SNR - Circular 20250905114826 de 2026

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____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000298-4

SDN-300

Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 4 de septiembre de 2025

PARA: NOTARIOS DEL PAÍS

DE: SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

ASUNTO: RECORDATORIO SOBRE LINEAMIENTOS PARA LA CANCELACIÓN DE

ACTOS.

Respetados Notarios:

Desde hace algunos meses, se ha evidenciado por parte de la Dirección Técnica de Registro, que algunas notarías se encuentran generando un consecutivo anual de certificados de actos de cancelación por tipo de cancelación y no una numeración única para todos los actos de cancelación, como lo señala la Instrucción Administrativa No. 4 de 2021.

Esta situación conlleva a que se generen errores en el cargue de los documentos al aplicativo REL, puesto que éste solo permite cargar en cada notaría un número al año por tipo de documento, bien sea escritura o certificado, de tal manera que cuando se carga un certificado generado bajo un consecutivo, este impide que se realice el cargue de otro certificado bajo el mismo número, así se trate de certificados distintos.

Por lo anterior y en ejercicio de las funciones de orientación sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial señaladas en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, la Superintendencia

normas que rigen la actuación notarial señaladas en el numeral 7 del artículo 24 del Decreto 2723 de 2014, modificado por el artículo 6 del Decreto 1554 de 2022, la Superintendencia Delegada para el Notariado se permite recordar a todas las notarías del país que, para la generación de certificados de cancelación, se debe atender a los siguientes parámetros:

“(…) los certificados de cancelación deberán: (i) tener numeración consecutiva única con corte anual; (ii) contener los datos del acto escriturario en el cual consta la manifestación expresa de la cancelación, indicándolo por su número y fecha; (iii) expresar los datos del acto escriturario que se cancela y se expedirán las copias del ejemplar que le soliciten; (iv) por cada escritura pública que se emita, se produce un certificado con un número único y (v) la expedición de este certificado es un acto exento de derechos notariales.” CIR-2025-000298-4Página | 2

____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

En consecuencia, los certificados independientemente del acto a que se refieran, deben contar con una numeración ÚNICA por año, que exprese los datos del acto que se cancela, no generan derechos notariales y deben emitirse en papel común.

Finalmente, se resalta que resulta indispensable que se indique en los certificados de cancelación si los comparecientes aceptaron o no el envío de notificaciones electrónicas y

no generan derechos notariales y deben emitirse en papel común.

Finalmente, se resalta que resulta indispensable que se indique en los certificados de cancelación si los comparecientes aceptaron o no el envío de notificaciones electrónicas y a qué correo se autorizó dicha notificación. Lo anterior, toda vez que la herramienta REL permite el envío de notificaciones por ese medio y debe quedar expresa constancia de la autorización que otorgó el interviniente para ello, mediante la escritura pública de cancelación.

Cordial saludo,

@Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1116777573

ISABELLA ANDREA HERNANDEZ ARANDA

Superintendente Delegado para el Notariado Superintendencia Delegada para el Notariado

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: Si Copia PAOLA LEON Elaboró: LAURA XIMENA CANCINO FUENTES / SDN. ISABELLA ANDREA HERNANDEZ ARANDA / SDN

CIR-2025-000298-4