SNR - 90181 - Concepto 60 de 2014

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DE NOTARIADO 8: REGISTRO ta guarda de la fe pública din jan

SNR2014EE005300.

CONSULTA No. 60 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Bogotá D.C. 03 de marzo de 2014.

Señores:

CAFÉ QUINDÍO SAS.

Att. Nubia Beatriz Motta Camargo. Gerente Carrera 19 No. 33 - 41. Armenia.

Radicación: SNR2014ER000464.

C.N. 007.

Asunto: Documento Privado - Efectos de la Autenticación Notarial.

Marco jurídico.

1. Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso).

2. Decreto 960 de 1970.

3. Decreto 2148 de 1983,

Er Respetada doctora Motta Camargo: Mediante el escrito de la referencia solicita aclaración acerca de si la autenticación de un documento privado pasa a ser documento público mediante autenticación de firma ante Notario. A efectos de responder la pregunta formulada debemos empezar por remitimos al Superintendencia de Notariado y Registro Gale 26 No, 13-49 int. 201 - PBX (1J328-21-23

Bogolá D.C. - Colomble http: /Avww.supernotariado.q04.co

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DE NOTARIADO 2 REGISTRO la guarda de la fe pública Código General del Proceso, cuyo artículo 243 refiere a las clases de documentos, señalando lo siguiente: “Artículo 243. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos,

grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados, Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública”. (Negrillas y subrayas fuera de texto original). Como se puede apreciar, los documentos que Usted señala no reúnen las condiciones de Ley para ser catalogados como públicos, toda vez que, según lo expuesto en la consulta, no han sido otorgados por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, ni con su intervención, así como tampoco por un particular en cumplimiento de dichas funciones o con la intervención de este último, situación que no se altera por el hecho de que un Notario autentique las firmas contenidas en tales escritos —o los documentos, si fuera el caso -, como se pasará a explicar. Conviene, pues, precisar el concepto de la autenticación, y particulanmente, el de la autenticación de las firmas contenidas en un documento. Así pues, el artículo 3” del Decreto 960 de 1970 preceptúa lo siguiente: “ARTICULO 3o. <FUNCIONES DE LOS NOTARIOS>. Compete a los Notarios:

Sn Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (19328-2121

Bogotá D.C. - Colombia http: Ja motañado. Ars] EnladaCEs 1o0 1

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8. REGISTRO lo guarda de la te público

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad,

2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados, 3, Dar testimonio de la uutenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos”. (Negrillas y subrayas fuera de texto original). (...) Por su parte, los artículos 73, 74, 75 y 76, ibídem establecen a este respecto lo siguiente: “ARTICULO 73. <RECONOCIMIENTO DE FIRMAS)>. El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes”. “ARTICULO 74. <FORMA DE AUTENTICAR>. Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad”. “ARTICULO 75. <PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIÓN>. La ÓY

autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de ta correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando este reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. Fl acto terminará con mención de su Jecha y la firma del Notario”. Superintendencia de Notariado y Registro Calla 26 No, 13-49 Int, 201 -PBX 11)328-2121 Bogotá D,C. - Colombia http://www supernolariado.qov.co

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8 REGISTRO ¿PROSPERIDAD La guarda de la fe pública A PARA TODOS “ARTICULO 76. <AUTENTICIDAD POR MEDIO DE FOTOGRAFÍA>. El Notario dará testimonio de su autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que. corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación”. (Negrillas y subrayas fuera de texto original). Así mismo, se tiene que el Decreto 2148 de 1983, reglamentario del Decreto (Ley) 960 de 1970, señala: “ARTICULO 35. —El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directameñte o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista. Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un

sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-Ley 0960 de 1970. Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar”. (Negrillas y subrayas fuera de texto original). Nótese que la autenticación, tiene lugar respecto un documento que ya existe y que, por tanto, ya tiene definida su naturaleza pública o privada, según el caso. Por tanto, el sentido de la autenticación es otro muy distinto y consiste en dar fe sobre la correspondencia, ya sea de la firma puesta allí con la registrada, o del contenido de un papel con el del original. No debe confundirse la autenticación de un documento con la autorización notarial Oy (artículo 13 y ss. del Decreto 960 de 1970?), ya que esta última sí consiste en permitide ' Decreto 960 de 1970: “ARTICULO 13. <PERFTECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA>. La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos Juridicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, in extensión, el Otorgamiento y la autorización”. G E a age Superintondencia de Notariado y Registro 150 5001 uIQrNet E $ Calla 26 No. 13-49 Int. 201 —PBX (1)328-2121 z Bogolá D.C. - Colombia "Pis¡ocnortteess q i hitos! l oy. atea MAA Larrala7 De 070

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8: REGISTRO

SS ¿PROSPERIDAD te guarda de la fe pública MinJusticio PARA TODOS nacer al mundo jurídico al acto contenido en él y, por tanto, mutando su carácter privado a público, al tenor de lo dispuesto por el artículo 243, ya citado. En conclusión, la autenticación de un Notario de los documentos no afecta la naturaleza pública o privada que les es propía, por lo que en tratándose de documentos privados, no dejarán de serlo por la autenticación de la firmas que aparezcan en ellos. Es de resaltar que el presente pronunciamiento se emite en Jos términos establecidos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, el cual dispone: “Artículo 28. Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho «a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento 0 ejecución.” Cordialmente, Proyectá; Gabriel Diago García! Abog na. Asesora Jurídica.

Revisó: Gladys Eugenia Vamas B, ordinadora Grupo Juridico Notarial, “ARTICULO 15, <RECEPCIÓN, EXTENSIÓN, OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN?>. La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de quie las declaraciones han sido realmente enritidas por los interesados”.

Superintendencia de Notariado y Registro Caífe 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1828-21-21 Bogat4 0,0. - Colombia hsiup p/ehmwow tariado.goy.co