SNR - 170341 - Concepto 59838

e ® GOBIERNO DE COLOMBIA

INFORMACIÓN GENERAL

Dirección: CARRERA 29 No.17-59

Solicitud: SNR2018ER073746

Respuesta: SNR2018EED59838

RESPUESTA Consulta ante la Oficina Asesora Jurídica De la Superintendencia de Notariado y Registro Señor Carrera 29 No. 17 — 59 Yopal, Casanare iyanhurtadoh@gmail.com

Asunto: Radicado interno SNR2018R073746

CNO05 Expedición de copias — expedición de copias simples, costo y papel. (cid:9) &DO ® GOBIERNO DE COLOMBIA Respetado Señor Mediante comunicación referida en el mensaje de correo electrónico del asunto, se solicita información sobre " [ ...] EL VALORO EL PLAN TARIFARIO QUE TIENEN LAS NOTARIAS EN COLOMBIA PARA LA EXPEDICION DE COPIAS SIMPLES DE ESCRITURAS PÚBLICAS, DE IGUAL MANERA QUISIERA SABER SI ES OBLIGATORIO QUE LAS NOTARIAS EXPIDAN DICHAS COPIAS EN EL PAPEL DE SEGURIDAD DE LA NOTARIA O SI SIMPLEMENTE SE PUEDEN EXPEDIR EN PAPEL NORMAL O EN SI DEFECTO RECICLABLE. TAMBIEN RESPETUOSAMENTE SOLICITO SE ME INFORME LA NORMA QUE AMPARA EL TEMA SOLICITADO.F.1" Para atender su solicitud esta Oficina Asesora Jurídica responde, bajo el siguiente: Marco Jurídico • Decreto Ley 960 de 1970 • Decreto 2148 de 1983 • Decreto Ley 19 de 2012 • Decreto 188 de 2013 • Resolución 858 de 2018

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: yuen 0n 0in 01ce 1x ,1c 9i 0c O GOBIERNO DE COLOMBIA Inicialmente, resulta preciso manifestar que los pronunciamientos que emite esta Oficina Asesora Jurídica de la SNR, constituyen una opinión general sobre las materias a su cargo en los términos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, razón por la cual las respuestas dadas en esta instancia no son de carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, por cuanto no son de obligatorio acatamiento o ejecución por los registradores de instrumentos públicos y notarios del país. La actividad del servicio público notarial se encuentra reglada y además de ello tarifada. Los aspectos formales y sustanciales que demanda el servicio están consagrados en norma positiva y a ella se sujeta el notario para desempeñar su función. El artículo 4° del Decreto Ley 960 de 1970, señala que la competencia dcl notario se activa a petición de parte interesada, esto es, del usuario. Por su parte, el artículo 5° de la misma norma precisa que la actuación notarial es esencialmente onerosa, siendo el Gobierno Nacional el que fija el costo del servicio respectivo. Por su parte, el numeral 7° del Artículo 3° ibídem, precisa en cabeza del notario la siguiente competencia: "[..J Compete a los Notarios: [...] 7. Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos [...J" Ahora bien, el inciso 4° del artículo 25 del Decreto Ley 19 de 2012, establece la posibilidad de expedir otro

tipo de copia o reproducción de documentos existentes en el protocolo, al señalar: "[...] Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. 1...J" De la mano con el artículo 218 del Decreto Ley 960 de 1970, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 188 de CDE(cid:9) e - FR - (38 V.(12 (cid:9) 31..07,2018(cid:9) 5.11)“11 tf, ratt th, NeFFRIF y RFIlist: (cid:9) SN A(cid:9) (111) GOBIERNO DE COLOMBIA 2013 en cuyo artículo 5° dispuso: Artículo 5°. Copias. Las copias auténticas que según la ley debe expedir el notario de los instrumentos y demás documentos que reposen en el protocolo de la notaria causarán derechos por cada hoja utilizada por ambas caras, un valor de dos mil novecientos pesos ($2.900.00), este monto incluye el cobro de la ~copia cuando se expidan por este sistema y el valor del papel de seguridad. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor que corresponda al valor de la fotocopia. Parágrafo I°. Si dentro del servicio notarial que solicita el usuario requiere la impresión de certificados tomados de páginas web de diferentes entidades estatales, tal impresión causará derechos por la suma de dos mil seiscientos pesos ($2.600.00). [..1" — se subraya-- El mismo decreto de tarifas dispuso en el artículo 55 que los valores absolutos allí previstos serían

incrementados anualmente con base en el IPC del año inmediatamente anterior certificado por el DANE y en el artículo 56 facultó al Superintendente de Notariado y Registro para proferir el acto administrativo en tal sentido, por lo que desde entonces se ha reproducido el mismo sucesoll I. El anterior constituye el trasunto al que se recurre y dirige el notario para la atención del servicio de expedición de copias; sin embargo, de cara a la respuesta que su inquietud merece, es necesario advenir los siguientes aspectos, así:

1. Las co~énticas que se expiden de un matriz del protocolo por parte del notario tienen efecto iurídico-~orio con efecto de fe pública, esto es, que gozan ellas de una doble presunción: (i) de legalidad, en tanto emitidas por un particular que presta un servicio público y 00 de autenticidad, respecto de los hechos que su contenido refiere, en tanto fiel al matriz del cual proviene y que se custodia en el protocolo, como también. a las circunstancias mediatas de la declaración, del momento y SUR l De Et t Ne Ow Te Am Dp Al De O• O GOBIERNO DE COLOMBIA E ELE; ETRE> de nuienes la rindieron.

1. Las copias denominadas Érr(cid:9) por el Decreto Ley 19 de 2012, carecen del efecto de fe públicaestán desprovistas de cualquier formalidad del servicio fedatario y sólo se encuentran supeditadas en su expedición al costo que establece el decreto de tarifas.

Por tanto, en respuesta a su consulta se le informa: Primero. La tarifa de expedición o reproducción de copias "simples" en cualquier notaria del país, es el

parámetro señalado expresamente en el inciso 2° del artículo 5° del Decreto 188 de 2013 y que corresponde al precio del mercado para la expedición de una simple fotocopia. Sin embargo, tal y como se indicó anteriormente, la competencia de fijación de tarifas notariales se encuentra en cabeza del gobierno nacional, y hasta la fecha no se ha fijado una tarifa para el valor de esa fotocopia en el mercado notarial, lo cual, se encuentra en el respectivo trámite reglamentario. Hasta tanto no se pronuncie el gobierno nacional, los notarios deberán expedir copias simple, cuyo valor estará determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Segundo. Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, y lo planteado las notarías deben expedir copias simples en virtud de los señalado en el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 188 de 2013 y la Resolución 858 de 2018, por la cual se actualizan las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial. Tercero. La fuente normativa es el Decreto Ley 19 de 2012, artículo 25 inciso 4° y el Decreto 188 de 2013, artículo 5° inciso 2°. En los anteriores términos se da respuesta a sus interrogantes, seguiremos atentos a cualquier inquietud adicional. GDE GC - FR 011 V.((cid:9) rí6f2O18 5"d"fr'r(cid:9) h(cid:9) no.7ftenhºu

SN GOBIERNO DE COLOMBIA

Atentamente, [1] Las resoluciones SNR 126 de 2013, 8 y 89 de 2014, 640 y 641 de 2015, 726 y 727 de 2016, 450 y 451 de

2017, 858 y 2854 de 2018. Daniela Andrade Valencia Jefe - Oficina Asesora jurídica

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Proyecto Carlos Alfonso Toscano Martinez

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