SNR - Instrucción administrativa 03 20220209110057

El futuro Ol es de todos | de Colombia SUPERINTENDENCIA SNR DE NOTARIADO 2 REGISTRO La guarda dela te pública Página 1 de 15

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 03

Bogotá, D.C., Febrero 09 de 2022

Para: Directores Regionales, Registradores de Instrumentos Públicos, Funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y Notaños del país capacitados e implementados con el servicio de Radicación Electrónica de documentos - REL.

De: Superintendente de Notariado y Registro Asunto: Lineamientos para el uso del aplicativo Radicación Electrónica - REL

1. CONSIDERACIONES De conformidad con el artículo 13 de la Ley 1579 de 2012, el proceso de registro de un título o documento se compone de la radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de haberse ejecutado la misma. El artículo 15 ibídem, dispone que la radicación de los documentos sujetos a registro, provenientes de las Notarías, despachos judiciales o entidades públicas se puede realizar por medios electrónicos, a petición de cualquiera de los interesados, o de manera oficiosa, en el sistema de información de registro o sistema adoptado para tal fin, remitiendo vía electrónica a la oficina de registro la copia del documento o título digitalizado con firma digital, así como los soportes documentales del cumplimiento del pago de los impuestos y derechos establecidos en la ley y decretos reglamentarios.!

De otra parte, el artículo 41 del referido Estatuto de Registro, establece que, para la realización de los trámites virtuales asociados al registro de actos susceptibles de ello, las Notarías, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas podrán actuar como canales de recepción, tramitación y facilitación de medios electrónicos.?

virtuales asociados al registro de actos susceptibles de ello, las Notarías, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas podrán actuar como canales de recepción, tramitación y facilitación de medios electrónicos.? 1“ARTICULO 165. Radicación de documento o titulo vía electrónica en las Notarías, despachos judiciales o entidades estatales. Una vez otorgado un titulo o documento de los relacionados en el artículo 4?, el Notaño, la autoridad judicial, administrativa o estatal competente, a petición de cualquiera de los interesados o de manera oficiosa, podrá radicarlo en el sisiena de información de registro o sisterna adoptado para tal fin, remitiendo vía electrónica a la oficina de registro la copiadel documento o título digitalzado con firma digital, así como los soportes documentales del cumplimiento del pago de los impuestos y derechos establecidos en la ley y decretos reglamentarios. Parágrafo 1. El pago de los impuestos y derechos de registro se podrá efectuar a través de medios virtuales o electrónicos bajo condiciones de seguridad y confiabilidad, debidamente integrados al proceso de registro. La Superintendencia de Notariado y Registro, reglamentará el procedimiento y desarrollo tecnológico para la puesta en marcha de este servicio. Parágrafo 2”. Ningún acto notarial ni de registro podrá ser gravado con impuestos, tasas o contribuciones municipales o departamentales, con excepción del Impuesto de Registro autorizado por la Ley 223 de 1995 y las que lo modifiquen o adicionen. 2 ARTICULO 41. Diversificación de canales de prestación de servicios. Las Notarias, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas podrán actuar

como canales de recepción, tramitación y facilitación de medios electrónicos para la realización de los trámites virtuales asociados al registro, en aquellas actuaciones o actos de registro susceptibles de ello. Estos servicios deberán incorporar las condiciones de segun dad y trazabilidad de las operaciones que permitan la plena confiabilidad de los servicios ofrecidos. Superintendencia de Notariado y Registro Hadas Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

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GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA A El futuro DE NOTARIADO A SNR E REGISTRO S es de todos La guarda dela fe pública a Página 2 de 15 Lo anterior, en la misma línea de lo consagrado en el parágrafo del artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto Ley 2106 de 2019 que señala que “(...) el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias. La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos”. Aunado a lo dicho, el artículo 103 de la Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, ordena que: “En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura.

“En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y comunicar mensajes de datos. En cuanto sean compatibles con las disposiciones de este código se aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, las que lo sustituyan o modifiquen, y sus reglamentos. Parágrafo primero. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para procurar que al entrar en vigencia este código todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas necesarias para generar, archivar y comunicar mensajes de datos. El Plan de Justicia Digital estará integrado por todos los procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea. El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello. Parágrafo segundo. No obstante lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, se presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso. Superintendencia de Notariado y Registro pa Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso. Superintendencia de Notariado y Registro pa Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

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GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co correspondencia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA 0% El futuro DE NOTARIADO SNR 8 REGISTRO es de todos La guarda dela te pública a Página 3 de 15 Parágrafo tercero. Cuando este código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, trasmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura establecerá los sistemas que cumplen con los anteriores presupuestos y reglamentará su utilización.” Así las cosas, desde el mes de octubre del año 2013 se ha venido implementando en diferentes círculos registrales del país los servicios de liquidación y pago de derechos de registro a través de medios electrónicos, siendo inherente y necesario precisar lo relacionado con el proceso de radicación de documentos, para lograr el impacto esperado en materia tanto de virtualización como de simplificación de trámites. En desarrollo de esta línea, desde abril de 2019 comenzó el piloto de Radicación Electrónica (REL) y en el año 2020 se dio inicio a la implementación del aplicativo REL a nivel nacional.

trámites. En desarrollo de esta línea, desde abril de 2019 comenzó el piloto de Radicación Electrónica (REL) y en el año 2020 se dio inicio a la implementación del aplicativo REL a nivel nacional. Ahora bien, el artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, señala como función del Despacho del Superintendente de Notariado y Registro la expedición de instrucciones, circulares y otros actos administrativos relacionados con los servicios públicos notanal y registral por lo que, en el desarrollo de dicha competencia, este Despacho considera necesario precisar los lineamientos y directrices del servicio de radicación electrónica de documentos y el pago de los derechos de registro a través de los medios autorizados para tal fin, así como su integración al proceso de registro de instrumentos públicos, Teniendo en cuenta lo anterior, se imparten los lineamientos a seguir por parte de las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos previamente capacitadas, así como aquellas que sean integradas en el proceso de implementación y expansión establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro, según corresponda:

2. DEFINICIONES Para el entendimiento de la presente Instrucción se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 2.1 Documento Electrónico: Es aquel documento, en formato PDF, originado por las notarías en la prestación del servicio público Notarial, o por las autoridaddes judiciales o administrativas en ejercicio de sus funciones y competencias, a través de canales electrónicos (web) y construido en su totalidad por medios digitales o electrónicos. 2.2. Documento Digitalizado (Escaneado): Es aquel documento que es autorizado o proferido en físico por parte del Notario por las autoridaddes judiciales o administrativas, que posteriormente es escaneado o digitalizado en formato PDF, con el uso de un scanner.

2.2. Documento Digitalizado (Escaneado): Es aquel documento que es autorizado o proferido en físico por parte del Notario por las autoridaddes judiciales o administrativas, que posteriormente es escaneado o digitalizado en formato PDF, con el uso de un scanner. Superintendencia de Notariado y Registro aii Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

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GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA a o El futuro DE NOTARIADO ES SNR 8 REGISTRO os es de todos La guarda dela te pública a Página 4 de 15 2.3. Firma Digital: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, que tiene los mismos efectos de una firma autógrafa de conformidad con lo dispuesto en el articulo 18 del Decreto Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 60 del Decreto Ley 2106 de 2019. Dicha firma, cuenta con respaldo de una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC. La firma digital obedece a una especie, de las firmas electrónicas. 2.4. Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la Ley, está facultada para

Acreditación de Colombia ONAC. La firma digital obedece a una especie, de las firmas electrónicas. 2.4. Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la Ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. 2.5 Firma electrónica: Se define como aquel mecanismo técnico cuyo objetivo es identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado en concordancia con lo señalado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, la cual que tiene los mismos efectos de una firma autógrafa de conformidad con lo dispuesto en el articulo 18 del Decreto Ley 960 de 1970, modificado por el artículo 60 del Decreto Ley 2106 de 2019. Así mismo, de conformidad con el artículo 105 del Código General del Proceso, los funcionarios y empleados judiciales podrán usar, en todos sus actos escritos, firma electrónica, de conformidad con el reglamento que expida el Consejo Superior de la Judicatura.

3. INSTRUCCIONES SOBRE EL APLICATIVO RADICACIÓN ELECTRONICA — REL3.1. Gradualidad en la implementación del servicio de liquidación, pago de derechos de registro y radicación electrónica de documentos El proceso y desarrollo tecnológico para la puesta en marcha del servicio de radicación electrónica inicia con los tipos de documento escritura pública y certificaciones inherentes a ellas, tales como el certificado de cancelación de hipoteca, que sean expedidos por las Notarías que han sido previamente capacitadas e

los tipos de documento escritura pública y certificaciones inherentes a ellas, tales como el certificado de cancelación de hipoteca, que sean expedidos por las Notarías que han sido previamente capacitadas e implementadas de acuerdo con el cronograma establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro. Superintendencia de Notariado y Registro aii Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

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GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA a o El futuro DE NOTARIADO ES SNR 8 REGISTRO os es de todos La guarda dela te pública a Página 5 de 15 De acuerdo con lo anterior y en apoyo a la política de transformación digital y prestación de servicios ciudadanos digitales como bandera del Gobierno Nacional y de esta administración, las escrituras públicas y/o certificados de cancelación otorgados por las Notarias implementadas con el aplicativo Radicación Electrónica REL, que contengan actos o contratos que recaigan sobre bienes inmuebles que correspondan a su vez, a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que también cuenten con la implementación previa del aplicativo REL, deberán ser tramitadas de forma prioritaria por este aplicativo y en todo caso, se deberá informar al usuario sobre la posibilidad con la que cuenta de acceder a este canal de servicio y las ventajas de las que éste se reviste. En el caso, de encontrarse en un mismo instrumento matriculas de ORIP ya implementadas junto con matrículas de ORIP que no lo están, se cargará en el aplicativo el documento y se diligenciará la información

ventajas de las que éste se reviste. En el caso, de encontrarse en un mismo instrumento matriculas de ORIP ya implementadas junto con matrículas de ORIP que no lo están, se cargará en el aplicativo el documento y se diligenciará la información para preliquidación de las primeras ORIP citadas y las segundas, que no se encontrarían implementadas en REL, deberán tramitarse por los canales convencionales (presencialidad en la ORIP o liquidador de derechos PSE, según las posibilidades del círculo registral). Resulta necesario advertir, que el servicio de diligenciamiento de información cargue y radicación de documentos electrónicos o digitalizados (escaneados) a través de estas plataformas (REL y Liquidador de Derechos) es gratuito y no genera ningún costo adicional para el usuario. De manera progresiva se incorporarán al mismo las Autoridades Judiciales y Administrativas competentes, conforme a los estudios funcionales y técnicos, dentro del marco de las políticas y regulaciones de interoperabilidad y Gobierno en Línea de la Administración Pública, que lidera el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, inmersa en la transversalidad interinstitucional con las Entidades intervinientes en las etapas previas, concomitantes y posteriores en el proceso del registro inmobiliario. 3.2. Acceso a los servicios de radicación electrónica en las ORIP de actos proferidos en una Notaría A partir de la implementación efectiva del aplicativo REL en un círculo registral determinado, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en adelante —ORIPy Notarías capacitadas en dicho servicio, deberán realizar según corresponda a cada una las siguientes actividades: Y Ingreso de información (NOTARÍA) Y Generación de la preliquidación (REL)

Registro de Instrumentos Públicos, en adelante —ORIPy Notarías capacitadas en dicho servicio, deberán realizar según corresponda a cada una las siguientes actividades: Y Ingreso de información (NOTARÍA) Y Generación de la preliquidación (REL) Y” Aprobación de la preliguidación (ORIP) y” Cargue de soporte de pago de impuesto de registro (NOTARÍA) Y” Generación de recibo de derechos de registro (REL) Y” Pago de derechos de registro (USUARIO) Y” Radicación electrónica de los documentos contentivos de los actos sujetos a registro en la respectiva

ORIP (REL)

Superintendencia de Notariado y Registro código e GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 hitp:/Avww.supernotariado.qov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA SNR DE NOTARIADO 2 REGISTRO La guarda dela te pública Y El futuro es de todos Página 6 de 15 Finalización y entrega automática (REL, en caso de nota devolutiva, solo aplica si el usuario acepta notificaciones electrónicas) Ahora bien, los documentos que se allegan a registro por canales electrónicos por parte de las Notarías pueden obedecer a alguno de los siguientes tipos: Los documentos tipo digitales (escaneados) que obedecen a los instrumentos autorizados por canales físicos, que contienen firmas mecanográficas (físicas y rubros impuestos sobre el papel) tanto de Notario como de otorgantesintervinientes y que previo al cargue en el aplicativo REL, son escaneadas en formato PDF y posteriormente fimadas con certificado de firma digital (token) por

tanto de Notario como de otorgantesintervinientes y que previo al cargue en el aplicativo REL, son escaneadas en formato PDF y posteriormente fimadas con certificado de firma digital (token) por parte del Notario Únicamente. Esta firma digital, no se ve representada en un grafo o rubrica necesariamente, o no requiere de una mención exclusiva de su estampa en el documento. Los Documentos de tipo electrónicos, cuya extensión, otorgamiento y autorización, se realiza de forma completa en ejercicio de la prestación del servicio público notarial por medios digitales, por lo cual, llevan firmas electrónicas de otorgantes/intervinientes, además de la firma digital del Notario, los cuales es posible que no contengan rubricas o grafos en su contenido, pero que al ser documentos electrónicos resultan totalmente válidos con la imposición de métodos de finmado electrónicos. 3.2.1. Ingreso y preliquidación En la etapa de ingreso y preliquidación, el encargado por parte de la Notaría realiza el cargue de la escritura (electrónica o digital — escaneada) o el certificado de cancelación cuando aplique, con sus anexos y con firma digital del Notario (titular o encargado) y diligencia la información solicitada por el aplicativo REL, ingresando los datos contenidos en el instrumento, tales como fechas, intervinientes, actos con su cuantía o condición específica y la(s) matrícula(s) inmobiliaria(s) discriminadas por cada circulo registral. Los documentos a cargar en el aplicativo REL deben cumplir, como mínimo, con el siguiente orden y características: Orden de visualización: 1. Preferiblemente escritura original o matriz completa, 2. Anexos requeridos

Los documentos a cargar en el aplicativo REL deben cumplir, como mínimo, con el siguiente orden y características: Orden de visualización: 1. Preferiblemente escritura original o matriz completa, 2. Anexos requeridos para el trámite de registro, 3. Hoja de cierre con destino a registro y 4. Hoja de cierre de la escritura que presta merito ejecutivo (en caso de Hipotecas), conforme a lo dispuesto en el artículo 80 del Decreto Ley 960 de 1970, modificado por el articulo 62 Decreto 2016 de 2019 y el artículo 2.2.6.1.2.6.1 del Decreto 1069 de 2015 que obedece al artículo 38 del Decreto 2148 de 1983 compilado. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

Código: PBX 57 + (1) 3282121 GDE-GD—FR—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA ea El futuro DE NOTARIADO ES SNR 2 REGISTRO ai es de todos La guarda dela te pública a Página 7 de 15 - — Seomitirán hojas o páginas en blanco, salvo que estas sean marcadas por la Notaría con la rúbrica o sello que indique “Hoja en blanco”. - El archivo debe allegarse en formato PDF de forma que resulte visible todo el texto contenido en cada una de las hojas de la escritura/certificado, evitando espacios en blanco que no corresponden al instrumento.

NOTA: Se debe tener en cuenta por parte de las Notarias el uso de tiempos oportunos para realizar el proceso de cargue de información y documentos en el respectivo aplicativo, con el fin de evitar que se

al instrumento.

NOTA: Se debe tener en cuenta por parte de las Notarias el uso de tiempos oportunos para realizar el proceso de cargue de información y documentos en el respectivo aplicativo, con el fin de evitar que se presenten ante las oficinas de registro trámites extemporáneos o próximos a vencer respecto del pago del impuesto de registro que tornen gravosa la situación para el ciudadano, por causas no atribuibles a éste.

Los requisitos generales de indole técnico que deben observar las Notarías para la implementación del aplicativo fueron señalados por la Oficina de Tecnologías de la Información de la SNR a través de la Circular No. 5740 de 2017. Ahora bien, respecto de los documentos tipo digital (escaneados) y cargados por la Notaría, que a continuación se detallan, deben garantizar las características descritas a continuación, con la finalidad de que el almacenamiento del documento digitalizado en el sistema de gestión documental de las ORIP se realice de manera óptima:

CRITERIO RECOMENDACIÓN RESOLUCIÓN 200 X 200

TIPO BLANCO Y NEGRO

UMBRAL 83

BRILLO MEDIO

CONTRASTE BAJO

ORIENTACIÓN VERTICAL FORMATO PDF SIMPLE De igual forma, no se deben escanear los documentos a COLOR o ESCALA DE GRISES, por cuanto el tamaño final de estos excede las especificaciones recomendadas para la correcta visualización en el gestor documental, ocasionando el retorno del trámite al notario para subsanar el inconveniente. En cuanto a los Documentos de tipo Electrónico, se cargarán al aplicativo REL a color, siendo este su formato original de creación hasta tanto se impartan lineamientos específicos sobre la materia. Se reitera así, que a través de REL únicamente se adelantarán los tramites que contengan matriculas de

formato original de creación hasta tanto se impartan lineamientos específicos sobre la materia. Se reitera así, que a través de REL únicamente se adelantarán los tramites que contengan matriculas de Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que tengan implementado Radicación Electrónica. Si el trámite cuenta con matrículas de ORIP no implementadas con REL, se realizará el proceso de la forma convencional tal como se señaló en el numeral 3.1 de la presente instrucción. Superintendencia de Notariado y Registro aii Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

Código: PBX 57 + (1) 3282121

GDE-GD—FR=—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA 0% El futuro DE NOTARIADO SNR 8 REGISTRO es de todos La guarda dela te pública a Página 8 de 15 De igual forma, para los procesos que obedezcan a nuevas entradas, escrituras aclaratorias, correcciones, testamentos, trámites que deban radicarse de forma consecutiva o que requieran la radicación previa de documentos emitidos por autoridades judiciales o entidades administrativas que no cuenten con el aplicativo REL implementado, se liquidarán en el aplicativo “Liquidador de Derechos de Registro” (para las oficinas que cuentan con este aplicativo) o de la forma tradicional y en consecuencia, la radicación se realizará de manera presencial aportando las escrituras físicas con destino al interesado, Oficina de Registro y Catastro (esta última de ser necesaria). En lo relacionado con el diligenciamiento de la información de los intervinientes:

A. Es obligatorio ingresar como mínimo el primer nombre y el primer apellido de cada parte integrante

(esta última de ser necesaria). En lo relacionado con el diligenciamiento de la información de los intervinientes:

A. Es obligatorio ingresar como mínimo el primer nombre y el primer apellido de cada parte integrante del negocio jurídico, por ejemplo, en la compraventa, el nombre y apellido de uno de los compradores y de uno de los vendedores. En caso de que sobre el inmueble de que se trate el negocio se haya constituido una hipoteca, se incluirá también el nombre del acreedor hipotecario y en la adjudicación en sucesión, el nombre y apellido del causante y por lo menos el nombre y apellido de uno de los herederos y/o su apoderado.

Con el fin de que el solicitante o el interviniente pueda hacer uso tanto de las comunicaciones? como de las notificaciones electrónicas? del sistema durante todo el trámite registral y no requiera acudir nia la ORIP ni a la Notaría para hacer seguimiento de su proceso, es indispensable y obligatorio digitar de forma integral la dirección de correo electrónico de la cual sea titular cada uno de los intervinientes ingresados. La autorización expresa para el tratamiento de datos personales con miras al proceso notarial y al registro del acto, también de la modalidad de notificaciones electrónicas, así como la dirección electrónica señalada para estos fines, debe constar dentro del contenido del documento autorizado y suscrito por éstos en observancia de las disposiciones del articulo 56 de la Ley 1437 de 2011. Es de anotar que, al correo electrónico que se registre en el aplicativo que pertenezca a la notaría cuya creación ha sido sugerida en las jornadas de capacitación, se envía por defecto también la información y comunicaciones de cada uno de los tramites que se adelanten a través del aplicativo. En el caso contrario, de no contar el otorgante o el interviniente con dirección de correo electrónico

defecto también la información y comunicaciones de cada uno de los tramites que se adelanten a través del aplicativo. En el caso contrario, de no contar el otorgante o el interviniente con dirección de correo electrónico (únicamente en casos excepcionales), deberá advertirsele que podrá autorizar el envío de comunicaciones al correo de la notaría respectiva (la notaría asumirá a voluntad, la función de comunicar a los intervinientes y/o se usará por parte del usuario la función dispuesta para ello a través de la página web) sin embargo, con la claridad de que para efectos de notificaciones del trámite, el otorgante/ interviniente requerirá de la presencialidad en la ORIP que corresponda para 3 Correos informativos del estado del trámite tales como recibos y confirmaciones de pagos, turno de radicación etc. 4 Contenido de los actos administrativos de registro o que niega el registro según corresponda para efectos de interposición de los recursos de Ley. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13 - 49 Int 201

Código: PBX 57 + (1) 3282121 GDE-GD—FR—08 V.03 Bogotá D.C. Colombia 28-01-2019 http /fwww supernotariado.gov.co corresponden cia(Msupernotariado.gov.coSUPERINTENDENCIA em El futuro DE NOTARIADO Ay SNR 2 REGISTRO es de todos La guarda dela te pública a Página 9 de 15 cumplir con el procedimiento de notificación personal, consagrado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Para este último caso, también se dejará constancia expresa de ello, contenida en el documento cargado en el aplicativo.

cumplir con el procedimiento de notificación personal, consagrado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Para este último caso, también se dejará constancia expresa de ello, contenida en el documento cargado en el aplicativo. En ese sentido, debe señalarse de forma clara en el sistema si el interviniente ha autorizado, o no, notificaciones electrónicas del trámite, de acuerdo con la funcionalidad dispuesta para ello. En lo relacionado con el diligenciamiento de la información de los actos jurídicos del documento y las matrículas inmobiliarias: Una vez cargado el documento en el aplicativo por parte de la Notaría, le corresponde diligenciar la información del o los actos juridicos contenidos en el documento sujeto a registro y a cada uno de dichos actos, se le asociará la o las matrículas inmobiliarias correspondientes, de forma que el sistema lleve a cabo la preliquidación adecuada de los derechos de registro por cada círculo registral. De esta forma, si existen matrículas de diferentes círculos registrales, se agregará un acto por cada circulo registral, donde se asociará a cada acto creado las matrículas que le pertenecen. Lo anterior, con la única excepción del caso de permutas, donde solo se creará un acto y se asocian todas las matrículas involucradas a él. En todo caso, las inquietudes que surjan respecto del proceso de liquidación pueden ser elevadas a la dirección de correo soporte.r