SNR - 87715 - Concepto 1231 de 2013

SN Ei SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

11 REGISTRO PROSPERIDAD la guarda de la fe público

1PARA TODOS

Mlnluseoo

SNR2013EE021430.

CONSULTA No. 1231 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Bogotá D.C. 4 de agosto de 2013 .

Doctor: LUIS FERNANDO QUINTERO FACUNDO Notario Único del Círculo de Yacopi (Cundinamarca) Correo electróniconotariau.yacopi@supemotariado.gov.co

C.N. 07.

Asunto: Autorización de Notario a Personas Designadas por Personería Municipal para Toma de Huella Dactilar a Personas de Tercera Edad con Destino a Cobro de

Subsidios Tercera Edad. Respetado doctor Quintero Facundo: Mediante escrito radicado con código SNR2013ER014976, nos relata que la Personería Municipal de Yacopi le ha solicitado autorizar personas designadas por dicha entidad para tomar huellas dactilares de unas personas de la tercera edad en situación de dificil movilidad "con el fin de poder autenticar las autorizaciones para el cobra de sus respectivos subsidios". Sobre el particular, es preciso señalar que, a juicio de esta oficina, no le es jurídicamente viable que los notarios deleguen sus funciones en otras personas que no son depositarias de la función fedante; pues es precisamente la condición de notarios — bajo cualquiera de las modalidades previstas en la Ley (en propiedad, en interinidad o por encargo) lo que atribuye la facultad de imprimir presunción de autenticidad a las

actuaciones que se surten ante su presencia. Sobre este punto (naturaleza, esencia y razón de ser del servicio notarial y de las actuaciones adelantadas por los Notarios Públicos), vale la pena citar alguno de los numerosos pronunciamientos emitidos por la Corte Constitucional. As1 pues, mediante Sentencia C181 de 1997, con ponencia del Doctor Fabio Morón Diez, el alto tribunal sostuvo: "Para esta Corporación es Indudable que a los notarios en el cumplimiento de sus labores relacionadas con la fe pública les asiste el carácter de autoridades. Ya la Corte Constitucional ha precisado que los particulares encargados del desarrollo de funciones públicas, 'en el ejercicio de esas funciones ocupan la posición de la autoridad estatal gozando. por ende, de las prerrogativas del poder público'. (..) Si bien, quienes prestan el servicio notarial no son servidores públicos, difícil seria entender el coniunto de tareas que les han sido asignadas si actos de tanta liga 1

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DE NOTARIADO & REGISTRO la gucuda de la le púbko PARA Minlustio trascendencia como aquellos en los Que se vierte el ejercicio de su función no estuvieran amparados por el poder que. en nombre del Estado. les imprimen los notados en su calidad de autoridades" (negrillas y subrayado fuera de texto original). De igual manera, en Sentencia C1212 de 2001, la Corte Constitucional señaló lo siguiente: (...) "...los notarios no desarrollan únicamente un servicio público, como podría ser el transporte o el suministro de electricidad, sino que ejercen una actividad, que si bien es distinta de las funciones estatales

clásicas, a saber, la legislativa, la ejecutiva y la judicial, no puede ser calificada sino como una verdadera función pública En efecto, el notario declara la autenticidad de determinados documentos yes depositado de la fe pública, pero tal atribución, conocida como el ejercicio de la "función fedante", la desarrolla, dentro de los ordenamientos que han acogido el modelo latino de notariado, esencialmente en virtud de una delegación de una competencia propiamente estatal, que es claramente de interés general. Esta función de dar fe es además claramente de interés general por cuanto establece una presunción de veracidad sobre los documentos y los hechos certificados por el notado, con lo cual permite un mejor desarrollo de la cooperación social entre las personas, en la medida en que incrementa la seguridad jurídica en el desenvolvimiento de los contratos y de las distintas actividades sociales..." Los notados no son, en sentido subjetivo, servidores públicos, así objetivamente ejerzan la función de dar fe pública de los actos que requieren de su intervención. Son, en cambio, particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración, de conformidad con los artículos 123 inciso final, 210 inciso segundo, y 365 inciso segundo, de la Carta Politica. En síntesis, las principales notas distintivas del servicio notarial, tal como se expuso en la sentencia C-1508/00, son: (i) es un servicio público, 00 de carácter testimonial, fi!) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (y) a los

cuales se les otorga la condición de autoridades°. Ahora bien, en casos como el referido, la norma ha previsto como solución el desplazamiento del notario dentro del circulo respectivo a poblaciones retiradas. Asi lo establece claramente la normatividad que regula el ejercicio de la función notarial, como se puede colegir de disposiciones tales como las que aparecen en los artículos 160 y 233 del Decreto 960 de 1970, cuyo tenor es, respectivamente, el siguiente: "ARTICULO 160. <HORAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos 2 s

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2REtalitill`" N fi PsOsPEDDAD _ . le guarda de lo le público I PARA TODOS MinJushrio casos, los Notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente". "ARTICULO 222. <DERECHOS ESPECIALES. No se causarán los derechos especiales señalados en las tarifas para remunerar las diligencias que implican la firma de escrituras fuera del despacho del Notario, cuando se trate de las visitas que suelen hacer dichos funcionarios a los Municipios de su Circulo Notarial, distintos al que es su cabecera". Ahora bien, en caso de que el trámite para el cual se pretende la toma de huella esté relacionado con la obtención de certificado de supervivencia, conviene resaltar que a la

luz de lo dispuesto por el Decreto 019 de 2012, "por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", en la actualidad no es permitida la exigencia de tales constancias como requisito para el cobro de subsidio. En lugar de ello, la ley ha previsto otros mecanismos. En efecto, asi lo señala en forma expresa la disposición en comento al señalar: "ARTIQ1 MDEPRTAOPIES PERSONALES O CERTIFICADOS PARA PROBAR LA FE DE VIDA /SUPERVIVENCIA!. A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando ÚNICAMENTE las bases de datos del Remisivo Civil de la Reoisbaduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Rectistraduría Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de Información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional. para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constatan) plena prueba de la existencia de la persona" (negrillas, subrayado y mayúsculas fuera de texto original) . Por último, es del caso resaltar que el presente pronunciamiento se emite en los términos establecidos por el articulo 28 de la Ley 1437 de 2011, el cual dispone:

"Artículo 28. Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución." Cordialmentev---. (cid:9) . MARCOS 4AHER PARRA OVIEDO Jefa 1e Oficina (cid:9) sore Jurldica Superinten (cid:9) ia de Notariado y Registro Proyecto. Gabriel Ciego Gamlen Paiogedo Oficina Mesera Jurldwa

Revisó: Gladys Eugenitalargasi Coordinadora (E) Grupo .1 andino Notarial

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