SNR - Circular 2025090191713 de 2026

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____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000295-4

SG-500 Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 29 de agosto de 2025

PARA: Funcionarios Áreas Administrativas de Oficinas de Registro De Instrumentos Públicos y Supervisores de Contratos de bienes y/o Servicios y Nivel Central

DE: SECRETARIO GENERAL.

Asunto: Lineamientos para el proceso de radicación de cuentas de cobro, otros trámites y trato respetuoso con el personal de apoyo de 4-72.

Con el fin de fomentar un ambiente de respeto y colaboración en nuestra entidad, les recordamos algunos aspectos clave a tener en cuenta en el proceso de radicación de cuentas de cobro y otros documentos.

CUENTAS DE COBRO

1. La clasificación de las cuentas de cobro en el aplicativo DOCU se realiza como “públicareservado” lo cual limita la visualización de las cuentas, atendiendo los lineamientos del Grupo de Gestión Documental. Lo anterior con el fin de minimizar el riesgo de manipulación de la información relacionada con este proceso.

2. Si transcurridos dos días después de la remisión de la cuenta al correo

correspondencia@supernotariado.gov.co no ha recibido el número radicado, por favor reportar a través del correo lidercorrespondencia@supernotariado.gov.co.

3. El grupo de 4-72 no prioriza la radicación de las cuentas de cobro, las cuentas de cobro

reportar a través del correo lidercorrespondencia@supernotariado.gov.co.

3. El grupo de 4-72 no prioriza la radicación de las cuentas de cobro, las cuentas de cobro se radican de acuerdo al orden en que se reciben en el correo de

correspondencia@supernotariado.gov.co, se solicita abstenerse de solicitar al grupo priorización de la radicación con el fin de no alterar la organización de este proceso.

4. Para realizar la consulta de las cuentas de cobro, al contratista le llegará un correo electrónico de “Correspondencia Electrónica SNR” con la información del radicado y la clave, el link de la sede electrónica es https://sedeelectronica.supernotariado.gov.co/ Nota: Se recuerda que a través del correo de correspondencia NO se da respuesta a ninguna solicitud.

OTROS TRÁMITES

1. Se solicita no hacer devoluciones a los perfiles de los radicadores a través de DOCU, se ha identificado que desde las diferentes dependencias del Nivel central se devuelven los radicados al grupo de 4-72 indicando que no son de su competencia o que ya los contestaron, lo que procede en este caso es terminar la gestión del radicado de manera adecuada o en su caso proceder a retornar las peticiones de conformidad con lo establecido CIR-2025-000295-4Página | 2

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024 en la Circular CIR-2025-000211-4, únicamente al grupo de retornos de la Oficina de

Atención al Ciudadano.

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024 en la Circular CIR-2025-000211-4, únicamente al grupo de retornos de la Oficina de

Atención al Ciudadano.

2. En caso de identificar errores en el direccionamiento de correspondencia por favor

enlistar los radicados y reportar al correo: oficinaatencionalciudadano@supernotariado.gov.co con el fin de proceder a la validación del proceso e implementar las acciones de mejora a las que haya lugar. Es importante destacar que el personal de apoyo, incluyendo al equipo de 4-72, desempeña un papel crucial en el correcto direccionamiento de la correspondencia a las diferentes áreas y el proceso de radicación de cuentas de cobro, por lo que se conmina a tener un trato respetuoso y cordial con el equipo. Agradecemos su colaboración implementando estos lineamientos, juntos podemos crear un ambiente de trabajo más seguro y armonioso.

Cordialmente, @Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_16656408

WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

Secretario General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Elaboró: TATIANA ISABEL MORENO CLAVIJO / OAC. LAURENT TATIANA NAVARRO RINCON / SG

Aprobó: . WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA / SG

CIR-2025-000295-4