SIC - Concepto 186

Bogotá, D.C., 10

Respetado(a) señor (a): [Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]

Asunto: Radicación: 21-470147

Trámite: 113

Evento: Actuación: 440

Folios: 4

Respetado Señor:

De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 por medio de la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificada por la Ley 1755 de 2015, fundamento jurídico sobre el cual se f unda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA PETICION

Atendiendo a su solicitud remitida a esta Entidad en la cual se consulta:

“PRIMERO. ¿Existe alguna normatividad colombiana, que obligue a empresas del sector privado, que cuentan con régimen de vigilancia por parte de la Superintendencia de Sociedades, y a su vez no se encuentran en régimen alguno por parte de la SIC; a dar cumplimiento a lo determinado mediante la LEY 594 del 2000, ¿Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

SEGUNDO. En caso de existir la obligación, se nos envíe soporte jurídico que determine la misma, para dar cumplimiento por parte de la compañía. (…)”

Al respecto nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA

determine la misma, para dar cumplimiento por parte de la compañía. (…)”

Al respecto nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA

En primer lugar, precisamos que la Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005:

“Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”.

En consecuencia, no le corresponde a esta Entidad pronunciarse sobre aspectos específicos, sin embargo, se le suministraran las herramientas que le proporcionen una ayuda en la solución de su inquietud.

3. FUNCIONES GENERALES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y

COMERCIO

De acuerdo con las atribucione s conferidas por mandato legal a esta Superintendencia, en particular por el Decreto 4886 de 2011, corresponde a esta entidad, entre otras funciones, velar por el cumplimiento de las normas sobre protección al consumidor, sobre protección de la competencia, sobre protección de datos personales, administrar el sistema nacional de la propiedad industrial, así como tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma, y

por el cumplimiento de las normas sobre protección al consumidor, sobre protección de la competencia, sobre protección de datos personales, administrar el sistema nacional de la propiedad industrial, así como tramitar y decidir los asuntos relacionados con la misma, y conocer y decidir los asuntos jurisdiccionales en materia de protección al consumidor, competencia desleal y propiedad industrial.

4. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO - RESOLUCIÓN 8934 DE 2014.

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, la administración pública en sus diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el fin de contar c on documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos.

Por su parte, las disposiciones reglamentarias de la Ley 594 de 2000, entre otras, el Decre to 2609 de 2012 en sus artículos 35 y 36, establecen en cabeza de Ministerios y Superintendencias la responsabilidad de implementar en sus respectivos sectores las políticas de gestión documental e instruir a las entidades privadas bajo su inspección, control y vigilancia sobre el manejo de sus archivos, con el fin de asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen.

En virtud de lo anterior, esta Superintendencia expidió la Resolución 8934 de 2014, "mediante

distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que manejen.

En virtud de lo anterior, esta Superintendencia expidió la Resolución 8934 de 2014, "mediante la cual se establecen directrices en materia de gestión documental y organización de archivosque deben cumplir los vigilados por esta entidad", a efecto de que las entidades sobre las cuales ejerce funciones de vigilancia y control cumplan con la normativa archivística nacional y adecuen sus archivos conforme lo prevé la mencionada resolución, para lo cual estableció un plazo de acuerdo con la Resolución No. 84295 de 2015, que modificó el artí culo 12 de la Resolución 8934 de 2014.

4.1. Personas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000

El artículo 2 de la Ley 594 de 2000 señala su ámbito de aplicación así:

“Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley”.

Respecto a las entidades privadas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación mediante concepto del 6 de abril de 2016, señaló lo siguiente:

“Para determinar si una persona natural o jurídica de derecho privado se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la naturaleza de la misma no es el único criterio a considerar. Determina si son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. (subrayado fuera de texto)

Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos,

único criterio a considerar. Determina si son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. (subrayado fuera de texto)

Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos, ésta no se encuentra obligada al cumpl imiento de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones que se han expedido para su reglamentación (…)”

Por lo anterior , podemos concluir el ámbito de aplicación de Ley General de Archivos se circunscribe a las entidades públicas en cualquiera de sus niveles y a las entidades privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos.

En consecuencia y teniendo en cuenta lo consultado podemos inferir que el ámbito de aplicación de la Resolución 8934 de 2014 corresponde a:

 La administración pública en sus diferentes niveles.  Las entidades privadas que cumplen funciones públicas o presten servicios públicos.

5. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar:

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, laadministración pública en sus diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el fi n de contar con documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos.

que cumplen funciones públicas, esto, con el fi n de contar con documentación e información institucional organizada que permita su uso eficiente y su fácil recuperación, para el servicio y beneficio de todos los ciudadanos.

Ahora, respecto a las entidades privadas obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación mediante concepto del 6 de abril de 2016, señaló lo siguiente:

“Para determinar si una persona natural o jurídica de derecho privado se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la naturaleza de la misma no es el único criterio a considerar. Determina si son sujetos obligados a acatarla, sí éstas cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Si la entidad privada no cumple funciones públicas o no presta servicios públicos, ésta no se encuentra obligada al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás disposiciones que se han expedido para su reglamentación (…)” (subrayado fuera de texto)

En este sentido y con el fin de dar respuesta a su consulta, tal como lo describe el artículo 2 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) , las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos son aplicables a entidades privadas cuando las mismas cumplen funciones públicas o presten servicios públicos.

En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución.

Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina

bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución.

Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1

En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le in vitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ%

Atentamente,

JAZMÍN ROCÍO SOACHA PEDRAZA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Maria Alejandra Quemba Aljure

Revisó: Rocío Soacha

Aprobó: Rocío Soacha