SIC - Resolución 30808 de 2025

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RESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

(22 de mayo de 2025)

“Por la cual se resuelve un recurso”

Radicado 24-423678

LA DIRECTORA DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 19 y 21 de la Ley 1581 de 2012 y el numeral 9 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022, y

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que Dirección de Investigaciones de Protección de Datos Personales de la Superintendencia Industria y Comercio, mediante la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 20241, impartió una orden administrativa a la sociedad IMEJIA S.A.S. con NIT 900.912.802-9, en los siguientes términos:

“(…)

ARTÍCULO PRIMERO: ORDENAR a la sociedad IMEJIA S.A.S. que documente, implemente y monitoree una política de seguridad de la información que contenga medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La política deberá contener medidas de seguridad reforzada, especiales y más robustas respecto de las bases de datos que contengan datos sensibles.

PARÁGRAFO PRIMERO : Adicionalmente deberá actualizar la información en el RNBD registrando allí las medidas implementadas para todas las bases de datos inscritas.

de datos que contengan datos sensibles.

PARÁGRAFO PRIMERO : Adicionalmente deberá actualizar la información en el RNBD registrando allí las medidas implementadas para todas las bases de datos inscritas.

ARTÍCULO SEGUNDO: La sociedad IMEJIA S.A.S. deberá cumplir lo ordenado en esta resolución dentro de los seis (6) meses siguientes a la ejecutoria del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO : Para demostrar el cumplimiento deberá remitir una certificación suscrita por el Representante Legal de la sociedad que acredite que se han implementado las medidas ordenadas.

(…)”

SEGUNDO: Que, la Resolución N .° 66268 del 30 de octubre de 20 24 fue notificada de forma personal a XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX con cédula de ciudadanía N.º XXXXXXXXXXXXX en calidad de Autorizada por parte de la sociedad IMEJIA S.A.S. el 6 de noviembre de 2024 , de acuerdo con la certificación emitida por la Secretaria General Ad-Hoc de esta Superintendencia

1 Expediente Digital 24-423678. Actos Administrativos. RE 66268 2024/10/30.

VERSIÓN PÚBLICARESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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obrante en el expediente mediante radicado 24-423678-7 del 15 de noviembre de 20242.

TERCERO: Que, el 18 de noviembre de 2024 la sociedad IMEJIA S.A.S. mediante el escrito radicado bajo el número 24-423678- -00008-0000 del 20 de

de 20242.

TERCERO: Que, el 18 de noviembre de 2024 la sociedad IMEJIA S.A.S. mediante el escrito radicado bajo el número 24-423678- -00008-0000 del 20 de noviembre de 2024 3, interpuso recurso de reposición y en subsidio el de apelación contra la Resolución N° 66268 del 30 de octubre de 2024.

Mediante el cual solicitó lo siguiente:

3.1. Argumentos del recurso de reposición.

3.1.1. Respecto a la obligación de reportar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. La sociedad investigada manifestó que realizó el registro inicialmente en el año 2016, dado que, durante la vigencia fiscal de 2015, se había acreditado un monto de activos totales superior a 100.000 UVT. Sin embargo, señaló que para el año 2023 ya no se cumplía con dicho requisito para ser considerada como sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, toda vez que sus activos se encontraban por debajo del umbral de 100.000 UVT.

3.1.2. En virtud de lo anterior, la sociedad investigada solicita que se reponga la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024, y se excluya a la sociedad del RNBD.

3.1.3. Adicionalmente, la sociedad solicita que en caso de no reponer la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024 se conceda el recurso de apelación.

3.1.4. Finalmente, la sociedad recurrente manifiesta que “no renuncio al término

Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024 se conceda el recurso de apelación.

3.1.4. Finalmente, la sociedad recurrente manifiesta que “no renuncio al término conferido en la Resolución 66268 del 30 de octubre de 2024 en el proceso bajo radicado 24 -423678 para cumplir con lo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.”

CUARTO: Que el procedimiento, la oportunidad y los requisitos para la interposición de los recursos de reposición y apelación contra los actos administrativos —en este caso específico, un acto administrativo de carácter sancionatorio— están establecidos en la Ley 1437 de 2011, mediante la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en los artículos que se detallan a continuación:

(…)

Artículo 74. Recursos contra los activos administrativos. Por regla general, contra los actos definitivos procederán los siguientes recursos.

4. El de reposición, ante quien expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque.

(…)

Artículo 76. Oportunidad y presentación. Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.

2 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 7. Página 1.

recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo, salvo en el evento en que se haya acudido ante el juez.

2 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 7. Página 1. 3 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Página 2.RESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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Los recursos se presentarán ante el funcionario que dictó la decisión, salvo lo dispuesto para el de queja, y si quien fuere competente no quisiere recibirlos podrán presentarse ante el procurador regional o ante el personero municipal, para que ordene recibirlos y tramitarlos, e imponga las sanciones correspondientes, si a ello hubiere lugar.

(…)

Artículo 77 Requisitos. Por regla general los recursos se interpondrán por escrito que no requiere de presentación personal si quien lo presenta ha sido reconocido en la actuación. Igualmente, podrán presentarse por medios electrónicos.

Los recursos deberán reunir, además, los siguientes requisitos:

5. Interponerse dentro del plazo legal, por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido.

2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad.

3. Solicitar y aportar las pruebas que se pretende hacer valer.

6. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.

(…)

QUINTO: Que, el Despacho procede a analizar si, en efecto, el recurso de

6. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio.

(…)

QUINTO: Que, el Despacho procede a analizar si, en efecto, el recurso de reposición interpuesto por la sociedad IMEJIA S.A.S. cumplió con todos los requisitos descritos en los artículos citados anteriormente.

5.1. Interponerse dentro del plazo legal. La investigada presentó el escrito del recurso de reposición bajo el radicado número 24-423678- -00008-0000 del 20 de noviembre de 20244. La Resolución N.° 66268 del 30 de octubre de 20 24 fue notificada de forma personal a XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX con cédula de ciudadanía N.º XXXXXXXXXXXXX en calidad de Autorizado por parte de la sociedad IMEJIA S.A.S. el 6 de noviembre del 2024, de conformidad con la certificación emitida por la Secretaria General Ad -Hoc de esta Superintendencia bajo radicado 24423678-7 del 15 de noviembre de 20245.

De manera que, la investigada tenía diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la notificación para interponer el recurso, esto es, hasta el 21 de noviembre del 2024. Es así como, el recurso radicado bajo el número 24-423678- -00008-0000 del 18 de noviembre del 2024 se presentó dentro del término legal establecido en el artículo 76 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

5.2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad. En el recurso de reposición, la sociedad investigada expone de manera clara

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

5.2. Sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad. En el recurso de reposición, la sociedad investigada expone de manera clara los fundamentos fácticos y jurídicos que sustentan su solicitud de revocatoria, tal como se detalló en el numeral 3.1 de este acto administrativo.

5.3. Solicitar y aportar pruebas. La investigada aportó con el recurso de reposición los siguientes documentos:

4 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Página 2. 5 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 7. Página 1.RESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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5.3.1. Los estados financieros al 31 de diciembre de 2022 y 31 de diciembre 2023.6 5.3.2. Las políticas contables y revelaciones a los estados financieros de la sociedad IMEJIA S.A.S. para los periodos terminados al 31 de diciembre de 2022 y 2023.7 5.3.3. Notas de carácter específico.8 5.3.4. Política de tratamiento de datos personales de la sociedad IMEJIA S.A.S.9

5.4. Indicar el nombre y la dirección del recurrente, así como la dirección electrónica si desea ser notificado por este medio . Al final del escrito contentivo del recurso, la sociedad investigada señala con claridad los datos de identificación de la recurrente y sus direcciones de notificación.

Luego de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo

contentivo del recurso, la sociedad investigada señala con claridad los datos de identificación de la recurrente y sus direcciones de notificación.

Luego de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 77 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, este Despacho concluye que el recurso reúne todos los requerimientos exigidos.

SEXTO. Frente a los argumentos presentados por la recurrente se encuentra que los mismos se concretan en dos aspectos a saber: (i) los requisitos establecidos en la norma no son aplicables a la sociedad; (ii) las pretensiones.

6.1. Respecto a la obligación de efectuar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD –.

El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 define el Registro Nacional de Bases de Datos, como el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Por su parte, el literal a) del artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado a su vez por el artículo 1 del Decreto 090 del 18 de enero de 2018, estableció que las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, cuyos activos totales superaran las 100.000 UVT, son los sujetos obligados a efectuar el registro en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 1. Modifíquese el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

“ARTÍCULO 1. Modifíquese el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

ARTÍCULO 2.2.2.26.1.2. Ámbito de aplicación. Serán objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual sea realizado por los Responsables del tratamiento que reúnan las siguientes características:”

a) Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).

b) Personas jurídicas de naturaleza pública."

Como se evidencia, en la norma se establece que las sociedades que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT son objeto de inscripción en el RNBD.

Al respecto, el argumento que presenta la sociedad investigada en el recurso de reposición se sustenta en el hecho de que no es sujeto obligado frente al ámbito

6 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Páginas 2. Folios 5 y 6. 7 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Páginas 2. Folios 7 a 9. 8 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Páginas 2. Folios 10 al 14. 9 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Páginas 2. Folios 15 al 31.RESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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9 Expediente Digital 24-423678. Consecutivo número 8. Páginas 2. Folios 15 al 31.RESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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de aplicación que obliga a la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, manifestando que:

(…)

1. La Sociedad llevó a cabo la inscripción en el RNBD en el año 2016, en cumplimiento de lo dispuesto en el capítulo 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, ya que durante la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior, acreditó un monto de activos totales superiores a 100.000 UVTs. Este procedimiento se realizó para acreditar una obligación formal toda vez que al tratarse de una sociedad de gestión patrimonial, con único accionista, quien además funjo como administradora de la sociedad.

…

2. Para la vigencia fiscal de 2023, el total de activos de la Sociedad en estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2023 fue de COP 3.076.237.157, por lo que esta dejó de estar incursa en la causal objetiva relativa al total de activos para estar inscrito en el RNBD como persona jurídica privada, por no superar los 100.000

UVTs.

3. Al ingresar a la cuenta de la Sociedad en el RNBD para actualizar la política de tratamiento de datos personales y política de medidas de seguridad a implementar, se solicitó a implementar, se solicitó la actualización de los datos de esta y al ingresar el nuevo monto de activos con corte a 2023, se generó el aviso que se anexa a continuación:

seguridad a implementar, se solicitó a implementar, se solicitó la actualización de los datos de esta y al ingresar el nuevo monto de activos con corte a 2023, se generó el aviso que se anexa a continuación:

(Negrilla propia)

(…)

Para respaldar su argumento, la sociedad investigad adjunta al recurso los estados financieros correspondientes a las vigencias 2022 y 2023.

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Captura de imagen No. 1. Tomada del expediente digital 24-423678. Consecutivo número 8. Página 2. Folio 5.

En relación con lo anterior , la Dirección de Investigaciones de Protección de Datos Personales consultó la información financiera reportada por la sociedad IMEJIA S.A.S. para el periodo 2023, en el Registro Único Empresarial – RUES –, evidenciando lo siguiente:

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Captura de imagen No. 2. Tomada del Registro Único Empresarial y Social (RUES) – información correspondiente a la sociedad IMEJIA S.A.S., con NIT. 900.912.802-9, correspondiente a la información financiera de cierre de 2022, reportada en 2023.

Por lo anterior, una vez analizados los argumentos de la recurrente y los

correspondiente a la información financiera de cierre de 2022, reportada en 2023.

Por lo anterior, una vez analizados los argumentos de la recurrente y los documentos aportados ante este Despacho, se concluye que, de acuerdo a las disposiciones legales contenidas en el Decreto 090 de 2018 10, la sociedad efectivamente no está obligada a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD.

En este sentido, si bien en un principio la recurrente afirmó que, para la vigencia de 2016, los activos totales de la sociedad superaban los 100.000 UVT —motivo por el cual procedió a realizar el registro de la base de datos denominada “proveedores” en el Registro Nacional de Bases de Datos—, este Despacho pudo verificar que, con base en la información financiera correspondiente al año 2023, reportada en el Registro Único Empresarial y Social (RUES) y en los estados financieros aportados por la misma recurrente, los activos totales de la sociedad IMEJIA S.A.S. fueron de $3.175.249.266 inferiores al umbral de 100.000 UVT que para esa vigencia correspondían a $4.241.200.000.

Dicho lo anterior, se entiende que la recurrente, al no encontrarse dentro de los supuestos de hecho y derecho que establece el decreto antes mencionado, no tendrá que inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD como le fu e ordenado en la Resolución N.º 66268 del 10 de octubre del 2024.

Sin embargo, se le aclara a la recurrente que el hecho de que actualmente no esté obligada a realizar el registro de sus bases de datos en el RNBD, no la

octubre del 2024.

Sin embargo, se le aclara a la recurrente que el hecho de que actualmente no esté obligada a realizar el registro de sus bases de datos en el RNBD, no la exime del cumplimiento de los demás deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 en su calidad de Responsable del tratamiento. Así, se le insta a la sociedad

10 Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y TurismoRESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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a obrar con máxima diligencia y eficacia frente al cumplimiento de los deberes contenidos en la norma.

De igual forma, se precisa que el archivo del expediente no constituye impedimento para que, en ejercicio de sus facultades legales, la Superintendencia de Industria y Comercio pueda, en el futuro, requerir a la sociedad con el fin de verificar el cumplimi ento de las disposiciones legales aplicables y/o iniciar las actuaciones administrativas a que haya lugar, en caso de advertirse un presunto incumplimiento normativo.

En consecuencia, se concluye que la sociedad IMEJIA S.A.S. con NIT 900.912.802-9 actualmente no está obligada a inscribirse en el Registro Nacional de Base de Datos – RNBD –, porque sus activos totales son inferiores al umbral establecido en el con el literal a) del artículo 2.2.2.26. 1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado a su vez por el artículo 1 del Decreto 090

inferiores al umbral establecido en el con el literal a) del artículo 2.2.2.26. 1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado a su vez por el artículo 1 del Decreto 090 del 18 de enero de 2018, de manera que, procede la revocatoria de la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024.

SÉPTIMO. Frente a las pretensiones La recurrente solicita que se revoque la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024 manifestando que:

1. “Que se reponga la decisión consignada en la resolución 66268 del 30 de octubre de 2024 y en consecuencia, se excluya a la Sociedad de la obligación de estar inscrita RNBD, al haber dejado de cumplir con el criterio objetivo de tener un activo total superior a 100.000 UVTs y no estar incursa en ninguna otra causal que haga obligatoria su inscripción en el RNBD.

2. Que como consecuencia de lo anterior, se excluya a la Sociedad de cumplir con cualquier obligación derivada, conexa o complementaria de la obligación de estar inscrita RNBD.

3. Adicionalmente, la sociedad solicita que en caso de no reponer la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024 se conceda el recurso de apelación.

4. Finalmente, la sociedad recurrente manifiesta que “no renuncio al término conferido en la Resolución 66268 del 30 de octubre de 2024 en el proceso bajo radicado 24-423678 para cumplir con lo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.”

Así las cosas, esta Dirección encuentra procedente acceder a la

en el proceso bajo radicado 24-423678 para cumplir con lo ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.”

Así las cosas, esta Dirección encuentra procedente acceder a la pretensión de la recurrente, respecto a la revocatoria de la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024 , de acuerdo con lo expuesto en la presente resolución y en consecuencia se ordenará el archivo del radicado 24423678

En atención a que la sociedad recurrente interpuso recurso de reposición y, en subsidio, el de apelación, este Despacho se abstiene de conceder el recurso subsidiario, toda vez que mediante el presente acto administrativo se revoca el acto administrativo que impuso la orden administrativa.

OCTAVO: Que, con fundamento en las anteriores consideraciones y al tenor de lo dispuesto por el artículo 80 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, este Despacho revocara la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024.

NOVENO: Que, con el fin de garantizar los derechos de defensa y contradicción, esta Dirección ha concedido el acceso digital del presente expediente a la sociedad IMEJIA S.A.S. registrada con N IT. 900.912.802-9, con los correos electrónicos de notificación judicial inesmejia.a@gmail.com , quien debeRESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/inicio

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea,

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registrarse en CALIDAD DE EMPRESA, en el siguiente enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/inicio

Una vez registrada, en el mismo enlace podrá iniciar sesión a servicios en línea, donde deberá ingresar al vínculo denominado “ver mis trámites” y luego seleccionar “De protección de datos personales”, donde podrá visualizar el presente proceso radicado bajo el N.° 24-423678.

La sociedad es responsable de la seguridad y utilización correcta de su USUARIO y CONTRASEÑA y deberá adoptar las medidas necesarias para que sean estrictamente confidenciales y sean utilizados únicamente por aquellas personas que estén debidamente autorizadas para ello.

Si tienen alguna duda o presentan algún inconveniente para la consulta del expediente o requiere más información relacionada con la Protección de Datos Personales, favor comunicarse con el contact center (601) 592 04 00, para que la misma sea atendida en el menor tiempo posible.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1. REVOCAR la Resolución N.º 66268 del 30 de octubre de 2024, y en su lugar ordenar el ARCHIVO de la presente investigación, de conformidad con la parte motiva del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 2. NOTIFICAR a la sociedad IMEJIA S.A.S. con NIT 900.912.8029, a través de su representante legal, entregándole copia de la misma, advirtiéndole que contra la presente decisión no procede recurso alguno.

ARTÍCULO 3. NEGAR el recurso de apelación interpuesto, conforme a las consideraciones expuestas en la parte motiva del presente acto administrativo.

advirtiéndole que contra la presente decisión no procede recurso alguno.

ARTÍCULO 3. NEGAR el recurso de apelación interpuesto, conforme a las consideraciones expuestas en la parte motiva del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 4. La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son:

• Correo Superintendencia de Industria y Comercio: contactenos@sic.gov.co

• Sede Principal: Carrera 13 # 27 – 00 piso 3, edificio Bochica en la ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., 22 de mayo de 2025

LA DIRECTORA DE INVESTIGACIONES DE PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES,

CAROLINA GARCÍA MOLINA

Proyectó: AC

Revisó: YA

Aprobó: CGRESOLUCIÓN NÚMERO 30808 DE 2025

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NOTIFICACIÓN

Investigada: IMEJIA S.A.S.

NIT.: 900.912.802-9

Representante Legal: INÉS MEJIA ÁNGEL

Identificación: C.C. N.º 43.733.088

Dirección: CARRERA 13 4B SUR 75 APTO. 301

Ciudad: Medellín - Antioquia

Representante Legal: INÉS MEJIA ÁNGEL

Identificación: C.C. N.º 43.733.088

Dirección: CARRERA 13 4B SUR 75 APTO. 301

Ciudad: Medellín - Antioquia Correo electrónico: inesmejia.a@gmail.com