SNR - 92211 - Consulta 3899 de 2014

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Consulta No. 3899 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor ] ANDRES OSPINA Email ospinandres76(M0gqmail.com Asunto: Apostilla - Legalización por parte de Cónsul, CN — 07, radicación ER Fecha: 14 de octubre de 2014

Doctor Ospina: En el asunto descrito, solicita concepto acerca de la apostille de documentos otorgados en el exterior y los trámites de los países signatarios de la Haya de octubre 5 de 1961. Igualmente consulta si éstos se validan con la firma de autenticación del notario en el país de origen.

Marco Jurídico: Ley 455 de 1998

Código General del Proceso C164 de 1999 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co MinistlHalskedasirilptrirDeReLAsrecho Superi tengais denia etarras egistro RepúbIRR8 REDES ombia Libertod y Orden Hoja No. 2 Dr. Andrés Ospina Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos

por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 2163 de 2011. Hay que tener en cuenta los artículos 68, 73 y 77 del decreto ley 960 de 1970, los cuales definen y señalan los procedimientos para llevar a cabo las diligencias de reconocimiento de contenido y firma y autenticación. Igualmente, se hace necesario tener en cuenta lo dispuesto por el artículo 244 del Código General del Proceso, el cual expresa: “Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. a

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Bogotá D.C. - Colombia htto: //www.supemotariado.qov.co Certificado NSC 7086-1 CertificNa dGoP 174-1 => MinistllitidedosirilupRlanefelRerecho Superi tengais denia etarras egistro Repúbl ¡Ericae p!lOMDpilomb a

Libertod y Orden Hoja No. 3 Dr. Andrés Ospina La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones”. Es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el reconocimiento de un documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. (art. 68 D.L. 960 de 1970 ). La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos. También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del decreto ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. La autenticación de la firma, no implica que el Notario o Cónsul tenga que leer el documento, esta diligencia se refiere es al hecho de haber sido realmente Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121

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Certificado N SC 7086-1 CertificadoN GP 174-1 MinistlholstedosiriluptiriaDedelMerecho Superideenina eBolnori seagist ro RepubIi ERES O mbia Libertod y Orden Hoja No. 4 Dr. Andrés Ospina otorgado un documento por la persona y la manera que en tal instrumento se expresa. El artículo 251 del Código General del Proceso, expresa: “ Documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjero. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos

primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de éste por el cónsul colombiano. Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país”. Con ocasión de la expedición de la Ley 455 de 1998 “por medio de la cual se aprueba La Convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, Colombia, entre otros países signatarios resolvieron abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros. El trámite que prevé la Ley y que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y cuando proceda, la indicación de sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado

expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento, denominado “ Apostilla “, de acuerdo con los términos de la Convención. Superintendencia de Notariado y Registro E 3 Calle 26 No, 13-49 Int. 201 - PBX (1)328-2121 180-9001 y Bogotá D.C. - Colombia «p ¡contec e htto://www.supernotariado.gov.co Certificado NSC 7086-1 CertifNi cGPa-1d74o-1 > MinistMialetedasirluptrianedelferecho Superitdenegiornir gdle gtanrrgtteegisatr o RepúblRSREDliAdRRPOmbia Libertod y Orden Hoja No. 5 Dr. Andrés Ospina Podemos observar que la Apostilla, se refiere a la legalización de que trata el artículo 251 del Código General del Proceso (arts. 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil.) Ahora bien, una vez otorgado ante la autoridad extranjera, debe presentarlos debidamente legalizados ante la autoridad que delega cada país para apostillar (Convención de la Haya de octubre 5 de 1961, Ley 455 de 1998) con su respectiva traducción oficial si es del caso. (artículos 251 del CGP ó 259 y 260 del C.P.C.). Los Cónsules de Colombia en el exterior no son los funcionarios encargados de apostillar, quien apostilla es la autoridad competente para ello del país de donde emanan los documentos. En conclusión, los documentos expedidos por autoridad extranjera, para hacerlos valer en Colombia, deben venir apostillados o con la diligencia de legalización efectuada ante Cónsul de Colombia en el exterior, por lo general éste último

procedimiento se hace en los países que no hayan suscrito el convenio. Ahora bien, la Sentencia C164 de 1999, expresó: "A efectos de la presente Convención, la legalización significa únicamente el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare." De otra parte, en el artículo 3” de la Convención suscrita en la Haya el 5 de octubre de mil novecientos sesenta y uno (1961), se establece que: “el único trámite que podrá exigirse para certificar dichos aspectos, es la adición del certificado a que se refiere el artículo 4, cuyo título, que deberá ir en francés, es "Apostille", el cual deberá expedirse en el formato anexo a la Convención, correspondiéndole a cada Estado contratante designar, según lo impone el artículo 6 del instrumento, las autoridades competentes para expedirlo”. La Sentencia a que alude en su escrito, declaró la exequibilidad de la Ley 455 de 4 de agosto de 1998, "Por medio de la cual se aprueba la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros", suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, y la Convención misma”. Superintendencia de Notariado y Registro 3 y 3 Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 160.200 Bogotá D.C, - Colombia «p Icontec e htto:/www.supernotariado.gov.co

Certificado NSC 7086-1 CertificadoN GP 174-1 E, MinistMisleeieold lRierelch o Superficie Real egisiro Repúbl6 SR lombi Libertod y Orden Hoja No. 6 Dr. Andrés Ospina Tenemos entonces que se abolió la legalización para documentos públicos extranjeros, remplazándola por la diligencia de “Apostillar”, de que trata la Ley 455 de 1998, para aquellos países que suscribieron la Convención, y aquéllos que no la suscribieron, los documentos deben venir legalizados ante Cónsul de Colombia en el exterior. Cordialmente, Vargas Bs Pá Grupo Jurídico Notarial Or Superintendencia de Notariado y Registro 150 9001 Calle 26 No. 13-49 Int. 201 — PBX (1)328-2121 «contes Bogotá D.C. - Colombia ÑN http://www.supemnotariado.qov.co Cerilicado NSC 7086-1