SNR - 92005 - Consulta 2312 de 2014

SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO

S. REGISTRO S(cid:9) La guarda de la fe pública

PROSPERIDAD

1P ARA TODOS

Minluslicia

SNR2014EE027367

Consulta 3212 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor

HÉCTOR JULIO FIGUEROA LOZANO

Carrera 11 N o. 22 A — 74 Piso 2 Quibdó, Chocó E mail hejufilo@gmail.com Asunto: Cédula de Ciudadanía amarilla y con holograma, CN — 05, radicación ER 040985 de fecha 22 de agosto de 2014.

Fecha: 23 de septiembre de 2014

Señor Figueroa Lozano: En el asunto descrito consulta lo siguiente:

1. Si entre los años 2012 a la fecha un Notario puede realizar autenticaciones o dar fe de algún documento que requiera de la presentación de la cédula de ciudadanía amarilla y con holograma.

2. Qué debe hacer el Notario si entre los años 2012 a la fecha, la persona que se acerca a su despacho a realizar una autorización u otra diligencia notarial como una compraventa que requiera de la presentación de la cédula amarilla y con holograma y no la posee, Lo anterior lo requiere para adelantar una reclamación administrativa ante esta entidad.

Marco Jurídico: Decreto 960 de 1970

Decreto 2148 de 1983 Calle 26 No. 13-49 Int. 201 PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia hepfiwww.supernotariado.00zeo no 0001

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Minluslicia Hoja No. 2 Sr. Hedor Julio Figueroa Lozano El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas. Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011. Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de una escritura pública, están consagradas en el Decreto Ley 960 de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y demás disposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los Códigos Civil, Comercial, Decretos 902 de 1988, 999 de 1988, 2668 de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros. En el otorgamiento de escrituras públicas, es necesario que el Notario observe lo dispuesto en el Título II, Capítulo I, artículos 12 al 41 del Decreto Ley 960 de 1970 El artículo 3o. del Decreto 2148 de 1983, expresa: " El Notario no autorizará el

instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. " A su turno el artículo 2o. Ibídem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto. De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta. " v Calle 26 No. 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Cdombia ü08001— (cid:9) ytj— httn://www.supernolariado.gov.co ~MI SNR

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MinJuslicia Hoja No. 3 Sr. Héctor Julio Figueroa Lozano De otra parte, el artículo 37 del D.L. 960 de 1970 establece: "Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se

dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación." (subrayo) Y el artículo 40 Ibidem, señala: "El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar". La identificación de los comparecientes, se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonios de cuáles son estos. En la escritura se consignarán el nombre, apellidos, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además, la clase de esta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponde según la ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza. Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la "Comparecencia", esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes y se identifican, ante el Notario o Cónsul. El Notario o Cónsul, podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, si es ciudadano colombiano; de la Cédula de Extranjería, si es extranjero; o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, etc... El artículo 24 Ibídem, dispone: " La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de

identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya..." (negrilla fuera de texto) Si quien comparece es una persona que representa a alguien, el acto jurídico del apoderamiento tiene que ser demostrado a través de un documento, sea escritura pública o documento privado, reconocido ante juez o notario. De otra parte, respecto a las diligencias de autenticación o reconocimiento de contenido y firma, es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el Calle 26 No. 13-49 Int. 201— PBX (1)328-21.21

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MinJusticia Hoja No. 4 Sr. Héclor Julio Figueroa Lozano reconocimiento de un documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. ( Art. 68 D.L. 960 de 1970 ). La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos. También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.

Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del Decreto Ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga. Igualmente, se hace necesario tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 244 del Código General del Proceso, el cual expresa: "Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. wi Calle 26 No. 13-49 Int. 201 -. PBX (1)328-2121

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Minluslicia • Hoja No. 5 Sr. Héctor Julio Figueroa Lozano Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones". El artículo 25 del Decreto 19 de 2012, expresa: "ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 53 de 2012. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones, Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, ¡unta de socios y demás actos de personas iurídicas que deban

registrarse ante las Cámaras de Comercio las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite".

NOTA: El articulo 1 del Decreto 53 de 2012 y la expresión subrayada fueron declarados INEXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-634 de 2012.

En cuanto a la cédula de ciudadanía amarilla y con holograma, por ser competencia de la Registraduria Nacional del Estado Civil, le sugiero dirigirse a dicho organismo con el fin de constatar en forma precisa la fecha exacta en que dejó de tener vigencia la cédula anterior y empezó a regir la cédula de ciudadanía amarilla y con holograma como el documento de identificación de los colombianos mayores de edad. Con el fin de responder a la necesidad de impulsar un sistema de modernización que logre una mayor eficacia en la RNEC, se establece la Ley 757 de 2002. El artículo 1°, afirma que: Calle 26 No. 13-49 Int. 201— PBX (1)32821-21 Bogotá D.C. - Colombia httollwww.supernotadado.gov co

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Minlusticia Hoja No. 6 Sr. Elector Julio Figueroa Lozano "Atendiendo el estado de desarrollo del proceso de modernización tecnológico que adelanta la Registraduría Nacional del Estado Civil, previa consulta con el

Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y en concordancia a la sentencia de la Corte Constitucional C-511 del 14 de julio de 1999, precisará el término para que el ciudadano renueve su cédula de ciudadanía, el cual no podrá ir más allá del 1° de enero de 2006". Esta norma tuvo luego que ser prorrogada. Esta cédula amarilla de hologramas con foto en color, será la única y definitiva que portarán obligatoriamente todos los colombianos a partir del 1° de enero de 2010, fecha ésta que fue prorrogada por la Registraduría Nacional del Estado Civil en varias oportunidades. En conclusión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del D.L. 960 de 1970, la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya, claro está, que a partir de la fecha en que empezó a ser exigible la cédula amarilla y con holograma, el Notario no podía identificar al usuario del servicio notarial con la cédula de ciudadanía anterior. Atentamente, Marc Jan'« Pa a Oviedo Jefe ficina Asesora-Sur dica

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