SNR - Circular 20250827102259 de 2026

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____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000288-4

SG-500

Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 26 de agosto de 2025

PARA: Directores regionales, Funcionarios de las Oficinas de Registro de Instrumentos

Públicos – ORIP y Nivel Central, Contratistas.

DE: Secretaría General.

ASUNTO: Jornada Nacional de Verificación e Individualización de Inventarios Físicos de Propiedad Planta y Equipo de la Vigencia 2025.

Cordial saludo, En atención a la competencia que le asiste al Grupo de Servicios Administrativos como garante de la custodia, control y manejo de los bienes muebles de la Superintendencia de Notariado y Registro, dicha dependencia ha programado la jornada de verificación de inventarios para la vigencia 2025, con el objetivo de comprobar la existencia física y la registrada en el sistema de información institucional HGFI, verificar el cargue de datos producto de la baja de bienes de consumo controlado y devolutivo conforme al procedimiento establecido por la Entidad y finalmente, establecer las novedades a lugar y así lograr conciliar las existencias vs el software. Es fundamental que durante la jornada se cuente con la participación de todos los funcionarios y contratistas de las ORIP, Nivel Central y los Directores Regionales, conforme a lo establecido en la Resolución N° 11682 del 19 de octubre de 2015 pág. 234 numeral 8,

funcionarios y contratistas de las ORIP, Nivel Central y los Directores Regionales, conforme a lo establecido en la Resolución N° 11682 del 19 de octubre de 2015 pág. 234 numeral 8, pág. 357 numeral 6, por la cual se establece el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleados de la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro, “en tal sentido, los directores regionales serán directamente responsables de la precisión y calidad de la información que se suministre, teniendo en cuenta que esta información se exige como el principal insumo para lograr el objetivo planteado”. También, se solicita a las Direcciones Regionales enviar la certificación que soporte la realización, actualización y conciliación de inventario de propiedad, planta y equipo de consumo controlado en la vigencia 2025, realizado por cada ORIP de su jurisdicción, CIR-2025-000288-4Página | 2

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Fecha: 02 – 07 - 2024 incluyendo la misma regional, junto con el soporte del reporte generado desde la Herramienta de Gestión Financiera Integral – HGFI y SIIF, donde se evidencia la actualización y conciliación de la información de inventario.

Es de recordar que, la información consignada en la Herramienta de Gestión Financiera Integral – HGFI, es el soporte de los Estados Financieros de la entidad, pues los registros contables de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo son conciliados mensualmente con

Es de recordar que, la información consignada en la Herramienta de Gestión Financiera Integral – HGFI, es el soporte de los Estados Financieros de la entidad, pues los registros contables de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo son conciliados mensualmente con HGFI, atendiendo a lo estipulado en las políticas de operación y contables en el 2025, las cuales señalan que el valor mínimo para el reconocimiento son 60 UVT. Además, el tratamiento contable de las diferencias identificadas en la jornada de actualización y conciliación de inventario implicará realizar los ajustes y/o reclasificaciones necesarias, siguiendo las normas de medición y reconocimiento para entidades de Gobierno y políticas contables de la SNR, lo que quedará soportado con el acta de la toma física de inventario debidamente diligenciada y así garantizará que sea reflejada la realidad de los bienes de la entidad. Las Oficinas Seccionales contarán con el aporte de las Oficinas Principales y estas con su respectiva Dirección Regional. El Grupo de Servicios Administrativos, prestará la asesoría y acompañamiento al proceso a través del correo electrónico inventario@supernotariado.gov.co, para casos puntuales. Para llevar a cabo la jornada con éxito se debe tener en cuenta entre otros:

1. El procedimiento de control de inventario individual Código: MP-GNAD-PO-01PR-02 Versión: 04 de fecha: 18-sep-2024.

2. El procedimiento baja de bienes inservibles, obsoletos, no requeridos y no utilizables Código: MP-GNAD-PO-01-PR-03 Versión: 07 de fecha: 30-abr-2024, Guía de Bajas de Bienes Inservibles, Obsoletos y no utilizables Código: MPutilizables Código: MP-GNAD-PO-01-PR-03 Versión: 07 de fecha: 30-abr-2024, Guía de Bajas de Bienes Inservibles, Obsoletos y no utilizables Código: MPGNAD-PO-01-PR-03-GI-01 Versión: 03 de fecha: 18-sep-2024.

3. La Resolución N°02790 del 14 de marzo de 2022, por la cual se reglamenta el procedimiento para la baja de bienes no utilizados, enajenación por donación, destrucción de bienes inservibles, obsoletos, no requeridos y no utilizables por la

Entidad.

4. Formato F1 Control de Inventario Individual Código: MP-GNAD-PO-01-PR-02FR-01 Versión: 04 de fecha: 18-sep-2024.

5. Formato F2 Traslado de bienes entre funcionarios Código: MP-GNAD-PO-01-PR02-FR-02 Versión: 04 de fecha: 18-sep-2024.

6. Formato F3 Control de Reintegros Código: MP-GNAD-PO-01-PR-02-FR-03

Versión: 04 de fecha: 18-sep-2024.

7. Formato F5 Consolidado General de Inventarios.

8. Otros reportes de la HGFI:

a. Arqueo de almacén. b. Bodega de bienes nuevos. c. Bodega de bienes en mantenimiento. d. Bodega de bienes no explotados, el cual debe contener información adicional porque se adelanta proceso de baja o porque el bien no es requerido por el funcionario y es susceptible a transferencias entre subunidades y/o entre CIR-2025-000288-4Página | 3

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porque se adelanta proceso de baja o porque el bien no es requerido por el funcionario y es susceptible a transferencias entre subunidades y/o entre CIR-2025-000288-4Página | 3

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Fecha: 02 – 07 - 2024 funcionarios, nuevas asignaciones al servicio.

Nota 1: Los reportes finales y certificaciones debidamente firmadas por los responsables del inventario, de acuerdo con la estructura de las SNR deben ser cargados en el siguiente enlace de ONE DRIVE en la carpeta correspondiente a la regional.

Link: JORNADA NACIONAL DE INVENTARIOS 2025

Nota 2: Lo anterior debe cargarse en formatos Excel y PDF, así: a. Un archivo Excel y PDF firmado, de los bienes que conforman la propiedad planta y equipo (devolutivos) debidamente conciliados vs saldos en la HGFI y a la vez con los saldos del SIIF en el que se pueda identificar cada oficina de su jurisdicción. b. Un archivo Excel y PDF firmado, de los bienes de consumo controlado debidamente conciliados vs saldos en la HGFI en el que se pueda identificar cada oficina de su jurisdicción. c. Un archivo Excel y PDF firmado, de los bienes de consumo debidamente conciliados vs saldos en la HGFI en el que se pueda identificar cada oficina de su jurisdicción. De igual manera, se solicita remitir la siguiente información:

1. Relación en Excel de los bienes en comodato que se encuentran en cada oficina de su jurisdicción.

jurisdicción. De igual manera, se solicita remitir la siguiente información:

1. Relación en Excel de los bienes en comodato que se encuentran en cada oficina de su jurisdicción.

2. Relación de los bienes recibidos en Donación con todos los soportes que la originaron, los cuales deben estar en la HGFI ya reconocidos como PPyE.

Para organizar la jornada y realizar el seguimiento pertinente, en el nivel central se desarrollará el siguiente cronograma:

1 2 3 4 5 8 9101112151617181922232425262930 1 2 3 6 7 Despacho Del SuperintendenteSecretaría GeneralDirección de ContrataciónOficina Asesora JurídicaSuperintendencia Delegada Para El Notariado y Dirección de Vigilancia y Control Notarial demás grupos dependientes de la Delegada para el notariadoNotificacionesAmbiental

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Control y vigilancia de curadores urbanos (Tierras Calle 26) Control y vigilancia de curadores urbanos (Tierras San Martín) Seguimiento a la gestión registral de predios rurales)(inter operabilidad registro - catastro multipropósito (Teusaquillo) Grupo interno de apoyo a la gestión de las políticas de tierras, Gestión registral para el saneamiento y formalización de la propiedad inmobiliaria (ORIP Norte)Dirección de Talento Humano, Grupo de Bienestar y Gestión Del Conocimiento, Grupo de Vinculación y Evaluación de Personal, Grupo de NóminaGrupo de ComunicacionesOficina de Tecnologías de La Información, Grupo de Sistemas de Información, Grupo de Servicios TecnológicosOTIDATACENTER NIVEL CENTRAL (Mesa de ayuda)OTIdatacenter alterno a nivel central (Tocancipá)Grupo de InfraestructuraGrupo de Servicios AdministrativosDirección Administrativa y FinancieraRecaudosGrupo de PresupuestoGrupo de Contabilidad y CostosAdministración pensionalOficina de Atención Al CiudadanoGrupo de Tesorería, Pagos y Recaudos Registrales, Grupo de Recaudos, Aportes y Subsidios NotarialesDirección de Administración NotarialGrupo de Gestión DocumentalBodegas de Funza (Galicia y Celta)Dirección Técnica de RegistroOficina Asesora de Planeación, Grupo de Arquitectura Organizacional y Mejoramiento Continuo, Grupo de Inteligencia de Negocios y Estadísticas InstitucionalesSuperintendencia delegada para el registro, Grupo de Inspección, Vigilancia y Control Registral, Grupo de Orientación Registral, Subdirección de Apoyo Jurídico RegistralOficina de Control Interno Gestión Y VUR NORTEOficina de Control Disciplinario Interno Almacén General de la SNR

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Fecha: 02 – 07 - 2024

Para lo anterior, el Grupo de Servicios Administrativos, llevará a cabo reuniones de seguimiento periódicas desde Nivel Central, con el fin de lograr los objetivos propuestos; mientras, la jornada de inventarios está en avance, así:

Regional Pacifico: Desde el 1-sep-2025 y hasta el 19-sep-2025

Regional Orinoquia: Desde el 22-sep-2025 y hasta el 10-oct-2025

Regional Caribe: Desde el 14-oct-2025 y hasta el 31-oct-2025

Regional Centro: Desde el 4-nov-2025 y hasta el 21-nov-2025

Regional Andina: Desde el 24-nov-2025 y hasta el 12-dic-2025

Atentamente,

@Documento_preparado_para_firma

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WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

Secretario General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: ANGIE VIVIANA ALEGRIA GARCIA / DAF

Revisó: . JULLHEMBER CAMPO GUTIERREZ / DS

Aprobó: . WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA / SG

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