SNR - Circular 000345 de 2026

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2026-000345-4

SG-500

Bogotá, D.C., 2 de septiembre de 2026

PARA: DIRECCIONES REGIONALES Y OFICINAS DE REGISTRO

DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DEL PAÍS.

DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E)

Asunto: Cumplimiento obligatorio de los lineamientos, procedimiento, plantillas y formatos para el trámite de devoluciones de dinero.

La Secretaría General, en el marco de sus competencias establecidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, y de conformidad con las competencias institucionales que le corresponden, se permite reiterar a todas las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país la obligación de dar estricto cumplimiento a las disposiciones establecidas para el trámite de las solicitudes de devolución de dinero, de conformidad con lo establecido en la Resolución 13525 de 2016 “Por la cual se reglamenta el procedimiento para la devolución de dineros por no procedencia del registro o no expedición de certificados, pagos en excesos y pago de lo no debido por concepto de la función registral en la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones”, el Procedimiento de Devoluciones de Dinero vigente GF-PRregistro o no expedición de certificados, pagos en excesos y pago de lo no debido por concepto de la función registral en la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones”, el Procedimiento de Devoluciones de Dinero vigente GF-PR010 y la Guía GF-GI-003 de 2025, Institucional expedida para tal fin. Lo anterior obedece a que, en el marco de los ejercicios de seguimiento y control realizados por la Dirección Técnica de Registro y la Dirección Administrativa y Financiera, se han evidenciado situaciones relacionadas con el incumplimiento de requisitos documentales, deficiencias en la validación de soportes, omisión de formatos obligatorios, deficiencias en la aplicación del procedimiento y demoras injustificadas en la gestión de las solicitudes de devolución, circunstancias que afectan la oportunidad del servicio, reprocesos administrativos y exponen a la Entidad a riesgos operativos, financieros y de control. En consecuencia, se reitera que todas las solicitudes de devolución de dinero deberán ser tramitadas observando integralmente los lineamientos institucionales, verificando el cumplimiento del procedimiento de devoluciones de dinero vigente y garantizando la inclusión de la totalidad de los documentos soporte exigidos. De manera especial, deberá CIR-2026-000345-4 CIR-2026-000345-4Página | 2

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Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025 asegurarse el uso correcto y obligatorio del Formato Solicitud de Devolución de Dinero, Plantillas establecidas según tipo de Devolución, Autorización para Devolución por

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025 asegurarse el uso correcto y obligatorio del Formato Solicitud de Devolución de Dinero, Plantillas establecidas según tipo de Devolución, Autorización para Devolución por Exceso de Derechos de Registro, cuando aplique, así como de los demás formatos y documentos definidos por la Entidad para soportar el trámite correspondiente en los términos establecidos.

Se reitera que la verificación de la procedencia de la solicitud, la validación de los soportes aportados, la correcta radicación en los sistemas misionales, la expedición del acto administrativo correspondiente y el envío oportuno de la documentación al Grupo de Tesorería, Pagos y Recaudos Registrales de la Dirección Administrativa y Financiera, constituyen responsabilidades inherentes a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y a los servidores designados para adelantar estas actuaciones. En tal sentido, cualquier incumplimiento, omisión o inobservancia del procedimiento establecido compromete la adecuada gestión institucional y podrá dar lugar a los análisis, requerimientos y actuaciones administrativas que correspondan en el marco de las competencias de cada dependencia. De igual manera, las Direcciones Regionales deberán fortalecer los mecanismos de seguimiento, control y acompañamiento a las ORIP de su jurisdicción, verificando de manera permanente el estado de las solicitudes de devolución de dinero, el cumplimiento de los términos establecidos y la correcta aplicación de los lineamientos impartidos por la Entidad, adoptando las acciones necesarias para prevenir represamientos y asegurar la atención oportuna a los requerimientos de los ciudadanos. Esta medida se encuentra alineada con las acciones definidas en el plan de mejoramiento

la Entidad, adoptando las acciones necesarias para prevenir represamientos y asegurar la atención oportuna a los requerimientos de los ciudadanos. Esta medida se encuentra alineada con las acciones definidas en el plan de mejoramiento institucional y los hallazgos suscritos por la Contraloría General de la República -CGRidentificados al procedimiento Devoluciones de Dinero. El adecuado trámite de las Devoluciones de Dinero no constituye una actividad discrecional, sino una obligación institucional orientada a garantizar la correcta administración de los recursos públicos, la protección de los derechos de los usuarios y el cumplimiento de la normatividad vigente.

@Documento_preparado_para_firma

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ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

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Fecha: 09/Jul./2025

Secretaria General, Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario (E) Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia ARCENIO PERALTA Elaboró: CAROLINA BARRERA MALDONADO / DTR Revisó: KAROLINE MORENO AGUDELO . DIANA PAOLA MAYORGA TRIANA / DAF Aprobó: SANDRA PATRICIA RUIZ. ARCENIO DE JESUS PERALTA VALBUENA / DAF

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