SNR - 90666 - Concepto 1299 de 2014

sNa

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO ' PROSPERIDAD PARA IODOS La guardo de la fe público

SNR2014+EECONSULTA 1299 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Para: Señora

NANCY BONELLY PORTILLA PINZON E-mail: nancybonelly@hotmail.com Bogotá - Colombia Asunto: ER-16471 — CN — 004 — Identificación de las personas ante las notarías.

Estimada Señor: En relación con el tema de la referencia me permito efectuar las siguientes

consideraciones: Hechos: Argumenta usted que se le están violando los derechos fundamentales al reconocimiento de la personalidad jurídica y a la constitución por vínculo jurídico de una familia, así como el derecho a la afiliación al sistema de salud, debido a que en diversas notarias de Bogotá se niegan a otorgar una escritura pública de declaración de unión marital de hecho, porque usted no tiene cédula y se está Identificando mediante contraseña de constancia de trámite de cédula expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Por lo tanto solicita a esta entidad lo siguiente: "1. La restitución de mis derechos a la personalidad jurídica, a la conformación por vía jurídica de una familia a través de la posibilidad de realizar el trámite de declaración juramentada de convivencia e intencionalidad de conformar familia, presentando como medio de identificación personal la contraseña de a cédula, la certificación de documento en trámite expedido por fa Registraduría, u otros métodos de validación de identificación como presentación de testigos, en alguna notaria de

Bogotá, de acuerdo a sus indicaciones.

2. Dar celeridad a mi petición, pues la no obtención del documento notarial trae

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-09 Int. 201— PBX (1)325-2121 1 0 000 Bogotá D.C. - Colombia WC0.1.1h. httw.supernotariado.ocv.co

SHA SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

& REGISTRO PROSPERIDAD I PARA TODOS La guarda de la fe pública perjuicios morales y económicos tanto a mí como a mi pareja. Marco Legal Decreto 960 de 1970 Decreto 2148 de 1983 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la "Comparecencia", esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes y se identifican, ante el Notario. El Notario podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, si es ciudadano colombiano; de la Cédula de Extranjería, si es extranjero; o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, etc... El artículo 24 del Decreto Ley 960 de 1970, dispone: "La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especia/ de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya .„"

Tenemos entonces que, una vez redactadas las declaraciones que las partes quieren elevar a escritura pública, éstas deben ser leídas íntegramente por los comparecientes mismos o por personas que ellos indiquen o por el propio notario. Leído el instrumento sí están de acuerdo, así se indicará en la escritura y procederán a firmarlo en demostración de su aprobación. Todo esto se hará en el Despacho de la Notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983, o en el domicilio del compareciente o comparecientes cuando el servicio así le fuere requerido. Mediante Instrucción Administrativa No. 015 de 1991, modificada por la No. 01 de 1995, derogadas por la No. 35 de 2001 y reiterada con la No. 21 de 2010, esta Superintendencia ha impartido instrucciones a los señores Notarios del país respecto a la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Superintendencia de Notariado y Registra Calle 26 No 1349 Int 201 —PBX 11)328-2121

Bogotá D.C. Colombia htlo: //wwwmpernotariado gov.co

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

& REGISTRO PROSP ERID II PAR A TODOS ta guarda de la te púbica Es así, como en dichos Instructivos y con el fin de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la majestad y dignidad del servicio notarial, asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad, se recomendó a manera de sugerencia a los

señores Notarios que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de cada compareciente y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos éstos que desde luego no son obligatorios. El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación que, al igual que en el Derecho Procesal, se traduce en presencia física, directa e inmediata de las personas y las cosas ante el Notario en procura de comunicación directa y cierta, que es lo que genera la autenticidad. La diferencia entre ambas ramas del Derecho radica en que en materia procesal la inmediación puede llegar a ser relativamente esporádica, en tanto que en materia notarial, esa inmediación es completa y esencial. Ahora bien, la manifestación del principio de la inmediación -en relación con las personasse surte en la comparecencia; esta manifestación obedece al carácter fáctico de la actividad notarial, en que se funda el principio de la autenticidad y de la fe notarial. Y ello es evidente, si se mira la comparecencia desde el simple punto de vista lingüística, según el cual es acto de comparecer personalmente, por medio de representante o por escrito, ante el juez o superior. Sin embargo, ante la multiplicidad de las funciones adscritas a la competencia del Notario, y ante el hecho notorio de que en ciertas ciudades -y dado al número crecido de habitantesen una misma notaría se verifican diversos y numerosos asuntos en forma simultánea, la jurisprudencia ha entendido y aceptado la comparecencia como "Comparecencia Jurídica", lo cual significa que aunque no se cumpla estrictamente el

acercamiento entre el declarante y el Notario, es suficiente la certeza que este mismo funcionario otorga acerca de la identidad de los comparecientes u otorgantes y de la fidelidad de las declaraciones respectivas. Así las cosas, aunque desde el punto estrictamente legal y jurídico en el sistema notarial colombiano no existe la figura de la "Delegación de la Función Notarial", jurisprudencialmente sí ha sido aceptada, ante la certeza que el mismo funcionario otorga, en el momento de autorizar el instrumento correspondiente, acerca de la identidad de los comparecientes y la fidelidad de sus declaraciones. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 1349 Int.201 - PBX (1)3282121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supemotariadc O OV. CO SNII

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

& REGISTRO PROSPERIDAD PARA TODO S to guarda de la te pública Y el artículo 40 ibidem, señala: "El notarlo autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar'. Así las cosas, el Notario permite el otorgamiento del proyecto escriturario, una vez éste cumpla con todos los requisitos de ley. En conclusión, los otorgantes de la escritura pública contentiva de declaración de unión marital de hecho, en comento, deben presentarle al Notario el documento de identificación, en este caso como son mayores de edad, la respectiva cédula de ciudadanía. Desde 1987 el doctor Jaime Serrano Rueda, Registrador Nacional del Estado Civil, en ese entonces, manifestó que la fotocopia autenticada de la cédula de ciudadanía no sirve

como documento de identificación, concepto éste que ha mantenido hasta la actualidad la Registraduría. Con fundamento en dicho criterio, esta Superintendencia emitió la instrucción administrativa No. 22 de 1987, dirigida a los Notarios, en la cual se expresó: "Cuando le sea solicitado el servicio de autenticación de fotocopias de cédulas de ciudadanía, una vez practicada esta diligencia se colocará en el anverso de la misma y en sentido diagonal una nota que exprese en caracteres visibles

que 'NO SIRVE COMO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN".

La Registraduría Nacional del Estado Civil, en su página web dice lo siguiente con relación a la contraseña: • "La contraseña es una constancia para manifestar que su documento de identidad está en trámite y próximo a expedirse, La contraseña, por tanto, NO se constituye como documento de identidad. • En algunos casos es necesario validar o certificar la contraseña, éste proceso no es impuesto por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se generó por necesidad del ciudadano. • Siendo la contraseña vulnerable, es necesario certificarla porque en algunas entidades de naturaleza pública y privada, piden la garantía para que los datos biográficos, impresión dactilar y número de identificación correspondan Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201 — PBX 01328-2121 Bogotá D.C. -Colombia http://wwntsupemolariado nov.co

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO PROSPERIDAD S(cid:9) la guarda de la le pública t PARA TODOS - ' - exactamente a la información que reposa en los archivos centrales de identificación para evitar una suplantación de identificación por parte del

ciudadano. • Las autoridades de migración exigen la contraseña debidamente certificada para poder salir del país. • La contraseña no es válida para sufragar en ninguna elección, • Los Registradores Especiales que tengan su firma relacionada ante los organismos judiciales y de control pueden certificar la contraseña en las siguientes Registradurias..." La sentencia T-1136-01 de la Corte Constitucional, de 25 de octubre de 2001, transcribe el concepto de la Oficina Jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así: "Si bien cierto que, el artículo primero de la ley 39 de 1961, expresa en su tenor literal, que: los mayores de 18 años sólo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada." Y agrega la Corte: "...también es cierto que la norma en comento ha sido modificada por otras normas posteriores, en cuanto a que, ya no es el único documento que sirve para identificar a los ciudadanos en todos sus actos, como lo preceptúa la citada ley; pues tenemos que el artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, expresa que: r...) la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuales son estos, sin embargo, en caso de urgencia, a falta de documento especial de identificación podrá el notario identificar/os con otros documentos o mediante fe de conocimiento de parte suya". Igualmente el Código General del Proceso deja abierta la posibilidad de que en ciertas circunstancias puede aceptarse la identificación de los ciudadanos con medios probatorios distintos de la cédula de ciudadanía, cuando al tratar de la declaración de terceros, expresa el artículo 227 que:

y„) presente e identificado el testigo, el juez exigirá (...), ya que no establece que esencialmente sea con cédula de ciudadanía, si se trata de colombianos mayores de 18 años." Na venido pues evolucionando el concepto estricto respecto a /a identificación de las personas a través de fa cédula de eNt, Superintendencia de Notariado y Registro o Calle-26 No. 1349 Int 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. -Colombia http://www sunernolarialo.gpv.co O SN SUPNEROINTAENRDIAEDNIOA DE TD & REGISTRO 0Alit la AR18 guarda de la fe publica ciudadanía admitiéndose, que en circunstancias especiales se haga a través de otros medios probatorios, como es el caso de las cédulas en trámite y si para efectos de la identificación provisional se expiden certificados, cuando es el mismo funcionario con atribuciones para hacerlo. Cabe resaltar que el accionante no ha sido desprotegido por la entidad durante el tiempo de espera de su documento, puesto que la Registraduría expide en el momento de preparar el material, una contraseña que es totalmente válida para todos los actos civiles", (subraya fuera de texto) Los Notarios apoyados en las normas y con el criterio de la Corte Constitucional plasmado en la sentencia T-1136-01 del 25 de octubre de 2001, pueden utilizar la contraseña como documento de identificación. La contraseña debe venir con foto y con la firma del Registrador del Estado Civil. No obstante lo anterior, le informo que el organismo competente para certificar los

requisitos que debe contener una contraseña, es la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien por mandato constitucional es competente para dirigir, organizar y orientar acerca de la identificación de las personas. (Artículo 266 de la CM) El artículo 99 del decreto ley 960 de 1970, expresa: "ESCRITURAS PÚBLICAS NULAS. Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos:

5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la firma de aquellos o de cualquier compareciente..." La escritura pública que carezca de la identificación de uno de los otorgantes es válida, o< hasta tanto no se demuestre judicialmente lo contrario.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 1349 Int 201 - PBX11)328-2121

Bogotá D.C. - Colombia htto: //www.simernotatiadooloYmo

SEM SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

& REGISTRO PROSPERID

1PARA TODOS La guarda de la fe pública Pese a lo anterior, nos permitimos informarle que el Notariado es un servicio público, que es prestado por un particular que ejerce funciones públicas. Por tal razón, esta Superintendencia no es el Superior Jerárquico de los Notarios Públicos. En consonancia con lo anterior, se tiene que el artículo 8° del Decreto 960 de 1970 preceptúa: "ARTICULO 8. AUTONOMÍA.- Los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ler'

(negrillas fuera de texto original). De igual manera, el artículo 116 del Decreto 2148 de 1983, reglamentario de la norma antes citada, enfatizando aún más en dicha autonomía con daridad meridiana señala: "ARTICULO 116. - La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la lev de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no defiende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad' (negrillas y subrayado fuera de texto original). Por lo tanto, no estamos facultados para ordenar a ningún notario que de celeridad al trámite o que eleve la escritura pública que usted solicita. Esta consulta se emite de conformidad con el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Conten 'oso Administrativo, que consagra: "Salvo disposición legal en contrario, los concepto emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio(cid:9) derecho a formular consultas no serán de obligatorio cum pl im ento_q_ejec-u Cordi Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201PBX (1)323-2121 Bogotá D.C.- Colombia http://moveupernotariado.qcoto