SNR - 87709 - Concepto 3010 de 20213

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_ SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de lo fe público SNR2013EE 022 2-CciCONSULTA 3010 ANTE LA OFICINA ASESORA JUFtÍDICA DE LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Para: Doctora

LIBIA ANGULO CEBALLOS E-mail: libiaanguloOklahrabogados.com.co

Calle 77 No. 11-19 Oficina 302

Bogotá - Cundinamarca Asunto: ER-36412 — CN — 005 Autorización — Firma de las partes en diferentes momentos.

Estimada Doctora: En relación con el tema de la referencia me permito efectuar las siguientes

consideraciones: Hechos: Se elevó a escdtura pública un acta de aprobación de cuenta final de hquidación de una sociedad donde se adjudican bienes inmuebles a los socios. Y preguntan qué mecanismo pueden utilizar para que una de las socias que se encuentra fuera del país, firme la escritura cuando vuelva. Marco Legal Decreto 960 de 1970 Articulo 10 del Decreto 2148 de 1983 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Para que un documento se convierta en escritura pública, es fundamental cumplir con unos requisitos formales que conducen a su realización total. En este sentido, legal y doctrinariamente se reconoce un proceso de formación de la escritura púbica, compuesto de varias etapas. La ley colombiana reconoce cuatro: Recepción, extensión, otorgamiento y autorización. O (ti) Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 Na 1349 Int 201—F8X (1332B-21-21

160 I100 Bogan D.C. - Colc.mbla S (cid:9)

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DE NOTARIADO & REGISTRO _ Lo guardo de la te público Recepción Conocida en otras legislaciones como comparecencia, se entiende como el momento en el cual el notario recibe la declaración de voluntad de las partes que van a intervenir en el negocio jurídico, constituyéndose así en un deber por parte del notario de escuchar la declaración, teniendo en cuenta que pueden existir casos en los que sea necesario que el otorgante aporte documentos y relate antecedentes. A partir de la etapa de recepción, el notario adquiere la facultad de intérprete, orientada a obtener la verdadera voluntad de las partes. Extensión El notario, con base en la manifestación de la voluntad de las partes, elabora y redacta con claridad y precisión el ins-trumento que debe contener las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, el alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman. De ser necesario, sirve de asesor jurídico para incluir los requisitos del negocio o acto jurídico que desean celebrar. También puede suceder que los interesados presenten al notario una minuta con el acto que se va a celebrar, la cual debe ser revisada por éste Otorgamiento El proceso de otorgamiento, como ratificación formal del consentimiento, está descrito por el estatuto notarial, entre los artículos 35 al 39. Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, que deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Por supuesto, con esta lectura se pretende garantizar que los otorgantes conozcan

lo que firman, por lo cual en esta etapa pueden aclarar, modificar o corregir lo pertinente hasta estar conformes con el contenido del texto. Acto seguido, el instrumento debe ser firmado, numerado y fechado en el mismo acto.(-4 Sin embargo, el notario puede aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. En este caso, la escritura será numerada y fechada con la firma del primer otorgante y una vez sea firmada por los demás comparecientes, el notario procederá a autorizarla Los efectos de la escritura se retrotraen al momento de la primera firma. Si transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante, no se ha presentado otro compareciente, el notario anotará Superintendencia de Noladado y Registro Calle 26 No. 1349 Int 201PBX (03212121 &gota D.C. - Cobntia 2S (cid:9)

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DE NOTARIADO

8. REGISTRO La gualdo de la fe público . lo acaeddo en el instrumento y dejará constancia de que por tal motivo se abstiene de autorizar el instrumento. (Artículo 10 del Decreto 2148 de 1983) La fecha de firma del instrumento tiene importantes efectos jurídicos, de ahí que una escritura sin fecha sea nula, según el articulo 99 de nuestro estatuto notarial. Para finalizar lo relativo al otorgamiento, después de la lectura del instrumento y justo antes de la firma, los comparecientes tienen la oportunidad para modificar, aclarar o corregir lo que consideren.

Autorizadón Transcurridas las etapas anteriores, el proceso culmina con la autorización de la

escritura pública. Es el momento en el que el notario luego de verificar que el documento consigne lo declarado y aprobado por las partes, que cumpla con los requisitos legales necesarios y que se hayan presentado los respectivos comprobantes fiscales, firma en muestra de la fe que le imprime al instrumento. De igual manera, el socio en el exterior puede otorgar un poder para que lo representen en la firma de la escritura pública Esta consulta se emite de conformidad con el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que consagra: "Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución". Cordialmente, JAHER PA RA OVIEDO Jefe ficina Asesora 3 rídica Proyect6: aneth 'Ala Díaz Cervantes (O (cid:9) /2013) .>(". Superinbandoncia de Notariado y Registro Cale 28 No.1349 Int 201PBX (1)328-2121 10 0001 &gata D.C. - Coleaba I unl ISINneKsticernotunack aneo z