SNR - 131477 - Concepto - Autoriza copias

CONCEPTOS Autorización de copias de las escrituras que conforman el protocolo por los secretarios de las notarías Consultas No. 2701 y 3419 de 10 de julio de 2009 Consulta ¿Los secretarios de las notarías pueden autorizar por delegación y bajo responsabilidad del respectivo notario, las copias referentes a las escrituras que conforman el protocolo? Marco Jurídico . Decreto 1534 de 1989 . Decreto 960 de 1970 . Decreto 2163 de 1973 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica El artículo 42 del Decreto 2163 de 1973 estatuye lo referente a las copias con mérito ejecutivo: Artículo 42. El artículo 80 del Decreto - Ley No. 960 de 1970 quedará así: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO CONCEPTOS “Artículo 80. Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide. En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva del ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso”. El artículo 1° del Decreto 1534 de 1989, dispone que los

secretarios de las notarías por delegación, pueden expedir copias de las escrituras que conforman el protocolo, pero no hace mención a las primeras copias que prestan mérito ejecutivo, en este punto podría entenderse que se trata de todas las copias incluyendo las que prestan mérito ejecutivo, teniendo en cuenta que el Decreto 1534 de 1989 fue expedido con posterioridad al Decreto 2163 de 1970. Por otro lado, el artículo 42 el Decreto 2163 de 1970 establece que en el evento que una persona requiera una copia autentica de una escritura y con fuerza para exigir una obligación será expedida por el notario con su respectiva observación. Para atender la situación planteada por quien consulta, se considera que sólo notario puede colocar la nota que

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15 CONCEPTOS ratifique el mérito ejecutivo de que gozan las copias expedidas con anterioridad a su posesión siempre y cuando correspondan al protocolo de su notaría. El presente concepto se emite de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo que en su inciso tercero contempla: “Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.

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