SNR - Circular 114-2025030682529

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR No.

Bogotá D.C., 06 de Marzo de 2025 DE: Despacho del Superintendente de Notariado y Registro

PARA: Funcionarios, Contratistas, y directivos de la Superintendencia de Notariado y

Registro.

ASUNTO: Obligatoriedad de implementación del Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo – SGDEA, DocuSNR

Respetados señores Funcionarios, Contratistas y Directivos. En virtud de los dispuesto en la Resolución No. 02210 de fecha 5 de marzo de 2025, a partir del jueves 6 de marzo de la presente vigencia, el único sistema autorizado para la radicación de correspondencia y tramite de la misma, será el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, DocuSNR, al cual se podrá acceder mediante el siguiente link https://gestordocumental.supernotariado.gov.co de acuerdo con las diferentes capacitaciones y socializaciones realizadas en los meses de octubre, noviembre, diciembre de 2024 y febrero de 2025. Ahora bien, en el evento de requerir acompañamiento o soporte para la implementación y uso de este sistema, podrá acceder a las siguientes capacitaciones abiertas, en las fechas a continuación detalladas, y a través de los links de acceso señalados, así:

Ahora bien, en el evento de requerir acompañamiento o soporte para la implementación y uso de este sistema, podrá acceder a las siguientes capacitaciones abiertas, en las fechas a continuación detalladas, y a través de los links de acceso señalados, así:

1. Capacitación General SGDEA-DocuSNR los días 6, 7 y 10 de marzo de 2025, en los siguientes horarios: 9:00 AM, 11:00 AM y 2:00 PM mediante el siguiente link:

https://teams.microsoft.com/l/meetupjoin/19:meeting_M2ZhN2M2YWEtMjYwOS00 MGVlLWFkNmYtNDJjNTNkYzRhNzA1@thread.v2/0?context=%7B%22Tid%22:%2 29b1ecfaa-c675-42ee-b297-0eaeb51bcc4c%22,%22Oid%22:%2214be8231-f1764d2e-bf7e-2f9303754e2a%22%7D

2. Atención en Sala Virtual, en horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., hasta el 31 de mayo de 2025 a través del siguiente enlace

https://teams.microsoft.com/dl/launcher/launcher.html?url=%2F_%23%2Fl%2Fmee tupjoin%2F19%3Ameeting_MGI4ZDU3YWQtYWU0YS00YzdjLWI5YTQtOWUwODY2 OWFlM2Ew%40thread.v2%2F0%3Fcontext%3D%257b%2522Tid%2522%253a%2

5229b1ecfaa-c675-42ee-b2970eaeb51bcc4c%2522%252c%2522Oid%2522%253a%252214be8231-f176-4d2ebf7e-2f9303754e2a%2522%257d%26anon%3Dtrue&type=meetup114Página | 2

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Fecha: 02 – 07 - 2024

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3. Capacitaciones y sensibilizaciones presenciales en nivel central. Aunado a lo anterior, se comunica que se organizarán jornadas de capacitaciones focalizadas para cada área del nivel central. Cada jornada de capacitación estará dirigida a un grupo máximo de 25 personas presencial, garantizando así un ambiente de aprendizaje óptimo que permita la interacción y resolución de dudas de manera efectiva.

Este límite de participantes busca asegurar una adecuada atención por parte del instructor y facilitar el desarrollo de actividades prácticas dentro de la sesión. No obstante, adicional a estas 25 personas, podrán unirse a la capacitación de forma virtual, los demás trabajadores de la dependencia respectiva, a través del enlace incluido en la presente invitación.

Las jornadas de capacitaciones estarán distribuidas de la siguiente manera:

DEPENDENCIA

FECHA HORA LUGAR TEAMS Despacho del

incluido en la presente invitación.

Las jornadas de capacitaciones estarán distribuidas de la siguiente manera:

DEPENDENCIA

FECHA HORA LUGAR TEAMS Despacho del Superintendente 06/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la Secretaría General https://teams.micro soft.com/l/meetupjoin/19:meeting_M

2M3YTZkYWItM2U yNC00ODBjLWE4Z

GMtYTcxYTE2Njcx Nzk2@thread.v2/0? context=%7B%22Ti d%22:%229b1ecfaa -c675-42ee-b2970eaeb51bcc4c%22, %22Oid%22:%2214 be8231-f176-4d2ebf7e2f9303754e2a%22 %7D

Oficina Asesora Jurídica 06/03/2025 10:00 AM11:00 AM Sala de la Secretaría General Oficina Asesora de Planeación 06/03/2025 12:00 PM1:00 PM Sala de la Secretaría General Oficina de Control Interno 06/03/2025 2:00 PM3:00 PM Sala de la Secretaría General Oficina de Tecnologías de la Información 06/03/2025 4:00 PM5:00 PM Sala de la Secretaría General Oficina de Control Disciplinario Interno 07/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la

5:00 PM Sala de la Secretaría General Oficina de Control Disciplinario Interno 07/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la Secretaría General Circular No. 114 del 06/03/2025Página | 3

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Fecha: 02 – 07 - 2024

Oficina de Atención al Ciudadano 07/03/2025 10:00 AM11:00 AM Sala de la Secretaría General Dirección Técnica de Registro 07/03/2025 12:00 PM1:00 PM Sala de la Secretaría General Subdirección de Ap oyo Jurídico Registral 07/03/2025 2:00 PM3:00 PM Sala de la Secretaría General Superintendencia Delegada para el Registro 07/03/2025 4:00 PM5:00 PM Sala de la Secretaría General Dirección de Talento Humano 10/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la Secretaría General Dirección de Contratación 10/03/2025 10:00 AM11:00 AM Sala de

10/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la Secretaría General Dirección de Contratación 10/03/2025 10:00 AM11:00 AM Sala de la Secretaría General Dirección Administrativa y Financiera 10/03/2025 12:00 PM1:00 PM Sala de la Secretaría General Superintendencia Delegada para el Notariado 10/03/2025 2:00 PM3:00 PM Sala de la Secretaría General Dirección de Administración Notarial 10/03/2025 4:00 PM5:00 PM Sala de la Secretaría General Dirección de Vigilancia y Control Notarial 11/03/2025 8:00 AM9:00 AM Sala de la Secretaría General Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras. 11/03/2025 10:00 AM11:00 AM Sala de la Secretaría General Secretaría General 11/03/2025 12:00 PM1:00 PM Sala de la Secretaría General Circular No. 114 del 06/03/2025Página | 4

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4. Soporte funcional y técnico presencial: Se habilitará una asistencia presencial de 8:00 AM a 4:30 PM en nivel central en la sala de la Oficina de Tecnologías de la

Información OTI.

5. Videos tutoriales: Se podrán a disposición de todos los trabajadores de la Superintendencia de Notariado y Registro, con un paso a paso de cada uno de los módulos del sistema mediante el siguiente link: https://supernotariadoyregistromy.sharepoint.com/personal/soporte_documental_supernotariado_gov_co/_layouts /15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fsoporte%5Fdocumental%5Fsupernotariad o%5Fgov%5Fco%2FDocuments%2FCAJA%20DE%20HERRAMIENTAS%20DOC UMENTALES%2FCAJA%20DE%20HERRAMIENTAS%20DOCUMENTALES%2FV IDEOS%20CAPACITACI%C3%93N%20SGDEA&ga=1&LOF=1

6. Cualquier requerimiento, reporte de inconvenientes o solicitudes relacionadas con el

SGDEA – DocuSNR, podrán ser remitidas al Correo electrónico soporte.documental@supernotariado.gov.co

7. Las oficinas de registro de instrumentos públicos y Direcciones Regionales pueden ingresar a las salas virtuales de los numerales 1 y 2 de la presente circular.

al Correo electrónico soporte.documental@supernotariado.gov.co

7. Las oficinas de registro de instrumentos públicos y Direcciones Regionales pueden ingresar a las salas virtuales de los numerales 1 y 2 de la presente circular.

8. Adjunto a esta circular se remitirá un paso a paso de los procesos de Radicación de documentos de entrada, y aprobación y firma de documentos electrónicos, para consulta de los usuarios del sistema SGDEA – DocuSNR.

Por lo anterior, se recuerda que al tenor de lo señalado en la Resolución No. 02210 de fecha 5 de marzo de 2025, el uso del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, DocuSNR es de obligatorio cumplimiento, por lo cual se insta a la asistencia a las distintas capacitaciones convocadas, acudir a los distintos documentos guías, y remitir cualquier inquietud o solicitud con ocasión a la implementación del SGDEA – DocuSNR al correo dispuesto para tal fin. Sin otro particular,

ROOSVELT RODRIGUEZ RENGIFO

Superintendente de Notariado y Registro

Elaboró: Myriam Amparo Rodríguez Andrade-Grupo Gestión Documental.

Revisó: Johann Sebastian Botello Rincón – Oficina Asesora Jurídica.

Aprobó: Johanna Andrea Rodríguez Herrera-Asesor 1020-14.

Gisselle Carolina Martínez Freiter – Jefe Oficina Asesora Jurídica. Circular No. 114 del 06/03/2025