SNR - 90889 - Consulta 1513 de 2014

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO PRO SPERIDAD la guarda de la fe pública PARA TODOS Miniusticia

SNR2014EE013947

Consulta No. 1513 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: (cid:9) Señora MERCELENA ROMERO DÍAZ Email mercelenar@yahoo.com Asunto:(cid:9) Autenticación - Imposición de Huellas, CN — 02, radicación ER 018894 de fecha 11 de abril de 2014.

Fecha: (cid:9) 13 de mayo de 2014

Señora Marcela: Consulta en el asunto descrito, si las Notarías deben seguir un protocolo cuando van a autenticar las firmas o a efectuar diligencia de reconocimiento y si existe alguna norma, circular, decreto que así lo señale.

Marco Jurídico: Decreto ley 960 de 1970

Decreto 019 de 2012 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 28 de la Ley 1437 de 2011-, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 1349 Int. 201 - PBX (1)328-2121

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DE NOTARIADO & REGISTRO PROSPERIDAD S(cid:9) ._ . La guarda de la fe pública PARA TODOS MinJusticia Hoja No. 2 Sra, Mercelena Romero Díaz Existe una marcada diferencia entre el reconocimiento que el Notario hace de ciertos documentos y la autenticación de los mismos. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que él utiliza en todos sus actos públicos y privados; además, procede siempre respecto de documentos de los cuales emanen obligaciones. La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que las firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que las firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos, procede respecto de aquellos documentos de los cuales no emanen obligaciones ( artículos 68 y 77 del D.L. 960 de 1970 y 34 del D. 2148 de 1983). Los casos en que la ley demanda la imposición de la huella dactilar son los señalados por los artículos 39 y 78 del decreto ley 960 de 1970, 37 del decreto 2148 de 1983, esto es firma a ruego y supervivencia, haciendo la aclaración que la diligencia de la fe de vida está exenta del pago de derechos notariales. Mediante Instrucción Administrativa No. 015 de 1991, modificada por la No. 01 de 1995, y la 21 de

2010, esta Superintendencia instruyó a los señores notarios del país respecto a la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Es así, como en dichos Instructivos y con el fin de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la majestad y dignidad del servicio notarial, asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad, se recomendó a manera de sugerencia a los señores notarios que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de cada compareciente y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos éstos que desde luego no son obligatorios, y en el evento de que se imprima la huella dactilar, no hay lugar al cobro de derechos notariales por dicho concepto. Igualmente, mediante instrucción administrativa número 32 de 2003, se instruyó a los Notarios en el sentido de "si por alguna razón el usuario del servicio notarial en aplicación del principio de rogación solicita al notario la impresión de su huella, el notario consentirá en ello y aplicará la tarifa respectiva. Lo que no se puede es que el notario extienda los procedimientos de ley de manera discrecional a los actos que él quiera". En relación con la firma a ruego, el artículo 39 del decreto ley 960 de 1970, expresa: "Si alguno de los otorgantes no supiere o no puede firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien él ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e identificación se anotarán en la escritura. El otorgante Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201PBX (1)33-2121

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DE NOTARIADO & REGISTRO 'á PROSPERIDAD Mal La guarda de la fe pública 1 P ARA TODOS Hoja No. 3 Sra. Mercelena Romero Díaz imprimirá a continuación su huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito con indicación de cuál huella ha sido impresa". El artículo 3°. del decreto 2148 de 1983, expresa: "El Notarlo no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. " A su turno el artículo 2°. Ibidem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto. De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta. Teniendo en cuenta lo anterior, no es obligatorio estampar las huellas dactilares en las diligencias de autenticación de firma, a menos que usted demande la imposición de la huella ante el Notario. El artículo 17 del Decreto 019 de 2012, establece: "ELIMINACION DE HUELLA DACTILAR. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba

surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:

1. Servicios financieros de entidades públicas

2. Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones

3. Trámites ante Registro Públicos

4. Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería

5. Visas y prórrogas de permanencia

6. Escrituras Públicas

7. Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y

Carcelario -INPEC

8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad

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DE NOTARIADO & REGISTRO PROSPERIDAD La guardo de la fe público IPARA TODOS Mirdusticin Hoja No. 4 Sra. Mercelena Romero Díaz

9. Autorización para salida de menores de país

10. Cesión de derechos

11. Comercio de armas, municiones y explosivos

12. Otorgamiento de poderes

13. Registros delictivos

14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.

Artículo 18 de la misma normatividad, VERIFICACIÓN DE LA HUELLA DACTILAR POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los

particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil..." De otra parte, le informo que en la actualidad se está estudiando interinstitucionalmente la posibilidad de contar con el archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de que todas las Notarías del País estén en línea y poder detectar de que la persona que estampa su huella y exhibe el documento idóneo de identificación es en realidad quien dice que es. De las normas anteriores se desprende, que sólo es obligatorio la imposición de la huella en dos casos, como es la firma a ruego y en la diligencia de supervivencia, estas huellas deben ser claras y no quedar sobrepuestas. Las instrucciones administrativas, las puede consultar en la página Web de la entidad, www.supernotariado.gov.co. Cordialmente, Parra Ovie '5 • a A esora rí Ica adys E. Vargas B dora Gestión Jur•í a No aria) Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int 201 - PBX (1)328-21-21 ;so mol Bogotá D.C.- Colombia