SNR - 90663 - Consulta 627 de 2014

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DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de fa fe pública PROSPERIDAD Miniustiria 1P ARA IODOS Bogotá D.C., 08 de abril 2014 (cid:9) 0A3 - 627 CN - 007(cid:9) EE — 010323 Señor Delgado dieflagado@qmail.com Vía Correo Electrónico Ciudad, Referencia: Escrito radicado con el número ER — 008704, Expedición de Copia que presta mérito ejecutivo.

Señor Delgado: Me refiero a la consulta citada en la referencia, en virtud de los hechos que

expone a continuación:

1. La solicitud que se presenta ante una notaría para expedición de una escritura que preste mérito ejecutivo debe protocolizarse en una nueva escritura pública?

2. Cuándo la solicitud de la copia de escritura que presta mérito ejecutivo es una orden judicial, esa orden judicial debe protocolizarse?

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: A continuación se transcriben los artículos que nos orientan respecto de los interrogantes planteados por el consultante: Los artículo 80 y 81 del Decreto 960 de 1970: Superintendencia de Notariado y Registro tir O e4 ' 4 Calle 25 Na 13-49 Int. 201 - PBX 01325-2121 SO 9001 1/41(cid:9) SI Bogotá D.C. - Cotembia mi . htle:fivevw.sueernotañadoxteleCO

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DE NOTARIADO & REGISTRO S 11(cid:9) La guarda de la le pública PROSPERIDAD Mirdusticia e PARA TODOS Artículo 80. Derecho a Obtener Copias. <Artículo modificado

por el artículo 42 del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente:> Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide. En las demás coplas que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva del ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso. Articulo (cid:9) . Copia Sustitutiva. En caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, el Notario solo podrá compulsar una sustitutiva a solicitud de ambas partes, expresada en escritura pública, o por orden judicial proferida con el lleno de los siguientes requisitos: Que quien solicite la copia afirme ante el Juez competente, bajo juramento:

1. Ser el actual titular del derecho y que sin culpa o malicia de su parte se destruyó o perdió la copia que tenía en su poder.

2. Que la obligación no se ha extinguido en todo o en parte, según fuere el caso.

3. Que si la copia perdida apareciere, se obliga a no usarla y entregarla al Notario que la expidió para que este la inutilice.

Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21. 21 0 9001 Bogotá D C. • Colombia 1.11p://www.supemotariadagov.co

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DE NOTARIADO & REGISTRO S(cid:9) La guarda de la fe pública PROSPERIDAD Mirklusticia 1PARA TODOS La solicitud se tramitará como incidente, con notificación personal de la parte contraria, que solo podrá formular oposición fundada en el hecho de estar extinguida la obligación. No habiendo oposición o desestimada ésta, el Juez ordenará que se expida la copia y el Notario procederá de conformidad indicando que lo hace en virtud de orden judicial, mencionando su fecha y el Juez que la profirió. El artículo 38 del Decreto 2148 preceptúa lo siguiente: Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas en número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide. El Artículo 43 de la Ley 1395 del 2010 de manera literal manifiesta lo siguiente: Autorización de copia de escritura pública. La reposición de copia de escritura pública en los (cid:9) por la ley será autorizada por el notario. El interesado a quien asista un interés legítimo, ya sea por haber sido parte en la relación jurídica o su beneficiario, podrá solicitar la reposición de la primera copia auténtica extraviada, perdida, hurtada o destruida, mediante escrito dirigido al notario

correspondiente. El notario, una vez verificado el interés legítimo del solicitante, expedirá copia auténtica de la escritura, con las anotaciones que fueren pertinentes, dejando constancia de ello en el protocolo notarial. (Negrilla fuera de texto) Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 Na 1349 Int 201 -PBX (1)328-21-21 0 000 ancle D.C. - colambla Inte/MNmaupertiotanadaeov.co

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a( DE NOTARIADO & REGISTRO ,, (cid:9) La guarda de 4a fe pública PROSPERIDAD Topos Mirdusficie PARA De manera literal el artículo 617 del Código General del Proceso manifiesta lo siguiente: Trámites Notariales. Sin perjuicio de las competencias establecidas en este Código y en otras leyes, los notarios podrán conocer y tramitar, a prevención, de los siguientes asuntos: (

S. De la solicitud de copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo. (Negrilla fuera de texto) .) En caso de que se presente la situación de pérdida o destrucción de la copla que presta mérito ejecutivo, es procedente la expedición de esta clase de copias, siempre y cuando sea a solicitud de las partes. Esta solicitud de copia se dejará constancia con una anotación en la escritura que contendrá: "el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide. (Artículo 39 del Decreto 2148 de 1983)"

Por lo expuesto y de acuerdo a lo consultado en su primer interrogante, la solicitud de copia de una escritura que presta mérito ejecutivo, no requiere de protocolización en una nueva escritura, si no que se hará una nota de referencia en la escritura matriz e igualmente en la copia. Cuando la solicitud de copia que presta mérito ejecutivo proviene de una orden judicial, el notario procederá a realizar la nota de referencia en la escritura tal como lo indique el juez, mencionando la autoridad judicial que la profirió y señalando la fecha en virtud de la cual esto solicitud de copia se requirió. (Último inciso del artículo 81 del Decreto 960 de 1970). Teniendo en cuenta que la Ley 1395 del 2010 adoptó medidas con el fin de descongestionar la rama judicial y la de no hacer más gravosa la situación del ciudadano, considera esta oficina, que la frase "dejando constancia de ello en Superintendencia de Notariado y Registro lykih (cid:9)- Cabe 26 No. 13-49 Int 201 -PI« (1)328-2121

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DE NOTARIADO & REGISTRO la guarda de ta fe publica PROSPERIDAD i PARA TODOS MinJusticia el protocolo notarial", del articulo en estudio al no mencionar que la solicitud debe protocolizarse, lo que procede es guardar la documentación a solicitud del interesado en el protocolo notarial. La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico; solamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido

en los artículos 26 1 del Código Civil y 28 2 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la siguiente dirección: http://www.supernotariado.gov.co/sueernotariado/ en el link de normatividad. Ahí encontrará normativa, jurisprudencia y doctrina sobre el servicio de notariado, en particular los conceptos emitidos por esta Entidad. Sin otro pa(cid:9) ular, a os 3(cid:9) r Par Oviedo e Ofic" a • sesora Jurídica del Sr Delgado . Revis• Gladys Vargas B5prfúdez, GJN Proyectó(cid:9) 'a fria. que Urzola. 3 'Los jueces y los funcionarios públicos en la aplicación de las leyes a los casos particulares y en los negocios administrativos, las \ Interpretan por vla de doctrina, en busca de su verdadero sentido, asl como los particulares emplean su propio criterio para o acomodar las determinaciones generales de la ley a sus hechos e intereses peculiares. Las reglas que se fijan en los artículos siguientes deben servir para la interpretación por vla de doctrina". 4 Articulo 28: "Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contraed, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o eiecusion"(Subrayado fuera de texto) Superintendencia da Notariado y Registro Calle 26 No 13-49 Int. 201 - PBX (i)325-21-21 Bogotá D.C. - Colombia htlp ilveNwsupemotariado.eozoo flash", roas,