SNR - 87750- Concepto 2188 de 2013

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(cid:9) SUPERINTENDENCIA

I;~ DE NOTARIADO ve kin & REGISTRO la guarda de la le púbica _ 022 504. Bogotá, agosto 13 de 2013 0A3-2188 Doctor

JHON HAROLD RIOS SUAREZ

Fiscal Noveno Seccional Carrera 25 # 26-63 Tuluá, Valle Asunto: Su oficio 604 de 4 de julio de 2013, radicado con el número SNR2013ER032440. Sijuf 119084 (cid:9) CN-005

Señor Fiscal: Con toda atención me refiero al oficio citado en el asunto con el cual formula consulta respecto a que si protocolizada una escritura pública, en copia de la misma, para asentarla la oficina de registro de instrumentos públicos, es procedente hacerle entrega: -Únicamente a los otorgantes o contratantes -A cualquier persona que la solicite para su registro en -A persona interesada el negocio jurídico diferente a los contratantes.

Solicita se citen las normas que apoyan la respuesta. Marco jurídico Decreto 960 de 1970 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos en el artículo 25 del Decreto 01 de 1984, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio t Superlittendencla de Notariado y Rifo 1:11100 Calle 28 No. 1349 Int 201Pf« (1)3212121 Bogotá D.C. - Cdoutia S://wwI• Son

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& REGISTRO 11~ La guardo de la fe pública acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011. El artículo 30 . del decreto ley 960 de 1970, Estatuto del Notariado, referido a la competencia de los Notarios previene en su ordinal 7: "Articulo 3°. Compete a los notarios:

7. Expedir coplas o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos." En el Titulo II, Del ejercicio de las funciones del Notario, capítulo VIII, De las copias, del citado estatuto, aparece un conjunto normativo que

preceptúa así: Artículo 79 del decreto ley 960 de 1970: "El notado puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la trascripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copla autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original. Artículo 80 del Decreto 960 de 1970, dispone: "Toda nersona tiene derecho a obtener codas auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, una vez que fuere presentado, el Notario señalará la copla que presta ese merito, que será necesariamente la primera que del instrumento que se expida,

expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide". ( subraya fuera del texto). t SupMnludenda de Notedido y Regirlo 150 900 Calle 28 ?t. 13-10 la 201PBX W32121.21 eopole D.0 Colontla hB ihswpttsza 0 .1 II IIC 111M

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DE NOTARIADO & REGISTRO logyordaeolare Oblea Artículo 83, del decreto ley 960 de 1970: "Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades." Artículo 84, del decreto ley 960 de 1970: "La copla comprenderá la Integridad del instrumento y los documentos anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquel, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o vareos documentos independientes que formen parte del protocolo. El Notarlo al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se Insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente

salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso A su vez el artículo 85, del decreto ley 960 de 1970, indica: " Artículo 85.- Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de éstas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del Notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas." De otra parte disponen los artículos 38 y 39 del Decreto reglamentario 2148 de 1983: Art. 38.- SI en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en' favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el merito ejecutivo nara el acreedor a Quien se le expide Art. 39.- la copia sustitutiva de aquella que presta mérito ejecutivo, sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada antes o después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa la constancia de ser sustitutiva de la Primera y el nombre del arreerlor en favor de filien se expide. ( subraya fuera del texto). t liperlitentlencla a klarlado y Registro 110 Cale 26 No. 13-49 Int 201 - KIX (1)325-21-21

Dogo& D.C. Mweedaueemdadatla eatoo 5 (cid:9)

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M & REGISTRO La guardo de la le público De lo expuesto se infiere que el Notario expedirá las copias ceñido a lo que establece el Estatuto Notarial y las normas reglamentarias que consagran su función, es decir las copias serán auténticas o en papel común, por medios manuales o mecánicos, contendrán la Integridad del instrumento o una parte del mismo, y se sujetarán a la tarifas prescritas en el Decreto 188 de 2013. También se infiere que el Estatuto Notarial permite la expedición de copias de una escritura pública a cualquier persona, salvo de las que prestan mérito ejecutivo, como ya se precisó. Atentamente, ( t. Superintendencia de Notariado ► Registro Cale 26 MI 1349 Mt 201 -ROI (1)321-2121 1909,0 Bogolf D.C. • Colomilia Ab:1~v suoemdmiado cov nt n••n•n ao