SIC - Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal

GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES

EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

DELEGATURA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

3

ANDRÉS BARRETO GONZÁLEZ

Superintendente de Industria y Comercio

NELSON REMOLINA ANGARITA

Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales

CATERINE GÓMEZ CARDONA

CARLOS ENRIQUE SALAZAR

LUIS ALBERTO MONTEZUMA AÍDA LUCÍA HURTADO BEJARANO Autores primera edición ANGÉLICA ASPRILLA Jefe de la Oficina de Servicios al Consumidor y Apoyo empresarial OSCAE

ALEJANDRO ARTEAGA

Coordinador de Comunicaciones DIANA MARIÑO Corrección de estilo

YENNY PAOLA CASTIBLANCO GARCÍA

Diagramación

ANGÉLICA MARÍA ACUÑA PORRAS

SecretarÍa General

BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA 2020

GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL Contenido Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Objetivos, precisiones y complementariedad con otras guías y cartillas de esta entidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Efectúe un diagnóstico de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 . . . . . . . . . . 7 ◊ 4 Use los formatos modelo de la SIC para el cumplimiento de la ◊ Ley 1581 de 2012 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Recolecte datos de forma lícita y para fines legítimos, utilizando ◊ medios que dejen evidencia del cumplimiento de la ley . . . . . . . . . . . . . . .8 Tenga en cuenta las pautas especiales para recolectar huellas ◊ dactilares, datos relativos a la salud, tomar fotos o efectuar videograbaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Cumpla los requisitos para poder recolectar y tratar Datos ◊ Personales de niñas, niños y adolescentes (nna) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Exija el respeto de la regulación de protección de datos y de su ◊ Política de Tratamiento de Datos Personales a los terceros que contrata (Encargados del Tratamiento) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Adopte medidas para garantizar los principios sobre Tratamiento ◊ de Datos Personales en los edificios o conjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Respete los derechos de los Titulares de los datos e implemente ◊ mecanismos efectivos para su ejercicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Ubique avisos de privacidad en sitios fácilmente visibles . . . . . . . . . . . . . 15 ◊ Utilice avisos para informar a las personas que están siendo videovigiladas . . 15 ◊ Garantice la seguridad de los Datos Personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 ◊ Elimine los Datos Personales tan pronto cumplan la finalidad para ◊ la cual fueron recolectados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Garantice la confidencialidad de la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 ◊ Implemente estrategias de Responsabilidad Demostrada ◊ (Accountability) frente al Tratamiento de Datos Personales . . . . . . . . . . . . 19 Introducción 5 Los edificios o conjuntos de uso residencial, comercial o mixto son personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal1. Cuando dichas personas jurídicas recolectan o usan Datos Personales de los visitantes, empleados, residentes o cualquier persona (Titular del dato), están realizando Tratamiento de Datos Personales que debe efectuarse conforme a la Constitución y la Ley. Como tales, son Responsables de Tratamiento y deben cumplir todos los deberes legales. Es factible que para ciertas actividades acudan a terceros como las empresas de seguridad privada, las cuales actúan como Encargados del Tratamiento y también deben acatar los mandatos legales sobre protección de Datos Personales. Conforme con el artículo 15 superior, las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas y privadas. Además, señala que “en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”. Esta disposición fue desarrollada por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual define como “Tratamiento” a “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la

recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. Según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001 “la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador (…). Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.” En lo no previsto en dicha ley respecto de los administradores se aplica la Ley 222 de 1995 la cual requiere que ellos no sólo obren “de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios”, sino que en el ejercicio de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”. Dado lo anterior, se expide la siguiente guía cuyos objetivos y precisiones señalamos a continuación. 1 Ley 675 de 2001, artículos 4 y 32 GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL Objetivos, precisiones y complementariedad con otras guías y cartillas de esta entidad Esta guía tiene como propósito presentar Finalmente, esta entidad ha publicado los 6 algunas sugerencias a quienes recolectan o tratan siguientes documentos que sugerimos consultar Datos Personales en los edificios o conjuntos de uso porque son complementarios a esta guía: residencial, comercial o mixto sometidos al régimen de propiedad horizontal, con miras a orientarlos para 1. Cuestionario de diagnóstico para el que cumplan correctamente la regulación sobre cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en las

el Tratamiento de los mismos y, de esta manera, mipymes; respeten los derechos de las personas.

2. Cartilla de formatos modelos para el Estas recomendaciones tienen un enfoque cumplimiento de obligaciones establecidas preventivo con miras a que los edificios o conjuntos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos directamente (Responsables del Tratamiento) o, a reglamentarios; través de terceros (Encargados del Tratamiento),

3. Guía sobre protección de Datos Personales en eviten vulnerar los derechos de cualquier persona sistemas de videovigilancia, y

(Titular del Dato).

4. Guía para la implementación del Principio de Este documento no es un concepto legal Responsabilidad Demostrada (accountability). ni constituye asesoría jurídica. Tampoco pretende ser un listado exhaustivo de recomendaciones específicas sobre todos los temas que involucra la Esta guía contiene protección de Datos Personales en el Régimen de recomendaciones con Propiedad Horizontal, pues ello es un asunto interno de cada copropiedad. enfoque preventivo para evitar vulnerar los Las orientaciones contenidas en este derechos de las personas, texto solo comprenden algunos de los temas más relevantes sobre la protección de Datos Personales no es un concepto legal en el Régimen de Propiedad Horizontal. Por ni constituye asesoría consiguiente, el lector debe tener claro que este jurídica documento no incluye todos los deberes legales sobre la materia y que la omisión de algunos de ellos en esta guía no lo exime de cumplir todo lo que exige la ley.

RECOMENDACIONES Efectúe un diagnóstico de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012

Si el edificio o conjunto -Responsable del Tratamientoha implementado algunas medidas para cumplir la regulación de Datos Personales, 7 recomendamos que realice una evaluación interna de lo hecho para establecer si es correcto o suficiente. Para dicho efecto, sugerimos que utilice la siguiente cartilla publicada en diciembre de 2018 por la Delegatura para la Protección de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio: “Cuestionario de diagnóstico para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en las mipymes”2. Mediante el uso de los listados de comprobación podrá conocer el nivel de avance de su organización en la implementación de la regulación sobre Datos Personales y el Principio de Responsabilidad Demostrada. Allí se realizan ◊ Atención de consultas y reclamos de los preguntas sobre los siguientes aspectos: Titulares ◊ Principios para el Tratamiento de Datos ◊ Política de Tratamiento de Datos Personales Personales ◊ Aviso de privacidad ◊ Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad ◊ Reporte de violaciones a los códigos de seguridad ◊ Derecho de los Titulares de los Datos Personales ◊ Gestión de Encargados del Tratamiento ◊ Autorización para el Tratamiento de Datos ◊ Transferencia y transmisión internacional de Personales Datos Personales ◊ Información mínima a los Titulares ◊ Responsabilidad Demostrada ◊ Suministro de información personal ◊ Registro Nacional de Base de Datos 2 El texto lo puede consultar en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cuestionario_de_diagnostico_ para_el_cumplimiento_de_la_Ley_1581_de_2012_en_las_Mipymes.pdf

GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL Use los formatos modelo de la SIC para Recolecte datos de forma lícita el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y para fines legítimos, utilizando medios que dejen evidencia del Al implementar la ley es importante utilizar cumplimiento de la ley algunos documentos para dejar evidencia del cumplimiento de la misma. A título de referencia, La recolección, uso, circulación y el usted puede usar los modelos publicados en 2017 Tratamiento de los Datos Personales solo pueden por esta entidad en la “Cartilla de formatos modelos realizarse cuando exista la Autorización previa, para el cumplimiento de obligaciones establecidas en expresa e informada del Titular, tal y como lo la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios”3, con establece el principio de libertad definido en el literal miras a que sirvan como referencia y sean ajustados c) del artículo 4 de la Ley 1581 de 20124. Recuerde a las particularidades de cada caso. que está prohibido “utilizar medios engañosos o 8 En la cartilla se da respuesta a algunas fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de inquietudes como: ¿qué es una Autorización para el datos personales”. Tratamiento de Datos Personales?, ¿en qué casos no es necesaria la Autorización? y ¿cómo obtener La información se la Autorización?. Adicionalmente, se hace referencia debe recolectar a la Autorización para el Tratamiento de Datos solo para fines Personales sensibles, la finalidad de la recolección específicos, los de Datos Personales, el deber de informar al Titular, cuales se deben

los requisitos especiales para el Tratamiento de informar a las datos de menores de edad, el manual de políticas y personas. procedimientos internos, la Política de Tratamiento de Datos Personales y los avisos de privacidad. Únicamente se También encontrará un glosario sobre el pueden recolectar tema, algunos ejemplos de finalidades para incluir en los datos las autorizaciones y los siguientes documentos: imprescindibles para cumplir la ◊ Modelo de Autorización para el Tratamiento de finalidad para la Datos Personales cual se solicitan. ◊ Modelo de Política de Tratamiento de Información Es imperativo tener presente que la información no se puede recolectar para hacer ◊ Modelo de aviso de privacidad cualquier cosa, sino solo para finalidades específicas que se deben informar a las personas. Tampoco se Dado lo anterior, en esta guía no puede recolectar cualquier Dato Personal, sino solo desarrollaremos de nuevo los temas incluidos en aquellos que sean imprescindibles para cumplir la las dos cartillas, las cuales son complementarias al finalidad para la cual son colectados. En este sentido, presente texto. la regulación ordena que “la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos”5. 3 El texto lo puede consultar en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_ Personales_nov22.pdf 4 „c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento“.

5 Cfr. Artículo 4 del Decreto 1377 de 2013

AUTORIZACIÓN

P R E V I A

EXPRESA

INFORMADA

9 A su vez, el artículo 9 de la Ley 1581 de específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene 2012 dispone que “sin perjuicio de las excepciones el consentimiento”. (Destacamos) previstas en la ley6, en el Tratamiento se requiere la El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, por su autorización previa e informada del Titular, la cual parte, instituyó que el Responsable del Tratamiento deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda al momento de solicitar la Autorización del Titular ser objeto de consulta posterior” y, en este mismo sentido, el artículo 17 de dicha norma consagró como “(…) deberá informarle de manera clara y expresa deber de los Responsables del Tratamiento el de lo siguiente: “b) solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus otorgada por el Titular”. El artículo 4 del Decreto datos personales y la finalidad del mismo; 1377 de 20137 reitera, entre otras, lo siguiente: “Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se b. El carácter facultativo de la respuesta a las podrán recolectar datos personales sin autorización preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos del Titular” y el artículo 5 del mismo decreto de las niñas, niños y adolescentes; establece que “El Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a c. Los derechos que le asisten como Titular;

más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento d. La identificación, dirección física o electrónica de los mismos e informarle los datos personales que y teléfono del Responsable del Tratamiento (…)”. serán recolectados así como todas las finalidades 6 El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 ordena lo siguiente: “ARTÍCULO 10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.” 7 Incorporado en el Decreto 1074 de 2015. GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL En este orden de ideas, es pertinente indicar de sus Datos Personales cuando: (i) sea que el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 20158 por escrito; (ii) sea verbal o (iii) mediante (Decreto 1377 de 2013, art. 7), estableció los diversos conductas inequívocas, es decir, aquellas modos de obtener la Autorización para efectos de que no admiten duda o equivocación del dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la titular que permitan concluir de forma Ley 1581 de 2012, a saber: razonable que otorgó la Autorización. En otras palabras, la Autorización también

“Modo de obtener la autorización. Para se podrá obtener a partir de conductas efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto evidentes, claras e incontrovertibles del en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Titular que no admitan duda o equivocación Responsables del Tratamiento de datos sobre su voluntad de dar su consentimiento personales establecerán mecanismos para para que sus datos sean tratados. obtener la autorización de los titulares 10 o de quien se encuentre legitimado de En todo caso y al margen del modo cómo se conformidad con lo establecido en el artículo obtenga la Autorización, ésta no sólo debe ser previa, 2.2.2.25.4.1., del presente Decreto, que expresa e informada, sino que el Responsable del garanticen su consulta. Estos mecanismos Tratamiento tiene la carga probatoria de acreditar podrán ser predeterminados a través de evidencia de la Autorización y de que informó lo que medios técnicos que faciliten al Titular su ordena el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. manifestación automatizada. Tenga en cuenta las pautas especiales Se entenderá que la autorización cumple para recolectar huellas dactilares, con estos requisitos cuando se manifieste (i) datos relativos a la salud, tomar por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante fotos o efectuar videograbaciones conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el Las fotos, las videograbaciones, las huellas silencio podrá asimilarse a una conducta dactilares y la información relativa al estado de salud inequívoca”. de las personas son ejemplos de datos sensibles. Si

recolecta, usa o trata este tipo de información debe De lo anterior, se entiende que el Titular ha cumplir con lo que ordena el artículo 6 del decreto dado su Autorización para el Tratamiento 1377 de 2013, a saber: 8 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”. “En el Tratamiento de datos personales estos casos el tratamiento tienen una responsabilidad sensibles, cuando dicho Tratamiento sea reforzada que se traduce en una exigencia mayor en posible conforme a lo establecido en el términos de cumplimiento de los principios del artículo artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán 4 y los deberes del título VI”9 Por ende, los datos cumplirse las siguientes obligaciones: sensibles deben ser objeto de mayores medidas de seguridad, confidencialidad, acceso, circulación y

1. Informar al titular que por tratarse de uso restringido. datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Cumpla los requisitos para poder recolectar y tratar datos personales

2. Informar al titular de forma explícita y de niñas, niños y adolescentes (nna) previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de EEnn eell TTrraattaammiieennttoo ddee ddaattooss 11 los datos que serán objeto de Tratamiento ssee aasseegguurraarráá eell rreessppeettoo aa llooss son sensibles y la finalidad del Tratamiento, ddeerreecchhooss pprreevvaalleenntteess ddee llooss nniiññooss,, así como obtener su consentimiento expreso.

nniiññaass yy aaddoolleesscceenntteess.. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.” El Tratamiento de datos sensibles debe estar rodeado de especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con los mismos. En efecto, la Corte Constitucional exige responsabilidad reforzada por parte de los Responsables y Encargados: “como se trata de casos exceptuados y que, por tanto, pueden generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas data, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos, los agentes que realizan en El artículo 2 de la Convención de las Naciones Unidas sobre los derechos del niño ordena a los Estados respetar y garantizar los derechos de los LLooss ddaattooss sseennssiibblleess ddeebbeenn sseerr oobbjjeettoo niños “sin distinción alguna, independientemente de la ddee mmaayyoorreess mmeeddiiddaass ddee sseegguurriiddaadd,, raza, el color, el sexo, el idioma, la religión, la opinión ccoonnffiiddeenncciiaalliiddaadd,, aacccceessoo,, cciirrccuullaacciióónn yy política o de otra índole, el origen nacional, étnico uussoo rreessttrriinnggiiddoo.. o social, la posición económica, los impedimentos físicos, el nacimiento o cualquier otra condición del niño, de sus padres o de sus representantes legales”. Los niños, niñas y adolescentes (NNA) gozan de una especial protección y son Titulares

de los derechos constitucionales y legales como la Protección de sus Datos Personales. Sus derechos prevalecen sobre los demás tal y como lo ordena el artículo 44 de la Constitución. 9 Cfr. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, numeral 2.8.4

GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 ordena

1. Que responda y respete el interés superior de que “en el Tratamiento se asegurará el respeto los niños, niñas y adolescentes. a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes”. Por otra parte, el artículo 11 del

2. Que se asegure el respeto de sus derechos Decreto 1377 de 2013 establece que la autorización fundamentales. del Tratamiento de datos de menores de edad debe ser otorgada por el representante legal del NNA y precisa que “el Tratamiento de datos personales de LLaa aauuttoorriizzaacciióónn ddeell TTrraattaammiieennttoo niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de ddee llooss ddaattooss ddee llooss NNNNAA ddeebbee sseerr conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la oottoorrggaaddaa ppoorr ssuu rreepprreesseennttaannttee lleeggaall..

Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 12 Exija el respeto de la regulación de protección de datos y de su Política de Tratamiento de Datos Personales a los

terceros que contrata (Encargados del Tratamiento) Si el edificio o conjunto -Responsable del Recuerde que esos terceros (empresas Tratamientocontrata a otra empresa o a un tercero de seguridad) obran en nombre suyo y que usted -Encargado del Tratamientopara realizar actividades responde frente a los Titulares de los datos y las de vigilancia y seguridad u otra actividad, exíjale el autoridades por los errores o negligencia de ellos. cumplimiento de su Política de Tratamiento de Datos Además, la ley les impone a estos la obligación de Personales y los deberes legales que esto conlleva. cumplir una serie de deberes11. Con todo, no solo es obligatorio el desarrollo de sus políticas para el Tratamiento de los Datos Personales, Se recomienda que en los contratos de también debe velar porque los Encargados del prestación de servicios pacte con esos terceros Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas10. las obligaciones especiales y los deberes que En los contratos de prestación de servicios incluya obligaciones y deberes específicos sobre el Tratamiento de Datos Personales

10. Cfr. Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

11. Los deberes de los Encargados están previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. deben cumplir sobre el Tratamiento de Datos ◊ No usar los Datos Personales para fines Personales. Deje claro qué pueden hacer y qué no. diferentes a los autorizados Es fundamental que con las empresas de vigilancia, por ejemplo, se pacten cláusulas contractuales en ◊ No apropiarse de los Datos Personales ni las que se obliguen a: quedarse con ellos (copias de planillas,

formularios, grabaciones, archivos electrónicos) ◊ Cumplir las políticas de Tratamiento de luego de culminado el contrato de prestación información de los conjuntos o edificios de servicios ◊ Garantizar seguridad y confidencialidad de los ◊ Devolver al conjunto o edificio todos los datos que Datos Personales recolectó durante la prestación de sus servicios. Adopte medidas para garantizar los principios sobre Tratamiento 13 de Datos Personales en los edificios o conjuntos GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL Tenga en cuenta que en la recolección, uso e. Principio de transparencia y Tratamiento de datos se debe aplicar de manera armónica e integral los siguientes principios: f. Principio de acceso y circulación restringida a. Principio de legalidad en materia de g. Principio de seguridad Tratamiento de datos h. Principio de confidencialidad b. Principio de finalidad El alcance de cada principio está determinado c. Principio de libertad en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, razón por la cual nos remitimos al d. Principio de veracidad o calidad mismo para no transcribirlos en este espacio. 14 Respete los derechos de los Titulares de los datos e implemente mecanismos efectivos para su ejercicio Los edificios y conjuntos deben garantizar los siguientes derechos12 de los Titulares de los datos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,

previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que fueron objeto de Tratamiento. 12 Los derechos están previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. El alcance de cada derecho está delineado e infórmeles que su información será tratada para en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, determinados fines y observando la Ley 1581 de 2012. razón por la cual se hace una remisión expresa a ESTOS AVISOS: dichos textos legales. En todo caso, recuerde que: ◊ “los procedimientos de acceso, actualización, ◊ Deben ser fácilmente visibles, legibles y comprensibles supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización deben darse ◊ Deben estar ubicados en porterías, ascensores, a conocer o ser fácilmente accesibles a los garajes y todos los demás sitios en donde se Titulares de la información e incluirse en la utilizarán cámaras o mecanismos de vigilancia política de tratamiento de la información”13. El siguiente puede ser el texto de los avisos ◊ “Los responsables y encargados del tratamiento para utilizar en las instalaciones de los edificios y deben establecer mecanismos sencillos y 15

conjuntos: ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos”14. ◊ “Todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la ZONA función de protección de datos personales, que VIDEOVIGILADA dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto” 15. Consulte nuestra política de tratamiento de información Ubique avisos de privacidad en Recuerde que el objetivo de estos avisos sitios fácilmente visibles es que las personas se enteren rápida y fácilmente que están siendo videovigiladas cuando ingresan Se recomienda que en todas las porterías a cualquiera de las instalaciones de los edificios y de los conjuntos o edificios se utilicen avisos de conjuntos. privacidad para informar de manera clara y sencilla todo lo que ordena el artículo 15 del decreto 1377 de En todos los demás aspectos, tenga presente 2013. lo que se establece en la guía de 2016 “Guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia”16 de esta entidad. Utilice avisos para informar a las personas que están Finalmente, tenga presente que la Corte siendo videovigiladas Constitucional, mediante sentencia C-094 de 2020 resolvió lo siguiente: “Declarar la EXEQUIBILIDAD Si utiliza sistemas de videovigilancia ubique CONDICIONADA del artículo 237 de la Ley 1801 de

avisos en sitios fácilmente visibles a todas las 2016, por el cargo analizado, en el entendido de que el personas para que sepan que están siendo grabadas manejo y tratamiento de información, datos e imágenes captados y/o almacenados a través de sistemas de 13 Cfr. el artículo 18 del Decreto 1377 de 2013. 14 Cfr. el artículo 22 del Decreto 1377 de 2013. 15 Cfr. el artículo 23 del Decreto 1377 de 2013. 16 El texto lo puede consultar en: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Guia_Vigilancia_sept16_2016.pdf GUÍA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPPIEDAD HORIZONTAL video o medios tecnológicos que estén ubicados o (iii) las posibles consecuencias que se instalados en el espacio público, en lugares abiertos derivarían de una vulneración para los Titulares y la al público, en zonas comunes o en lugares privados magnitud del daño que se puede causar a ellos, al abiertos al público o que siendo privados trasciendan a Responsable y a la sociedad en general; lo público, deberá observar los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación (iv) el número de Titulares de los datos y la restringida, seguridad y confidencialidad y caducidad, cantidad de información; en los términos del numeral 157 de esta providencia.”17 (v) el tamaño de la organización; (vi) los recursos disponibles, Garantice la seguridad de los Datos Personales (vii) el estado de la técnica, y 16 Debe ser protegida toda la información (viii) el alcance, contexto y finalidades del que se recolecte mediante plantillas, formularios, Tratamiento de la información