SNR - Circular 2025102492923 de 2026

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____________________________________________________________________________________ Superintendencia de Notariado y Registro

Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá D.C. Colombia.

Código: MP - CNEA - PO - 02 - FR - 03

Versión: 05

Fecha: 02 – 07 - 2024

CIRCULAR CIR-2025-000378-4

SDR-200-332574 Bogotá D.C. - Bogotá D.C. 23 de octubre de 2025

Para: OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

De: LUISA FERNANDA SOSA LIBERATO

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL REGISTRO (E)

ASUNTO: Uso adecuado del Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo-DOCUSNR. Lineamientos para la gestión de PQRSDF en el sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-DOCUSNR, relacionado con los requerimientos realizados por la Superintendencia Delegada para el Registro - SDR a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos - ORIP.

Respetados Registradores de Instrumentos Públicos.

En cumplimiento del artículo 22 de la Ley 1755 de 2015, la Superintendencia Delegada para el Registro en aras de lograr una adecuada organización para el trámite interno de las PQRSDF asociadas a esta dependencia, y garantizar el buen funcionamiento de este servicio, dando respuestas claras, oportunas y de fondo a los usuarios, por medio de la presente Circular, establece lineamientos internos que permiten la articulación entre el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-DOCUSNR y la gestión de

de fondo a los usuarios, por medio de la presente Circular, establece lineamientos internos que permiten la articulación entre el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo-DOCUSNR y la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones – PQRSDF, por parte de cada una de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a su cargo.

En tal sentido, se adoptan los siguientes lineamientos:Página | 2

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A. USO OBLIGATORIO DE LA PLATAFORMA DOCU.

Como es de su conocimiento, a través de la Circular CIR-2025-0002114 de 16 de junio de 2025, suscrita por el señor Superintendente de Notariado y Registro, se establecieron los parámetros para el uso adecuado del sistema DOCU-SNR. Por lo tanto, se reitera la necesidad de dar estricto cumplimiento en la atención de las PQRSDF a través de la citada plataforma.

Ahora bien, con la finalidad de dar mayor claridad respecto a la forma del manejo de la misma, a continuación, se describe el paso a paso que debe ser atendido por los responsables para garantizar una adecuada trazabilidad en la gestión en el DOCU, de cada una de las PQRSDF desde su inicio hasta la culminación de la misma.

B. PASO A PASO PARA DAR RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS

FORMULADOS POR LA SDR.

gestión en el DOCU, de cada una de las PQRSDF desde su inicio hasta la culminación de la misma.

B. PASO A PASO PARA DAR RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS

FORMULADOS POR LA SDR.

En primer lugar, es importante indicar que esta Superintendencia Delegada para el Registro - SDR solicitó la creación de un grupo en DOCU exclusivamente para la recepción de las respuestas a los requerimientos realizados a las ORIP en el marco de la gestión de las PQRSDF y las acciones de tutela, denominado “Respuesta requerimientos Delegada de Registro”, para lo cual, las Oficinas de Registro deberán atender el siguiente paso a paso:

1. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos al recibir un requerimiento formulado por la Superintendencia Delegada para el Registro, a través de la plataforma DOCU deberán dar respuesta al mismo, accediendo a la barra superior derecha en el ícono de responder, tal y como se evidencia en la siguiente captura de pantalla: Imagen 1. Barra con botón para responder

Fuente: DOCU, 2025Página | 3

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2. En la opción “Doc. Electrónico”, en el tipo documental escoger “COMUNICACIÓN OFICIAL (MEMORANDO)” y en la serie colocar “18.

Derechos de Petición”

Imagen 2. Tipo documental

Fuente: DOCU, 2025

“COMUNICACIÓN OFICIAL (MEMORANDO)” y en la serie colocar “18. Derechos de Petición”

Imagen 2. Tipo documental

Fuente: DOCU, 2025

3. En la casilla de destinatarios, escoger por el botón de “grupos” y buscar el denominado “Respuesta requerimientos Delegada de Registro”.

Imagen 3. Grupo de respuesta

Fuente: DOCU, 2025

4. En el asunto se deberá citar el radicado de origen, es decir el radicado de la PQRSDF interpuesta por el ciudadano y el radicado del requerimiento formulado por la SDR, como se evidencia en la siguiente imagen:Página | 4

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Imagen 4. Casilla de Asunto

Fuente: DOCU, 2025

5. Asimismo, se deberá verificar que el Radicado de origen quede consignado en la casilla de “Radicados a responder” del aplicativo. Es importante que la PQRSDF sea gestionada dando contestación y relacionando el radicado de origen, evitando la creación de nuevos radicados para prevenir duplicidades.

Imagen 5. Casilla Radicados a responder

Fuente: DOCU, 2025

6. En caso de que no esté registrado se puede ingresar manualmente.

7. Ahora bien, en la pestaña de “Meta-Datos”, el medio de envío debe ser “Comunicación Interna DOCU”, como se evidencia en la siguiente

imagen:

6. En caso de que no esté registrado se puede ingresar manualmente.

7. Ahora bien, en la pestaña de “Meta-Datos”, el medio de envío debe ser “Comunicación Interna DOCU”, como se evidencia en la siguiente

imagen:

Imagen 6. Medio de respuesta

Fuente: DOCU, 2025Página | 5

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Siguiendo adecuadamente esta sucesión de pasos se garantiza la adecuada trazabilidad del radicado desde su recepción hasta su finalización, toda vez que se conserva el vínculo con el radicado inicial u origen, evitando con ello la duplicidad de registros y se asegura que la PQRSDF sea gestionada dentro del mismo hilo de respuesta, permitiendo un seguimiento claro, ordenado y conforme a los lineamientos institucionales.

C. OBLIGATORIEDAD DE CUMPLIMIENTO DE TÉRMINO A LOS

REQUERIMIENTOS FORMULADOS POR LA SDR.

Para la adecuada atención y organización de las PQRSDF relacionadas con la prestación del servicio público registral, se exhorta a los responsables de atender los siguientes lineamientos:

• Desde la SDR se realizará un primer requerimiento a las ORIP con un término de tres (3) días hábiles para dar respuesta a esta Delegada para el Registro. • En caso de no obtener respuesta al requerimiento por parte de la ORIP, se hará un segundo requerimiento con un término de dos (2) días hábiles,

término de tres (3) días hábiles para dar respuesta a esta Delegada para el Registro. • En caso de no obtener respuesta al requerimiento por parte de la ORIP, se hará un segundo requerimiento con un término de dos (2) días hábiles, cuya respuesta también deberá ser remitida a la Delegada para el Registro. • El incumplimiento a estos requerimientos puede tener incidencia de orden disciplinario para quienes ostenten la calidad de funcionarios públicos, atendiendo a lo dispuesto en la Ley 1952 de 2019, Código Único Disciplinario, de conformidad con los artículos 38, 39 y 67 que preceptúan:

“DEBERES.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1952_2019.html ARTÍCULO 38. DEBERES. Son deberes de todo servidor público: (…)

8. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes.” (Subraya propia)

“FALTAS GRAVES Y LEVES.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1952_2019_pr001. html ARTÍCULO 67. FALTAS GRAVES Y LEVES. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la incursión en prohibiciones, salvo que la conducta esté prevista como falta gravísima.Página | 6

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conducta esté prevista como falta gravísima.Página | 6

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La gravedad o levedad de la falta se establecerá de conformidad con los criterios señalados en el artículo 47 de este código.” (Subraya propia)

“ARTÍCULO 39. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido: (…)

7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado.

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.”

Por último, agradecemos dar cumplimiento a lineamientos aquí establecidos con la finalidad de asegurar una gestión eficiente en el manejo de las PQRSDF, promoviendo la mejora continua y el fortalecimiento de la atención a la ciudadanía.

Atentamente,

@Documento_preparado_para_firma

FlagSigned_1019004130

LUISA FERNANDA SOSA LIBERATO Superintendente Delegado para el Registro (E) Superintendencia Delegada para el Registro

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: ANA MERCEDES PULIDO SUAREZ / SDR

Superintendente Delegado para el Registro (E) Superintendencia Delegada para el Registro

Documento Firmado Electrónicamente

Anexo: No

Copia

Elaboró: ANA MERCEDES PULIDO SUAREZ / SDR

Revisó: LUISA FERNANDA SOSA LIBERATO / SDR

Aprobó: . LUISA FERNANDA SOSA LIBERATO / SDR