SNR - 97169 - Concepto 390 de 2011

Superintendencia de Notariado y Registro r. li~ Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO J¡~ República de Colombia delaIndependencia deColombia .~ 1810-2010 ~ /, • ••

SNR2011EE005862

Consulta No. 390 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor

JUAN PABLO PRECIADO CASTRO

Carrera 46 No. 52 - 140 Oficina 805 Edificio Banco Caja Social Medellín, Antioquia Asunto: Identificación de otorgantes escritura pública, eN - 05, radicación ER 006436 de fecha 02 de febrero de 2011

Fecha: 28 de febrero de 2011

Señor Preciado Castro: En el asunto descrito solicita información acerca de: 1.- Si es legal que en Colombia los otorgantes de una escritura pública contentiva de liquidación de la sociedad conyugal, le exhiban la cédula de ciudadanía al Notario y éste a su vez verificar que aparezcan plenamente identificados? 2.- Si la falta de identificación de uno de los otorgantes o no colocar la huella, da lugar a una nulidad absoluta? 3.- Cuál es el documento de identificación idóneo de un colombiano, nacido y residente en Colombia? 4.- solicita anexar copia auténtica de toda la normatividad que sustente la respuesta.

Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Inl. 201PBX (1)328-2121Bogotá D.C. - Colombia 50 años_ htlp:lJww.N.supemotariado.gov,CO Email: correspondencia@supernotariado.gov.co G.m:rtinndD laSlIlldadtlile publica~n

Colombia Superintendencia de Notariado y Registro li ~. Ministeriodel Interior y de Justicia BICENTENARIO República de Colombia delaIndependencia de Colombia "'~ ~~ 1810-2010 ~ 11 • • • Hoja No. 2 Sr. Juan Pablo Preciado Castro Código Civil Código de Procedimiento Civil Decreto 960 de 1970 Decreto 2148 de 1983 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Sobre el particular, inicialmente es importante precisar, que los conceptos emitidosporesta OficinaAsesora Jurídica,se ciñena losparámetrosestablecidos por el inciso tercero, articulo 25 del decreto 01 de 1984 - Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del pais. Aquellos, simplemente reflejan el criterioque sobre una materia en particular pueda tener esta Entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 412 de 2007. Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la "Comparecencia", esto es, del acto mediante el cual se presentanen persona los otorgantesy se identifican,ante el Notario. El Notario podrá identificarlosmediante la exhibiciónque el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, sies ciudadanocolombiano;de la Cédula de Extranjería,si

es extranjero;o con losdocumentospropiospara el efecto, como son pasaporte, visavigente,etc... Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-491nl. 201 - PBX {1}328-2121Bogotá D.C. _Colombia 50 años_ http://www.supemotariado.gov.co Emall: correspondencia@supernotariado.gov.co Gm:1tiz.Indc tigtmd;ad, lalepilbb '" Colombia .,. Superintendencia de Notariado y Registro ; lf-~ Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO República de Colombia J~ delaInde~ndencia deColombia .~ 1810-2010 ~ " • •• Hoja No. 3 Sr. Juan Pablo Preciado Castro El articulo 24 del Decreto Ley 960 de 1970, dispone: " La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante lafe de conocimiento por parte suya..." Si quien comparece es una persona que representa a alguien, el acto jurídico del apoderamiento tiene que ser demostrado a través de un documento, sea escritura pública o documento privado, reconocido ante juez o notario. Tenemos entonces que, una vez redactadas las declaraciones que las partes quieren elevar a escritura pública, éstas deben ser leídas íntegramente por los comparecientes mismos o por personas que ellos indiquen o por el propio notario.

Leído el instrumento si están de acuerdo, así se indicará en la escritura y procederán a firmarlo en demostración de su aprobación. Todo esto se hará en el Despacho de la Notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983, o en el domicilio del compareciente o comparecientes cuando el servicio así lefuere requerido. Mediante Instrucción Administrativa No. 015 de 1991, modificada por ia No. 01 de 1995, derogadas por la No. 35 de 2001 y reiterada con la No. 21 de 2010, esta Superintendencia ha impartido instrucciones a los señores Notarios del país respecto a la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Es así, como en dichos Instructivos y con el fin de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la majestad y dignidad del servicio notarial, asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad, se recomendó a manera de sugerencia a los señores Notarios que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de cada compareciente y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos éstos que desde luego no son obligatorios. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13--49In!. 201PBX (1)328-2121Bogotá D.C. _Colombia 50 años_ htlp:J!Iwiw.suoemotariado.gov.co Email: correspondencia@supemotariado.gov.ca GnWza~ ~gl,l¡,'ljadflaf!plibicl!ll Colombia

Superintendencia de Notariado y Registro li i~ Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO República de Colombia delaIndependencidaeColombia.~)I~ 1810-2010 .~ • I • • Hoja No.4 Sr. Juan Pablo Preciado Castro El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación que, al igual que en el Derecho Procesal, se traduce en presencia física, directa e inmediata de las personas y fas cosas ante el Notario en procura de comunicación directa y cierta, que es lo que genera la autenticidad. La diferencia entre ambas ramas del Derecho radica en que en materia procesal la inmediación puede llegar a ser relativamente esporádica, en tanto que en materia notarial, esa inmediación es completa y esencial. Ahora bien, la manifestación del principio de la inmediaciónen relación con las personasse surte en la comparecencia; esta manifestación obedece al carácter fáctico de la actividad notarial, en que se funda el principio de la autenticidad y de la fe notarial. Y ello es evidente, si se mira la comparecencia desde el simple punto de vista linguistica, según el cual es acto de comparecer personalmente, por medio de.representante o por escrito, ante el juez o superior. Sin embargo, ante la multiplicidad de las funciones adscritas a la competencia del Notario, y ante el hecho notorio de que en ciertas ciudadesy dado al número crecido de habitantesen una misma notaría se verifican diversos y numerosos asuntos en forma simultánea, la jurisprudencia ha entendido y aceptado la

comparecencia como" Comparecencia Jurídica ", lo cual significa que aunque no se cumpla estrictamente el acercamiento entre el declarante y el Notario, es suficiente la certeza que este mismo funcionario otorga acerca de la identidad de los comparecientes u otorgantes y de la fidelidad de las declaraciones respectivas. Así las cosas, aunque desde el punto estrictamente legal y juridico en el sistema notarial colombiano no existe la figura de la " Delegación de la Función Notarial ", jurisprudencialmente sí ha sido aceptada, ante la certeza que el mismo funcionario otorga, en el momento de autorizar el instrumento correspondiente, acerca de la identidad de los comparecientes y la fidelidad de sus declaraciones. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-491nl. 201 - PBX (1)328-2121Bogotá O.C._Colombia 50 años_ htlp:lfMvw .5upemolariado.gov .co Email: corresPOndencia@supemolariado.90v.co Gn'rlimdc bg~ lf!lalepilbIicatlI ColombIa Superintendencia de Notariado y Registro i • l~. Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO República de Colombia i~ dela lndependencia deColombiil ••~ 1810-2010 .~" . •• Hoja No. 5 Sr.Juan Pablo Preciado Castro y el artículo 40 Ibidem, señala: El notario autorizará el instrumento una vez u cumplidos todos [os requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar

u. Así las cosas, el Notario permite el otorgamiento del proyecto escriturarío, una vez éste cumpla con todos los requisitos de ley. En conclusión, los otorgantes de la escritura pública contentiva de liquidación de la sociedad conyugal, en comento, deben presentarle al Notario el documento de identificación, en este caso como son mayores de edad, la respectiva cédula de ciudadanía. Desde 1987 el doctor Jaime Serrano Rueda, Registrador Nacional del Estado Civil, en ese entonces, manifestó que la fotocopia autenticada de la cédula de ciudadanía no sirve como documento de identificación, concepto éste que ha mantenido hasta la actualidad la Registraduría. Con fundamento en dicho criterio, esta Superintendencia emitió la instrucción administrativa No. 22 de 1987, dirigida a los Notarios, en la cual se expresó: "Cuando le sea solicitado el servicio de autenticación de fotocopias de cédulas de ciudadanía, una vez practicada esta diligencia se colocará en el anverso de la misma y en sentido diagonal una nota que exprese en caracteres visibles que "NO

SIRVE COMO DOCUMENTO DE IDENTIFICACI6N".

La Registraduría Nacional del Estado Civil, en su página web dice lo siguiente con relación a la contraseña: • "La contraseña es una constancia para manifestar que su documento de identidad está en tramite y próximo a expedirse. La contraseña, por tanto, NO se constituye como documento de identidad. • En algunos casos es necesario validar o certificar la contraseña, éste proceso no es impuesto por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se generó por necesidad del ciudadano. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Inl. 201PBX (1)328-2121Bogotá D.C._ Colombia 50 años_

httpJfwwoN.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supemotariado.gov.co ~r.óoll gumladet!f!plibli:len Colombia Superintendencia de Notariado y Registro í • Ministeriodel Interiory deJusticia if-:"",. BICENTENARIO República de Colombia delaIndependeocia de Colombia ,.~ ~~ 1810-2010 .~" • •• Hoja NO.6 Sr. Juan Pablo Preciado Castro • Siendo la contraseña vulnerable, es necesario certificarla porque en algunas entidades de naturaleza pública y privada, piden la garantia para que los datos biográficos, impresión dactilar y número de identificación correspondan exactamente a la información que reposa en los archivos centrales de identificación para evitar una suplantación de identificación por parte del ciudadano. • Lasautoridades de migración exigen lacontraseña debidamente certificada para podersalir del país. • La contraseña no es válida para sufragar en nínguna elección. • Los Registradores Especiales que tengan su firma relacíonada ante los organismosjudíciales y de control pueden certificar lacontraseña en lassiguientes Registradurias..." La sentencia T-1136-01 de la Corte Constitucional, de 25 de octubre de 2001, transcribe el concepto de la Oficina Jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así: USibien cierto que, el artículo primero de la ley 39 de 1961, expresa en su tenor literal, que: los mayores de 18 años sólo podrán identificarse con la cédula de ciudadanía laminada." y agrega la Corte: Utambiénes cierto que la norma en comento ha sido modificada por otras

normas posteriores, en cuanto a que, ya no es el único documento que sirve para identificar a los ciudadanos en todos sus actos, como lo preceptúa la citada ley; pues tenemos que el artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, expresa que: '(...) la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuales son estos, sin embargo, en caso de urgencia, a falta de documento especial de identificación pOdrá el notario identificarlos con otros documentos o mediante fe de conocimiento departe suya'. Igualmente el Código de Procedimiento Civil deja abierta la posibilidad de que en ciertas circunstancias puede aceptarse la identificación de los ciudadanos con medios probatorios distintos de la cédula de ciudadanía, Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26No. 13-49Int. 201PBX (1)328-21-21Bogotá D.C. _Colombia 50 años_ http://www.suDemolariado.gov.ca Emall: carrespondencia@supemotariado.gov,co GaWizandD I;¡g\IW~ litlile pirb6u rn Colombia Superintendencia de Notariado y Registro t • .l~ Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO República de Colombia J~ delaIndependencia deColombia .~ 1810-2010 ~ 1, . Hoja No. 7 Sr. Juan Pablo Preciado Castro cuando al tratar de la declaración de terceros, expresa el artículo 227 que: "(...) presente e identificado el testigo, el juez exigirá (...), ya que no establece que esencialmente sea con cédula de ciudadanía, si se trafa de

colombianos mayores de 1Baños." Ha venido pues evolucionando el concepto estricto respecto a /a identificación de las personas a través de fa cédula de ciudadanía admitíéndose, que en circunstancias especiales se haga a través de otros medios probatorios, como es el caso de fas cédulas en trámite y si para efectos de la identificación provisional se expiden certificados, cuando es el mismo funcionario con atribuciones para hacerlo. Cabe resaltar que el accionante no ha sido desprotegido por la entidad durante el tiempo de espera de su documento, puesto que la Registraduría expide en el momento de preparar el material, una contraseña que es totalmente válida para todos los actos civiles." (subraya fuera de texto) Los Notarios apoyados en las normas y con el criterio de la Corte Constitucional plasmado en la sentencia T-1136-01 del 25 de octubre de 2001, pueden utilizar la contraseña como documento de identificación. La contraseña debe venir con foto y con la firma del Registrador del Estado Civil. No obstante lo anterior, le informo que el organismo competente para certificar los requisitos que debe contener una contraseña, es la Registraduria Nacional del Estado Civil, quien por mandato constitucional es competente para dirigir, organizar y orientar acerca de la identificación de las personas. ( artículo 266 de la CN) El articulo 99 dei decreto ley 960 de 1970, expresa: "ESCRITURAS PÚBLICAS NULAS. Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos: (...) Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-491n1. 201 - PBX (1)328-2121Bogotá D.C. _Colombia 50 años_

htlp:Jfwww.supemotariado.gov.co Email: oorresROndencia@supemotariado.gov.co ~{)laglJMl.¡ ~lIf! plibicll!n Colombia Superintendencia de Notariado y Registro j • .JI~ Ministerio del Interior y de Justicia BICENTENARIO . República de Colombia deL¡,Independencia deColomltia ••~. J.,~ 1810-2010 ~ " • Hoja No. 8 Sr.Juan Pablo Preciado Castro

5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la firma de aquellos o de cualquier compareciente ..." La escritura pública que carezca de la identificación de uno de los otorgantes es válida, hasta tanto no se demuestre judicialmente lo contrario.

En cuanto a las normas solicitadas, éstas las puede encontrar visitando nuestra página web www.supernotariado.gov.co Este concepto se emite de conformidad con lo dispuesto en el articulo 25 del CCA. Cordial saludo, el.. ~~ ~~oria Alvarez Builes Jefe Oficina Asesora Jurídic

Proyectó: Gladys Vargas B.

28-02-11/CGD. Superintendencia de NotarIado y Registro Calle 26 No. 13-491nt. 201 - PBX (1)326-2121Bogotá D.C.- Colombia 50 años_ http://lMvw.supemotariado.gov.co Email: correspondencia@supemotariado.gav,co Gmntinlll!obguuda~ bf~pllbiclen Colombia