SNR - Circular 20250609112833 de 2026

Página | 1

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000203-4

SDN-300

Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 6 de junio de 2025

PARA: NOTARIOS Y NOTARIAS DEL PAIS

DE: SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

ASUNTO: SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA

Estimados señores Notarios, El sistema de identificación y autenticación biométrica en línea, ha sido una de las herramientas más eficientes para contrarrestar los riesgos de suplantación, fraude y falsedad en los trámites notariales. No obstante, recientemente, se han evidenciado algunos intentos de suplantación y presuntas fallas en la realización del procedimiento de cotejo biométrico, los cuales, cabe destacar son casos aislados que no ponen en riesgo la seguridad jurídica de los trámites en virtud de la prestación del servicio notarial que hacen necesario recordar algunos aspectos y realizar recomendaciones sobre el particular a fin de optimizar la eficiencia y seguridad del mismo: El artículo 18 del Decreto Ley 019 de 2012, dispuso que en los trámites y actuaciones notariales en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación de la persona, se debe cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así:

actuaciones notariales en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación de la persona, se debe cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, así:

“Artículo 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

(…)

CIR-2025-000203-4Página | 2

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.” (Subrayas y negrillas fuera del texto original)

En ese mismo sentido, el artículo 17 del mismo Decreto 019 de 2012, señala las

obtención electrónica remota de la huella dactilar.” (Subrayas y negrillas fuera del texto original)

En ese mismo sentido, el artículo 17 del mismo Decreto 019 de 2012, señala las actuaciones en las cuales dicho cotejo biométrico resulta obligatorio, y que en materia notarial, son los siguientes:

“Artículo 17. Eliminación de huella dactilar. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos: (…)

3. Trámites ante Registro Públicos (…)

6. Escrituras Públicas (…)

9. Autorización para salida de menores de país

10. Cesión de derechos (…)

12. Otorgamiento de poderes (…)”

Por lo anterior, mediante Resolución No. 14681 del 31 de diciembre de 2015 la Superintendencia de Notariado y Registro indicó que éste es un procedimiento obligatorio para todos los notarios y notarias del país: “Artículo 2º. La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para los notarios del país como para los usuarios del servicio notarial.” (Subrayas y negrillas fuera del texto original).

Dicha obligación fue reiterada por la Circular 3296 de 2019, en la cual se determinó el alcance de la obligatoriedad de llevar a cabo la identificación biométrica, disponiendo lo siguiente:

original).

Dicha obligación fue reiterada por la Circular 3296 de 2019, en la cual se determinó el alcance de la obligatoriedad de llevar a cabo la identificación biométrica, disponiendo lo siguiente: “Por estas razones en desarrollo de la función de orientación, el notario no podrá exigir la imposición de la huella dactilar en acto o trámite notarial, salvo en los eventos expresamente señalados en la ley o cuando el usuario de manera expresa lo solicite, caso en el cual se dejará la constancia en CIR-2025-000203-4Página | 3

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024 el mismo acto, que dicho cotejo se adelantó por solicitud expresa del usuario”.

Adicional a lo anterior, mediante Instrucciones Administrativas No. 7 y 11 de 2016, la Superintendencia de Notariado y Registro señaló que “Cuando el acto o trámite notarial requiera de la imposición de la huella dactilar, ésta deberá adelantarse por medios tecnológicos que aseguren la interoperabilidad con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.” y que los notarios deben “Adoptar [las] medidas de orden interno que aseguren que el acceso al aplicativo de autorización y firma de documentos sea de uso exclusivo del notario, para tal efecto se deberá disponer en cada despacho notarial, de un procedimiento a seguir que garantice el cumplimiento de tal medida.”, con el fin último de asegurar la adecuada prestación

y firma de documentos sea de uso exclusivo del notario, para tal efecto se deberá disponer en cada despacho notarial, de un procedimiento a seguir que garantice el cumplimiento de tal medida.”, con el fin último de asegurar la adecuada prestación del servicio de identificación biométrica, sin perjuicio de las condiciones de seguridad técnica dispuestas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Por todo lo anterior y con ocasión a los recientes intentos de suplantación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante Memorando DRN-RDRCI039 de fecha 7 de febrero de 2024, otorgó los siguientes lineamientos imperativos para la revisión física de los dedos antes de la etapa de captura de huellas:

"(...) 1. Verificar que los dedos utilizados sean de una persona real, asegurándose de que no presenten signos de prótesis, siliconas, adhesivos, gelatinas u otros materiales sospechosos.

2. Es necesario observar la textura y naturalidad de la piel para evitar la incorporación de huellas artificiales al sistema. (...)"

Para ello, se recomienda realizar una limpieza, previa a la realización del cotejo, de los dedos de la persona. Estos pasos son indispensables para garantizar un buen uso del cotejo biométrico y por lo tanto una disminución del riesgo de suplantación. Es de resaltar que en los casos en los cuales se evidencie una posible suplantación, el notario deberá notificar a las autoridades competentes, tanto Policía Nacional como Fiscalía General de la Nación, y dejar constancia de la existencia de dicha posible irregularidad.

Ahora bien, en los casos en los cuales no sea posible realizar la identificación del compareciente mediante cotejo biométrico, porque se presenten circunstancias de

como Fiscalía General de la Nación, y dejar constancia de la existencia de dicha posible irregularidad.

Ahora bien, en los casos en los cuales no sea posible realizar la identificación del compareciente mediante cotejo biométrico, porque se presenten circunstancias de fuerza mayor o porque la persona, por su condición física no sea susceptible de adelantar el cotejo, se debe dar estricta aplicación a lo dispuesto por el parágrafo del artículo 3 de la Resolución No. 14681 de 2015 y realizar excepcionalmente la identificación de los comparecientes a través de la identificación por fe de vida, dejando constancia en el documento de las razones por las cuales no se pudo realizar el mismo y dejando copia de la certificación emitida por el médico y/o del operador del sistema de biometría en línea que certifique dicha circunstancia: CIR-2025-000203-4Página | 4

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024 “Artículo. 3º. La identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales deba hacerse mediante la verificación de la huella dactilar por los medios electrónicos solo podrá adelantarse a partir del 1º de enero de 2016, a través de la biometría en línea, que garantice el cotejo con la base de datos de la Registraduría Nacional

del Estado Civil. Parágrafo. Excepciones. El notario solo procederá a hacer la correspondiente identificación de acuerdo con lo establecido por el

garantice el cotejo con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Parágrafo. Excepciones. El notario solo procederá a hacer la correspondiente identificación de acuerdo con lo establecido por el Estatuto Notarial, incluyendo la identificación por fe de vida, sin que medie la verificación contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los siguientes eventos: a. Cuando se presenten situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, como faltas eléctricas, de conectividad o del sistema, que afecten todo el círculo notarial o se trate de nota de única, en cuyo caso el usuario, luego de haber sido informado por el Notario de tal falla, previa certificación del operador, podrá acceder el procedimiento manual, para lo cual se dejará por el notario el registro respectivo, acompañado de la certificación emitida por el operador del sistema de biometría en línea. b. En caso de tratarse de un círculo notarial conformado por más de una notaría, donde la falla eléctrica, de conectividad o del sistema, solo se presente en la notaría en la cual se solicita el servicio, el notario deberá previa certificación del operador, informarle al usuario la imposibilidad de adelantar el acto o trámite e indicarle de manera clara y precisa las notarías donde el servicio se está presentando sin inconvenientes, permitiéndole al usuario elegir la notaría de su preferencia para adelantar el acto o trámite respectivo

C. En los supuestos en que la huella dactilar del usuario no tenga condiciones suficientes ser confrontada, ya sea por lesiones dermatológicas, ausencia de falanges u otras, o por circunstancias atribuibles a éste o a un tercero diferentes de las fallas del sistema

condiciones suficientes ser confrontada, ya sea por lesiones dermatológicas, ausencia de falanges u otras, o por circunstancias atribuibles a éste o a un tercero diferentes de las fallas del sistema siempre que tales circunstancias, estén debidamente acreditadas por certificación medica que constate dichas patologías, quedando constancia de ello en el acto correspondiente. para lo cual se dejará por el notario el registro respectivo, acompañado de la certificación emitida por el operador del sistema de biometria en línea. (...)”. (Negrita fuera del texto)

Se debe recordar que en los casos en los que no se realice el cotejo biométrico por las circunstancias atrás referidas, no es posible generar el cobro del mismo, dando aplicación a lo dispuesto en la Instrucción Administrativa No. 11 de fecha 08 agosto 2016, que sobre el particular señala: CIR-2025-000203-4Página | 5

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

“3. La tarifa será cobrada por la prestación efectiva del servicio, esto es, por cotejo exitoso de la huella dactilar con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la cual se logre la identificación inmediata de la persona que requiere el servicio.

4. La tarifa establecida para la identificación biométrica, hace referencia al cotejo de la información enviada (a través de la toma de huella) con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de modo que al tomar

4. La tarifa establecida para la identificación biométrica, hace referencia al cotejo de la información enviada (a través de la toma de huella) con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de modo que al tomar la huella para el cotejo, debe verificarse aquella de mejor calidad.

(…)

6. Cuando el usuario requiera la identificación biométrica para varios documentos, es necesario hacer un cotejo por cada documento aunque se trate de la misma persona. Una identificación afirmativa, es decir un cotejo exitoso, deberá generar el soporte DOCUMENTAL de la identificación biométrica y el consecuente cobro de la tarifa. La simple copia de este

documento NO SE TIENE POR COTEJO EXITOSO, EN CUANTO NO IMPLICA PRESTACION DE SERVICIO DE IDENTIFICACION BIOMETRICA Y POR LO MISMO EL NOTARIO NO PUEDE COBRAR LA TARIFA. (…)” (Negrita fuera del texto)

Finalmente, se resalta que en aras de disminuir el riesgo de suplantación respecto de los representantes legales de las entidades oficiales y particulares, que en ejercicio de lo dispuesto por el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983, estén interesados o hayan realizado el registro de su firma ante el despacho notarial, se considera indispensable agotar el procedimiento de identificación biométrica al momento del diligenciamiento de la tarjeta de firmas y su registro. Dicho registro deberá renovarse periódicamente y se deberá constatar que tanto para el momento del registro, como para la renovación y el uso de la firma registrada, la persona se encuentre actuando en calidad de representante legal, mediante Certificado de Existencia y Representación vigente.

Cordialmente, @Documento_preparado_para_firma

del registro, como para la renovación y el uso de la firma registrada, la persona se encuentre actuando en calidad de representante legal, mediante Certificado de Existencia y Representación vigente.

Cordialmente, @Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1116777573

ISABELLA ANDREA HERNANDEZ ARANDA

Superintendente Delegada de Notariado Superintendencia Delegada para el Notariado CIR-2025-000203-4Página | 6

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No Copia Elaboró: LAURA XIMENA CANCINO FUENTES / DVC. GISSELLE CAROLINA MARTINEZ FREITER / OAJ

CIR-2025-000203-4