SNR - Circular 20250827110303 de 2026

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Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000286-4SG-500

Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 26 de agosto de 2025

PARA: Directivos, Registradores de Instrumentos Públicos, Directores Regionales, Funcionarios y contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro DE: Secretario General ASUNTO: Lineamientos para la llegada de la ley de garantías electorales en materia de contratación pública.

I. OBJETO La Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 28 del Decreto 2723 de 2014, y de conformidad con las Leyes 996 de 2005 y 1952 de 2019, informa que, con ocasión del proceso electoral para Congreso, Presidencia y Vicepresidencia de la República previsto para el año 2026, la Registraduría Nacional del Estado Civil expidió las Resoluciones 2580 y 2581 del 5 de marzo de 2025, mediante las cuales se fijó el calendario electoral correspondiente.

En este contexto, se recuerda que, durante el periodo electoral, entrarán en vigor las restricciones en materia de contratación pública establecidas en la Ley 996 de 2005 (Ley de Garantías Electorales). Por lo tanto, se pone en conocimiento de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad las limitaciones aplicables en este periodo, con el fin de

restricciones en materia de contratación pública establecidas en la Ley 996 de 2005 (Ley de Garantías Electorales). Por lo tanto, se pone en conocimiento de todos los funcionarios y contratistas de la Entidad las limitaciones aplicables en este periodo, con el fin de asegurar una planeación contractual oportuna, transparente y ajustada a la legalidad. De igual forma, se reitera a todos los servidores de la Entidad que el artículo 60 de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario) tipifica como faltas gravísimas en materia de intervención en política las siguientes conductas: "1. Utilizar el cargo para participar en las actividades de los partidos y movimientos políticos y en las controversias políticas, sin perjuicio de los derechos previstos en la Constitución y la ley;

2. Utilizar el empleo para presionar a particulares o subalternos a respaldar una causa o campaña política o influir en procesos electorales de carácter político partidista".

En consecuencia, y atendiendo el marco normativo expuesto, así como el calendario electoral de los próximos comicios, la Secretaría General expide la presente circular con el propósito de garantizar la correcta aplicación de la Ley Estatutaria 996 de 2005 (Ley de Garantías Electorales) y de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario). Estas disposiciones establecen restricciones expresas al ejercicio de la función pública como salvaguarda de la transparencia en el debate electoral, particularmente en lo relativo a la contratación pública, la modificación de la nómina y la participación en política de los servidores públicos. A continuación, se detallan los lineamientos aplicables. CIR-2025-000286-4Página | 2

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contratación pública, la modificación de la nómina y la participación en política de los servidores públicos. A continuación, se detallan los lineamientos aplicables. CIR-2025-000286-4Página | 2

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II. DEFINICIÓN DE LEY DE GARANTÍAS De acuerdo con lo señalado por la Honorable Corte Constitucional en la Sentencia C-1153 de 2005, una ley de garantías electorales constituye: “[…] una guía para el ejercicio equitativo y transparente de la democracia representativa.

Un estatuto diseñado para asegurar que la contienda democrática se cumpla en condiciones igualitarias y transparentes para los electores. Una ley de garantías busca afianzar la neutralidad de los servidores públicos que organizan y supervisan las disputas electorales, e intenta garantizar el acceso igualitario a los canales de comunicación de los candidatos. Igualmente, una ley de garantías debe permitir que, en el debate democrático, sean las ideas y las propuestas las que definan el ascenso al poder, y no el músculo económico de los que se lo disputan. En suma, una ley de garantías debe hacer que quienes se presenten a las elecciones en calidad de candidatos, así como quienes acudan a ellas en calidad de electores, aprovechen en igualdad de condiciones los recursos ofrecidos por el Estado para la realización de la democracia, de manera que la voluntad popular se exprese sin obstrucciones de ningún tipo y la decisión del pueblo se vea reflejada en la persona elegida

electores, aprovechen en igualdad de condiciones los recursos ofrecidos por el Estado para la realización de la democracia, de manera que la voluntad popular se exprese sin obstrucciones de ningún tipo y la decisión del pueblo se vea reflejada en la persona elegida para ocupar el cargo de autoridad que se disputa” En este marco, la Ley 996 de 2005, también conocida como Ley de Garantías Electorales, tiene como propósito fundamental preservar la imparcialidad de la administración pública y proteger los recursos estatales durante el proceso electoral. Esta norma, en armonía con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus modificaciones, establece restricciones específicas que aplican desde la convocatoria a elecciones y se extienden hasta la jornada de votación. Conforme al artículo 38 de la Ley 996 de 2005, estas restricciones buscan impedir que se utilicen los recursos públicos, la contratación directa o la vinculación de personal como herramientas para favorecer candidaturas o influir en los resultados del debate electoral.

Se trata, en esencia, de un instrumento de garantía normativa orientado a preservar el equilibrio, la neutralidad institucional y la transparencia en el actuar administrativo durante el periodo electoral.

III. ELECCIONES CONGRESO DE LA REPÚBLICA, RESTRICCIONES: En el marco del proceso electoral para la elección del Congreso de la República, es necesario tener en cuenta las restricciones previstas en el artículo 38 de la Ley 996 de 2005, particularmente en lo relativo a la contratación pública en el nivel territorial. La norma establece: “(…) Prohibiciones para los servidores públicos. (…)

2005, particularmente en lo relativo a la contratación pública en el nivel territorial. La norma establece: “(…) Prohibiciones para los servidores públicos. (…)

PARÁGRAFO. Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, ni participar, promover y destinar recursos públicos de las entidades a su cargo, como tampoco de aquellas en las que participen como miembros de sus juntas directivas, en o para reuniones de carácter proselitista.” (Negrilla fuera de texto) CIR-2025-000286-4Página | 3

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De acuerdo con lo anterior, para que opere la prohibición contenida en esta disposición, deben concurrir de manera conjunta los siguientes elementos:

1. Que una de las entidades contratantes sea una entidad del orden territorial

(municipal, distrital o departamental).

2. Que el convenio o contrato sea de naturaleza interadministrativa.

3. Que dicho instrumento contractual implique la ejecución de recursos públicos.

Estas restricciones aplican exclusivamente a entidades del nivel territorial. Las entidades del orden nacional no se encuentran sujetas a esta limitación para elecciones distintas a las presidenciales, salvo que celebren convenios interadministrativos con

Estas restricciones aplican exclusivamente a entidades del nivel territorial. Las entidades del orden nacional no se encuentran sujetas a esta limitación para elecciones distintas a las presidenciales, salvo que celebren convenios interadministrativos con entidades territoriales que cumplan las condiciones señaladas.

En consecuencia, la restricción a la celebración de convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos en el contexto de las elecciones legislativas de 2026 inicia el 8 de noviembre de 2025 a las 00:00 horas y se extiende hasta el día de la elección, es decir, el 8 de marzo de 2026 a las 24:00 horas. Ejemplos de contrataciones restringidas durante este periodo:

• Convenios o contratos celebrados entre una entidad del orden nacional y una entidad territorial que impliquen la ejecución de recursos públicos. • Contratos o convenios con Empresas Industriales y Comerciales del Estado o Sociedades de Economía Mixta del orden territorial, cuando incluyan ejecución de recursos. • Convenios interadministrativos, solidarios, de cooperación o de asociación celebrados entre entidades territoriales y asociaciones de cabildos, territorios o resguardos indígenas, cuando impliquen la destinación de recursos públicos.

IV. ELECCIONES PRESIDENCIALES RESTRICCIONES.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si esta llegare a efectuarse, QUEDA PROHIBIDA LA CONTRATACIÓN DIRECTA por parte de todos los entes del Estado, sin distinción del régimen jurídico aplicable. El texto legal establece:

si esta llegare a efectuarse, QUEDA PROHIBIDA LA CONTRATACIÓN DIRECTA por parte de todos los entes del Estado, sin distinción del régimen jurídico aplicable. El texto legal establece:

“(…) Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado (…) (Negrilla fuera de texto)

En consecuencia, teniendo en cuenta que la primera vuelta presidencial está prevista para el 31 de mayo de 2026, la restricción aplica a partir del 31 de enero de 2026 a las 00:00 horas y se extenderá hasta la fecha en la que se realice efectivamente la elección del Presidente de la República. En caso de que se realice segunda vuelta, CIR-2025-000286-4Página | 4

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Fecha: 02 – 07 - 2024 prevista para el 21 de junio de 2026, el periodo de restricción se prolongará automáticamente hasta esa fecha.

Ejemplos de causales de contratación directa restringidas:

• Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión • Adquisición de bienes inmuebles. • Instrumentos de Agregación de Demanda ofrecidos en la Tienda Virtual del Estado, cuando se trate de proveedor exclusivo. • Convenios de cooperación en ciencia, tecnología e innovación.

gestión • Adquisición de bienes inmuebles. • Instrumentos de Agregación de Demanda ofrecidos en la Tienda Virtual del Estado, cuando se trate de proveedor exclusivo. • Convenios de cooperación en ciencia, tecnología e innovación. • Contratos de arrendamiento donde la entidad actúe como arrendadora o arrendataria

Adicionalmente, el artículo 32 de la misma ley establece una restricción relacionada con la nómina estatal, señalando lo siguiente: “(…) Vinculación a la nómina estatal. Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta si fuere el caso (…)”

Esta restricción aplica para cualquier modalidad de vinculación que implique el ingreso de nuevos servidores, ampliaciones de planta temporal, nombramientos provisionales, entre otros, durante el periodo señalado.

V. PROCESOS / MODALIDADES CONTRACTUALES NO RESTRINGIDOS POR PROCESOS ELECTORALES Con el fin de orientar la planeación contractual institucional y evitar confusiones frente a las limitaciones derivadas del periodo electoral, se destacan a continuación las modalidades y actuaciones contractuales que no se encuentran restringidas por la Ley 996 de 2005:

1. Procesos de selección por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía: Estas modalidades no están prohibidas durante el periodo electoral, siempre que se adelanten conforme a los principios de planeación, transparencia y responsabilidad.

2. Modificaciones, adiciones o prórrogas de contratos en curso, siempre que:

periodo electoral, siempre que se adelanten conforme a los principios de planeación, transparencia y responsabilidad.

2. Modificaciones, adiciones o prórrogas de contratos en curso, siempre que:

a) Se encuentren debidamente justificadas y soportadas. b) El valor de la adición NO supere el 50% del valor inicial del contrato, conforme al parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

3. Cesiones de contratos y cesiones de derechos económicos, previa autorización de la entidad y conforme a las reglas del Estatuto Contractual.

4. Nombramientos derivados de concursos públicos realizados con anterioridad al periodo electoral.

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5. Legalización de contratos ya adjudicados, lo cual incluye el cumplimiento de requisitos previos a su ejecución (constitución de garantías, acta de inicio, registro presupuestal, etc.).

6. Contratos financiados total o mayoritariamente con recursos de cooperación internacional, siempre que estén sometidos a las reglas del organismo cooperante, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

7. Celebración de contratos de aprendizaje, de conformidad con la normatividad vigente.

En todo caso, se recuerda a las dependencias que deben observar lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente en la Circular

7. Celebración de contratos de aprendizaje, de conformidad con la normatividad vigente.

En todo caso, se recuerda a las dependencias que deben observar lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente en la Circular Externa Única Código CCE-EICP-MA-06 Versión 03 del 27 de diciembre de 2023, la cual contiene lineamientos detallados sobre las restricciones aplicables en el marco de la Ley de Garantías Electorales.

VI . CALENDARIO ELECTORAL Y FECHAS DE RESTRICCIÓN:

ELECCIONES VIGENCIA 2026

Tipo de elección Fecha de elección Fecha de inicio restricciones Fecha Fin restricciones Restricción Elecciones de Congreso de la República 8 de marzo de 2026 8 de noviembre de 2025 a las 00:00 horas La restricción finaliza el mismo día de la elección a las 24:00 horas (medianoche), conforme a la interpretación sistemática de la norma. Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y Directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos. Elecciones Presidente de la República 31 de mayo de 2026 31 de enero de 2026 a las 00:00 horas Queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado, sin distinción del régimen

de la República 31 de mayo de 2026 31 de enero de 2026 a las 00:00 horas Queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado, sin distinción del régimen jurídico aplicable. Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público

Si ningún candidato obtiene la mitad más uno de los votos, se celebrará una segunda vuelta el 21 de junio de 2026. En caso de que haya segunda vuelta, el periodo de restricción se prolongará automáticamente hasta ese momento. CIR-2025-000286-4Página | 6

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VII. PROHIBICIONES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN VIRTUD DE LA LEY

DE GARANTÍAS.

Durante el periodo electoral, los servidores públicos deben mantener un comportamiento institucional neutral, objetivo y transparente. En este sentido, la Ley 996 de 2005 establece prohibiciones específicas, cuya vulneración constituye falta gravísima conforme al régimen disciplinario vigente. Se prohíbe expresamente a los empleados del Estado:

1. Acosar, presionar o inducir de cualquier forma a sus subalternos para que respalden causas, campañas o controversias políticas.

2. Difundir propaganda electoral a favor o en contra de partidos, movimientos

1. Acosar, presionar o inducir de cualquier forma a sus subalternos para que respalden causas, campañas o controversias políticas.

2. Difundir propaganda electoral a favor o en contra de partidos, movimientos o agrupaciones políticas, utilizando las instalaciones de la entidad, medios de comunicación o recursos institucionales (publicaciones, imprenta, emisoras, canales oficiales), salvo lo expresamente autorizado por la ley.

3. Favorecer indebidamente con promociones, bonificaciones o ascensos a servidores públicos que participen en determinada causa política, sin que medien procesos objetivos y transparentes de evaluación.

4. Ofrecer beneficios indebidos a ciudadanos o comunidades, mediante la ejecución de obras o decisiones administrativas orientadas a incidir en la intención de voto.

5. Despedir funcionarios de carrera administrativa por razones políticas, amparándose en la figura de “buen servicio”, durante los cuatro (4) meses previos a la elección.

La infracción de cualquiera de estas conductas constituye una falta gravísima, sancionable conforme al Código General Disciplinario (Ley 1952 de 2019).

VIII. LEVANTAMIENTO DE LAS RESTRICCIONES ESTABLECIDAS EN

VIRTUD DE LA LEY 996 DE 2005

1. Elecciones de Congreso de la República:

Las restricciones derivadas de la Ley 996 de 2005 se levantarán a partir de las 00:00 horas del día siguiente al 8 de marzo de 2026, fecha en la cual se celebrarán las elecciones legislativas.

2. Elecciones Presidenciales:

En el caso de las elecciones presidenciales programadas para el 31 de mayo de 2026,

horas del día siguiente al 8 de marzo de 2026, fecha en la cual se celebrarán las elecciones legislativas.

2. Elecciones Presidenciales:

En el caso de las elecciones presidenciales programadas para el 31 de mayo de 2026, las restricciones se mantendrán hasta esa fecha. Si ningún candidato obtiene la mayoría requerida y se convoca a segunda vuelta el 21 de junio de 2026, las limitaciones continuarán vigentes hasta esa fecha.

En ambos escenarios, las restricciones finalizarán a partir de las 00:00 horas del día siguiente a la respectiva jornada electoral.

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IX. RECOMENDACIONES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y

COLABORADORES DE LA ENTIDAD

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de planeación, transparencia y eficiencia en el uso de los recursos públicos durante la vigencia de la Ley de Garantías Electorales, se emiten las siguientes recomendaciones a los, jefes de área, servidores públicos y contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro:

1. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA):

Verificar que los procesos contractuales por la modalidad de contratación directa se encuentren registrados en el PAA en la semana del 5 al 9 de enero 2026, con el fin de

Verificar que los procesos contractuales por la modalidad de contratación directa se encuentren registrados en el PAA en la semana del 5 al 9 de enero 2026, con el fin de proceder con la respectiva contratación antes del inicio del periodo de Ley de Garantías.

(DE OBLIGATORIO ACATAMIENTO).

2. ELABORACIÓN ANTICIPADA DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:

Iniciar en el mes de noviembre y hasta la primera semana de diciembre de 2025 la estructuración de los procesos contractuales, incluyendo análisis técnicos, jurídicos, financieros y de riesgos, a fin de evitar retrasos que impidan su celebración dentro de los plazos habilitados, para ser remitidos a la Dirección de Contratación a más tardar la segunda semana de diciembre con el fin de poder iniciar los trámites de contratación la primera y segunda semana de enero por parte de la D.C.

3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PREVIA:

Los gerentes de área deben verificar que los procesos programados para la vigencia 2026 cuenten con la respectiva disponibilidad presupuestal y estén estructurados oportunamente, de manera que puedan celebrarse antes del inicio del periodo de restricción, previa verificación con la Dirección Administrativa y Financiera.

4. GESTIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS:

Identificar los procesos que requieran vigencias futuras y gestionar con anticipación las autorizaciones correspondientes para suscribir los contratos antes de la entrada en vigencia de la Ley de Garantías.

Así mismo, los procesos contractuales que inician en la vigencia 2025, con continuidad en el 2026, deben ser radicados con antelación ante la Dirección de Contratación para dar

vigencia de la Ley de Garantías.

Así mismo, los procesos contractuales que inician en la vigencia 2025, con continuidad en el 2026, deben ser radicados con antelación ante la Dirección de Contratación para dar cumplimiento a los lineamientos presupuestales de la Entidad y previstos en la Ley en materia de vigencias futuras.

5. PLANEACIÓN DEL PAC (PLAN ANUAL DE CAJA):

Alinear los flujos de pago proyectados con la disponibilidad real de recursos, evitando afectaciones en la ejecución contractual por retrasos en desembolsos.

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6. SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

Implementar, por parte de los gerentes de área, mecanismos de monitoreo continuo sobre la ejecución del presupuesto destinado a contratación, que permitan anticipar riesgos de subejecución o cuellos de botella.

7. REGISTRO DOCUMENTAL:

Conservar soportes claros, completos y organizados de cada etapa contractual, especialmente respecto de publicaciones, estructuración y justificaciones técnicas o jurídicas, lo cual resulta esencial ante eventuales requerimientos de control, así como dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

8. EVALUACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS A LA RESTRICCIÓN TEMPORAL:

cumplimiento estricto a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

8. EVALUACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS A LA RESTRICCIÓN TEMPORAL:

Incorporar en los análisis de riesgos contractuales un componente específico sobre las posibles afectaciones derivadas del periodo de Ley de Garantías (tiempos, disponibilidad de recursos, ejecución contractual).

9. CONSULTA PREVIA AL INICIO DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN Y DE

VINCULACIÓN DE PERSONAL:

En materia contractual: antes de iniciar cualquier proceso durante el periodo de restricciones, elevar consulta a la Dirección de Contratación, especialmente en casos que generen dudas sobre su viabilidad normativa o que se encuentren en situaciones excepcionales.

En materia de personal: se deberá consultar con la Dirección de Talento Humano Atentamente, @Documento_preparado_para_firma

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WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

Secretario General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

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Anexo: No

Copia

Elaboró: RICARDO GARCIA ALVARADO / SG

Revisó: Ramiro Alejandro Cardona Aguirre / D.C. . WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA / SG

Aprobó: . ELENA PATRICIA ALDANA TORRES / DAF

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