SNR - Instrucción administrativa 17 de 2016

O MINJUSTICIA SN 11 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO Lo guada dela /e pública

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INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 1 7

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO 77 OCT2011

TEMA: Sistema Nacional Anti Lavado de Activos, Contra la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de

Destrucción Masiva. Señores (as) Notarios (as) del País: 27 OCT En la revisión y ajuste normativo del Sistema Nacional Antilavado de Activos, Contra la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) y con el objeto de armonizar la normatividad interna con los Estándares Internacionales promulgados en el año 2012 por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFO; la presente instrucción introduce los criterios y parámetros que los Notarios deben tener en cuenta en el funcionamiento de su Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos en el Sector Notarial en adelante-SIPLAFT, conforme a las facultades conferidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014. Las instrucciones aquí contenidas se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, respecto del proceso de escrituración que se lleva en las Notarías. Para los efectos de esta Instrucción, el Sistema Nacional Antilavado de Activos,

control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, respecto del proceso de escrituración que se lleva en las Notarías. Para los efectos de esta Instrucción, el Sistema Nacional Antilavado de Activos, Contra la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en adelante (LA/FT/FPADM), se vincula al riesgo legal, de contagio, operativo y reputacional a que se expone el sector del Notariado, con el consecuente efecto negativo que ello puede representar para su credibilidad y la del sector en su conjunto, en tanto quienes adelantan actividades como las que se busca combatir acuden a la función notarial con la intención de dar apariencia de legalidad y de ocultar, manejar, invertir o aprovechar en cualquier forma, dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas. Así mismo, el papel que juegan los Notarios en la economía mundial es evidentemente importante, ya que al dar fe pública de los actos realizados por terceros, generan autenticidad frente a la certeza de las personas otorgantes, de la fecha de la Escritura Pública y de las declaraciones de voluntad de los Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121NJUSTICIA SN 11

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

& REGISTRO Wpordadelolepubkil TODOS POR UN NUEVO PAÍS comparecientes. Por lo anterior, la actividad notarial es considerada un servicio público trascendental en razón de estar destinado a satisfacer de manera continua y obligatoria una necesidad de interés general, que indirectamente muestra indicadores de crecimiento económico al permitir observar el desarrollo de más

público trascendental en razón de estar destinado a satisfacer de manera continua y obligatoria una necesidad de interés general, que indirectamente muestra indicadores de crecimiento económico al permitir observar el desarrollo de más actos notariales con cuantía en determinadas regiones o en sectores de la economía. A su vez, las indagaciones y demás procedimientos que los Notarios y sus dependientes hacen para elaborar los informes que deben presentar a la UlAF o a la Superintendencia de Notariado y Registro, estarán amparados bajo el principio de presunción de buena fe. Es por esto que las instrucciones contenidas en el presente documento se refieren exclusivamente a la prevención y el control del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en adelante (LA/FT/FPADM), y se dirigen a Notarios en cumplimiento de la función de orientación, inspección, vigilancia y control que adelanta la SNR, para efectos de determinar los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las Notarías vigiladas, para prevenir y detectar. Mediante Circular Conjunta No. 1536 del 17 de septiembre de 2013, se instruyó a todos los Notarios del País, en el diseño e implementación del SIPLAF, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la citada circular de conformidad con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI1 — GAFISUD2 y adaptando las normas regulatorias que el Gobierno Nacional ha expedido sobre el componente, en especial las Leyes 1121 de 2006 y 1621 de 2013, sin embargo se hace necesario el ajuste normativo del Sistema Nacional Antilavado de Activos, Contra la Financiación del Terrorismo

el Gobierno Nacional ha expedido sobre el componente, en especial las Leyes 1121 de 2006 y 1621 de 2013, sin embargo se hace necesario el ajuste normativo del Sistema Nacional Antilavado de Activos, Contra la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

(LA/FT/FPADM).

Así las cosas, corresponde a las Notarías ajustar el SIPLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la presente Instrucción Administrativa y de conformidad con los Estándares Internacionales promulgados en el 2012 por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFO, aprobados por el Comité Operativo de Prevención y Detección de la Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control de Lavado de Activos (CCICLA), en sesión del 10 de agosto de 2016.

1. MARCO NORMATIVO 1.1. Recomendaciones Internacionales sobre LA/FT/FPADM La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21SNR IERITst154" te gua, de la le aliblea

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NUEVO PAIS SUPERINTENDENCIA Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional —GAFI-, diseñó cuarenta

permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional —GAFI-, diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012, en cooperación con los Organismos Regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las Recomendaciones. Así mismo, recomendó que los países adoptaran un enfoque basado en riesgos, con medidas más flexibles acordes con la naturaleza de los riesgos debidamente identificados. Por medio de la Ley 1186 de 2009, Colombia aprobó el Memorando de Entendimiento firmado en Cartagena de Indias el 8 de diciembre del 2000, el cual creó y puso en funcionamiento el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (hoy Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica GAFILAT) y determinó como objetivo reconocer y aplicar las Recomendaciones del GAFI contra el blanqueo de capitales y las recomendaciones y medidas que en el futuro adopte. La Ley 1121 de 2006 "Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones", en su artículo 20 regula un procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.

investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones", en su artículo 20 regula un procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional. La Recomendación 28 en su literal b), señala que los países deben asegurar que las actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD) estén sujetas a sistemas eficaces de regulación y supervisión, que, a su vez, deben ser aplicados y ejecutados por un supervisor o por un organismo autorregulador apropiado que pueda asegurar que sus miembros cumplan con sus obligaciones para combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Para tales efectos, las actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD) son:

• Casinos
• Agentes Inmobiliarios
• Comerciantes de Piedras Preciosas y Metales Preciosos • Notarios c.>

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21-21O MINJUSTICIA SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO REGISTRO lo guotlo tle b le pudica

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• Abogados • Contadores Públicos • Proveedores de Servicios Societarios y de Fideicomisos En este escenario, al estar en el grupo de (APNFD), los Notarios están obligados a adoptar las previsiones necesarias para analizar adecuadamente la información de los usuarios y reportar si fuere el caso, las operaciones sospechosas a la UlAF y aquellas sujetas a sistemas de regulación y supervisión.

1.2. Normas Nacionales

adoptar las previsiones necesarias para analizar adecuadamente la información de los usuarios y reportar si fuere el caso, las operaciones sospechosas a la UlAF y aquellas sujetas a sistemas de regulación y supervisión. 1.2. Normas Nacionales El artículo 10 de la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006 señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que de ésta reciban, relacionados con la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. Por su parte, el artículo 2° del Decreto 1497 de 2002 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UlAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale. Adicionalmente, en los términos del artículo 131 de la Constitución Política y del artículo 1° de la Ley 588 de 2000 "El Notariado es un servicio público que se (:)\ presta por los notados e implica el ejercicio de la fe pública o Notarial" y habida consideración que los notarios son particulares que ejercen, entre otras, las funciones públicas descritas en el numeral primero del artículo 3° del Decreto — Ley 960 de 1970, las cuales se pueden prestar para la movilización y blanqueo de

consideración que los notarios son particulares que ejercen, entre otras, las funciones públicas descritas en el numeral primero del artículo 3° del Decreto — Ley 960 de 1970, las cuales se pueden prestar para la movilización y blanqueo de capitales producto de actividades ilícitas asociadas al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, es necesario adoptar mecanismos específicos tendientes a evitar que los actos solemnizados por escritura pública, sean aprovechados indebidamente por las organizaciones delincuenciales, para dar apariencia de legalidad al producto de sus delitos. Además, los artículos 209 y 210 del Decreto Ley 960 de 1970 establecen que la vigilancia notarial será ejercida por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro Adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, entidad que tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, lo que conlleva el examen de la conducta de los notarios y el cuidado del cumplido Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121SN a SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

S. REGISTRO Lo gorda de b IP pútiica MINJUSTICIA C pAz n:21,no.“, wuCACION

TODOS POR UN NUEVO PAÍS desempeño de sus deberes, bajo el imperio de la ley, con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio. A su vez, el artículo 24 numerales 17 y 20 del Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 (por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro)

imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio. A su vez, el artículo 24 numerales 17 y 20 del Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014 (por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro) disponen que la Superintendencia de Notariado y Registro tiene como función, entre otras, estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades estatales y organismos privados en relación con el servicio notarial, así como conocer y fallar en primera instancia, de conformidad con la normativa vigente, los procesos disciplinarios que se adelanten contra los Notarios y ex Notarios, sin perjuicio del poder preferente que ejerza la Procuraduría General de la Nación. Así mismo, los artículos 58 y 59 de la Ley 734 de 2002, disponen que "El régimen disciplinario especial de los particulares, también se aplicará a los notarios y comprende el catálogo de faltas imputables a ellos". A su vez, el numeral 3° del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, en el Libro Tercero, Capítulo Primero 'Régimen de los Particulares', estipula como falta gravísima "Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función." Por último, el artículo 63 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 199 del Decreto Ley 960 de 1970, facultan a la Superintendencia de Notariado y Registro a imponer a los notarios, sanciones consistentes en destitución, suspensión en el ejercicio del

960 de 1970, facultan a la Superintendencia de Notariado y Registro a imponer a los notarios, sanciones consistentes en destitución, suspensión en el ejercicio del cargo y multas, dependiendo de la gravedad de la falta.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Instrucción Administrativa está dirigida a todos los Notarios, y tiene como objetivo proporcionar un marco normativo para que diseñen e implementen en sus Notarías el Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva — (en adelante SIPLAFT), para lo cual deben remitirse al documento denominado "Guía sobre Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo en el sector Notariado".

3. DEFINICIONES Para la interpretación y aplicación de la presente Instrucción Administrativa se

tendrán en cuenta las siguientes definiciones: Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121C TO POR UN NUEVO PAÍS 1t0)0An 11)Z: 4C:0'; O MINJUSTICIA SN ■ IE4811 DO RE1= 9,0z(ki de , lo le pub ■Ko SUPERINTENDENCIA Control del riesgo de LA/FT/FPADM: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT/FPADM en los actos y contratos que se realicen mediante escritura pública. Debida Diligencia (Due Diligente en inglés): Para efectos de consolidar la información necesaria en relación con el conocimiento del usuario y con el fin de

riesgo LA/FT/FPADM en los actos y contratos que se realicen mediante escritura pública. Debida Diligencia (Due Diligente en inglés): Para efectos de consolidar la información necesaria en relación con el conocimiento del usuario y con el fin de prevenir y controlar las actividades de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Debida diligencia es el conjunto de procesos notariales para la incorporación de los documentos e información exigida por la ley y suministrada por los usuarios, que hace posible el ejercicio de la función notarial en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad.

Documento Auténtico: Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. La escritura pública es un documento auténtico.

Escritura Pública: Instrumento que contiene declaraciones emitidas dentro de un acto jurídico ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.

Evento: Incidente o situación de LA/FT/FPADM que ocurre en la notaría durante un intervalo particular de tiempo.

Factores de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT/FPADM, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la actividad escrituraria.

Financiación del terrorismo. Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal. Grupo de Acción Financiera Internacional -GAFIOrganismo

Financiación del terrorismo. Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal. Grupo de Acción Financiera Internacional -GAFIOrganismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos. Gestión del riesgo de LA/FT/FPADM. Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT/FPADM. Herramientas. Son los medios que utiliza la Notaría para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT/FPADM y para detectar operaciones inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta y los aplicativos tecnológicos. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO Lo gualdo dea le publico INJUSTICIA TODOS POR UN NUEVO PAÍS Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que la pública, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras. En todo caso, si el usuario

Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras. En todo caso, si el usuario aparece allí mencionado, el Notario no podrá rehusar la prestación del servicio, quedando obligado a reportar el acto notarial a la UlAF, como operación sospechosa (ROS).

Monitoreo: Evaluación periódica de las políticas y procedimientos empleados en la Notaría, para optimizar la eficiencia de los reportes.

Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

Operación sospechosa: Es aquella que por sus características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los trámites solemnizados por Escritura Pública y que genera una señal de alerta de LA/FT/FPADM que debe reportarse de manera inmediata a la UlAF.

Beneficiario Final: Para efectos del presente acto administrativo, de conformidad con las recomendaciones del GAFI, se entenderá como beneficiario final a la persona natural o jurídica que adquiere derechos como consecuencia del otorgamiento de escritura pública, todo ello teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del sector notarial.

Personas expuestas políticamente (PEP's): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen un poder de disposición sobre éstos o gozan de reconocimiento público, y efectúan trámites a título privado en la Notaría en su beneficio personal. Lo anterior sin perjuicio de la reglamentación que expida el Gobierno Nacional sobre la materia.

poder de disposición sobre éstos o gozan de reconocimiento público, y efectúan trámites a título privado en la Notaría en su beneficio personal. Lo anterior sin perjuicio de la reglamentación que expida el Gobierno Nacional sobre la materia. Prevención de riesgo LA/FT/FPADM en el sector notarial: Es la implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión notarial genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades. o Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 dCMINJUSTICIA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO REGISTRO S S. H fi Lo guorda dela le publbco c TODOS POR UN NUEVO PAÍS Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT/FPADM en la Notaría.

Reportes externos: Son los reportes que deben hacer las Notarías ante la UlAF, esto es, RON y ROS. Negativos o positivos, según el caso, y el reporte de adjudicaciones en remates.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la Notaría dirigidos al Coordinador SIPLAFT o al Notario, según el caso, y pueden ser efectuados verbalmente o por escrito y con carácter confidencial, por cualquier empleado o miembro de la Notaría, que tenga conocimiento de una posible operación inusual o sospechosa.

Riesgo de LA/FT/FPADM: Es el posible impacto negativo que puede sufrir una

miembro de la Notaría, que tenga conocimiento de una posible operación inusual o sospechosa. Riesgo de LA/FT/FPADM: Es el posible impacto negativo que puede sufrir una Notaría, por razón de la comisión de los delitos LA/FT/FPADM por parte de los usuarios, por el hecho de no efectuar los reportes correspondientes ante la UlAF. Riesgos Asociados al LA/FT/FPADM Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT/FPADM, estos son: operativo, legal, reputacional y de contagio.

Riesgo operativo: Es la falla del recurso humano o técnico en los procesos relacionados con la actividad notarial Riesgo legal: Es la consecuencia de orden disciplinario que puede ocurrir en relación con los Notarios, por la materialización del riesgo operativo.

Riesgo reputacional: Es el perjuicio que se le ocasiona al Notario como consecuencia de la materialización de los riesgos operativo y legal.

Riesgo de Contagio: Es el desprestigio que pueda sufrir indirectamente el sector notarial por el riesgo de LA/FT/FPADM.

Señales de alerta: Son circunstancias particulares relacionadas con el proceso de los actos escriturarios advertidas al interior de la Notaría y que pueden ameritar un reporte ante la UlAF.

Operaciones realizadas con jurisdicciones listadas por el GAFI como no cooperantes. Operaciones realizadas con monedas virtuales Sanciones financieras dirigidas (Terrorismo, Financiamiento del Terrorismo y Proliferación): "Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones Superintendencia de Notariado y Registro

cooperantes. Operaciones realizadas con monedas virtuales Sanciones financieras dirigidas (Terrorismo, Financiamiento del Terrorismo y Proliferación): "Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121MINJUSTICIA SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO Lo puorda de lo le pública TODOS POR UN NUEVO PAÍS C F(`íü 6A0 C ION internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, en consonancia con el Artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFO", los notarios deberán informar de manera inmediata a la UlAF el nombre de las personas extranjeras que se identifiquen con pasaporte y otorguen escrituras públicas, mediante el canal electrónico habilitado por la UlAF. En todo caso, mientras se efectúa la implementación del canal electrónico l a nivel nacional por parte de la UlAF, los notarios informarán, a través de correo electrónico que habilite dicha entidad, el nombre de todas las personas extranjeras que se identifiquen con pasaporte y otorguen escrituras públicas, para que ésta efectúe las verificaciones respectivas . Unidad de Información y Análisis Financiero — UlAF: Es una Unidad

que se identifiquen con pasaporte y otorguen escrituras públicas, para que ésta efectúe las verificaciones respectivas . Unidad de Información y Análisis Financiero — UlAF: Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que solicita el servicio notarial, quien hace las declaraciones de voluntad propias del acto respectivo, da las informaciones y aporta los anexos necesarios para el proceso de celebración de la

Escritura Pública.

Veracidad: Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo, de conformidad con el artículo 9 del Decreto Ley 960 de1970.

4. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE

LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y LA

FINANCIACIÓN DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA — SIPLAFT 1 Esta herramienta permitirá al notario validar e identificar en tiempo real, si el usuario aparece dentro de las listas expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, vinculantes para Colombia.

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FIN

1 Esta herramienta permitirá al notario validar e identificar en tiempo real, si el usuario aparece dentro de las listas expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, vinculantes para Colombia.

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FIN Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-21-21TODOS POR UN •

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DE NOTARIADO

R. REGISTRO LETTEEE de la le pWien El SIPLAFT es el sistema integral de prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM que deben implementar las Notarías, para lo cual deberán adoptar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que contemplen las actividades que se realizan a través de Escritura Pública, en desarrollo de la función notarial, y que se ajusten al tamaño de la Notaría, a la actividad económica de la región, a los trámites y demás características particulares, para hacer los reportes correspondientes ante la UlAF.

Lo anterior debe traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación del Notario y sus empleados La adopción del SIPLAFT debe cumplir con lo siguiente: 4.1. Etapas El SIPLAFT que implementen los Notarios, a través de los manuales, debe comprender las siguientes etapas: 4.1.1. Prevención: El SIPLAFT debe permitir a los Notarios identificar los riesgos de LA/FT/FPADM inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta identificados en el documento denominado "Guía sobre Prevención del Riesgo de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el

inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta identificados en el documento denominado "Guía sobre Prevención del Riesgo de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el Sector Notariado", sus actualizaciones y en el manual aprobado por el Notario. 4.1.2. Control: Los Notarios no tienen el deber jurídico de impedir los resultados. Su obligación es diseñar mecanismos de prevención y control de actividades de LA/FT/FPADM que minimicen los factores de riesgo. Para esto, los Notarios deben definir medidas de control del riesgo de LA/FT/FPADM y efectuar los diferentes reportes de operaciones notariales, de adjudicación en remate y de operaciones sospechosas a la UlAF, cuando éstas sean advertidas. 4.2. Políticas Son los lineamientos que deben adoptar los Notarios en relación con el SIPLAFT. Durante cada una de sus dos etapas, prevención y control, se debe contar con políticas claras y aplicables. 4.2.1. Diseño de políticas Superintendencia de Notariado y Registro Cano 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121SN a SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO lo guoula de lo re publico MINJUSTICIA C E PA / E QiloAn “0