SNR - 90890 - Concepto 1254 de 2014

sima &

SUPERINTENDENCIA

DENTA REGISTRO la guarda de la fe pública PROSPERIDAD

PARA TODOS

Miniusticia

SNR2014EE013877.

CONSULTA No. 1254 ANTE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

Bogotá D.C. 12 de diciembre de 2014.

Doctor JAIME ENRIQUE GONZÁLEZ MARROQUÍN.

Notarlo Segundo del Círculo de Cúcuta.

Correo electrónico: notaria2.cucuta@supernotariado.gov.co

Radicación: SNR2014ER015906.

C.N. 002.

Asunto: Consulta sobre cobro de derechos notariales a las copias solicitadas por entidades para investigaciones o procesos.

Marco jurídico. - Decreto 960 de 1970. - Decreto 2148 de 1983. - Decreto 188 de 2013. - Resolución 088 del 8 de enero de 2014. Respetado doctor González Marroquín: Mediante el escrito de la referencia, comenta que algunos funcionarios del CT1 (profesionales e investigadores) han solicitado la expedición gratuita de copias y del envío de las mismas, argumentando que en virtud de lo dispuesto por el artículo 19C de la ley 793 de 2002 adicionado por el artículo 85 de la Ley 1453 de 2011, las copias de documentos que reposen en la notaría que se expidan con ocasión de procesos e investigaciones criminales que estos adelanten, así como los gastos de envío del material, deben ser asumidos por el Notario. Motivo por el cual nos eleva una consulta con el fin de que nos pronunciemos a este respecto. Superintendencia de Notariado y Registro

Cate 26 No. 13.49 Int 201— PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supemotariado.gov.co .(cid:9) Colltiodo N...7.1` I(cid:9) r

O SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la fe pública MinJusticia En atención a la consulta de la referencia, debemos empezar por señalar que, ciertamente, al tenor de lo dispuesto por los literales ñ y o tanto del artículo 37 del Decreto 188 de 2013 ("por el cual se fijan los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial") como de la Resolución 088 del 8 de enero de 2014, "(por la cual se reajustan los valores absolutos de las tarifas notariales: "El ejercicio de la función notarial no causa derecho alguno entre otros, en los casos siguientes (..«): ñ) Las copias de los documentos o instrumentos en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, que se requieran para adelantar investigaciones al interior de estas o para aportar a procesos en que actúen en calidad de demandadas o demandantes, no se causarán derechos notariales siempre que el número total de las copias solicitadas para los fines indicados no exceda de veinte (20) páginas; o) Copias solicitadas por entidades estatales para investigaciones o procesos de más de 20 páginas. A partir de este número causarán un derecho igual al de las copias que soliciten las personas naturales o jurídicas no exentas;". No obstante no es menos cierto que el artículo 19C de la ley 793 de 2002 adicionado por el artículo 85 de la Ley 1453 de 2011, establece:

Artículo 19C. Requerimientos. Las entidades públicas como el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, Catastro departamental, Instrumentos Públicos, Notariado y Registro, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), entre otras; así como entidades privadas que sean objeto de requerimientos por parte de policía judicial, en razón de su objeto social, deberán atender dichos requerimientos de manera inmediata, oportuna y gratuita, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles una vez radicado el requerimiento. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 150 9901 Bogotá D.C. -Colombia (123 htto://www.supernotariado.qov.co tenifr.fair(cid:9) ,(cid:9) 17.1111t.10, a

./S SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO & REGISTRO Lo guarda de lo fe público PROSPERIDAD - , - MinJusticia 1 PARA TODOS Los gastos de envío serán asumidos por la entidad que expide los documentos, el servidor público responsable en una entidad pública que incumpla con el tiempo establecido incurrirá en falta disciplinaria. Las sociedades que incumplan este requerimiento en el plazo serán sancionadas con multa de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con lo señalado en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995. (Negrillas y subrayado fuera de texto original), Ahora bien, como se puede apreciar, a pesar de que ambos artículos se encuentran

vigentes, el último de los mencionados constituye una disposición de carácter especial, razón por la cual está llamado a prevalecer sobre una general y, por consiguiente, aquella deberá consultarse y acatarse en los casos que correspondan a su ámbito de aplicación. Así las cosas, no cabe duda de que tratándose de copias solicitadas por investigadores y profesionales del C.T.I. con ocasión de las investigaciones que dicha entidad adelanta, deberá aplicarse lo dispuesto por el artículo 19C de la ley 793 de 2002 adicionado por el artículo 85 de la Ley 1453 de 2011, al ser aquellos funcionarios de policía judicial en ejercicio de sus funciones. Es de resaltar que el presente pronunciamiento se emite en los términos establecidos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, el cual dispone: "Artículo 28. Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución." Cordialmente, 1 MAR ER PARR EPO Jef e s icina Ase a Jurídica ntenden de Notariado y1Registro royectó: Diago García/ Abogado OficindAsesora Jurídica.

Revisó: GI s E. Vargas B. / Coordinadora Grkfpo Jurídico Notarial. 0-

/ Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-21-21 !SO 90-0 Bogotá D.C. - Colombia 411cohble http://www.suremotariado.gov.co •