SNR - 170701 - Concepto 1102

bE NOtAliADO GOBIERNO DE COLOMBIA

SNR2019EE003964.'

CONSULTA 1102 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA Para: Señora junsm-argaritafuentesOOmail.co — margarita fuentes2011hotmail.com Asunto: Escrito con radicado 994901.- Legalización o Apostille. - C.N. 008.- Extranjeros.

Señora Fuentes: Mediante el escrito referenciado en el asunto, formulo' Usted a esta Oficina la

siguiente consulta: I.(cid:9) ANTECEDENTE. "1.- En el poder especialísimo a enviar en físico al solicitante de mis servicios, requiere ser presentados ante su honorable Despacho, porque el mismo se utilizará en el Exterior Consulado (pienso enviarlo por DHL). 2.-Se puede otorgar directamente ante cualquier Notaría en Bogotá e indicar en el mismo como una de las facultades que , que su apostillamiento se realizará en el exterior?

3. El apostillamiento se realizará en el consulado directamente.

Otras inquietudes

1. Como esta persona hija de colombiano no ha podido adquirir la cédula de ciudadanía, y reside en Bogotá, ella puede identificarse con la cédula e (sic) identidad expedida en Venezuela, y adjuntando el Registro Civil expedido por el consulado para ser válido este poder?

Pág. No. 1 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia httplIwww.supernotariado.gov.co SS IllrleDre.11A00(cid:9)

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2. Por ser necesario la corrección del Registro, la prueba aval de esta tutela es el registro que allí reposa en los respectivos archivos. 3. o (sic) si requiere uno nuevo el cual es supremamente difícil obtenerlo en Venezuela tanto la legalización como apostillamiento".

II.(cid:9) MARCO JURÍDICO.

• Constitución Política de Colombia. • Código Civil Colombiano. • Decreto-Ley 960 de 1970. • Decreto-Ley 1260 de 1970. • Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares (artículo 5 sobre asuntos consulares, literal f). • Convención de La Haya sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. • Ley 455 de 1998. • Decreto 2092 de 2010. • Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso). • Decreto 1069 de 2015. • Decreto 2723 de 2014. • Instrucción Administrativa No. 0132 del 8 de junio de 2001 (SNR).

Sobre el particular, sea lo primero empezar por destacar que los pronunciamientos emitidos por esta superintendencia con fundamento en los dispuesto por el artículo 14 del Decreto 2723 del 2014 en concordancia con el 23 Superior, y el 28 de la Ley 1755 de 2015, se ajustan a lo ya decantado por la jurisprudencia y la doctrina sobre la naturaleza de los conceptos, así como a los preceptos contenidos en los artículos 25 y 26 del Código Civil, por lo que no son de naturaleza vinculante y constituyen una mera opinión, apreciación o juicio de la entidad manifestado

en sentido general y sobre asuntos relacionados con la actividad notarial y registral y la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país', así como respecto a determinadas ' Decreto 2723 de 2014, - _/unciones de sus dependenp co iar se "l : c "u Aa h-fl rs ue ta m l Oo bd ji efi tc iva o l .a L e as Suu uc po e, r, ia n td ee n dla e nS cu iap e dr ein Nte on tad re ian dc oia y d Re e N go ist ta rori a ed jeo r cy e R ráe g lais oir ro ie y n ts ae c iód ne .t e inrm spit eu cin ci óL nis . vigilancia y campo! de los servicios públicas que prestan los Rotanios e los Registradores de Instrumentos Públicos: atenderá la Pág. No. 2 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PSX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co DS Eon Nkp O, r1 A5 k,1 lA,1 t>e 0. (cid:9) GOBIERNO DE COLOMBIA situaciones que puedan surgir con ocasión de estos, pero siempre con la única finalidad de brindar alguna orientación sobre el tema consultado, la cual en ningún momento está destinada a ocuparse del caso concreto y específico en que se encuentre inmerso el consultante, ni tampoco a producir algún

efecto o influencia sobre la ejecutoriedad de la posición que asuma la autoridad correspondiente.2 Por tanto, no es dable a la entidad, so pretexto de esta función, pasar a plasmar un pronunciamiento encaminado a intentar resolver o decidir un caso específico que sea objeto de posiciones jurídicas encontradas.

III. CONSIDERACIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA. • Sobre la naturaleza y alcance de los conceptos emitidos.

Sobre el particular, sea lo primero empezar por destacar que los pronunciamientos emitidos por esta superintendencia con fundamento en los dispuesto por el artículo 14 del Decreto 2723 del 2014 en concordancia con el 23 Superior, y el 28 de la Ley 1755 de 2015, se ajustan a lo ya decantado por la jurisprudencia y la doctrina sobre la naturaleza de los conceptos, así como a los preceptos contenidos en los artículos 25 y 26 del Código Civil, por lo que no son de naturaleza vinculante y constituyen una mera opinión, apreciación o juicio de la entidad manifestado en sentido general y sobre asuntos relacionados con la actividad notarial y regístral y la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del paíss, así como respecto a determinadas situaciones que puedan surgir con ocasión de estos, pero siempre con la única finalidad de brindar alguna orientación sobre el tema consultado, la cual en ningún momento está destinada a ocuparse del caso concreto y específico en que se encuentre inmerso el consultante, ni tampoco a producir algún efecto o influencia sobre la ejecutoriedad de la posición que asuma la autoridad correspondiente.' Por tanto, no es dable a la entidad, so pretexto

organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programan' planes referidos a los servicios públicos notarial y registrar. 2 1. Corte Const. Sent. 0542 de 2005. MP: Humberto Antonio Sierra Porto.

2. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Seco. Primera Sentencia del 22 de abril de 2010. Rad. Núm. 11001 0324 000 2007 00050 01. CP. Rafael E. Ostau. De la Font Maneta. ' Decreto 2723 de 2014, -por el cual se modifica la flamean-a de la Superintendencia de Notariado y Registro y se determinan las fimciones de sus dependencias": -Artículo 3. Objetivo, La Superintendencia de Notariado u Registro ejercerá la orientación, inspección. vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicas; atenderá la organización. administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registrar.

1. Corte Const. Sent. C542 de 2005. MP: Humbeito Antonio Siena Porto .

Pág. No. 3 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No, 13-49 Int. 2W - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariaclo.00v.co (cid:9) VO

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de esta función, pasar a plasmar un pronunciamiento encaminado a intentar resolver o decidir un caso específico que sea objeto de posiciones jurídicas encontradas. • Sobre el tema consultado. Por regla general, para que un documento expedido por la autoridad de un país tenga efecto en otro país se requiere previamente adelantar un trámite denominado "legalización", que es un trámite mediante el cual la autoridad correspondiente (para el caso de Colombia el Ministerio de Relaciones Exteriores) certifica la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5, literal f que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario. No obstante lo anterior, el estado colombiano ha suscrito la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", la cual fue ratificada e incorporada a nuestro ordenamiento interno mediante la Ley 455 de 1998, cuyo artículo 1° y 2° disponen, respectivamente, lo siguiente: "ARTICULO lo. La presente Convención se aplicará a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. Los siguientes son considerados como documentos públicos a efectos. a) Documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un

fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; b) Documentos administrativos; c) Actos notariales;

2. Consejo de Estado. Sola de lo Contencioso Administrativo. Secc. Primera Sentencia del 22 de abril de 2010. Rad. Núm. 11001 0324 000 2007 00050 01. CR Rafael E. Oslati. De la Poni Planeta.

Pág. No. 4 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.stmernotanado.gov.co 6110 DE v'vI~¢3Dp «9 GOBIERNO DE COLOMBIA d) Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Sin embargo, no se aplicará la presente Convención: aJ A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares; b) A documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. (Negrillas y subrayado fuera de texto original). ARTICULO 2o. Coda estado contratante eximirá de legalización los documentos a los que se aplica la presente Convención y que han de ser presentados en su territorio. A efectos de la presente Convención, la legalización significa únicamente el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la

persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare.

IV. CONCLUSIÓN.

De las disposiciones arriba transcritas, se desprende que, por regla general, los documentos públicos expedidos en el país para usarlos en el extranjero, o en expedidos en el extranjero para ser usados en Colombia, deben ser objeto de legalización previa; empero, tratándose de documentos públicos relacionados en el artículo 1 de la Ley 455 de 1998 que tengan por destino a autoridades de estos estados suscriptores (miembros) del Convenio de la Haya "sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", no se requiere de legalización, sino simplemente del trámite de apostille, en los términos dispuesto en dicho convenio y las preceptos de la normativa interna que lo acoge (Ley 455 de 1998 - Decreto 2092 de 2010), por lo que de ser este último el caso, tratándose de documentos expedidos por autoridades nacionales para usarse en el exterior, deberá el interesado dirigirse directamente al Ministerio de Relaciones Exteriores y adelantar en dicha Entidad el trámite de Apostille. Por ejemplo, en el caso de un poder, el instrumento puede ser otorgado en cualquier notaría del país y luego efectuar el trámite de legalización o apostille (según corresponda) en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Pág. No. 5 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201 - PBX (1)328-2121

Bogotá D.C. - Colombia http: I/www.supernotariado.gov.co

(cid:9) SN NO,I.EADO(cid:9) GOBIERNO DE COLOMBIA Con relación a los documentos expedidos por autoridades extranjeras que personas pretendan presentar ante las autoridades nacionales (colombianas), es importante tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso), el cual prescribe: "DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRANJERO Y OTORGADOS EN EL EXTRANJERO. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano".

Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país. (Negrilla y subrayado fuera de texto original). Cabe resaltar que en el Ministerio de Relaciones Exteriores reposa la información precisa y actualizada acerca de cuáles son los estados frente a los que se abolido el trámite de legalización, así como también, la fecha exacta a partir de la cual no se exige el mencionado requisito. De igual manera es importante señalar que tanto el trámite de Legalización como el de Apostille de los documentos expedidos por autoridades colombianas que se pretendan hacer valer en el exterior debe adelantarse en el Ministerio de Relaciones Exteriores colombiano ante la Pág. No. 6 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-40 Int. 201 - PI3X (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.govico GOBIERNO DE COLOMBIA Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano. A este respecto, se tiene que el artículo 18 del Decreto 3355 de 2009 señala: "Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano. Son funciones de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, las siguientes: 12. Dirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se

suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional. 13. Servir de orientador de los asuntos que por competencia correspondan atender directamente a los coordinadores de asistencia a connacionales en el exterior, de legalizaciones y apostille de documentos y demás gestiones consulares". En los anteriores términos se da respuesta a su solicitud, seguiremos atentos a cualquier inquietud adicional. Atentamente,

VALENCIA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Gabriel Alejandro Diago García / Profesional Especializado O.A.J.

Revisé: Carlos Alfonso Toscano Martínez

Pág. No. 7 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://vvww.supernotariado.gov.co