento de los principios de protección de datos personales previstos en la Ley 1581 de 2012.”

Previo a resolver su consulta es necesario realizar las siguientes precisiones:2. CUESTIÓN PREVIA

Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.

Al respecto, la CORTE CONSTITUCIONAL ha establecido en la Sentencia C542 de 2005:

“Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.

administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y

COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala, entre otras, las siguientes funciones para esta Superintendencia:

 Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales;  Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el de recho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos;  Promover y divulgar los derechos de las personas en r elación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos;  Impartir instrucciones sobre las medidas y proc edimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley;  Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la inf ormación que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.4. CONSIDERACIONES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA

en la presente ley;  Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la inf ormación que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.4. CONSIDERACIONES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA

4.1. DEFINICIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Sea lo primero indicar que , de acuerdo con lo señalado por el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 el dato personal ha sido definido como, “[c]ualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.”

Respecto de las características de los datos personales la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011 realizó las siguientes consideraciones:

“i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a l a persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”

Por lo anterior, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias p ersonas naturales determinadas o determinables que cumplen con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural , ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su

identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por pa rte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales -principiosen lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Por su parte, el literal g) del citado artículo define el tratamiento como, “[c]ualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión."

De esta manera , el tratamiento se refiere a la utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.

4.2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el tratamiento de los datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos debe tenerse encuenta el principio de libertad definido en el literal c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el cual establece que:

"El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento." (Subrayas fuera de texto original)

Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse

obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento." (Subrayas fuera de texto original)

Por lo anterior, el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, es decir, debe recolectarse en una etapa anterior a su incorporación en la base de datos del responsable; expresa, es decir, que no exista duda o equivocación de su aceptación; e informada del titular, es decir, que conozca las finalidades específicas de tratamiento y los efectos de su consentimiento. Lo anterior, con el fin de permitirle que se garantice en todo momento y lugar que pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósit os ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación.

Respecto a la autorización el artículo 2.2.2.25.2.2., del Decreto 1074 de 2015 señala lo siguiente:

"Autorización. El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento."

En concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.2.25.2.4., del precitado decreto dispone:

“Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se

cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecid o en el artículo 2.2.2.25.4.1., del presente Decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización cumple con e stos requisitos cuando se manifieste (í) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.”Por lo anterior, los responsables del tratamiento de los datos personales deben obtener la autorización por parte del titular a más tardar al momento de su recolección informándole la finalidad específica del tratamiento de los mismos, y debe utilizar mecanismos que garanticen su consulta posterior.

Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización para el tratamiento de los datos personales cuando: (i) sea por escrito; (ii) sea oral o (iii) mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca. Cuando se trate de datos personales sensibles la autorización p ara el tratamiento de tales datos deberá hacerse de manera explícita, es decir, verbal o escrita.

El Responsable debe rá suministrar en forma clara y expresa al titular la

Cuando se trate de datos personales sensibles la autorización p ara el tratamiento de tales datos deberá hacerse de manera explícita, es decir, verbal o escrita.

El Responsable debe rá suministrar en forma clara y expresa al titular la información mínima descrita en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, al momento de solicitar su autorización para el tratamiento de datos personales, conservando prueba de su cumplimiento, esto es: (i) e l tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; (ii) el carácter facultativo de la respuesta, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; (iii) los derechos que le asi sten como titular y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento para que pueda ejercer sus derechos.

Ahora bien, en relación a la consulta, debe indicarse que, conforme lo señalado en la Ley 1918 de 2018 “Por medio de la cual se establece el régimen de inhabilidades a quienes hayan sido condenados por delitos sexuales cometidos contra menores, se crea el registro de inhabilidades y se dictan otras disposiciones ”, - modificada por la Ley 2375 de 2024-, la consulta del Registro de Inhabilidades por Delitos Sexuales cometidos contra Menores de Edad, deberá ceñirse a las reglas especiales contenidas en dicha ley. En este sentido, establece lo siguiente:

“Artículo 3. Registro de inhabilidades por delitos s exuales contra menores de edad. Corresponde al Ministerio de DefensaPolicía Nacional, administrar la base de datos personales de quienes hayan sido declarados inhabilitados por delitos sexuales contra

“Artículo 3. Registro de inhabilidades por delitos s exuales contra menores de edad. Corresponde al Ministerio de DefensaPolicía Nacional, administrar la base de datos personales de quienes hayan sido declarados inhabilitados por delitos sexuales contra menores de edad; el Gobierno nacional reglamentará la materia en un término inferior a 6 meses contados a partir de la vigencia de la presente ley.

El certificado de antecedentes judiciales tendrá una sección especial de carácter reservado denominada Inhabilidades impuestas por delitos sexuales cometidos contra menores de edad. El Ministerio de DefensaPolicía Nacional, solo expedir el certificado de inhabilidad por delitos sexuales cometidos contra menores a solicitud de las entidadespúblicas o privadas obligadas previa y expresamente autorizadas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

La solicitud de certificado de inhabilidades por del itos sexuales cometidos contra menores se realizará por aplicativo virtual que deberá contener como requisitos mínimos:

1. La identificación de la persona natural o jurídica solicitante.

2. La naturaleza del cargo u oficio a desempeñar por la persona suj eta a verificación.

3. Autorización previa del aspirante al cargo para ser consultado en las bases de datos.

4. Datos del consultado.

5. La aceptación bajo gravedad de juramento que la información suministrada será utilizada de manera exclusiva para e l proceso de selección personal en los cargos, oficios, profesiones que involucren una relación directa y habitual con menores. (…)” (Negrillas Fuera de texto original)

Por su parte , respecto al deber de verificación por parte de las entidades

selección personal en los cargos, oficios, profesiones que involucren una relación directa y habitual con menores. (…)” (Negrillas Fuera de texto original)

Por su parte , respecto al deber de verificación por parte de las entidades públicas o privadas, el artículo 4º de la citada Ley, señala:

“Es deber de las entidades públicas o privadas, de acuerdo a lo reglamentado por el Gobierno nacional, verificar, previa autorización del aspirante , que este no se encuentra inscrito en el registro de inhabilidades por delitos sexuales cometidos contra personas menores de edad, en el desarrollo de los procesos de selección de personal para el desempeño de cargos, oficios, profesiones que involucren una relación directa y habitual con menores previamente definidos . (…)” (Negrillas fuera de texto original)

De acuerdo con lo anterior, la consulta del Registro de Inhabilidades por Delitos Sexuales cometidos contra Menores de Edad, por parte de las entidades públicas o privadas obligadas a la verificación de datos del aspirante en los términos de la citada ley, deberá contar con la autorización del titular del dato, conforme lo señalado previamente.

En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni re sulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución.En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a

obligatorio cumplimiento ni ejecución.En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link https://forms.office.com/r/hUgLnS0bBN

Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica los puede consultar en nuestra página web https://buscadorconceptos.sic.gov.co/#/search

Atentamente,

ALEJANDRO BUSTOS MENDOZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Mariluz Castaño

Revisó: Jorge Herrera

Aprobó: Alejandro Bustos Mendoza