SNR - Circular 000339 de 2026

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2026-000339-4

SG-500

Bogotá, D.C., 26 de agosto de 2026

PARA: Servidores Publicos y Contratistas del nivel central y Oficinas de Registro de instrumentos Públicos de la Superintendencia de Notariado y

Registro DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E)

Asunto: Lineamientos para la solicitud, trámite y legalización de comisiones de servicio y viáticos.

Cordial saludo

Con el propósito de fortalecer la planeación institucional, optimizar el uso de los recursos públicos y garantizar la adecuada gestión administrativa de las comisiones de servicio y los viáticos, se imparten los siguientes lineamientos de obligatorio cumplimiento:

1. Planeación de las comisiones de servicio

Las comisiones de servicio deberán ser solicitadas con la debida anticipación, de conformidad con los tiempos establecidos en el procedimiento institucional.

Se ha evidenciado que algunas solicitudes son remitidas de manera extemporánea, pese a que corresponden a actividades cuya programación es previsible, tales como:

• Reemplazos de registradores por vacaciones. • Visitas institucionales. • Entrega de notarías. • Demás actividades que hacen parte de cronogramas previamente establecidos.

En consecuencia, las dependencias deberán realizar la planeación oportuna de estas

• Reemplazos de registradores por vacaciones. • Visitas institucionales. • Entrega de notarías. • Demás actividades que hacen parte de cronogramas previamente establecidos.

En consecuencia, las dependencias deberán realizar la planeación oportuna de estas actividades y radicar las solicitudes dentro de los tiempos definidos, evitando afectar el trámite administrativo y la gestión presupuestal.

CIR-2026-000339-4 CIR-2026-000339-4Página | 2

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2. Solicitudes de prórroga de comisiones:

Las solicitudes de prórroga de una comisión de servicio en curso deberán presentarse con una antelación mínima de cuarenta y ocho (48) horas antes de la finalización de la comisión inicialmente autorizada.

Este plazo responde a la necesidad de atender oportunamente los diferentes procesos administrativos asociados, entre ellos:

• Modificación o cambio de tiquetes. • Liquidación de viáticos adicionales. • Trámite presupuestal y administrativo correspondiente. • Pago del tiempo adicional autorizado.

Las solicitudes de prórroga deberán obedecer únicamente a circunstancias excepcionales derivadas de caso fortuito, fuerza mayor o situaciones ajenas a la voluntad del comisionado, las cuales deberán ser plenamente justificadas y soportadas. En ningún caso estas solicitudes deberán convertirse en una práctica habitual.

3. Optimización de los desplazamientos

las cuales deberán ser plenamente justificadas y soportadas. En ningún caso estas solicitudes deberán convertirse en una práctica habitual.

3. Optimización de los desplazamientos

Con el fin de promover la eficiencia administrativa y el adecuado uso de los recursos públicos, se insta a todas las dependencias a evaluar, como primera alternativa, la posibilidad de realizar los reemplazos mediante mecanismos virtuales o remotos.

Cuando la presencialidad sea indispensable, se deberá priorizar que los reemplazos sean asumidos por servidores públicos adscritos a las Direcciones Regionales correspondientes al mismo círculo registral, procurando disminuir desplazamientos de mayor distancia y, en consecuencia, reducir los costos asociados a viáticos y gastos de viaje.

4. Radicación de solicitudes de comisión

Todas las solicitudes de comisión deberán cumplir el siguiente procedimiento:

CIR-2026-000339-4 CIR-2026-000339-4 • Radicarse exclusivamente a través del sistema DOCU. • Dirigirse al Secretario General, en su calidad de Ordenador del Gasto. • Adjuntar la totalidad de los soportes exigidos para el trámite. • Remitirse, a través del botón "Grupos" del sistema DOCU, al grupo denominado

"GRUPO DE TRAMITES Y COMISIONES".

Enviarse igualmente al correo electrónico:tramites.comisiones@supernotariado.gov.co, relacionando el número de radicado generado por DOCU.

Las solicitudes incompletas o presentadas por un medio diferente al establecido serán devueltas para su respectiva corrección.Página | 3

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devueltas para su respectiva corrección.Página | 3

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Código: AC-FR-003

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Fecha: 09/Jul./2025 @Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1015408882

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E) Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia JESUS GARNICA

Elaboró: GERMAN OCAMPO MURILLO / SG

Revisó: . SANDRA PATRICIA RUIZ MORENO / OAP

Aprobó: . ARCENIO DE JESUS PERALTA VALBUENA / DAF

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5. Legalización de viáticos

La legalización de las comisiones y de los viáticos deberá efectuarse mediante el sistema DOCU, dirigida al "GRUPO DE LEGALIZACION DE COMISIONES" anexando la totalidad de los documentos soporte exigidos para este trámite.

De igual forma, la documentación deberá remitirse al correo electrónico legalizaciones.viaticos@supernotariado.gov.co .

El cumplimiento oportuno de este procedimiento permitirá realizar el cierre administrativo y financiero de las comisiones dentro de los términos establecidos.

Se recuerda a todos los servidores públicos y a los jefes de dependencia que el cumplimiento de estos lineamientos es fundamental para garantizar una adecuada planeación institucional, la eficiencia en la administración de los recursos públicos y el

Se recuerda a todos los servidores públicos y a los jefes de dependencia que el cumplimiento de estos lineamientos es fundamental para garantizar una adecuada planeación institucional, la eficiencia en la administración de los recursos públicos y el oportuno trámite de las comisiones de servicio y los viáticos.

La Secretaría General realizará seguimiento al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente circular y adoptará las medidas administrativas que correspondan frente al incumplimiento de los procedimientos establecidos.