SNR - Circular 12 20250117113535 de 2025

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________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

SG

PARA: SUPERINTENDENTES DELEGADOS, DIRETIVOS Y JEFES DE OFICINA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

Respetados (as): En cumplimiento de las disposiciones que regulan las practicas orientadas a la reducción del consumo de papel en los procesos de gestión interna de las entidades públicas, como la Directiva Presidencial No. 4 de 2012, Circular No. 68 del 20 de febrero de 2023, y demás regulaciones concordantes, se informan los siguientes lineamientos respecto los t rámites internos, relacionados con la radicación de los actos administrativos para numeración, en los siguientes términos:

1. Uso Exclusivo del Formato Electrónico

Todos los actos administrativos deben ser radicados en formato digital PDF editable, legible y contener l os logos actualizados, firmas y vistos buenos correspondientes.

2. Recepción y Horarios

Los documentos serán recibidos exclusivamente por los correos electrónicos establecidos para tal fin, de lunes a viernes, en horario de 8:00 a.m. a 3:30 p.m. ; Cualquier documento enviado fuera de este horario será procesado con fecha del siguiente día hábil.

3. Restricciones o No se aceptará la radicación de actos administrativos en formato físico o papel.

Cualquier documento enviado fuera de este horario será procesado con fecha del siguiente día hábil.

3. Restricciones o No se aceptará la radicación de actos administrativos en formato físico o papel. o Está prohibido imprimir o escanear los documentos electrónicos, dado que esto contraviene las medidas de control y autenticidad.

CIRCULAR No. 012

DE: SECRETARIO GENERAL

ASUNTO: USO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN FORMATO ( PDF)

EDITABLE

FECHA: Página | 2

________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 N° 13 – 49 Interior 201

Bogotá D.C., Colombia Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

o Se suspende el uso de fechadores, numeradores y sellos.

4. Objetivos o Optimizar los procesos de recepción y almacenamiento de documentos. o Garantizar la seguridad y originalidad de los documentos electrónicos. o Contribuir a la política de cero papeles promovidos por el Gobierno Nacional. o Fortalecimiento de la ley anti-trámites

5. Canales de Recepción Los documentos deben ser radicados en los correos electrónicos habilitados para este fin: Para la numeración y fechado de los proyectos de Resolución de Nivel Central se recibirán UNICAMENTE, conforme los numerales 1, 2, y 3 de este documento al correo electrónico: o numeracion.actosadministrativos@supernotariado.gov.co Para la numeración y fechado de los proyectos de Circular , Instrucción

recibirán UNICAMENTE, conforme los numerales 1, 2, y 3 de este documento al correo electrónico: o numeracion.actosadministrativos@supernotariado.gov.co Para la numeración y fechado de los proyectos de Circular , Instrucción Administrativa, Acuerdos y Oficios de Nivel Central se recibirán UNICAMENTE, conforme los numerales 1,2, y 3 de este documento al correo electrónico:

• actosadministrativos@supernotariado.gov.co Para solicitudes, citaciones, publicaciones, comunicaciones y notificaciones serán tramitadas UNICAMENTE, desde el correo electrónico: • notificaciones.sg@supernotariado.gov.co Para garantizar la eficacia de estas medidas, solicitamos su colaboración estricta en el cumplimiento de estas disposiciones.

Nota: No se acepta dirigir los proyectos de actos administrativos a correos de funcionarios de la entidad, es de estricto cumplimiento hacer uso de los correos genéricos destinados para iniciar o continuar trámite de notificaciones.

Atentamente,

William Pérez Castañeda Secretario General

Proyectó: Rogelio Albarracín Duarte – Coordinador Grupo de Notificaciones