SNR - 170343 - Concepto 60839

e ala

SUPERINTENDÉNCIA

DE NOTARIADO MINJUSTICIA , & REGISTRO

NgsNadeasubRo

SNR2018EE060839./

Bogotá D.C. 5 de diciembre de 2018. OAJ —2852.

Señora: cocuarztrenaiamouriail.com

Asunto: Rad. SNR2018ER094980 — Copia Simple.

En atención a la solicitud del asunto, es preciso indicar que el artículo 25 del Decreto-Ley 019 de 2012 establece con claridad meridiana: "ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 53 de 2012. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas

jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

SUPERINIENDENCIA

DE NOTARIADO SIM11 & REGISTRO ta curvea(cid:9)dr-1"S L. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite". En consecuencia y por disposición legal expresa, salvo que se trate de aquellas copias que por Ley deba expedir el Notario, o que el usuario lo requiera expresamente, los Notarios deberán suministrar copias simples en lugar de la copia autenticada, siendo esta última la expedida en papel de seguridad). Así las cosas, es preciso indicar que para esta Oficina actualmente es suficientemente claro que las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, no requieren de autenticación, salvo que el interesado así lo solicite, y, por consiguiente, deberán cobrarse de acuerdo con el valor de la copia simple. Sobre este punto, se tiene que los artículos 5° del Decreto 188 de 2013 y de la Resolución No. 0858 del 31 de enero de 2018 señalan que (...) "Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor que corresponda al valor de la

fotocopia" („.) (Negrillas fuera de texto original). Ahora bien, comoquiera que la competencia de fijación de tarifas notariales se encuentra en cabeza del gobierno nacional, y hasta la fecha no se ha fijado una tarifa para el valor de esa fotocopia en el mercado notarial, hasta tanto no se pronuncie el gobierno nacional, los notarios deberán expedir copias simples, cuyo valor estará determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Por otra parte, se tiene que los artículos 5 del Decreto-Ley 960 de 1970 y 2° de la Ley 29 1973 son claros en establecer que el notario deberá garantizar la prestación del servicio a los usuarios sin poder negarse "a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la Ley" (Negrillas y subrayado fuera de texto original). (Art. 5°, D. 960/70). C rdialmente, 69

DA EL(cid:9) A VALENCIA

Jefe de Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: Gabriel Diego García/ Abogado Oficina Asesora Jurídica Anexo: 1. Instrucción Administrativa No. 11 del 19 de agosto de 2011. 2.Instrucción Administrativa No. 02 del 18 de febrero de 2014. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. — Colombia http://www.supernotadado.gov.co Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 1 j

PARA: NOTARIOS DEL PAIS DE: SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO ASUNTO: Expedición de copias FECHA: 19 ASO. 2011

Señores Notarios: Atendiendo las peticiones formuladas por usuarios del servicio y de algunos Notarios del país quienes han considerado la expedición de copias simples como una prohibición tácita contenida en la Instrucción Administrativa número '15 de 2003, se hace necesario que en el ejercicio de las funciones de dirección, inspección y vigilancia del servicio público notarial que tiene la Superintendencia de Notariado y Registro, se de claridad sobre la expedición de copias de los archivos que reposan en las notarias y el valor probatorio de las mismas, El artículo 3° del Decreto - Ley 960 de 1970, Estatuto del notariado, referido a la competencia de los Notarios previene en su ordinal 70: "Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos." En el Titulo II, Del ejercicio de las funciones del Notario, capitulo VIII, De las copias, del citado estatuto, aparece un conjunto normativo que preceptúa así: Articulo 79 del decreto ley 960 de 1970: "El notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original. (subrayado fuera de texto). 51 años...

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ISO 9001 Garantizando la guarda de la le pública en Bogotá D.C. - Colombia Colombia lebythimosuoemotadado.00voo Casar. MI Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia binad y Orden Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del Notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias." Articulo 80, del decreto ley 960 de 1970. Modificado por el articulo 42 del decreto ley 2163 de 1970: "Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo asi en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide. En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el articulo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva del ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso." Artículo 83, del decreto ley 960 de 1970: "Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades." Artículo 84, del decreto ley 960 de 1970: "La copia comprenderá la integridad del instrumento y los documentos

anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquel, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o varios documentos independientes que formen parte del protocolo. El Notario al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso." Y el artículo 41, del decreto reglamentario 2148 de 1983: t 51 años.. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 1349 Int 201— PBX (1)328-2121 uso 9001 Garantizando la guarda de la fe pública en Bogotá D.C. -Colombia Colombia htlwihwivisunematarkadogoxca

TI. CIATed•I,GP 17,1

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia libertad y Orden "Toda copia se expedirá en papel común por medios manuales o mecánicos. Al final se dejará constancia del número y fecha de la escritura a la cual corresponda si se tratare de copia parcial asi se expresará." (subrayado fuera

de texto). Articulo 85, del decreto ley 960 de 1970: «Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de éstas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del Notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas'. Articulo 86, del decreto ley 960 de 1970: "Si se cometieren errores en las coplea se corregirán en la forma prevenida para los originales y lo corregido o enmendado se salvará al final y antes de la firma del Notario; pero si se advirtieren después de firmada la copia, la corrección se salvará a continuación y volverá a firmarse por el Notario, sin lo cual ésta no tendrá ningún valor; en tal caso, si la copia hubiere sido registrada se expedirá, además, un certificado para que en el Registro se haga la corrección a que hubiere lugar." De conformidad con lo previsto en el artículo 114 del Decreto-Ley 960 de 1970, los archivos notariales podrán ser consultados por cualquier persona, bajo la vigilancia y con el permiso del Notario. Esta disposición constituye un claro desarrollo del carácter eminentemente público que revisten los archivos notariales. Se infiere de lo anterior que, de los documentos que hacen parte del archivo de la Notaría, pueden expedirse dos tipos de copias a saber: AUTÉNTICAS: cuando han sido autorizadas por el Notario y hacen plena fe de su

correspondencia con el original y el costo de dicha reproducción, será el indicado en las tarifas previamente establecidas. INFORMALES, cuando por no haber sido autenticadas carecen de valor probatorio. Estas últimas, válidamente pueden ser solicitadas por quien se halla consultando el archivo, evento en el cual, como quiera que no ha sido ejercida respecto de las mismas la función fedataria, sólo habrá lugar al pago de los gastos de reproducción del documento, sin que pueda el Notario negar la expedición de tales copias informales o exigir que respecto de éstas se surta la autenticación y su costo se limita al valor de la reproducción. El derecho a las copias informales y su 51 años. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201PBX (1)328-2121 ¡SO 900! Garantizando la guarda dela fe pública en Bogotá D.C. -Colombia ce Colombia http://www.supemotarlado.gov.co enea. 10 W IC51.1 C.017,14 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Llenad y filen alcance probatorio se infiere no solamente de las disposiciones citadas, sino de los artículos 253, 254 y concordantes del Código de Procedimiento Civil. Con base en lo anterior, es del caso tener en cuenta que sobre el particular y en ejercicio de la función orientadora, este tema se habla desarrollado anteriormente en la Instrucción Administrativa N° 10 de 1993, acto administrativo cuya legalidad fue avalada por el Honorable Consejo de Estado en sentencia proferida el 22 de agosto de 1997 por la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, M.

P. Dr. Ernesto Rafael Ariza Muñoz, expediente No. 4202 y la cual fue retomada por la Instrucción 18 de 2002.

En conclusión, el Notario expedirá las copias simples o auténticas ceñido a lo que establece el Estatuto Notarial y sus normas reglamentarias que consagran su función, en papel común, por medios manuales o mecánicos, contendrán la integridad del instrumento o una parte del mismo así como las anotaciones del caso para prestar valor probatorio, cuando a ello hubiere lugar, y se sujetarán a la tarifa prescrita en la ley. La presente Instrucción deroga las Instrucciones 10 de 1993, 18 de 2002 y 15 de 2003. Atentamente, JORGE ENRIQUE VELEZ GARCÍA Superintendente de Notariado y Registrou/ 51 añosa. tip Superintendencia de Notariado y Registro lao seo, Calle 26 No. 13-49 Int. 201PBX t1)328-2121 Garantizando la guarda de la le pública en Bogotá D.C. - Colombia Colombia hito:11wwsuoemotatiad000vto 49.1•se E 7014