SNR - Circular 20251113111240 de 2026

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Dirección: Calle 26 # 13-49 Interior 201, Bogotá

D.C. Colombia.

Código: AC-FR-003

Versión: 1

Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2025-000402-4

SG-500

Bogotá, D.C., 12 de noviembre de 2025

PARA: Direcciones Regionales, Jefe Oficina Asesora Jurídica, Jefe Oficina Tecnologías de la Información, Dirección de Talento Humano, responsables de la información de las siguientes Posiciones del Catalogo

Institucional - PCI: Nivel Central Gestión General, Fondo Cuenta de Curadores Urbanos, Catastro Multipropósito, Grupo Especial de Vivienda y Pensiones, Grupo Fondo Recaudo Notarial, las 195 ORIP a nivel nacional , Grupo de Servicios Administrativos, Grupo de presupuesto, Grupo de Tesorería, Grupo de Infraestructura y demás áreas proveedoras de información que afecta el macroproceso contable del SIIF Nación.

DE:

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Directora de Talento Humano (E)

Asunto: Cierre contable vigencia 2025

En cumplimiento de los lineamientos emitidos por la Contaduría General de la Nación a las entidades sujetas al régimen de la contabilidad pública para el cierre contable de la vigencia 2025 y apertura vigencia 2026, y teniendo en cuenta las Políticas Contables y de Operación de la entidad, se requiere a las Áreas Proveedoras de la información adelantar los procesos relacionados con la información contable para el correcto reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los

de Operación de la entidad, se requiere a las Áreas Proveedoras de la información adelantar los procesos relacionados con la información contable para el correcto reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los estados financieros al cierre del 31 de diciembre de 2025, la cual deberá ser remitida a más tardar el día 31 de diciembre de 2025. La información reportada al Grupo de Contabilidad y Costos por parte de las áreas proveedoras de la información, debe corresponder a hechos económicos y valores reales, analizados y depurados que garanticen la consistencia de la información financiera, lo que permitirá evitar conductas sancionables como: • Incurrir en errores relevantes que generen glosas en la revisión de las cuentas y que afecten el ejercicio.Página | 2

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Fecha: 09/Jul./2025 • No rendir o presentar las cuentas e informes exigidos ordinariamente, o no hacerlo en la forma y oportunidad establecida por los órganos de control fiscal en desarrollo de sus competencias. • Reportar o registrar datos o informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información de la SNR y los órganos de control o aquellos que contribuyan a la vigilancia y al control fiscal. • No atender los requerimientos o solicitud de documentos, libros registrados, contabilidad o información en el marco de ejercicios de vigilancia y control fiscal, de las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal. La sanción para esta conducta también aplicará tratándose de contratistas,

contabilidad o información en el marco de ejercicios de vigilancia y control fiscal, de las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal. La sanción para esta conducta también aplicará tratándose de contratistas, proveedores, interventores y en general a las personas que hayan participado, determinado, coadyuvado, colaborado o hayan conocido los hechos objeto de investigación. • No permitir el acceso a la información en tiempo real por parte de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal en las condiciones previstas en la ley, o reportar o registrar datos e informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información. Lo anterior permitirá, garantizar, que los informes y reportes contables de la entidad cumplan con las características cualitativas de relevancia, representación fiel y que la información sea suministrada a los diferentes usuarios con la oportunidad requerida y poniendo a disposición de las autoridades todo el sistema documental que permita verificar el debido reconocimiento de los hechos económicos ocurridos en la entidad. A continuación, relacionamos algunos aspectos relevantes por área proveedora para el cierre de los estados financieros a diciembre del 2025: Directores Regionales  Certificación de inventarios de bienes muebles (Propiedades planta y equipo) al cierre de la vigencia.  Reporte de bajas propiedad planta y equipo.  Conciliación y depuración recaudos por clasificar e ingresos recibidos por anticipado.Página | 3

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Fondo Curadores

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Fecha: 09/Jul./2025

Fondo Curadores • Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Grupo de Tesorería  Depuración de todas las partidas conciliatorias para el cierre de la vigencia acorde con las políticas contables.  Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para la determinación del deterioro. Dirección Talento Humano  Conciliación y depuración de las cuentas por cobrar relacionadas a incapacidades y prestaciones sociales.  Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para registro del deterioro.  Causación, conciliación y depuración beneficios a empleados (Nómina). Oficina Asesora Jurídica  Reporte de las novedades de los procesos jurídicos a favor y en contra de la entidad al cierre de la vigencia 2025.  Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para registro del deterioro. Oficina Tecnología de la Información  Evaluación de mejoras o desarrollos adicionales de los activos intangibles vigentes.  Evaluación de nuevos desarrollos de activos intangibles.

mayores a 12 meses para registro del deterioro. Oficina Tecnología de la Información  Evaluación de mejoras o desarrollos adicionales de los activos intangibles vigentes.  Evaluación de nuevos desarrollos de activos intangibles.  Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requieran (vida útil, valor residual, método de amortización y deterioro).  Evaluación del deterioro de los activos intangibles.Página | 4

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Grupo de Infraestructura  Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requiera (vida útil, valor residual, método de depreciación y deterioro).  Evaluación del deterioro de los bienes inmuebles.  Evaluar que todos los bienes inmuebles y construcciones en curso estén clasificados acorde con su estado actual.  Estado actual y soportes de los inmuebles entregados y recibidos en comodato.  Estado actual y soportes de los inmuebles entregados y recibidos en arriendo.  Evaluar si se requieren ajustes del valor de mercado de los bienes que soportan el pasivo pensional. Grupo de Servicios Administrativos  Legalización total de viáticos al cierre de la vigencia.  Toma física de los elementos de propiedad planta y equipo.  Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requiera (vida útil, valor residual, método de depreciación y deterioro).  Evaluación del deterioro de los elementos de propiedades planta y equipo.

 Evaluación de las estimaciones contables y ajustes en caso de que se requiera (vida útil, valor residual, método de depreciación y deterioro).  Evaluación del deterioro de los elementos de propiedades planta y equipo.  Avaluó Fasecolda Vehículos para la evaluación de deterioro de la Flota y Equipo de Transporte. Grupo de Presupuesto  Información de las Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2025, que se requieran reconocer en los Estados Financieros siempre y cuando se haya prestado el servicio y/o recibido el bien. Pensiones y vivienda  Clasificación de la cartera por edades de 0 a 6 meses, de 6 meses a 12 meses y mayores a 12 meses para registro del deterioro.  Actualización del pasivo pensional al cierre de la vigencia 2024 y 2025.Página | 5

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Adicional se requiere a todas las áreas proveedoras notificar a los correos juan.escobar@supernotariado.gov.co y judy.ramirez@supernotariado.gov.co la siguiente información para el cierre:

1. Hechos económicos relevantes: Reportar cualquier hecho económico significativo ocurrido al cierre contable que sea sujeto de revelación en los estados financieros.

2. Informar si alguna área proveedora ha adquirido, con o sin contraprestación, licencias, software, bienes muebles o inmuebles que aún no estén reflejados en los estados financieros.

2. Informar si alguna área proveedora ha adquirido, con o sin contraprestación, licencias, software, bienes muebles o inmuebles que aún no estén reflejados en los estados financieros.

3. Reportar si alguna área proveedora ha desarrollado algunas Licencias o software a nivel interno, en caso de ser afirmativo evaluar los costos estimados para el desarrollo del intangible y diligenciar el concepto técnico para este tipo de activos.

4. Cada área deberá garantizar la conciliación y correspondencia de las operaciones recíprocas con otras entidades del sector público.

5. En caso de presentarse hechos ocurridos entre el cierre (31 de diciembre de 2025) y la fecha de autorización de los estados financieros, las áreas deberán reportar las novedades antes de la fecha de autorización de los estados financieros conforme a la

Norma de Hechos Ocurridos Después del Periodo Contable.

Atentamente,

@Documento_preparado_para_firma

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ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General, Directora de Talento Humano (E) Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Aprobó: Yolanda Rodríguez Roldan – Directora Administrativa y Financiera ( e )Página | 6

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Fecha: 09/Jul./2025

Revisó: Sandra Patricia Ruiz Moreno - Secretaría General

Proyectó: Judy Carolina Ramirez Martinez / DAF

Juan Andrés Escobar Rincón / GCC

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Fecha: 09/Jul./2025

Revisó: Sandra Patricia Ruiz Moreno - Secretaría General

Proyectó: Judy Carolina Ramirez Martinez / DAF

Juan Andrés Escobar Rincón / GCC

Copia GRACIELA PALACIO; ELISEO JIMENEZ; JUAN TORRES; YOLANDA RODRIGUEZ . YOLANDA RODRIGUEZ

ROLDAN / DAF. YOLANDA RODRIGUEZ ROLDAN / DAF