SNR - 79566 - Concepto 1133 de 2015

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Consulta No. 1133 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor JAIRO MANTILLA REY Circunvalar 35 — 117 Casa 72 Bulevar del Cacique

Bucaramanga, Santander Asunto: Reconocimiento hijo extramatrimonialExpedición copia Registro Civil, CN — 03, radicación ER021471 de fecha 24 de abril de 2015.

Fecha: (cid:9) 04 de mayo de 2015

Doctor Mantilla Rey: En el asunto descrito consulta lo siguiente: 1). Pasados 30 días de la inscripción de un nacimiento sin que se haya producido el reconocimiento por el padre, el funcionario encargado de llevar el registro civil, pierde competencia para ello?. 2). Cómo ha de hacerse la inscripción de un reconocimiento de un menor de edad, pasados los 30 días de la fecha de la inscripción?. 3). Cómo debe hacerse la inscripción de un reconocimiento de un mayor de edad cuando han pasado más de 30 días después de su inscripción? 4). Para la expedición de registros civiles a la luz del artículo 115 del D. 1260 de 1970, quién debe entenderse como interesado?. 5). Se viola el habeas data sí se expide copia del libro de un registro civil de nacimiento a una persona diferente del inscrito o de su representante legal cuando es menor de edad?.

Marco Jurídico: El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador

Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas. Superintendencia de Notariado/y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. — Colombia htto://wmtv.sulternotariadostott.co

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STRO 194.,"(cid:9) PCnbke NUEVO PAÍS Hoja No. 2 Dr. Jairo Mantilla Rey Ley 75 de 1968 Código Civil Código de Infancia y Adolescencia, Ley 1098 de 2006 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2723 de 2014. Para dar respuesta, se deben hacer algunas precisiones al respecto: Competencia: De conformidad con lo dispuesto en el articulo 266 de la Constitución Nacional, son funciones del Registrador Nacional del Estado Civil, la dirección y organización de las elecciones, el registro civil y la identificación de las personas. El artículo 1° del decreto 1669 de 1997, dispuso que la División Legal de Registro

del Estado Civil de la Superintendencia de Notariado y Registro fuera suprimida. Las funciones que estaban a cargo de dicha División, las asumió la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, según quedó consignado en el acta suscrita por los funcionarios intervinientes de esa Dirección y de esta Superintendencia. Motivo por el cual desde el año 1998 esta Superintendencia no emite instrucción alguna relacionada con el registro civil, a menos que la Registraduría Nacional del Estado Civil emita su instrucción y con base en esta la Superintendencia reproduce la instrucción para los Notarios. Por sentencia C896 de 1999, la Corte Constitucional consideró que la Registraduría Nacional del Estado Civil, es la responsable de dirigir y organizar el Registro del Estado Civil. Por resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil, se facultó a los Notarios para llevar en Superintendencia de Notariado y egistro Calle 26 No. 13 49 Int. 201— PBX (1)3 8-2121 Bogotá D.C. —Colombia http:11www.supernotariado.gov.co SN

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Z 1 QUIDT(cid:9) ENDP ACIÓN

Hoja No. 3 Dr, Jaro ManeÜa Rey forma compartida con los Registradores del Estado Civil, el servicio de registro del estado civil de las personas. La ley 962 de 2005, en su artículo 77, modificó el artículo 118 del decreto ley 1260 de 1970, el cual quedará así: son encargados de llevar el registro civil de las

personas: 1.- Dentro del territorio nacional los Registradores Especiales, Auxiliares y Municipales del Estado Civil. La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá autorizar excepcional y fundadamente, a los Notarios, a los Alcaldes Municipales, a los Corregidores e Inspectores de Policía, a los Jefes o Gobernadores de los cabildos indígenas, para llevar el registro del estado Con resolución No. 1346 de 2007 la Registraduría Nacional del Estado Civil autorizó a los Notarios para ejercer la función de registro civil en forma compartida con los Registradores del Estado Civil. Es necesario aclarar que por mandato constitucional, la organización y dirección del registro civil, compete es a la Registraduría Nacional del Estado Civil; No obstante como quiera que son funciones de esta Entidad entre otras las de orientar o emitir concepto en materia notarial y la inscripción en el registro civil son unas de las funciones de los Notarios, le respondo en forma general. El artículo 1° de la Ley 75 de 1968, expresa: " El reconocimiento es irrevocable y puede hacerse:(cid:9) .1). En el acta de nacimiento firmándola por quien reconoce; 2). Por escritura pública; 3). Por testamento; 4). Por manifestación expresa y directa hecha ante un juez..." La Ley 497 de 1999 artículo 9" atribuye a los Jueces de Paz la competencia para conocer de las manifestaciones voluntarias de reconocimiento de hijos extramatrimoniales. El artículo 109 de la Ley 1098 de 2006, expresa: "RECONOCIMIENTO DE PATERNIDAD. Cuando el padre extramatrimonial reconozca, ante el defensor, el comisario de familia o el inspector de policía, la paternidad de un niño, una niña o un

adolescente, se levantará acta y se ordenará su inscripción en el registro del estado Superintendencia de Notariado y/l@dgistro Calle 26 No. 13-49 Int 201 • PBX (4)328-2121 Bogotá D.C. —Colombia httpliwww.supernotariado.govoo gni.21Zet% TODOS POR UN

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Hoja No. 4 Dr. Jairo Mantilla Rey Nótese de las normas anteriormente transcritas, que en ninguno de sus apartes expresa que para que se efectúe el reconocimiento de hijo extramatrimoníal se requiere de la presencia tanto de la madre como del hijo. Si ambos padres comparecen a efectuar el reconocimiento, se entiende realizada la notificación y aceptación, siempre y cuando el reconocido sea menor de edad; porque si es mayor de edad, el Notario o funcionario ante quien se efectúa el reconocimiento, debe notificar al hijo mayor de edad beneficiado con el reconocimiento. Conviene aclarar(cid:9) que el derecho civil ha distinguido para el acto del reconocimiento del hijo extramatrimonial, si quien lo hace es la madre, o de si se trata del padre, teniendo en cuenta que el documento de registro del estado civil prueba el estado civil y los hechos y actos que él contiene, incluida la condición de madre de una persona, teniendo en cuenta que el registro sirve para probar el parto y también los hechos que se consignan en el documento. En tanto que tratándose del padre, éste debe proceder a reconocer al hijo por uno de los medios previstos en la ley o cuando tal reconocimiento obra en sentencia judicial.

De otra parte, según sentencia de la Honorable CorteCasación Civil de julio 31 de 1979, Magistrado Ponente doctor José Maria Esguerra Samper, " La partida, folio o certificado de nacimiento es un documento público, cuya autenticidad se presume, demuestra el nacimiento de la persona y quien es la madre del mismo, sin que ese documento, por regla general, sea eficaz por sí solo para demostrar la calidad de hijo legítimo de quien figure como padre. Ello depende necesariamente de dos cosas: cuando de hilo natural se trata, en el caso de que tales documentos hayan sido extendidos a petición del progenitor y éste los haya firmado, previa su identificación ante el funcionario competente constituyen reconocimiento irrevocable de paternidad natural ( artículo 1° Ley 75 de 1968); por el contrario, si en tal documento se asevera que el nacido es hijo legítimo, la mera partida no demuestra esa calidad, aunque haya sido extendida a petición del padre y éste lo haya firmado..." t negrilla y subrayado fuera de texto) Efectuado el reconocimiento por uno de los medios señalados en el artículo 1° de la ley 75 de 1968, el Notario o funcionario encargado de llevar el registro debe dar aplicación a lo preceptuado por el articulo 60 del D.L. 1260 de 1970, es decir, el procede a sustituir el folio con anotaciones de reciproca referencia y además, debe hacer la notificación de que trata el articulo 4° de la ley en mención, el cual dispone: "El reconocimiento no crea derechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sido notificado y aceptado de la manera indicada en el título 11 del Libro 1° del Código Civil, para la legitimación".

4 Superintendencia de Notariado Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1 328-2121 Bogotá D.C.- Colombia httpliwww.supemotariado.gov.co 14.11lb 1:1A RIR DSU EP NER OI TNI AM RO II AN DCI OA 'TODOS POR Ut & REGISFRO lo guarboleStsMalka NUEVO PAÍS Hoja No. 5 Dr. Jaho Mantilla Rey El artículo 240 del Código Civil, expresa: NOTIFICACION DE LA LEGITIMACION. Cuando la legitimación no se produce ipso jure, el instrumento público de legitimación deberá notificarse a la persona que se trate de legitimar. Y si esta vive bajo potestad marital, o es de aquellas que necesitan de tutor o curador para la administración de sus bienes, se hará la notificación a su marido o a su tutor o curador general, o en defecto de éste a un curador especial. Artículo 241 de la misma normatividad. LEGITIMACION DE PERSONA CAPAZ. La persona que no necesite de tutor o curador para la administración de sus bienes o que no vive bajo potestad marital, podrá aceptar o repudiar la legitimación libremente. El artículo 242 ibídem, señala: LEGITIMACION DE PERSONA INCAPAZ. El que necesite de tutor o curador para la administración de sus bienes no podrá aceptar ni repudiar la legitimación sino por el ministerio o con el consentimiento de su tutor o curador general o de un curador especial, y previo decreto judicial, con conocimiento de causa. El inciso segundo fue derogado por el artículo 70 del Decreto 2820 de 1974.

El artículo 243. PLAZOS PARA LA ACEPTACION O REPUDIO. La persona que acepte o repudie, deberá declararlo por instrumento público dentro de los noventa días subsiguientes a la notificación. Transcurrido este plazo, se entenderá que acepta, a menos de probarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaración en tiempo hábil. La notificación debe hacerse, enviando un oficio al notificado, en el cual exprese lo acontecido. Para lo anterior, el padre que hace el reconocimiento, debe suministrar la dirección de la madre o de su hijo mayor de edad. Sí no suministra la dirección, el Notario o Registrador del Estado Civil debe hacer la notificación conforme a lo preceptuado en el Código General del Proceso para las notificaciones personales, normas generales. En el evento de que no suministren la dirección o se desconozca el paradero del hijo a reconocer, se debe dejar constancia de lo anterior en la escritura pública, pero lo anterior NO es óbice para no permitir el reconocimiento. En conclusión, para otorgar escritura pública de reconocimiento de hijo extramatrimonial, basta con que el padre que hace el reconocimiento identifique al menor o mayor de edad a cuyo favor se hace el reconocimiento y suscriba la respectiva escritura, no se requiere de la firma del otro padre y la aceptación o Superintendencia de Notarlad(cid:9) gistro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (}3 28-21-21 Bogotá D.C. - Cotombia nao //w~ supernotariado.gov.co

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Hoja No. 6

Dr. Jairo Mantilla Rey repudio de dicho reconocimiento, deberá hacerse por escritura pública dentro de los noventa días subsiguientes a la notificación, es decir no necesariamente debe hacerse en la misma escritura de reconocimiento. (artículo 243 del D.C.) El documento idóneo que debe tener en cuenta el notario o funcionario encargado de llevar el registro civil, para hacer el cambio de apellido por reconocimiento de hijo extramatrimonial, es uno de los señalados en el artículo 1° de la ley 75 de 1968, la Ley 497 de 1999 artículo 9° y el artículo 109 de la Ley 1098 de 2006. En cuanto a la expedición de copias del registro civil, le informo: El articulo 110 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: "Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposan en sus archivos. No se podrán expedir copias de certificados. Los certificados contendrán cuando menos los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate. Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza. El artículo 115 de la misma normatividad, dispone- "Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios del registro de nacimiento se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha del nacimiento. Las copias y certificados que consignen el nombre de tos progenitores y la calidad de la filiación, solamente podrán expedirse en los casos en que sea necesario demostrar el parentesco y con esa sola finalidad, previa indicación del propósito y

bajo recibo, con identificación del interesado. La expedición y la detentación injustificada de copias o certificados de folios de registro de nacimiento con expresión de los datos especificas mencionados en el artículo 52, y la divulgación de su contenido sin motivo legítimo, se considerarán atentados contra el derecho a la intimidad y serán sancionados como contravenciones en los términos de los artículos 53 a 56 del Decreto_Ley 1118 de 1970, derogado por el decreto 522 de 1971, artículo 46". (negfilla fuera de texto) A su turno, el artículo 1°. del Decreto 278 de 1972, por el cual se reglamenta la expedición y uso de copias y certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimiento de que trata el articulo 115 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: "Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios de registro de rC.i:l :7// Superintendencia de Notariado Registro Calle 26 No. 13-49 int. 201 — PBX ( )328 2121

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Hoja No.7 Dr. Jeiro Mantilla Rey nacimientos se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha de nacimiento. Sin perjuicio de lo dispuesto en el articulo 55 dei decreto ley en mención, las copias y los certificados que consignan el nombre de los progenitores y la calidad de la filiación, solamente podrán expedirse en los casos en que sea necesario

demostrar el parentesco y con esa sola finalidad, previa indicación del propósito y bajo recibo, con identificación del interesado..." El artículo 55 del D.L. 1260 de 1970, señala: " En el folio de registro del nacimiento del hijo natural se consignará el número y la fecha de la anotación complementaria. La hoja especial y adicional del folio de registro contendrá también referencia al mero de éste, además de las informaciones suministradas por el denunciante, y no podrá ser inspeccionada sino por el propio inscrito, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, la persona que haya cuidado su crianza o ejerza su guarda legítima, el defensor de menores y el ministerio público. De ella se podrán expedir copias únicamente a las mismas personas y a las autoridades judiciales y de policía que las solicitaren en ejercicio de sus funciones y dentro de su competencia. Al margen de la hoja especial el funcionario dejará constancia de la fecha de expedición de cada copia y del particular o de la autoridad que la haya solicitado. La ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, en el artículo 21 dispone: " Copias de los registros del estado civil. Las copias de los registros del estado civil que expida la Registraduría Nacional del Estada Civil o las Notarías mediante medio magnético y óptico, tendrán pleno valor probatorio. El valor de las mismas será asumido por el ciudadano teniendo en cuenta la tarifa que fije anualmente el Registrador Nacional del Estado Civil la

cual se fijará de acuerdo a las normas constitucionales y legales y en ningún caso el precio fijado podrá exceder el costo de la reproducción.

Parágrafo: Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración del matrimonio, eventos éstos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses". y Superintendencia de Notariado dgistro

Calle 26 No. 13-49 Int. 2(11 -. PBX ( 328-21.21

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REGISTRO fa. NUEVO PAÍS -(cid:9) • (cid:9) < r.troit Hoja No. 8 Jairo Mantilla Rey El artículo 9° parágrafo 3° de la ley 797 de 2003, señala: "Transcurridos treinta (30) días después de que el trabajador o servidor público cumpla con los requisitos establecidos en este artículo para tener derecho a la pensión, si este no la solicita, el empleador podrá solicitar el reconocimiento de la misma en nombre de aquel. De las normas anteriores se desprende, que inicialmente tienen derecho a solicitar copias de los registros civiles o de los documentos antecedentes de las

inscripciones, el propio inscrito por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos o su apoderado, sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, la persona que haya cuidado su crianza o ejerza su guarda legítima, el defensor de menores, el ministerio público u orden judicial. También podrán expedir copias de los registros civiles de nacimiento, cuando éstas son solicitadas por el empleador de la persona a que se refiere la copia del registro civil de nacimiento solicitada, dejando constancia en la misma del propósito para el cual la solicita, con identificación del patrono empleador. En relación con la expedición de copia de un registro civil de nacimiento de un menor de edad, ésta debe ser solicitada por uno o ambos padres o con poder otorgado por ambos o uno de los padres. El poder o la autorización debe estar debidamente diligenciado, es decir con presentación personal ante Notario o Juez. De lo anterior se concluye que de conformidad con lo dispuesto en el articulo 15 de la C.N., DERECHO A LA INTIMIDAD, los antecedentes de las inscripciones de los registros civiles y las copias de los registros civiles no pueden expedirse a cualquier persona. No obstante, como quiera que por mandato constitucional la Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la Dirección Nacional de Registro Civil, es la encargada de la dirección y organización del registro civil, con oficio OAJ0831 del 04 de mayo del año en curso, se dio traslado, de su petición a dicho organismo, ubicado en Avenida Calle 26 No. 51 — 50 Piso 2° , de Bogotá, D.C., copia del cual anexo.

Cordialmente, Edilbe o an(cid:9) rez Airnanza Jefe Oficina Asesora Jurídica ( E ) Anexo lo anunciado J(cid:9) folió)

Proyectó: Gladys E. ..(Urgas B.- Profesional Especializada 0A.I.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 PBX (1)328-2121Bogotá U.C. Colombia Mial/www.supernotariadoxiov.co