SNR - 170345 - Consulta 64105

® GOBIERNO DE COLOMBIA

INFORMACIÓN GENERAL

Dirección: calle 14 No. 2-39

Solicitud: SNR2018ER078003

Respuesta: SNR2018EE064105

RESPUESTA Bogotá, 03 de diciembre de 2018 Señor_ huilcnse2007@hotmail.com ASUNTO: Documentos de identidad para otorgar escritura con poder Respuesta al radicado SNR2018ER078003 Respetado Señor; Se da respuesta a la consulta radicada con el número del asunto, en la cual manifestó lo siguiente: "Buenas tardes(cid:9) (vi() En la Notaria Tercera realice la autenticación de dos poderes y ahora se va a otorgar la escritura y se pide fotocopia de la cedula de los que otorgan los poderes(cid:9) (sic) los señores viajaron al exterior. Me parece una exageración que se pida la fotocopia de la cedida cuando en la Notaria se hizo la autenticación, y para realizar esa diligencia se pidió el original de la cedida y quedo en la constancia del biometría con la respectiva foto de los ciudadanos (cid:9) (sic) pregunta se puede negar el señor Notaria a otorgar la escritura por ello(cid:9) (sic) Les pido el favor de contestarme lo más pronto posible, toda vez que estamos urgidos de otorgar la escritura." Marco Jurídico • Decreto 2723 de 2014 • Decreto 960 de 1970 • Decreto 2148 de 1983 • Código General del Proceso • Decreto Ley 019 de 2012 • Instrucción Administrativa 05 del 27 de mayo de 2011 de la S.N.R.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica no son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país, aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2723 de 2014, y en el marco de lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015. Sobre el interrogante planteado es menester señalar que se hará el estudio con base a lo señalado en la consulta, en la cual se infiere que los poderes son para el otorgamiento de la escritura pública, dado que no se indicó el fin para la cual se concedieron, ni se portó los documentos respectivos. Aclarado lo anterior, en relación con el otorgamiento de la escritura y el poder especial, las siguientes disposiciones establecen lo siguiente: (cid:9) SN 9°(cid:9) ® GOBIERNO DE COLOMBIA "ARTICULO 80.. Los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ley. " "RTICULO 24.. La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando friere el caso, exigirá también la tarjeta militar." (Resalto nuestro). "ARTICULO 25.. En la escritura se consignarán el nombre, apellido, estado civil, edad y domicilio

de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además, la clase de ésta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponda según la Ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza." (Negrilla fuera de texto). "RTICULO 28. . En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su protocolización los documentos que la acrediten. (...) " (Lo destacado es nuestro). Conforme a las normas precedentes, cuando se va a otorgar escritura pública, los comparecientes se deben identificar con los documentos legalmente determinados dejando constancia de cuáles son; además, si se acude en representación de otra persona, se debe manifestar en el documento la clase de ésta y los datos de quien representa. Por su parte el Decreto 2148 de 1983 compilando en el Decreto 1069 de 2015, consagra: GOE-GP-Pn _p1.1 V.117(cid:9) /2018 (cid:9) SNI1 O GOBIERNO DE COLOMBIA "ARTICULO II.- En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente, podrá identificarse con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento personal del notario." "ARTICULO 14.- El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley." "ARTICULO 15.- Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un inmueble, lo identificará

plenamente en el respectivo escrito." "ARTICULO 16.- El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la Ibrma indicada en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil." Por su parte el Código General del Proceso (Ley 1564 de 201) en lo referente al poder, determina: "Artículo 73. Derecho de postulación. Las personas que hayan de comparecer al proceso deberán hacerlo por conducto de abogado legalmente autorizado, excepto en los casos en que la ley permita su intervención directa." "Artículo 74. Poderes. Los poderes generales para toda clase de procesos sólo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados. 1,1274,122(cid:9) O GOBIERNO DE COLOMBIA El poder especial puede conferirse verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para electos judiciales deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se presumen auténticas. Los poderes podrán extenderse en el exterior, ante cónsul colombiano o el fincionario que la ley local autorice para ello; en ese último caso, su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251. (...) . " (Lo resaltado es nuestro). Las anteriores disposiciones son claras al precisar, cuando, corno y para que asuntos se debe otorgar el poder

especial; de igual manera, se pude colegir que este tipo de poder se confiere para procesos concretos y se circunscriben única y exclusivamente a lo autorizado en él; de tal manera, que la Ley permite que sea otorgado mediante memorial el cual debe ir dirigido directamente al funcionario ante quien el apoderado ejecutará el mandato; es decir, ante el juez, notario, o autoridad administrativa de cualquier orden. Frente a los residentes en exterior la precitada Ley establece que el interesado se deberá acercar al Cónsul colombiano o al funcionario que la legislación local autorice para ello, para lo cual se deberá cumplir con los requisitos de autenticación del artículo 251 de esta Ley, es decir, en términos generales es la de realizar una traducción oficial por medio del Ministerio de Relaciones Exteriores y en apostillar el respectivo documento. El Decreto Ley 019 de 2012 en el parágrafo I ° y 4 del artículo 18 respectivamente consagra: "Parágrafo 1. La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el GDE — GC FR 08 V_02 72013(cid:9) 5,yenolo yoo d PU-lar:10 y P‘yy.t o O GOBIERNO DE COLOMBIA requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduria Nacional del Estado Civil, el chal se presume auténtico." (Resalto nuestro). "Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para

evitar suplantaciones o fraudes, e inter-operar con la base de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil para verificar su identidad." Estas reglas dejan claro que no basta que la persona que va a realizar el trámite respectivo se haya identificado mediante la obtención electrónica de la huella dactilar, es necesario que presente el documento de identidad, en el entendido que la implementación del este sistema de la huella, según estas disposiciones busca en principio es la de evitar suplantaciones o fraudes. A hora bien, adicional a lo expuesto esta Superintendencia con el fin de mitigar situaciones anómalas o ilegales. ha sugerido a los notarios solicitar certificados de vigencia de poderes otorgados con anterioridad a la fecha que se va a hacer uso de estos documentos, si que ello se entienda como un requisito perentorio. En tal sentido, la Entidad ha expresado en la Instrucción Administrativa No. 05 del 27 de mayo de 2011 lo siguiente: "Esta Superintendencia sugiere, en aquellos casos en que les presenten poderes con fecha de otorgamiento muy anterior respecto del momento en que se pretende ejecutar el mandato, que por medida de seguridad requieran del mandatario una constancia o manifestación de éste, alusiva a que el poder no ha sido revocado ni modificado con posterioridad al otorgamiento. En todo caso, la no presentación de vigencia del poder no constituye impedimento alguno para negar la prestación del servicio notarial, siempre y cuando el poder se encuentre debidamente diligenciado." En los anteriores términos se da respuesta a sus interrogantes quedando atentos a cualquier inquietud. S Te

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Atentamente, Daniela Andrade Valencia Jefe - Oficina Asesora jurídica

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