SNR - 90650 - Concepto 1012 de 2014

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SN SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

PROSPERAD

& REGISTRO I PARA TODOS la guarda de la te pública

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CONSULTA 1012 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y REGISTRO

Para: Doctor

Felix Campos Cruz Av. Boyacá No. 75A-66

E-mail: felizcamposcruz@gmail.com Bogotá - Cundinamarca Asunto: ER-012460— CN — 005 Recepción, extensión, otorgamiento y autorización de escrituras públicas — Prestación del servicio notarial fuera de la sede de la notaria.

Estimado Doctor: En relación con el tema de la referencia me permito efectuar las siguientes consideraciones:

Hechos: Se formula el siguiente cuestionario:

1. Se sirva informar la norma referente a la toma de firmas domiciliarias en establecimiento carcelario por parte de los notarios.

2. Se sirva informar la competencia de los notarios de Bogotá, respecto a si sus funciones están restringidas para la zona, localidad o sector donde se encuentre localizada la Notaria. ley

3. Se sirva informar termino que tiene el notario para verificar la legalidad de los documentos que se anexan para otorgar la misma una vez radicada, dicha escritura.

4. Se sirva manifestar si después de dos meses de ser realizada radicada una solicitud de Escritura Pública, el notario se puede negar a tomar firmas aduciendo que no se ha estudiado para efectos de legalidad.

5. Se sirva informar si un notario ubicado en zona norte de la ciudad se puede

negar a tomar la firma en establecimiento carcelario "la Picota", "cárcel Nacional La modelo" o "Distrital", alegando la distancia de su ubicación.

6. Se sirva informar el termino máximo, una vez se firma Escritura Pública de venta, Superintendencia de Notariado y Registro en% Cano 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21-21

ISO 900 Bogotá D.C. - Colombia íti co tam://www.supernotariado.gov.03 errIlS.11, SUPERINTENDENCIA S(cid:9) 114Ea rtarsi DO PROSPERIDAD ta guarda de lo te pública e PARA TODOS cancelación y demás, para entregar copias de las mismas. 7.(cid:9) Se sirva informarnos las sanciones en que incurren el notario por el por el incumplimiento de lo anteriormente expuesto Marco legal Decreto 960 Decreto 2148 de 1983 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

1. En relación con su primera pregunta las funciones que pueden desempeñar fuera del despacho dei notario las establecen los articulos 12 del Decreto 2148 de 1983 y 160 del Decreto 960 de 1970.

El(cid:9) 12 del Decreto 2148 de 1983 señala: "Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la Notaria, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho", A su vez el artículo(cid:9) dei Decrete 950 de 1970 dispone: "Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia

inaplazable, a reetierimiento oe personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina. el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos los notarios no están obligados a prestar su mjci (cid:9) r. 7. Den:, (cid f. ace..lc vol u 'a-lamente". (Subrayado fuera del texto) De Ic expuesto se concluye que el interesado en firmar y autenticar un documento de una persona privada de la libertad puede solicitar ante cualquier notario del círculo que le preste el servicio a domicilio. No obstante esta Oficina Asesora Juridica cur'sidera(cid:9) ?I .1‹.tard acite la debida autorización ante la autcrdad corno.e.tente.

2. De otro lado, en relación con la ccrnpetencia de los notarios en cuanto a la prestación del servicio notarial en una zona determinada el artículo 2 del Decreto 960 de 1970 indica: "Irá r:fryción_npratiaí es incompatible con el ejercicio de autoridad y turrsurcurtin y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del efu.)ecto Gircuie de fa maria." (Subrayado fuera del texto) La necesidad de señalar funciones precisas a quienes ejercen el servicio público de notariado llevó al legislador a organizar el territorio de la república en círculos notariales. Con esta organización se buscó llevar el servicio a los diferentes lugares SupfziAtendencia de Notariado y Registro Cale 26 No. 1149 Int. 201— PBX (1)328-21.. 21

Bogotá D.C. - Colombia http2wwvv.supernotariado.eov.co

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REGISTRO PROSPERIDAD 1 PARA TODOS La guarda de la fe pública Mialusticia del país; esta organización ha sido plasmada en el título V, del estatuto notarial o decreto 960 de 1970 y decreto reglamentario 2148 de 1983.

3. Respecto de su tercera pregunta: Para que un documento se convierta en escritura pública, es fundamental cumplir con unos requisitos formales que conducen a su realización total. En este sentido, legal y doctrinariamente se reconoce un proceso de formación de la escritura púbica, compuesto de varias etapas. La ley colombiana reconoce cuatro: recepción, extensión, otorgamiento y autorización.

Recepción Se entiende como el momento en el cual el notario recibe la declaración de voluntad de las partes que van a intervenir en el negocio jurídico, constituyéndose así en un deber por parte del notario de escuchar la declaración, teniendo en cuenta que pueden existir casos en los que sea necesario que el otorgante aporte documentos y relate antecedentes. A partir de la etapa de recepción, el notarlo adquiere la facultad de intérprete, orientada a obtener la verdadera voluntad de las partes. Extensión El notario, con base en la manifestación de la voluntad de las partes, elabora y redacta con claridad y precisión el instrumento que debe contener las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, el alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman. De ser necesario, sirve de asesor jurídico para incluir los requisitos del negocio o acto jurídico que desean celebrar.

También puede suceder que los interesados presenten al notario una minuta con el acto que se va a celebrar, la cual debe ser revisada por éste. Otorgamiento El proceso de otorgamiento, como ratificación formal del consentimiento, está descrito por el estatuto notarial, entre los artículos 35 al 39. Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, que deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Por supuesto, con esta lectura se pretende garantizar que los otorgantes conozcan lo que firman, por lo cual en esta etapa pueden aclarar, modificar o corregir lo pertinente hasta estar conformes con el contenido del texto y suscribirlo. t Superintendencia de Notariado y Registro rt% —144et Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21-21 s0 9001 Bogotá D.C. - Colombia httotiwww.sunemotariadogov.co

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12ERIIEITStlIODO i PROSPERIDAD to guarda de late pública Autorización Transcurridas las etapas anteriores, el proceso culmina con la autorización de la escritura pública. Es el momento en el que el notario luego de verificar que el documento consigne lo declarado y aprobado por las partes, que cumpla con los requisitos legales necesarios y que se hayan presentado los respectivos comprobantes fiscales, firma en muestra de la fe que le imprime al instrumento. El servicio notarial es rogado, y por ende, el notario realizará tantas actuaciones como sean necesarias y solicitadas por los interesados, siempre y cuando puedan llevarse a cabo por su ajuste a la ley

El Estatuto Notarial le otorga al notario la posibilidad de abstenerse de autorizar el instrumento cuando observe que éste es nulo, que falten los comprobantes fiscales o cuando no se hayan cancelado los respectivos derechos notariales. Sin embargo, el Estatuto Notarial le otorga al notario la posibilidad de abstenerse de autorizar el instrumento cuando observe que éste es nulo, que falten los comprobantes fiscales o cuando no se hayan cancelado los respectivos derechos notariales. El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública, y por ende, será inexistente. De otra parte el artículo 231 del decreto 960 de 1970 consagra: "Los Notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que haya intervenido, hasta cuando reciba la totalidad de los derechos que le corresponden por la prestación de su servicio" A su vez el artículo 143 del Decreto 2148 de 1983 señala: "Art. 143.- Salvo las excepciones legales, los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que le corresponden por la prestación de sus servicios." tp Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 1349 Int. 201— PBX (1)328-2121 09001 Bogotá D.C. - Colombia ome http:Novw.sugemotadadO.gov.ao

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En este punto vale la pena señalar que la normatividad no contempla un plazo específico para la duración de cada una de estas etapas, salvo lo estipulado en el numeral siguiente.

4. El decreto 2148 de 1983 en el artículo 10 dispone: "Artículo 10.- Cuando transcurridos dos meses desde el momento de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por este motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo." Como puede observarse la aplicación de lo contemplado en el artículo 10 de decreto 2148 de 1983, sólo tiene lugar cuando uno de los otorgantes haya firmado la escritura y alguno o algunos de los demás otorgantes no se haya presentado a firmarla, trascurridos dos meses contados a partir de la firma del primer otorgante, pero no se trata de un término de duración general de la autorización de las escrituras.

5. En respuesta a la pregunta número 5 debe tener en cuenta que el servicio notarial es rogado, y por ende, el notario realizará tantas actuaciones como sean necesarias y solicitadas por los interesados, siempre y cuando puedan llevarse a cabo por su ajuste a la ley. La forma externa que debe revestir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la ROGACIÓN, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de éste la prestación de sus servicios.

En el evento en que el notario no preste el servicio solicitado puede proceder a presentar la queja correspondiente ante la Superintendencia Delegada para el

Notariado.

6. El artículo 87 del decreto 960 de 1970 señala el término en el cual se deben expedir las copias una vez haya sido autorizada la escritura, así: "Art. 87Modificado, art. 43, D. 2163 de 1970: Las primeras copias serán expedidas tan pronto quede autorizado el instrumento por el notario, en el menor tiempo posible, que en ningún caso excederá de ocho (8) días hábiles. La demora hará al notario responsable de los perjuicios que con ella se causen a los otorgantes"

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX1D328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://venev.suoemolariado.cmv.co le4Ink/r5C TrAa Cer.13.11,1,17.10

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& REGISTRO PROSPERIDAD PARA TODOS la guarda de la le pública MinJutida 7.(cid:9) De la información por usted suministrada no se puede inferir la existencia de hecho que dé lugar a una posible falta disciplinaria. Sin embargo, para su información nos permitimos informar que el capítulo II del Título VI del Decreto 960 de 1970 señala los hechos que constituyen falta disciplinaria por parte del notario. Esta consulta se emite de conformidad con el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que consagra: "Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en, ejercicio del derecho a formular consultas no serán de

obligatorio cumplimiento o ejecución". Cordialmente, MARCO(cid:9) R PARRA OVIEDO Jefe Ofic i aA sesora Jurídica

Revisó: Gladys Eugenia Vargas Bermudez (08/04/2014)

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201— PDX (1)328-21-21 I O 900 Bogotá D.C. - Colombia o 11161lwwmsupernotariado.gov.co