SNR - Circular 2025090991103 de 2026

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Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000299-4

SG-500

Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 8 de septiembre de 2025

PARA: Superintendentes Delegados, Directores de Superintendencia, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes de Proyecto de Inversión

DE: Secretaría General Superintendencia de Notariado y Registro

ASUNTO: Proyección Plan Anual de Adquisiciones vigencia fiscal 2026

La presente circular tiene como objetivo impartir directrices y lineamientos relacionados con el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) para la vigencia 2026. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 20151, el PAA “… es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar”. Este plan corresponde al plan general de compras mencionado en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 2, así como al plan de compras previsto en la Ley Anual de Presupuesto.

Asimismo, el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto 1083 de 2015 3 y el artículo 1 del Decreto 612 de 20184 establecen que el PAA debe ser publicado antes del 31 de enero de cada

Asimismo, el artículo 2.2.22.3.14 del Decreto 1083 de 2015 3 y el artículo 1 del Decreto 612 de 20184 establecen que el PAA debe ser publicado antes del 31 de enero de cada año, y según lo dispuesto en la subsección 4 del Decreto 1082 de 2015, debe actualizarse, como mínimo, una vez al año. _______________________ 1 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional. 2 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública 3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública 4 Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado

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Bajo este marco normativo y conforme a las funciones y competencias asignadas en los numerales 2, 7, 9, 11 y 16 del artículo 28 del Decreto 2723 de 2014 5, y en cumplimiento de la Resolución RES-2025-004064-6 del 10 de abril de 2025, sobre la delegación de ordenación del gasto, así como del Anteproyecto de Presupuesto 2026; la Secretaría

de la Resolución RES-2025-004064-6 del 10 de abril de 2025, sobre la delegación de ordenación del gasto, así como del Anteproyecto de Presupuesto 2026; la Secretaría General de la SNR emite los siguientes lineamientos técnicos para la construcción y consolidación del PAA correspondiente a la vigencia fiscal 2026. Acorde con el Decreto 1082 de 2015 y la Guía para la elaboración PAA, el Plan Anual de Adquisiciones debe contener el listado de lo que la SNR estima adquirir durante el respectivo año, para satisfacer las necesidades de bienes, obras o servicios; por tal motivo, la información contenida deberá estar desagregada, principalmente en los siguientes aspectos: ▪ Señalar la necesidad del bien, obra y/o servicio ▪ Identificación con el clasificador de bienes y servicios ▪ Valor estimado del contrato ▪ Tipo de recursos con cargo a los cuales pagará el bien, obra o servicio ▪ Modalidad de selección del contratista ▪ Fecha aproximada de inicio del proceso contractual

En consecuencia, las diferentes áreas ejecutoras de gasto están llamadas a analizar y articular las adquisiciones que planean realizar para suplir sus necesidades con los diferentes planes estratégicos de la entidad. En este sentido, se define el siguiente procedimiento para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2026:

1. Designación de funcionario o contratista que se encargue del PAA responsable de consolidar la información necesaria para elaborar, diligenciar y actualizar el instrumento. Cada una de las áreas ejecutoras del gasto deberán informar a los correos electrónicos dany.orozco@supernotariado.gov.co y

elena.aldana@supernotariado.gov.co, el nombre y correo de la persona

instrumento. Cada una de las áreas ejecutoras del gasto deberán informar a los correos electrónicos dany.orozco@supernotariado.gov.co y elena.aldana@supernotariado.gov.co, el nombre y correo de la persona designada, a más tardar el próximo 10 de septiembre de 2025.

2. Enlistar los bienes, obras o servicios proyectados adquirir para la vigencia fiscal 2026, enumerados, utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción de dicho clasificador.

Atendiendo los siguientes criterios: ▪ Gastos de funcionamiento: Garantizar la operación rutinaria optima de la Dependencia. ▪ Gastos de Inversión: Relación con los planes de trabajo de los proyectos de inversión. _______________________ 5 Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro CIR-2025-000299-4Página | 3

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3. Diligenciar el formato “FormatoPAA_SNR”, (adjunto a la presente circular), el cual deberá guardar concordancia con los recursos asignados en el Anteproyecto de Presupuesto 2026 y deberá acompañarse con un documento en Word que justifique las necesidades presentadas, relacionándolas con las actividades propias de la dependencia.

4. Mesas técnicas por área ejecutora del gasto, espacio en el cual cada dependencia deberá exponer y sustentar las actividades, acciones y metas a cumplir en el

justifique las necesidades presentadas, relacionándolas con las actividades propias de la dependencia.

4. Mesas técnicas por área ejecutora del gasto, espacio en el cual cada dependencia deberá exponer y sustentar las actividades, acciones y metas a cumplir en el 2026, además de justificar cada una de las necesidades de contratación diligenciadas en el formato “FormatoPAA_SNR”.

De la mesa técnica resultará el formato definitivo del PAA del área.

5. Remisión del PAA definitivo en el formato “FormatoPAA_SNR”, para consolidación a la Secretaría General a los correos electrónicos

dany.orozco@supernotariado.gov.co y elena.aldana@supernotariado.gov.co.

6. Sustentación de las actividades, acciones y metas a cumplir en el 2026, así como también las necesidades de contratación al Superintendente de Notariado y Registro y al Secretario General, en un comité directivo que se citará oportunamente.

7. Consolidado y aprobado el PAA por el Superintendente y el Secretario General, se remitirá el documento a la Dirección de Contratación en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente, para la publicación respectiva en SECOP.

8. Publicación PAA definitivo y consolidado de la SNR, por parte de la Dirección de Contratación en la plataforma SECOP II, a fin de determinar el inicio oportuno de la contratación para la próxima vigencia fiscal.

Cabe mencionar que el PAA deberá contener la integridad de procesos contractuales sujetos al Estatuto de Contratación Pública que se pretenden adquirir en el periodo, en este sentido, aquellas erogaciones de gasto que no demanden de un proceso contractual,

Cabe mencionar que el PAA deberá contener la integridad de procesos contractuales sujetos al Estatuto de Contratación Pública que se pretenden adquirir en el periodo, en este sentido, aquellas erogaciones de gasto que no demanden de un proceso contractual, tales como el pago de servicios públicos, pago de viáticos, imprevistos y demás; no se deben incluir en el PAA. En el diligenciamiento del PAA no se deben incluir las adiciones de contratos o convenios cuyos procesos fueron adelantados en vigencias fiscales anteriores, así como tampoco la planeación presupuestal para cubrir las erogaciones por concepto de viáticos y gastos de viaje, en razón a que dichos gastos no demandan ningún proceso de contratación; sin embargo, sí deben hacer parte de la planeación institucional de la Dependencia.

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En lo que tiene que ver con la compra de tiquetes aéreos, los mismos deben hacer parte de la planeación institucional, pero su inclusión en el PAA será responsabilidad exclusiva de la Dirección Administrativa y Financiera, para lo cual esta dependencia determinará el procedimiento a seguir en orden a su consolidación e inclusión en el PAA. Así, en tanto el principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es planear y organizar la ejecución del presupuesto de la vigencia 2026, la Dirección Administrativa y Financiera,

procedimiento a seguir en orden a su consolidación e inclusión en el PAA. Así, en tanto el principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es planear y organizar la ejecución del presupuesto de la vigencia 2026, la Dirección Administrativa y Financiera, la oficina Asesora de Planeación y la Secretaría General, establecieron el siguiente cronograma de actividades para el satisfactorio desarrollo de las etapas de planeación, diligenciamiento y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la SNR:

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Las mesas técnicas tendrán lugar de manera presencial para las dependencias del nivel central, en el despacho de la Dirección Administrativa y Financiera, y de manera virtual para las Oficinas regionales.

Consideraciones finales: ▪ La Oficina Asesora de Planeación realizará acompañamiento a las Dependencias en la construcción del PAA, de conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2723 del 2014.

▪ En los proyectos y obras financiados con recursos de inversión, se deben estimar

en la construcción del PAA, de conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 2723 del 2014.

▪ En los proyectos y obras financiados con recursos de inversión, se deben estimar la integridad de gastos relacionados con viáticos y personal de apoyo a la supervisión y demás gastos asociados.

▪ La Dirección de Contratación prestará asesoramiento y acompañamiento en la construcción del PAA, entre otras, orientando a las dependencias en la definición de plazos y modalidades de contratación que se ajusten a las normas legales contractuales (modalidad de selección, plazo de inicio del proceso contractual, etc.).

▪ Una vez consolidado y aprobado el PAA por el Superintendente y la Secretaría General, se remitirá a la Dirección de Contratación en formato establecido por Colombia Compra Eficiente, para la publicación oportuna en el SECOP.

▪ La contratación de Ordenes de Prestación de Servicios (OPS) está limitada y restringida al proceso de reestructuración actualmente en curso de la entidad, por ende, será la Secretaría General la encargada de determinar la prioridad para la contratación de las OPS.

▪ Todas las actividades incluidas en el PAA deben contar como soporte con el Cronograma de ejecución y la justificación técnica de la necesidad.

▪ Cada línea establecida en el PAA corresponde a un proceso contractual, no se aceptarán valores globales (bolsas).

▪ Las Dependencias deben organizar y proyectar la documentación pertinente a que haya lugar de las ordenes de prestación de servicios, antes de la finalización de la presente vigencia fiscal con el ánimo de proceder a su contratación en la próxima vigencia de manera oportuna.

que haya lugar de las ordenes de prestación de servicios, antes de la finalización de la presente vigencia fiscal con el ánimo de proceder a su contratación en la próxima vigencia de manera oportuna.

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Fecha: 02 – 07 - 2024 ▪ La ordenes de prestación de servicios no tendrán autorización de aumento de perfil del contratista.

▪ Las ordenes de prestación de servicios se deben proyectar por 11 meses en el PAA, pero la contratación inicial se hará hasta por un plazo máximo de 6 meses en la minuta establecida por la Secretaría General y la Dirección de Contratación, salvo los autorizados por el Despacho del Superintendente y la Secretaría General.

▪ Cada responsable de estos procesos deberá garantizar dentro de los perfiles de los contratistas, por lo menos, un estructurador de estudios previos e incluir garantizar dentro de su proceso los gastos relacionados con viáticos, tiquetes aéreos y demás costos asociados.

▪ El valor de los procesos contractuales debe establecerse conforme un estudio detallado de los costos actuales en el mercado, considerando factores como inflación, cambios en la demanda y costos de insumos.

▪ El objeto contractual debe incluir la descripción de la necesidad a suplir y el detalle de los bienes y servicios requeridos, el cual deberá ser consentido por la Dirección de contratación. Así mismo contener los posibles códigos de los bienes y servicios

▪ El objeto contractual debe incluir la descripción de la necesidad a suplir y el detalle de los bienes y servicios requeridos, el cual deberá ser consentido por la Dirección de contratación. Así mismo contener los posibles códigos de los bienes y servicios que podrían suplir tal necesidad.

En cumplimiento de los deberes legales atribuidos, no podrá iniciarse ningún proceso de contratación hasta tanto el PAA no se encuentre debidamente publicado, considerando que cada línea debe ser enlazada previamente a su contratación.

Finalmente, se recomienda revisar lo dispuesto por la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedida por Colombia Compra Eficiente, adjunta a la presente circular. “El Plan Anual de Adquisiciones, es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la Entidad Estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios señalados en él. Sin embargo, la aprobación de este, según los principios generales contenidos en el artículo 3 de la Ley Orgánica de Planeación – Ley 152 de 1992 –, estará a cargo del Ordenador del Gasto de la Entidad Estatal.”6

@Documento_preparado_para_firma CIR-2025-000299-4Página | 8

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WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

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Fecha: 02 – 07 - 2024

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WILLIAM PÉREZ CASTAÑEDA

Secretario General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: Si

Copia LINA MEJIA; SANTIAGO CAMPO; DANY OROZCO

Elaboró: ELENA PATRICIA ALDANA TORRES / DAF

Aprobó: . DANY LUZ OROZCO FRANCO / DAF

Aprobó: . DANY LUZ OROZCO FRANCO / DAFDAF

Aprobó: SANTIAGO CAMPO / OAP

_______________________ 6 Guía para elaborar el plan anual de adquisiciones, SECOP, Pág.9 CIR-2025-000299-4