SIC - Concepto-21129981

Bogotá D.C., 11 de mayo de 2021 {Datos Personales eliminados en virtud de la Ley 1580 de 2012} Asunto: Radicación: 21Trámite: 113

Actuación: 440

Folios: 11

Reciba cordial saludo. De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:

1. OBJETO DE LA CONSULTA Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través su comunicación del 27 de marzo de 2021 en la cual señala: “A través de comunicación se me indica que el competente para atender mi petición de corrección de dato errado suministrado por empleador a COLPENSIONES es competencia de MINTRABAJO. Sin embargo, el literal d del artículo 8 de la ley 1581 de 2012 señala que la SIC también será competente para la regulación de la protección al Habeas Data, es decir, que la competencia de la SIC no se limita a materias de protección al consumidor. Por lo anterior, solicito que se asuma la competencia en este caso y se efectúe su estudio en el Grupo de Habeas Data que la SIC tiene conformado para el efecto”.

Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

2. CUESTIÓN PREVIA Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE

INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional. Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005: “Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no”. Ahora bien, una vez realizada la anterior precisión, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:

3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La Ley 1581 de 2012, en su artículo 21 señala las siguientes funciones para la Superintendencia de Industria y Comercio: a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales. b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o

supresión de los mismos. c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos. e) Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. k) Las demás que le sean asignadas por ley.

4. APLICACIÓN DE LA LEY 1581 DE 2012 A INFORMACIÓN CONTENIDA EN

BASES DE DATOS

En los términos del literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el dato personal se define como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011 señaló que la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales (en oposición a los impersonales) son las siguientes: i) Estar referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) Permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) Su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) Su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación. Por su parte, el literal g) del artículo 3 define el tratamiento como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Al respecto la Corte Constitucional en la mencionada sentencia señaló lo siguiente: "Los principios, derechos, deberes y sanciones que contempla la normativa en revisión incluyen, entre otros, la recolección, la conservación, la utilización y otras formas de procesamiento de datos con o sin ayuda de la informática. En consecuencia, no es válido argumentar que la ley de protección de datos personales cobija exclusivamente el tratamiento de datos que emplean las nuevas tecnologías de la información, dejando por fuera las bases de datos manuales, lo que resultaría ilógico, puesto que precisamente lo que se pretende con este

proyecto es que todas las operaciones o conjunto de operaciones con los datos personales quede regulada por las disposiciones del proyecto de ley en mención, con las salvedades que serán analizadas en otro apartado de esta providencia. En este orden de ideas, esta definición no genera problema alguno de constitucionalidad y por tanto será declarada exequible." El literal b) define las bases de datos como el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, frente a lo cual la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: “Pese a que esta definición es bastante amplia y parece coincidir más con la de banco de datos empleada en la Ley 1266, en tanto el legislador goza de libertad de configuración en la materia, puede adoptar definiciones diferentes dependiendo de la regulación. Ahora bien, la definición se ajusta a la Carta, pues cobija todo espacio donde se haga alguna forma de tratamiento del dato, desde su simple recolección, lo que permite extender la protección del habeas data a todo tipo de hipótesis. En concordancia, la Sala recuerda, como se indicó en la consideración 2.4.3.2., que el concepto de base de datos cobija los archivos, entendidos como depósitos ordenados de datos, lo que significa que los archivos están sujetos a las garantías previstas en el proyecto de ley”. Por lo anterior, la información recolectada por medios documentales o tecnológicos encuadran dentro del concepto de dato personal y en consecuencia, les resulta aplicable el régimen de protección de datos personales prevista en la Ley 1581 de 2012 y su tratamiento se refiere a la utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión.

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS El artículo octavo de la Ley 1581 de 2012 contiene los derechos de los titulares de datos personales, que son los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Tratamiento. Para el caso en particular se destacan los derechos del literal a) y e) según los cuales el titular tiene derecho a actualizar y rectificar sus datos personales. El titular también tiene derecho a solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, estos derechos

solo proceden en relación con información que se ajuste a la definición de dato personal como se señala a continuación.

6. DEFINICIÓN DE DATOS PERSONALES El literal f) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 define al titular de los datos personales así: “f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”.

Por su parte, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, define el dato personal en los siguientes términos: “Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”. Al respecto, la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente: "[E]n efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales –en oposición a los impersonalesson las siguientes: “i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación”. En consecuencia, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables que cumplen con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de

conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

7. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA CORRECCIÓN DE UN DATO PERSNAL Respecto a la presentación de reclamos para la supresión de los datos por parte del titular de los mismos, el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 dispone lo siguiente: Artículo 15. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será

tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará

traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En consecuencia, el responsable del tratamiento tiene un plazo de quince (15) días hábiles para atender el reclamo de solicitud de supresión de datos personales a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, en el evento en que no sea posible atender la solicitud en dicho término se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá sin que exceda de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Adicionalmente, de acuerdo con el artículo 16 de la ley 1581 de 2012 existe un requisito de procedibilidad para que el Titular o causahabiente pueda elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que consiste en agotar el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Recuerde que para iniciar la mencionada queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio usted debe ingresar en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php , crear un usuario en la plataforma Trámites en Línea de esta entidad y señalar todos los elementos de la queja bajo la pestaña Protección de Datos Personales como se muestra en la siguiente imagen.

8. EXISTENCIA DE PROCEDIMIENTOS ESPECIALES Y PREFERENTES EN MATERIA DE PENSIONES Téngase en cuenta que en el ordenamiento jurídico existen procedimientos especiales para solicitar la corrección de la historia laboral y corregir las condicientes en que se reconocen o dejan de reconocer pensiones ante las entidades correspondientes. Por ejemplo, la resolución 343 de 2017 reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentadas ante la Administradora Colombiana de Pensiones y el Decreto 1833 de 2016 (compilatoria de las normas del Sistema General de Pensiones) establece procedimientos especiales para la corrección de la historia laboral.

Por esta razón, el procedimiento para solicitar la corrección de la historia laboral y las condiciones en que se otorga o deja de otorgar la pensión es el adoptado para ese fin, y el régimen de protección de datos personales sería aplicable solo cuando la finalidad de trámite está cubierta por el objeto de la Ley 1581 de 2012 que se reproduce a continuación: “Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y

los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

9. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA En línea con lo anterior y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos responder sus preguntas de la siguiente manera: El dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables que cumplen con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Para solicitar la corrección de un dato personal la reclamación debe hacerse por el Titular ante la entidad respectiva. El responsable del tratamiento tiene un plazo de quince (15) días hábiles para atender el reclamo de solicitud de supresión de datos personales a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, en el evento en que no sea posible atender la solicitud en dicho término se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá sin que exceda de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Conforme al artículo 16 de la ley 1581 de 2012 existe un requisito de procedibilidad para que el Titular o causahabiente pueda elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que consiste en agotar el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Para realizar la mencionada queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio usted debe ingresar en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php , crear un usuario en la plataforma Trámites en Línea de esta entidad y señalar todos los elementos de la queja bajo la pestaña Protección de Datos Personales. Téngase en cuenta que en el ordenamiento jurídico existen procedimientos especiales para solicitar la corrección de la historia laboral y corregir las condicientes en que se reconocen o dejan de reconocer pensiones ante las entidades correspondientes. La resolución 343 de 2017 reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentadas ante la Administradora Colombiana de Pensiones y el Decreto 1833 de 2016 (compilatoria de las normas del Sistema General de Pensiones) establece procedimientos especiales para la corrección de la historia laboral. Finalmente, le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/Doctrina-1 En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad.

Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ Atentamente,

ROCÍO SOACHA PEDRAZA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Elaboró: Augusto Hernández Vidal

Revisó: Rocío Soacha Pedraza

Aprobó: Rocío Soacha Pedraza