SIC - Resolución 15247 de 2025

),! 1 Superintendencia de Industria y Comercio RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2025 2 6 MAR 2025 Por la cual se actualiza la Política Institucional de Gestión Documental y la Política de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superintendencia de Industria y Comercio" LA SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO En ejercicio de las facultades legales establecidas en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 3 del Decreto 92 de 2022, y CONSIDERANDO Que la ConstituciónPolíticade Colombia en su artículo74 establece que "todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, igualmente señala en el artículo 209 que la función administrativa está al servicio de las intereses generales y se desarrollacon fundamenta en los principiosde igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentraci ón de funciones". Que la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacionai, establece entre sus principios el de "divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que piasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y

proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicosy financieros". Que la Ley 1581 de 2012, Ley de Protección de Datos Personales, desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificarlas informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Que la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en el artículo36, regula la conformación de los expedientes, al establecer que "Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad". Así mismo, instaura en el artículo 58 que "Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizandomedios electrónicos,los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas". Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece dentro de sus principiosei de Responsabilidad en el cual señala que los servidores púbiicos son responsables de laorganización, conservación, uso y manejo Página 1 de 3dlRESOLUCIÓN NÚMERO = DE 2025 "Por la cual se actualiza la Política Institucional de Gestión Documental y la Políticade Documentos Electrónicosde Archivo de la Superintendencia de Industria y Comercio".

de los documentos, al mismo tiempo, en su artículo3 define la Gestión Documentai, como ei "conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación,manejo y organización de la documentación producida y recibida por ias entidades, desde su origen hasta su destino final,con el objeto de facilitarsu utilizacióny conservación". Que ia Ley 527 de 1999, Ley de comercio electrónico,reglamenta y define el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, simultáneamente en su artículo 7 regula el equivalente electrónicode lafirma manuscrita y que, ante la evolución de las innovaciones tecnológicas, es necesario establecer criterios para el reconocimiento jurídicode lasfirmas electrónicasindependientemente de la tecnología utilizada. Que el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentariodel Sector Cultura,en su artículo2.8.2.5.6.estableceloscomponentes de la Política de Gestión Documental y en el artículo2.8.2.5.7.,define las etapas de la gestión documental. Que elDecreto1083 de 2015, DecretoÚnicoReglamentariodel Sector de Función Pública, en su artículo 2.2.22.2.1 establece las Políticas de Gestión y Desempeño Institucionaly en elnumeral 10 establece la Política de Gestión documental, en este sentido,el parágrafo indica que "las Políticasde Gestión y Desempeño Institucionalse regiránpor ias normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes,

programas, proyectos, metodologías y estrategias". Que elAcuerdo 01 de 2024, Acuerdo Único de laFunciónArchivística,en su artículo1.2.5.ordena a los sujetos obligados a formular su Política Institucionalde Gestión Documental, y en el artículo4.3.3.1. regula la conformación de expedientes híbridos: "Cuando se conformen de manera simuitánea expedientes por documentos en soportes físicosy formatos electrónicos,a pesar de estar separados por ser conservados en sus formatos nativos (soportes originales),se debe garantizarque forman una soia unidad documental en razón a! trámite o actuación y mantener elvínculoarchivísticoapoyado por eluso de herramientas tecnológicas". Que mediante el Acta Administrativa No. 13 del 28 de noviembre del 2024 del Comité Institucionalde Gestión y Desempeño de ia Superintendencia de Industria y Comercio, consta que el Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Archivo socializóla actualización de la Política Institucional de Gestión Documental y la Políticade Documentos Electrónicos de Archivo, recomendando su adopción. Que, en cumplimiento de lo anterior, se hace necesario adoptarlas mediante acto administrativo. RESUELVE ARTÍCULO 1. Actualizarla PolíticaInstitucionalde Gestión Documental, de acuerdo con los requerimientos normativos en la materia. ARTÍCULO 2. Actualizarla Políticade Documentos Electrónicosde Archivo, de acuerdo con los requerimientos normativos en la materia. Página 2 de 3'i

15247a> RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2025 "Por la cual se actualiza la Política Institucional de Gestión Documental y laPolíticade Documentos Electrónicosde Archivode laSuperintendenciade Industria y Comercio". ARTÍCULO 3. DesignaralGrupo de Trabajoen GestiónDocumental y Archivo (GTGDA), como el responsable de divulgar y velar por el estricto cumplimiento de las Políticasestablecidas en este documento. Lo anterior con elfinde que losfuncionarios,contratistasy losdemás grupos de valor lasconozcan e implementen y de esta manera garantizarel cumplimiento de los lineamientos establecidos en ellas. ARTÍCULO 4. Publicarla PolíticaInstitucionalde Gestión Documental y la Políticade Documentos Electrónicosde Archivo, en la sección de Transparencia y Acceso a la Información Pública, subsección normatividad, numeral 2.1.5 de la Sede Electrónica de la SIC y en el Sistema Integrado de Gestión Institucional(SIGI) de la Entidad y mantenerse para su consulta. ARTÍCULO 5. En Concordanciacon lanormativa citadaen la parte motiva de la presente, lasfuturas actualizaciones de las Políticasque comprenden esta Resolución, se actualizaránmediante socializacióny posterior aprobación del Comité Institucionalde Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Industria y Comercio. ARTÍCULO 6. La presenteResoluciónrigea partirde la fecha de su expedición y deroga el artículo2 de la Resolución No. 81691 del 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

DadaenBogotáD.C,a los2góemarzode2025

LA SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO, 2 6 MAR 2Ü25

CIELOelainñTri^inqueurrego Proyectó;LudísÁgamez / MauricioTocasuche

Revisó: Katterine Paüna Aprobó: Gabriei Turbay Página 3 de 3