SIC - Concepto 5929 de 2024

Bogot á D.C., oct ubre de 2024

Asu n t o: Radicación: 24355042

Trám it e: 113

Act uación: 440

Folios: 7

Reciba un cordial saludo:

De conform idad con lo previst o en el art ículo 28 de la Ley 1755 de 2015, “ por m edio de la cual se regula el Derecho Fundam ent al de Pet ición y se sust it uye un t ít ulo del Código de Procedim ient o Adm inist rat ivo y de lo Cont encioso Adm inist rat ivo” , fundam ent o j urídico sobre el cual se sust ent a la consult a obj et o de la solicit ud, pr ocede la SUPERI N TEN DEN CI A D E I N D USTRI A Y COM ERCI O a em it ir un pronunciam ient o, en los t érm inos que a cont inuación se pasan a exponer:

1 . CUESTI ÓN PREV I A

Revist e de gran im port ancia precisar, en prim er lugar, que la SUPERI N TEN D EN CI A D E I N D USTRI A Y COM ERCI O a t ravés de su Oficina Asesora Jurídica no le asist e la facult ad de dirim ir sit uaciones de caráct er part icular, debido a que, una lect ura en t al sent ido im plicaría la flagrant e vulneración del debido proceso com o garant ía const it ucional. Al respect o, la Cort e Const it ucional ha est ablecido en la Sent encia C542 de 2005:

“ Los concept os em it idos por las ent idades en r espuest a a un derecho

vulneración del debido proceso com o garant ía const it ucional. Al respect o, la Cort e Const it ucional ha est ablecido en la Sent encia C542 de 2005:

“ Los concept os em it idos por las ent idades en r espuest a a un derecho de pet ición de consult a no const it uyen int erpr et aciones aut orizadas de la ley o de un act o adm inist rat ivo. No pueden r eem plazar un act o adm inist rat ivo. Dada la nat uraleza m ism a de los concept os, ellos se equiparan a opiniones, a consej os, a paut as de acción, a punt os de vist a, a recom endaciones que em it e la adm inist ración per o que dej an al adm inist rado en liber t ad para seguirlos o no” .

Ahora bien, una vez realizada la ant erior precisión, se sum inist rarán las herram ient as de inform ación y elem ent os concept uales necesarios que le perm it an absolver las inquiet udes por Ust ed m anifest adas.

2 . FACULTAD ES D E LA SUPERI N TEN DEN CI A D E I N D USTRI A Y COM ERCI O EN M ATERI A D E PROTECCI ÓN D E D ATOS PERSON ALES

La Ley 1581 de 2012, en su art ículo 21 señala, ent re ot ras, las siguient es funciones para est a Superint endencia: Superintendencia de Industria y Comercio Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes canales: www.sic.gov.co - Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional:

Superintendencia de Industria y Comercio Señor ciudadano, para hacer seguimiento a su solicitud, la entidad le ofrece los siguientes canales: www.sic.gov.co - Teléfono en Bogotá: 601 592 04 00 - Línea gratuita a nivel nacional: 01 8000 910 165 - Dirección: Cra. 13 #27 - 00 piso 3 - Radicaciones: Av. carrera 7 #31A-36, Bogotá D.C.- Colombia - Teléfonos: 601 587 00 00 - e-mail: contactenos@sic.gov.co G Nuestro aporte es fundamental. al usar menos papel contribui­ mos con el medio ambiente ·--·• Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales; • Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos; • Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos; • Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley; • Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

Finalmente, de conformidad con lo expuesto en el numeral 2 de este escrito, los

en la presente ley; • Solicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones.

Finalmente, de conformidad con lo expuesto en el numeral 2 de este escrito, los conceptos de la Oficina Asesora Jurídica se limitan a exponer pautas de acción sobre las materias a cargo de esta Superintendencia, mas no están destinados a interpretar o comp lementar contratos, actos administrativos o leyes, mucho menos a solucionar conflictos de carácter particular. Por lo anterior, no es procedente que esta Oficina se pronuncie expresamente sobre los interrogantes de su consulta. Sin perjuicio de lo anterior , a continuación, daremos respuesta a las inquietudes presentadas.

3. CONSIDERACIONES EN TORNO A LA CONSULTA

Pregunta

“1. Los Consorcios y Uniones Temporales con activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) están obligados a llevar a cabo el registro de sus bases de datos en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC”.

Respuesta

Débase indicar primero que el dato personal ha sido definido por el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 en los siguientes términos:

“c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.En relación con las características de los datos personales, la Corte Constitucional ha considerado que son las siguientes:

“i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros

Constitucional ha considerado que son las siguientes:

“i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente e n el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación”1.

La mencionada Ley 1581 de 2012 en su artículo 3º, literal g), define el tratamiento de datos personales así:

“Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”.

De esta manera, el tratamiento se refiere a la utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos o archivo por parte de entidades públicas o privadas, y cuyo p rocesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.

Toda persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales es considerada por la ley como responsable del tratamiento, en los siguientes términos:

“e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;”

El responsable de tratamiento debe cumplir con el régimen de protección de datos contenido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015. Además,

base de datos y/o el Tratamiento de los datos;”

El responsable de tratamiento debe cumplir con el régimen de protección de datos contenido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015. Además, los responsables del tratamiento tienen también la obligación de registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando cumplen ciertas condiciones.

Al respecto, sea lo primero indicar que el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) fue creado por la Ley 1581 de 2012, la cual dispuso lo siguiente:

“Artículo 25. Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

1 Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P. Jorge Ignacio Pretel.El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento”.

En los términos anteriores, el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en

cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento”.

En los términos anteriores, el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

Dicho artículo fue reglamento por el Decreto 1074 de 2015, el cual establece la obligación para los Responsables del tratamiento de inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando cumplen ciertas condiciones. Concretamente, el artículo 2.2.2.26.1.2. dispuso:

“ARTÍCULO 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación . Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características:

a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).

b) Personas jurídicas de naturaleza pública" (negrilla fuera del texto original).

Así las cosas, están obligados a registrar sus bases de datos los responsables del tratamiento que sean sociedades o entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT). En cada caso concreto, deb e analizarse si la sociedad o la entidad sin ánimo de lucro tiene ese nivel de activos para determinar si debe registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

caso concreto, deb e analizarse si la sociedad o la entidad sin ánimo de lucro tiene ese nivel de activos para determinar si debe registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

En cuanto a los consorcios y uniones temporales, la Ley 80 de 1993 trae las siguientes definiciones:“6. Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

7. Unión temporal: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal”.

En los términos anteriores, es claro que de los consorcios y uniones temporales no surge una persona jurídica diferente. En consecuencia, l os consorcios y uniones temporales, al no ser personas jurídicas, no están obligados a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Ahora bien, esas figuras asociativas están conformadas por personas jurídicas, que en forma conjunta presentan la propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato.

En consecuencia, s on las personas jurídicas que conforman la unión

bien, esas figuras asociativas están conformadas por personas jurídicas, que en forma conjunta presentan la propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato.

En consecuencia, s on las personas jurídicas que conforman la unión temporal o el consorcio quienes son considerados responsables del tratamiento y, por consiguiente , deben registrar las bases de datos cuando cumplen las condiciones del literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2. del Decreto 1074 de 2015 . En efecto, de conformidad con ese literal , son sujetos pasivos de la obligación de inscribir las bases de datos las sociedades o entidades sin ánimo de lucro que tienen activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario.

Adicionalmente, e s importante que las personas jurídicas que conforman el consorcio o la unión temporal establezcan acuerdos claros sobre la gestión y protección de los datos personales compartidos durante la adjudicación, celebración y ejecución del contrato y que, además, cada una de ellas cumpla con sus obligaciones individuales en materia de protección de datos personales.

Por último, por enmarcarse en el tema general de consulta, es importante señalar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO tiene a la disposición de todo ciudadano la página web https://www.sic.gov.co/registronacional-de-bases-de-datos, en la cual podrá:

• Inscribir su base de datos cuando es un responsable del tratamiento obligado a ello.- Consultar el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

• Tener acceso a un video tutorial del Registro Nacional de Bases de Datos

(RNBD).

• Descargar el Manual de Ayuda del Registro Nacional de Bases de Datos

(RNBD).

• Consultar las preguntas frecuentes2.

• Tener acceso a un video tutorial del Registro Nacional de Bases de Datos

(RNBD).

• Descargar el Manual de Ayuda del Registro Nacional de Bases de Datos

(RNBD).

• Consultar las preguntas frecuentes2.

Pregunta

“2. Una empresa de auditoría que trabaja por proyectos y en virtud de los contratos de auditoría realiza por encargo el tratamiento de bases de datos personales de sus clientes, debe llevar a cabo el registro de dichas bases de datos en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC, o este registro es responsabilidad de las empresas cliente?”

Pregunta

En cuanto al deber de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, el artículo 2.2.2.26.1.3 señala:

“Artículo 2.2.2.26.1.3. Deber de inscribir las bases de datos. El Responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a Tratamiento” (negrillas fuera del texto original).

En los términos anteriores, la ley indica que es el responsable del tratamiento quien debe inscribir la base o bases de datos que contiene los datos personales sujetos a tratamiento. Lo anterior sin perjuicio de que en el contrato para el tratamiento de los datos personales celebrado entre el responsable y el encargado del tratamiento se haya encargado a esta último la inscripción de la base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) por cuenta de aquel.

Además, es importante señalar que el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), dentro de otros propósitos, permite garantizar los derechos de los

base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) por cuenta de aquel.

Además, es importante señalar que el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), dentro de otros propósitos, permite garantizar los derechos de los titulares de los datos personales para conocer, por ejemplo, los canales de atención para ejercer sus derechos . En ese contexto, es importante tener en cuenta que, de conformidad con el literal a) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los encargados del tratamiento tienen como uno de sus deberes el de “Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho

2 https://www.sic.gov.co/preguntas-frecuentes-rnbdde hábeas data”. Por consiguiente, dentro del marco de ese deber general, los encargados deben verificar que las bases de datos cuyo tratamiento realizan por cuenta de un responsable del tratamiento esté debidamente registrada cuando incumba a esta último realizar dicha inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) , en virtud de lo establecido en el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015 antes mencionado.

En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, esto es, bajo el entendido que la misma no compromete la responsabilidad de esta Superintendencia ni resulta de obligatorio cumplimiento ni ejecución.

En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link

En la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio estamos comprometidos con nuestros usuarios para hacer de la atención una experiencia de calidad. Por tal razón le invitamos a evaluar nuestra gestión a través del siguiente link http://www.encuestar.com.co/index.php/2100?lang=esQ

Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, los puede consultar en nuestra página web https://buscadorconceptos.sic.gov.co/#/search

Atentamente,

DIEGO ROMERO RIVERA

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Elaboró: Jorge Herrera

Revisó: Daniela Mesa

Aprobó: Daniel Martínez