SNR - 170170 - Concepto 652

s

(cid:9) SUPERINTENDENCIA NR D E NOTARIADO MINJUSTICIA 11 0. ~R 1E .G 1.I 1S .1T PR iO hk • TODOS POR UN anlif NUEVO RUS PA t (cid:9) ave..

SNR2018EE020894.

Consulta 652 de 2018 ante la Oficina Asesora Jurídica De la Superintendencia de Notariado y Re. istro SUPERtlittEraNCIA

NOTARIADO Y RÉG!STP

Para. Señor 2 2013 J 14AY Honda, Tolima. CORRES PONDENC' Asunto:(cid:9) Notariado - Conflicto de interés — EY notariales en declaraciones extra proceso. Escrito con radicado SNR2018ER000964.. CN-002 Ejercicio de la Función Notarial. Señor Barragán, mediante el escrito referenciado en el asunto, remitido a esta Oficina por la Dirección de Vigilancia Notarial a través de Oficio SNR20181E001609, formula Usted la siguiente consulta: I.(cid:9) ANTECEDENTE. "Soy veedor del municipio de Honda y tengo suficiente interés en informarme sobre hechos que o menudo observo con alguna clase de preocupación; rozón por la cual me atrevo o buscar resolución de las siguientes inquietudes: El profesional que ejerce como notario puede actuar por medio de terceros o de los empleados o su cargo de la Notaría para tramitar sucesiones, escrituras públicas y otros actuaciones en su mismo despacho? Qué norma lo contempla? (cid:9) • Si el interesado en obtener una declaración extra — proceso por vio notarial, de tres declarantes, (sic) la Notaria puede obligar o que las

declaraciones se hagan por separado, para cobrar por cada uno de ellos, cuando la ley permite que no importa el número de declarantes, y el valor es uno solo(sic)? Qué debe hacer el usuario? Pág. No. 1 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (11326-21-,11 Bogotá D.C. - Colom 'a htlp:I/vevw.supemolariado.gov!

SNI1 SUPERINIENDINOA

DE NOTARIADO O MINJUSTICIA R. REGISTRO TODOS POR UN lwpala de efe oleke C NUEVO PASS Pál 19010•0 leye• :tem SNR2018EE020894. .(cid:9) Si el horario de_ uno Notaría es de Lunes a Viernes, puede adelantar el itinp-or fuerb del horario y practicar la biometria?" • - •(cid:9) y Mediante el escrito referenciado en el asunto, indica Usted a esta Oficina que: "(...) resulta que! mi abuelo dejó una casa de monpox, de común acuerdo miasapó-y los hermanos decidieron dividir lo casa en dos mitades -igdaléS(..):e.n•abril mi popo y sus otros dos hermanos empezaron o hacer los trámites en la Notoria Única de (sic) Monpox paro sacar las escrituras o sus nombres, un funcionario de lo notario se ha venido encargando de dicho trámite (sic) obviamente mi papá y los hermanos le han pagado lo que ha pedido, a lo fecha no han salido las escrituras porque según este hombre "no hay papel para hacerlas", ahora además de la falto de papel

para escrituras el hombre le dijo a mi papá la lo (sic) Sra. de instrumentos públicos "no acepto lo división dice que los escrituras tienen que salir o nombre de los seis hermanos". Mi inquietud es porque (sic) no hay papel (sic) ya han pasado seis meses y una notaria no tiene papel paro escrituras y otra coso es posible pedir el reembolso del dinero que se le ha dado a este hombre poro empezar un juicio de sucesión?" II.(cid:9) MARCO JURÍDICO. • Constitución Política. • Decreto -Ley 960 de 1970. • Ley 29 de 1973. • Decreto 1069 de 2015. • Decreto 2723 de 2014. • Resolución 0658 del 31 de enero de 2018. III.(cid:9) CONSIDERACIONES GENERALES. • Alcance de los Conceptos . Pág. No. 2 t Superintendencia de Notariado y Registra Calle 26 No. 13-49 Inl. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia hltpdhényvt.supemolariadopor.co sunlINTENDENCIA

SNR DE NOTARIADO O MINJUSTICIA f. REGISTRO TODOS POR UN o:~ C.

NUEVO PAIS wa, iquie•o Leurmion

• SNR2018EE020894.

En relación con la consulta del asunto, sea lo primero por señalar que los pronunciamientos emitidos por esta superintendencia en respuesta a las solicitudes que ciudadanos formulan con fundamento en los dispuesto por los articulas 14 del Decreto 2723 del 2014 y 28 de la Ley 1755 de 2015, en

concordancia con el 23 Superior, se ajustan a lo ya decantado por la jurisprudencia y la doctrina sobre la naturaleza de los conceptos, así como a los preceptos contenidos en los artículos 25 y 26 del Código Civil. En este sentido, resulta preciso indicar que los conceptos jurídicos no tienen otra finalidad ni efecto que brindar una mera orientación respecto al tema consultado, sin que ello implique en ningún momento entrar a ocuparse del caso concreto y específico en que se encuentre inmerso el consultante, ni mucho menos producir algún tipo de influencia sobre la ejecutoriedad de la posición que asuma la autoridad correspondiente.' De tal suerte que no es dable a la entidad, so pretexto de esta función, pasar a plasmar un pronunciamiento encaminado a resolver o decidir un caso específico que sea objeto de posiciones jurídicas encontradas. • Naturaleza Jurídica del Notariado en Colombia. La actividad notarial es un servicio prestado por particulares actuando como delegatarios del Estado bajo la figura conocida como descentralización por colaboración. Por tanto, el Notario es un particular, pero que se encuentra en ejercicio de una función pública, posición que se reafirma si se tiene en cuenta que no están encasillados como servidores públicos en el artículo 123 de la Carta Política. Dicha función consiste fundamentalmente en dar fe pública sobre actos y hechos conforme a las competencias establecidas en el Decreto 960 de 1970 y demás normas complementarias (función fedante o fedataria), siempre en el marco del principio de la buena fe y con profundo respeto por la autonomía de la voluntad de las partes; pero sin facultades jurisdiccionales, lo cual lo diferencia

totalmente de las autoridades judiciales, quienes sí ejercen jurisdicción y, por ende, gozan de facultades que les permiten tanto declarar derechos y realidades procesales, así como dirimir conflictos con amplia libertad para interpretar la ley aterrizándola al caso concreto. A este respecto, resulta importante recoger lo manifestado por Estatuto del Notariado de Bulpher Asociados (página 40, Segunda Edición), en el sentido que: 1.C one Cona Sent. G 542 dr 2005. MI': 1-lumbeno Antonio Sierra nono.

2. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo, Seco Primero Sentencia del 22 de abril de 2010. Red. Núm. 11001 0324 000 2007 1100 50 01. CP. Rafael 11 Ostro. De la Pont Pianeta.

Pág. No. 3 e 11 Superintendencia de Notariado y Registgo Calle 26 No. 13-491n1. 201 - PBX (1)328-21.11

Bogan D.C. - Coloraba litlp: //vmw.supernotadadogov. o surutmENDENCIA SNR DE NOTARIADO ® MINJUSTICIA i& n &R REG bsIS .h1 bR oO t a. CTODOS POR UN NUoE..V. iOo yPnAc.ÍoS.

SNR2018EE020894. (...) "La naturaleza jurídica del notario, la ha suplido especialmente la jurisprudencia de lo Corte Constitucional, en sus consideraciones que lo perfila con el carácter de "particular"; además como una autoridad " sui generis" en materia fedatario, según calidad que les asiste en su actividad y en

conocido "descentralización por colaboración". Entre las sentencias que hocen referencia en ese sentida se tienen: C-166 del 20 de abril de 1995, C-492 del 26 de septiembre de 1996, C-181 del 10 de abril de 1997, SU250 del 26 de mayo de 1998, C741 del 2 de diciembre de 1998, C153 del 10 de marzo de 1999, C155 del 10 de marzo de 1999, C399 del 2 de junio de 1999 y C1508 del 8 de noviembre de 2000". • Algunas Responsabilidades y Obligaciones del Notario de Cara a la Prestación del Servicio Notarial y el Ejercicio de la Función Fedante. Con relación a este tema, debe precisarse que el Estatuto de Notariado (Decreto 960 de 1970, reglamentado por el Decreto 1069 de 2015, en los artículos. 2.2.6.1.1.1. y siguientes) ha contemplado expresamente, algunas incompatibilidades frente al ejercicio de la función notarial. Así pues, se tiene que el artículo 2° del Decreto 960 de 1970 dispone: "INCOMPATIBILIDAD CON EJERCICIO DE AUTORIDAD O JURISDICCIÓN>. Lo función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Circulo de Notaría". Así mismo, el artículo 10° de la misma norma, modificado por el artículo 21 de la Ley 29 de 1973, establece que: "<INCOMPATIBILIDADES>. El ejercicio de la función notorias es incompatible

con el de todo empleo o cargo público. con lo gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de aboaado• con el (sic) de los cargos de representación politica; con la condición de Ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en politica, distinta del ejercicio del sufragio y...en general con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo". (Negrilla y subrayado fuera de texto original). Pág. No. 4 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. -Colombia

http://vmvi.supemolanadosos.co SUPIIINIENDENCIA O ~JUSTICIA SNR DE R EN GO IT SA TRR OIA DO C. TODOS POR UN NUEVO PAIS — c,...

SNR2018EE020894.

Ahora bien, frente a este punto, el articulo 2.2.6.1.1.6 del Decreto 1069 de 2015, aclara lo siguiente: "Ejercicio de lo academia. El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un limite de ocho horaS semanales". Finalmente, el artículo 156 ibídem prescribe: "<CONFLICTO DE INTERESES>. Los Notarios no podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o en que figuren como otorgantes su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de

consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil". (Negrilla y subrayado fuera del texto original). Con relación a los empleos y cargos que el Notario provea en desarrollo de su función, el artículo 2.2.6.1.6.1.3. del Decreto 1069 de 2015 señala: "Creación de empleos. Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales". (Negrilla y subrayado fuera del texto original). Por otra parte, si bien es cierto que los notarios son particulares, no lo es menos que ejercen una función pública y son responsables ante la Ley del buen desempeño de la misma. En efecto, artículo 8° del citado decreto, "los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la Lty, autonomía que, al tenor de lo dispuesto por el artículo 2.2.6.1.6.1.1. del Decreto 1069 de 2015, implica "que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad". (Negrilla fuera de texto original). En tal sentido, es preciso mencionar que de conformidad con los citados artículos 3° de la ley 29 de 1973 y 2.2.6.1.6.1.3. del Decreto 1069 de 2015, en principio, la

Pág. No. 5 e tiro Superintendencia de Notariado y Regia, o Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)32B-21-11 Bogotá D.C. - Colam0 a hltpdbowiv.supernolariado.gov.00 suraiNTINOINCIA SNR OE NOTARIADO O MINJUSTICIA IR n R oEG ..I .S .T ~R .O 4 . CTODOS POR UN

NUEVO PAIS

.4, SNR2018EE020894. actuación de los empleados de una notaria es responsabilidad del Notario titular de la misma. Resulta importante resaltar que de conformidad con lo dispuesto en el articulo 195 del Decreto 960 de 1970 establece claramente que "Los Notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del mismo". (Negrilla fuera de texto original). En armonía con el anterior precepto, el articulo 2.2.6.1.6.1.2. del Decreto 1069 de 2015 señala a la sazón: "Responsabilidad disciplinaria. Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio aunque no se produzca perjuicio". (Negrilla y subrayado fuera de texto original). Por otra parte, frente al cobro de los servicios notariales existe una tarifa oficial y legalmente dispuesta, a la cual deben sujetarse los notarios, al punto que no pueden cobrar un monto diferente, ya sea mayor o menor, sino que deben

ajustarse plenamente al valor tarifario fijado por concepto de derechos notariales; esto, claro está, sin perjuicio de algunos costos asociados a esto, como el valor de las copias a expedir. A este respecto, claros los artículos 5° y 218 del Decreto 960 de 1970, 2° y 4° de la Ley 29 de 1973 y, especialmente, el artículo 2.2.6.1.6.2.2. del Decreto 1069 de 2015, que al respecto señala: "Prohibiciones. No podrá el notario ofrecer sus servicios cobrar derechos mayores ni menores de los autorizados en el arancel vigente hacer cualquier clase de propaganda o dar incentivos a los usuarios distintos del cumplido desempeño de sus funciones. (...)". (Negrilla y subrayado fuera de texto original). Pues bien, en tratándose de declaraciones extra proceso, se tiene que el artículo 7°de la Resolución 0858 del 31 de enero de 2018 es claro en señalar que: "Declaración extraproceso. Cuando sea procedente la declaración extra proceso, esto causará lo suma de doce mil setecientos pesos Pág. No. 6 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13.49 Int. 201 - PBX (1)326.21.21

Bogolá D.C. -Colombia htlp: //www.supemotañado.gov.co

SUPERINTENDENCIA SNR DE NOTARIADO ® MINJUSTICIA tnR ..E .G 1I ~ST 1.R 0,O

•• •

TODOS POR UN O/119U NUEVO PAIS P. t 11:010.0 011“00x

SNR2018EE0201394.

f$12.700.00l, INDEPENDIENTEMENTE DEL NÚMERO DE DECLARANTES".

(Negrilla, mayúsculas y subrayado fuera de texto original). Con relación a la prestación del servicio por fuera del horario establecido en la Notaría, los artículos 158 y 160 del Decreto-Ley 960 de 1970 preceptúan lo siguiente: "ARTICULO 158. <HORAS DE DESPACHO PÚBLICO>. Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial". "ARTICULO 160. <HORAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS>. Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y dios hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas paro concurrir a la oficina el servicio se prestará en horas extraordinarias o en dios festivos. Fuera de estos casos los Notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente". (Negrilla y subrayado fuera de texto original).

IV. CONCLUSIÓN.

Una vez expuestos los fundamentos y las consideraciones jurídicas de esta Oficina, con respecto al tema consultado, pasamos a contestar en los siguientes términos: Teniendo en cuenta dispuesto en los artículos 10° y 156 del Decreto-Ley 960 de 1970, que prohiben a notarios, entre otras actividades, la gestión (particular u oficial) de negocios ajenos, el ejercicio de la profesión de abogados y la autorización de "actos o contratos ni aquel/os en que tengan interés directo" (cid:9) en criterio de esta Oficina la actuación (por sí o por interpuesta

persona) de un notario en trámites o gestiones de terceros contraria abiertamente el régimen de incompatibilidades previsto respecto al ejercicio de la función fedante -más aún si se trata de actuaciones o trámites que se pretenden adelantar en su propia notaría-, claro está ello sin perjuicio de las labores de asesoría que en ejercicio de sus funciones está llamado a prestar a los comparecientes dentro de un trámite o actuación surtida ante aquél como Pág. No 7 Superintendencia de Notariado y Regia, o Calle 26 No. 13-49 Int 201— PBX(1)328-21— 1 Bogotá D.C. —Colom a hup://www.supemoladado.gov e NR

SUMINIVIDENCIA

DE NOTARIADO ® MINJUSTICIA & REGISTRO TODOS POR UN rrtmglll uuworra0~ NUEVO PAIS

,„„...

SNR2018EE020894.

Notario, previstas en el articulo 7° del Decreto 960 de 1970 y demás normas pertinentes'. Con relación al cobro de derechos notariales, reiteramos que encontramos totalmente claro el tenor del artículo 7° de la Resolución 0858 del 31 de enero de 2018, cuando señala: "Declaración extraproceso. Cuando sea procedente la declaración extraproceso, esta causará la suma de doce mil setecientos pesos

($12.700.00). INDEPENDIENTEMENTE DEL NÚMERO DE DECLARANTES".

(Negrilla, mayúsculas y subrayado fuera de texto original). Así las cosas, es preciso aplicar lo dispuesto en el articulo 27 del Código Civil, el cual dispone que (INTERPRETACION GRAMATICAL) "Cuando el sentido de

la ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu".(...). Ahora bien, en cuanto a la prestación del servicio por fuera del horario dispuesto en la Notaría, es preciso señalar que ello resulta viable, toda vez que el artículo 160 del Decreto-Ley 960 de 1970. En los anteriores términos se da respuesta a su solicitud, seguiremos atentos a cualquier inquietud adicional. Atentamente,

A DR(cid:9) E CIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: Gabriel Alejandro Diego Garcia Decreto 9611 de 1970, Art. 7°: 'SER 11/C10 DEL DERECHO 1' CONCILIACIÓN. El Notario está al st vicio del derecho y no de ninguna de los panes. prestará Sil asesoria y consejo o todos tos otorgantes en actitud conciliatoria". Pág. No. a Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201 - P8X (1)328-21.21 Bogará(cid:9) -Colombia hlIpJNtxw.supernoladado.gov.co