SNR - 88458 - Concepto 3243 de 2013

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia lettud y Orden

SNR2013EE027194

Consulta No. 3243 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor

ANDRÉS EDUARDO DEWDNEY MONTERO

Calle 152 No. 8 —11 Apto. 104

Ciudad Asunto: Autenticación de documentos escaneados y contenidos en un CD, mediante firma digital o electrónica del Notario.CN — 07, radicación ER 038937 de fecha 14 de agosto de 2013.

Fecha: (cid:9) 27 de septiembre de 2013.

Señor Dewdney Montero: En el asunto descrito, consulta si es válido y posible la autenticación de documentos escaneados y contenidos en un medio digital como un CD, mediante firma digital o electrónica del Notario. De ser posible, informar en qué notaría de Bogotá se presta dicho servicio.

Marco Jurídico: Decreto 960 de 1970

Ley 527 de 1999 Decreto 2364 de 2012 son

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Calle 26 No. 1349 Int 201PBX (1)328-2121Lo guarda dela to Mico Bogotá D.C. - Colombia FRIIFICNDO httplAwtsuoemotariado.00v.co Superintendencia de Notariado y Registro 100 Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia libertad y Orden Hoja No. 2 Sr. Andrés Eduardo Dewdney Montero Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el reconocimiento de un

documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. ( Art. 68 D.L. 960 de 1970 ). La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos. También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista. Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del Decreto Ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga. Igualmente, se hace necesario tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 244 del Código General del Proceso, el cual expresa: "Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o

desconocidos, según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. 0

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Calle 26 No. 13.49 Int 201PBX (1)328-2121In guarda dala Ispalca Bogotá D.C. - Colombia CuE111s1rCoI) Nylhwav.simemotariado.eov.co Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Pro libertad y Orden Hoja No. 3 Sr. Andrés Eduardo Dewdney Montero La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones". El artículo 25 del Decreto 19 de 2012, expresa: ". ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 53 de 2012. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las

autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales v de las actas de asamblea _general de accionistas. iunta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite". NOTA; El articulo 1 del Decreto 53 de 2012 y la expresión subrayada fueron declarados INEXEQUIBLES por la Corle Constitucional mediante Sentencia C-634 de 2012. La Ley de Comercio Electrónico en Colombia es la Ley 527 de 1999. Su objetivo es la reglamentación y la definición del acceso y el uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, además del establecimiento de las Entidades de Certificación. $NN

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Calle 26 No. 13-49 Int 201PBX (1)328-21-21 - la peda de la k Oblea Bogotá D.C. - Colombia htildbmwtsuoemotarlado.00v.co I 1111 II (cid:9) ki Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Pro Hoja No. 4 Sr. Andrés Eduardo Dewdney Montero Su ámbito de aplicación es el uso de firmas digitales en mensajes de datos, Define como Firma Digital, al valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación Se equipara el valor probatorio de un mensaje de datos que uno en papel, siempre y cuando contenga lo siguiente:

1. Es única la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Por "firma electrónica" se entenderán los datos en forma electrónica, consignados en un mensaje de datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que el firmante, aprueba la información recogida en el mensaje de datos. El documento electrónico o informático, se concibe como un medio de expresión de la

voluntad con efectos de creación, modificación o extinción de derechos y obligaciones por medio de la electrónica. La seguridad en el comercio electrónico es fundamental para su desarrollo. En un flujo de transacciones en donde las partes ya no tienen contacto 'físico', ¿cómo pueden asegurarse de la identidad de aquel con quien están realizando una operación? e, incluso, ¿cómo pueden tener la certeza de que la información intercambiada no ha sido robada, alterada o conocida por personas ajenas? La firma electrónica, técnicamente, es un conjunto o bloque de caracteres que viaja junto a un documento, fichero o mensaje y que puede acreditar cuál es el autor o emisor del mismo (lo que se denomina autenticación) y que nadie ha manipulado o modificado el mensaje en el transcurso de la comunicación (o integridad). La Firma Electrónica permite identificar a la persona que realiza la transacción, es decir, proporciona el servicio de autentificación (verificación de la autoridad del firmante para estar seguro de que fue él y no otro el autor del documento) y no de e

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Calle 26 No. 13-49 Int 201PBX (1)32&21-21 La vado d. k1. Mita Bogotá D.C. - Colombia tfülIRCADO htto:/Awrwswiemotarlado.00v.co Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Pro (cid:9) " liberkd y Orden Hoja No. 5 Sr. Andrés Eduardo Dewdney Montero repudio (seguridad de que el autor del documento no puede retractarse en el futuro

de las opiniones o acciones asignadas en él). De lo anterior se colige que debe existir una autoridad certificadora, y los Notarios utilizan la firma digital, para lo cual están inscritos en la Cámara de Comercio respectiva, pero en la actualidad no están autenticando firmas escaneadas, ni CD.. Esta Superintendencia /está estudiando la modificación del Decreto ley 960 de 1970, Estatuto del Notariada para adaptarlo entre otros a los avances tecnológicos. Cordialmente, Mar os aher Parra vied Je • tina Ases. a Jur" ica (cid:9) (cid:9) Proyectó: dys argas 27-09-13

Revisó: Janeth C

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