SNR - Circular 20251121125439 de 2026

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Fecha: 09/Jul./2025

CIRCULAR CIR-2025-000418-4

SG-500

Bogotá, D.C., 20 de noviembre de 2025

PARA: DIRECTIVOS, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO,

FUNCIONARIOS EN GENERAL, CONTRATISTAS, PROVEEDORES,

SUPERVISORES, FONDOS ESPECIALES, PROYECTO CATASTRO

MULTIPROPOSITO.

DE: SECRETARIA GENERAL

ASUNTO: CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2025 SNR

Mediante Circular Externa 035, emitida el 10 de noviembre de 2025 por la Administración de SIIF Nación II, se definieron los lineamientos que las Entidades Públicas deben seguir para la consolidación del cierre presupuestal correspondiente a la presente vigencia fiscal.

Conforme a lo anterior, a continuación, se detallan los principales aspectos y procedimientos que deberán tener en cuenta las dependencias del Nivel Central y las Direcci ones Regionales para efectuar el cierre financiero de la vigencia 2025, de acuerdo con el cronograma de actividades adjunto. Resaltando que las fechas fijadas en la presente circular son de estricto y obligatorio cumplimiento, a fin de garantizar los princ ipios de oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad.

Así, acorde con lo dispuesto en el Decreto 1068 de 2015, las entidades deberán asegurar que

cumplimiento, a fin de garantizar los princ ipios de oportunidad, veracidad, confidencialidad e integridad.

Así, acorde con lo dispuesto en el Decreto 1068 de 2015, las entidades deberán asegurar que la información registrada en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación II refleje con exactitud las operaciones presupuestales, contables y de tesorería realizadas durante la vigencia, y por lo tanto es responsabilidad de cada entidad garantizar la veracidad y consistencia de los datos antes del cierre fiscal.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE FINANCIERO 2025

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO ÚLTIMO DÍA para la recepción de solicitudes para liberación de saldos de las Reservas Presupuestales constituidas al 31 de diciembre de 2024, por parte de los Supervisores.

Martes 2 de diciembre de 2025 ÚLTIMO DÍA para Radicación de facturas para trámite de Pago de Reservas Presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2024. Viernes 5 de diciembre de 2025P_á_gina | 2 Superintendencia de Notariado y Registro

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE FINANCIERO 2025

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO ÚNICA FECHA para la legalización y cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y del Nivel

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO ÚNICA FECHA para la legalización y cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y del Nivel Central por parte de los CUENTADANTES.

Viernes 5 de diciembre de 2025 Radicación para Autorización de Comisiones de Servicios en Secretaría General. (Solo se aprobaran comisiones de servicios que vayan hasta máximo el 17 de diciembre de 2025).

Viernes 5 de diciembre de 2025 Solicitudes Devoluciones de Ingresos Vigencia 2025 Tesorería Nivel Central Martes 09 de diciembre de 2025 Depuración para elaboración de ACTAS DE LIBERACIÔN DE SALDOS de Reservas Presupuestales constituidas el 31 de diciembre de 2024. Martes 9 y Miércoles 10 de diciembre de 2025 ÚNICAS FECHAS de radicación de cuentas de cobro de contratistas de prestación de servicios profesionales, técnicos y auxiliares, correspondientes al mes de diciembre y anteriores de 2025 Martes 09 al 12 de diciembre de 2025 Solicitudes de Reintegros de Viáticos vigencia 2025 Tesorería Nivel Central Miércoles 10 de diciembre de 2025 Cierre definitivo Cajas Menores Direcciones Regionales y Nivel Central -Grupos de Presupuesto y Tesorería del Nivel Central-. Viernes 12 de diciembre de 2025 Solicitudes de Reintegros diferentes a Viáticos 2025 Tesorería Nivel Central Viernes 12 de diciembre de 2025 ÚLTIMO DÍA para radicar facturas de pago a proveedores de suministro de bienes y/o servicios de los

Solicitudes de Reintegros diferentes a Viáticos 2025 Tesorería Nivel Central Viernes 12 de diciembre de 2025 ÚLTIMO DÍA para radicar facturas de pago a proveedores de suministro de bienes y/o servicios de los meses de noviembre, diciembre y anteriores vigencia 2025

Viernes 12 de diciembre de 2025 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago de las Reservas Presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2024 Viernes 12 de diciembre de 2025 Cierre presupuestal definitivo de Gastos Direcciones Regionales vigencia 2025 Viernes 17 de diciembre de 2025 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago Presupuestales por parte de las Direcciones Regionales, vigencia 2025

Viernes 19 de diciembre de 2025 Cierre presupuestal definitivo de Gastos Nivel Central vigencia 2024 Lunes 22 de diciembre de 2025 Radicación de formatos y documentos para proceder con la liberación de saldos sin utilizar en Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y en Certificados de Registro Presupuestales (CRP) vigencia 2025.

Lunes 22 de diciembre de 2025P_á_g_ina | 3

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE FINANCIERO 2025

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CIERRE FINANCIERO 2025

ACTIVIDADES FECHAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO ÙLTIMO DÌA de pago de Órdenes de pago no presupuestales de deducciones Lunes 22 de diciembre de 2025 ÙLTIMO DÌA de pago de Órdenes de pago Extensivas (Traspaso a Pagaduría) Lunes 22 de diciembre de 2025 Radicación de solicitud de trámite de pago de Aportes Patronales y Parafiscales y Cesantías 2025 Martes 23 de diciembre de 2025 ÙLTIMO DÌA para generar y autorizar Órdenes de Pago Presupuestales por parte del nivel central, vigencia 2025 Miércoles 23 de diciembre de 2025 Radicación formato de solicitud de constitución de reservas presupuestales 2025 Lunes 30 de diciembre de 2025 Inicio Período de Transición y Constitución del Rezago Presupuestal Jueves 1o. de enero al Martes 20 de enero de 2026. Último día para Registro de Ingresos en SIIF Vigencia 2025 Martes 20 de enero de 2026 Atentamente,

ESTHER CRISTINA GOMEZ MELO

Secretaria General Secretaría General

Documento Firmado Electrónicamente

Revisó: Ernesto Roa Rosas/Coordinador Grupo de Presupuesto

Elena Patricia Aldana Torres/Profesional Dirección Administrativa y Financiera María Antonia Calderón/Coordinadora Grupo de Tesorería

Documento Firmado Electrónicamente

Revisó: Ernesto Roa Rosas/Coordinador Grupo de Presupuesto

Elena Patricia Aldana Torres/Profesional Dirección Administrativa y Financiera María Antonia Calderón/Coordinadora Grupo de Tesorería Yolanda Rodriguez Roldan/Coordinadora Grupo Contabilidad Sandra Patricia Ruiz Moreno/Profesional Secretaria General

Aprobó: Danny Luz Orozco Franco/Directora Administrativa y Financiera

Elaboró: Gloria Isabel Aguirre RealGrupo de PresupuestoP_á_g_ina | 4

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LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2025

1. PERÍODO DE TRANSICIÓN

Conforme a lo estipulado en el artículo 2.9.1.2.15 del Decreto 1068 de 2015, modificado por el artículo 20 del Decreto 412 de 2018, el período de transición corresponde a los ajustes previos al cierre definitivo del sistema:

“El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación tendrá un período de transición al inicio de cada año, con el fin de que las entidades hagan ajustes a los compromisos y obligaciones a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar. Este período de transición inicia el 1° de enero de 2026 y culmina el 20 de enero de 2026.”

Razón por la cual, durante este período, se aplicarán las siguientes restricciones en el aplicativo

SIIF:

cuentas por pagar. Este período de transición inicia el 1° de enero de 2026 y culmina el 20 de enero de 2026.”

Razón por la cual, durante este período, se aplicarán las siguientes restricciones en el aplicativo

SIIF:

Registro de compromisos: No se podrán efectuar registros presupuestales de compromisos con cargo al presupuesto del año 2025, de conformidad con lo estipulado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y en el Decreto 1068 de 2015.

Registro de obligaciones: No se podrán realizar registros de obligaciones con cargo al presupuesto del año 2025, según lo establecido en el Decreto 1068 de 2015.

Lo anterior, en virtud de lo dispuesto en el Artículo 2.8.3.4 del Decreto 1068 de 2015 , relativo al principio de anualidad: “El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.”

Actividades que podrán realizarse durante el período de transición:

a) Reducción y anulación de compromisos: Los compromisos con saldos por obligar que no sean utilizados podrán convertirse en reservas presupuestales, por tanto, se hace necesario efectuar la reducción o anulación de estos valores, previa presentación del acta de liquidación o mediante autorización escrita del supervisor. En el SIIF Nación, se deberá seleccionar la fecha 31 de diciembre de 2025 para este proceso.

b) Reducción y anulación de obligaciones: Se podrán anula r o reducir las obligaciones

mediante autorización escrita del supervisor. En el SIIF Nación, se deberá seleccionar la fecha 31 de diciembre de 2025 para este proceso.

b) Reducción y anulación de obligaciones: Se podrán anula r o reducir las obligaciones registradas hasta el 31 de diciembre de 2025 . Para ello, se seleccionará en la transacción la misma fecha y se realizará la operación sobre los documentos con saldo por pagar.P_á_g_ina | 5

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c) Aplicación de reintegros: Durante el período de tr ansición, seleccionando la fecha 31 de diciembre de 2025 en la transacción, se podrán aplicar reintegros presupuestales para órdenes de pago ya canceladas en el año 2025, reservas presupuestales y/o cuentas por pagar, siempre que la consignación de los recursos se haya efectuado en el mismo año.

Este proceso deberá ser informado por parte del Grupo de Tesorería, al Grupo de Presupuesto para realizar los ajustes correspondientes y evitar la generación indebida de reservas presupuestales.

2. CIERRE PRESUPUESTAL DE GASTOS 2025.

En las Direcciones Regionales: El cierre presupuestal de gastos para la presente vigencia se realizará el miércoles 17 de diciembre de 2025. Por lo tanto, todas las cadenas presupuestales de gasto deberán quedar generadas y autorizadas a más tardar el viernes 19 de diciembre de 2025, con el fin de que los pagos sean efectuados por la DGCPTN el miércoles 23 de diciembre de 2025.

quedar generadas y autorizadas a más tardar el viernes 19 de diciembre de 2025, con el fin de que los pagos sean efectuados por la DGCPTN el miércoles 23 de diciembre de 2025. Las Direcciones Regionales deberán cancelar todos los servicios públicos de las Oficinas de Registro con factu ras recibidas hasta el miércoles 17 de diciembre de 2025. Solo podrán quedar pendientes de pago las facturas que lleguen después de esta fecha, las cuales se cancelarán en enero de 2026, una vez se realicen los trámites presupuestales de ley. No se podrán dejar servicios públicos en reserva presupuestal. Los recursos asignados a las Direcciones Regionales para procesos contractuales deberán quedar comprometidos a más tardar el viernes 12 de diciembre de 2025, para que los proveedores cumplan con el objeto de los contratos y los pagos correspondientes sean generados y autorizados a más tardar el viernes 19 de diciembre de 2025. Esto permitirá que el Tesoro Nacional efectúe los pagos antes de lunes 29 de diciembre de 2025, fecha establecida por el Ministerio de Hacienda como último día de giro para órdenes de pago por parte de la DGCPTN. En caso de que no se alcancen a realizar los pagos dentro de los plazos establecidos, las obligaciones deberán constituirse como Cuentas por Pagar, registrándolas en el SIIF Nación antes del 31 de diciembre de 2025.

En el nivel central:

El cierre presupuestal de gastos en el Nivel Central para la vigencia 2025 será el lunes 22 de diciembre de 2025. Todas las cadenas presupuestales de gasto deberán quedar generadas y autorizadas a más tardar el martes 23 de diciembre de 2025, con el objetivo de

de diciembre de 2025. Todas las cadenas presupuestales de gasto deberán quedar generadas y autorizadas a más tardar el martes 23 de diciembre de 2025, con el objetivo de que el Tesoro Nacional pueda efectuar los pagos antes del lunes 29 de diciembre de 2025, fecha establecida por el Ministerio de Hacienda como último día de giro para órdenes de pago por parte de la DGCPTN.

Los responsables de presupuesto de las Direcciones Regionales y el Nivel Central, en conjunto con la Dirección de Contratación, deberán verificar que todos los contratos adjudicados queden registrados en el aplicativo SIIF Nación.P_á_g_ina | 6

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La Secretaría General recibirá solicitudes de autorización de comisiones de servicio solamente hasta el viernes 5 de diciembre de 2025. Para que el proceso de registro en SIIF y el pago se culmine el jueves 11 de diciembre de 2025. Solo se autorizarán comisiones cuya fecha de finalización sea el miércoles 17 de diciembre de 2025.

La radicación de solicitudes para el trámite de pago de aportes patronales y parafiscales, así como el auxilio de cesantías, en el Grupo de Presupuesto será el martes 23 de diciembre de 2025, con el fin de que el pago se haga efectivo el lunes 29 de diciembre de 2025.

3. LIBERACIÓN PARCIAL Y/O TOTAL DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO DE LA

3. LIBERACIÓN PARCIAL Y/O TOTAL DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES DE COMPROMISO DE LA

VIGENCIA 2025.

Depuración Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Con base en los reportes CEN de listados de CDP generados por el SIIF Nación, se ha identificado que existen Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) solicitados por diversas dependencias de la entidad, que aú n no han sido utilizados o presentan saldos pendientes de comprometer.

Por lo anterior, se solicita a los supervisores responsables, gestionar la anulación o reducción de los valores no utilizados, con el fin de depurar la ejecución presupuestal anual. La información correspondiente deberá ser remitida al correo juan.otalora@supernotariado.gov.co, a más tardar el día lunes 22 de diciembre de 2025 para proceder con el respetivo registro en el SIIF Nación.

Depuración de Registros Presupuestales de Compromiso (CRP)

De acuerdo con el reporte CEN de listados de compromisos generado por el SIIF Nación, se ha evidenciado que aún existen registros presupuestales en estado “generado”, es decir, que no han efectuado ningún pago, así como registros que presentan saldos por obligar.

Por lo tanto, se solicita a los supervisores validar estas cifras y gestionar los pagos correspondientes y/o tramitar la liberación de los valores pendientes.

Cuando se trate de saldos sobrantes de contratos, los supervisores deberán diligenciar y remitir el “Formato de Liberación de CRP”, por medio de “DOCU” al señor Juan Carlos Otálora.

Cuando se trate de saldos sobrantes de contratos, los supervisores deberán diligenciar y remitir el “Formato de Liberación de CRP”, por medio de “DOCU” al señor Juan Carlos Otálora.

En caso de Terminaciones Anticipadas, el Grupo de Contratación deberá enviar el respectivo documento al correo reduccionessnr@supernotariado.gov.co,con, con el fin de realizar los ajustes pertinentes en el Aplicativo SIIF Nación. Esta información debe ser enviada de manera URGENTE.

IMPORTANTE: De no realizarse las acciones mencionadas, el s istema considerará dichos valores para constituirlos como reservas presupuestales.P_á_g_ina | 7

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4. DEPURACIÓN Y FECHA LÍMITE DE PAGO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES

CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2024.

1. Supervisión de Contratos

De conformidad con el Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 , los supervisores de contratos son responsables de garantizar la correcta ejecución contractual y el cumplimiento de los fines de la contratación estatal. Mediante Resolución 08045 de 2021 la SRN adoptó el Manual Interno de Supervisión e Interventoría, que define las funciones y responsabilidades de los supervisores.

Por su parte, el Decreto 1068 de 2015 establece que las reservas presupuestales y cuentas por pagar no ejecutadas dentro de la vigencia fenecen, y que, si desaparece la obligación que originó

Por su parte, el Decreto 1068 de 2015 establece que las reservas presupuestales y cuentas por pagar no ejecutadas dentro de la vigencia fenecen, y que, si desaparece la obligación que originó la reserva, el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto deberán elaborar un acta para proceder con los ajustes correspondientes.

Que, a pesar de los esfuerzos realizados por el Grupo de Presupuesto a través de diversas comunicaciones dirigidas a los supervisores, a la fecha, se registra una ejecución del 90.70% de las reservas presupuestales, quedando pendiente un 9.30%, equivalente a $2.453.390.901,40, distribuidas así:

Funcionamiento: $810.457.445,88 Inversión: $1.642.933.455,52

Por lo anterior, se requiere de manera urgente que los supervisores adelanten las gestiones necesarias para garantizar que las reservas constituidas queden con saldo cero, ya sea:

Por el pago total del compromiso, o Por la liberación formal del saldo no utilizado.

2. Fechas Límite para pago o liberación de Reservas Presupuestales vigencia 2024

Los supervisores de contratos con reservas presupuestales pendientes de cancelación, deberán presentar los documentos soporte para el pago de las obligaciones pendientes. Actividad Fecha límite

Solicitud de liberación de saldos Último día martes 2 de diciembre de 2025 Radicación de facturas o cuentas de cobro Último día viernes 5 de diciembre de 2025 Depuración final de reservas Martes 09 y miércoles 10 de diciembre de 2025

3. Verificación final:

Radicación de facturas o cuentas de cobro Último día viernes 5 de diciembre de 2025 Depuración final de reservas Martes 09 y miércoles 10 de diciembre de 2025

3. Verificación final:

El día jueves 11 de diciembre, el Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera realizará la verificación final con el fin de identificar las reservas presupuestales que no fueron canceladas o liberadas.P_á_g_ina | 8

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La información resultante será notificada de manera urgente a la Secretaría General, para su remisión a la Oficina de Control Interno Disciplinario, a fin de adelantar los trámites correspondientes.

NOTA: Las solicitudes y soportes para la liberación de sa ldos de reservas presupuestales, vigencia 2024, deberán ser radicadas a través del sistema DOCU, dirigidas a la Doctora Esther Cristina Gómez, secretaria general y con copia a Ernesto Roa, de Presupuesto.

Se reitera la obligación de cumplir los plazos establecidos para garantizar el correcto cierre presupuestal.

5. LINEAMIENTOS PARA LA RADICACIÓN Y PAGO DE FACTURAS.

1. Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales, Técnicos y Auxiliares:

Los pagos a los contratistas que prestan servicios profesionales , técnicos y auxiliares se efectuarán conforme a lo dispuesto en las Circulares 366 del 27 de septiembre de 2023 y 299

Los pagos a los contratistas que prestan servicios profesionales , técnicos y auxiliares se efectuarán conforme a lo dispuesto en las Circulares 366 del 27 de septiembre de 2023 y 299 del 20 de septiembre de 2024.

Las directrices establecidas en dichas circulares son de obligatorio cumplimiento para:

Los contratistas obligados y no obligados a facturación electrónica. Los supervisores de los contratos.

Se ha dispuesto como ÚNICAS FECHAS de radicación de cuentas de cobro de contratistas de prestación de servicios profesionales, técnicos y auxiliares de los meses de diciembre y anteriores de 2025, los días comprendidos entre el martes 09 al viernes 12 de diciembre de 2025.

En consecuencia, los supervisores deberán verificar que la documentación presentada por los contratistas cumpla con todos los requisitos exigidos, a fin de evitar retrasos en el trámite de pago.

2. Proveedores de Bienes y/o Servicios

(Aseo, Vigilancia, Correo, Arrendamientos, Obra Física, Mobiliario, entre otros):

Los proveedores de bienes y servicios deberán radicar sus facturas de cobro de acuerdo con lo establecido en la Circular 366 del 27 de septiembre de 2023 . Para ello se determinan las siguientes fechas y procedimientos:

Viernes 12 de diciembre de 2025: ÚNICA FECHA para la radicación de facturas de cobro correspondientes a proveedores de sum inistro de bienes y/o servicios (que no correspondan a reservas presupuestales) de los meses de noviembre, diciembre y anteriores de la vigencia 2025, ya sea a través la ventanilla de correspondencia y/o a travésP_á_g_ina | 9

Código: AC-FR-003

correspondan a reservas presupuestales) de los meses de noviembre, diciembre y anteriores de la vigencia 2025, ya sea a través la ventanilla de correspondencia y/o a travésP_á_g_ina | 9

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del correo electrónico institucional.

Este plazo tiene como objetivo que, una vez surtido el proceso de radicación, las facturas sean remitidas oportunamente al Grupo de Presupuesto, para iniciar el trámite de pago a más tardar el día lunes 15 de diciembre de 2025.

Las facturas se atenderán en estricto orden de radicación.

Facturas no tramitadas en este periodo : Aquellas facturas que no alcancen a ser tramitadas durante las fechas señaladas serán obligadas y registradas como Cuentas por Pagar, cuyo pago se efectuará a partir del 25 de enero de 2026. Este procedimiento garantiza que las facturas no queden constituidas como reservas presupuestales.

Revisión previa de facturas:

Se reitera la importancia de que todas las facturas radicadas se encuentren debidamente revisadas y soportadas antes de su presentación, con el fin de evitar devoluciones y reprocesos que puedan afectar la oportunidad del pago.

6. CIERRE DE LAS CAJAS MENORES DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y DEL

NIVEL CENTRAL.

POR PARTE DE LOS CUENTADANTES:

El cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y del Nivel Central, por parte de

6. CIERRE DE LAS CAJAS MENORES DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y DEL

NIVEL CENTRAL.

POR PARTE DE LOS CUENTADANTES:

El cierre de las Cajas Menores de las Direcciones Regionales y del Nivel Central, por parte de los Cuentadantes, está programado para el viernes 5 de diciembre de 2025.

Para este proceso, los cuentadantes deberán realizar las siguientes actividades previas:

1. Registro de egresos en SIIF: Registrar en el sistema SIIF Nación todos los egresos y pagos generados por los distintos gastos efectuados después del último reembolso.

2. Arqueo final de la Caja Menor: Realizar el arqueo final verificando que los saldos en efectivo, en banco y en documentos, coincidan con los registros contables.

3. Conciliación bancaria: Conciliar la cuenta bancaria correspondiente, para garantizar que no existan diferencias entre los saldos del banco y los registros de la Caja Menor.

Una vez finalizado este proceso el respectivo Cuentadante procederá a:

a) Reintegro de Recursos Sobrantes

Verificados los saldos, el cuentadante respectivo deberá reintegrar los recursos sobrantes en efectivo y en banco, así como las deducciones aplicadas a los últimos egresos que no figuren en ningún reembolso.P_á_g_ina | 10

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Los recursos deberán ser consignados en la cuenta corriente No. 013269702561 de Bancolombia, a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, utilizando formatos

D.C. Colombia.

Los recursos deberán ser consignados en la cuenta corriente No. 013269702561 de Bancolombia, a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro, utilizando formatos separados para cada tipo de reintegro. El valor total de las deduccione s (impuestos nacionales o locales) debe ser reintegrado, independientemente de su naturaleza.

Como todas las cajas menores se gestionan con cuentas en Bancolombia, pueden solicitar a la Tesorería del Nivel Central, por medio de correo electrónico, que el traslado de los recursos se realice mediante transferencia. b) Legalización de Últimos Gastos

Los últimos gastos efectuados deberán legalizarse mediante una resolución firmada por el respectivo Ordenador del Gasto. Con esta resolución se legalizan los gastos realizados después del último reembolso.

El Cuentadante respectivo (Regionales) y/o el encargado del proceso de cajas menores (nivel central) deberán entregar esta resolución numerada y fechada, junto con los soportes correspondientes, al perfil contable, para que se efectúe:

La radicación de la cuenta por pagar. La aprobación de la cuenta. La legalización de los egresos en el SIIF Nación.

c) Registro de los Reintegros y Deducciones en SIIF Nación.

Los Cuentadantes deberán registrar en SIIF Nación dos pagos sin egreso:

1. Por el valor reintegrado en efectivo (caja).

2. Por el valor reintegrado a través del banco (transferencia o cheque).

d) Registro en el SIIF Nación pago de Deducciones.

Así mismo, los Cuentadantes deberán registrar en el SIFF Nación las de ducciones generadas

2. Por el valor reintegrado a través del banco (transferencia o cheque).

d) Registro en el SIIF Nación pago de Deducciones.

Así mismo, los Cuentadantes deberán registrar en el SIFF Nación las de ducciones generadas por los últimos egresos, mediante la transacción “Pago de Deducciones de Caja Menor” , las cuales serán legalizadas con el cierre que efectúa la Tesorería. e) Cierre de la Caja Menor en SIIF Nación.

Ingresando a la ruta EPG / Gestión Caja Menor / Cierre Presupuestal / Registrar , los Cuentadantes deberán realizar el cierre definitivo de la Caja Menor en el sistema SIIF Nación. f) Envío de Documentación:

Los Cuentadantes deberán diligenciar completamente el “Formato de Cierre”, consignando la información correspondiente al proceso de cierre, y enviarlo junto con:P_á_g_ina | 11

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Copias de los reintegros efectuados (efectivo, transferencia, cheque y deducciones). Copia de la resolución de legalización y cierre de la respectiva Caja Menor.

Toda la documentación deberá ser remitida a los correos electrónicos: carlosa.buitrago@supernotariado.gov.co y gloria.aguirre@supernotariado.gov.co

Estos documentos son indispensables para que el Nivel Central realice el cierre definitivo de las Cajas Menores.

CIERRE DEFINITIVO POR PARTE DE LA TESORERIA DEL NIVEL CENTRALEstos documentos son indispensables para que el Nivel Central realice el cierre definitivo de las Cajas Menores.

CIERRE DEFINITIVO POR PARTE DE LA TESORERIA DEL NIVEL CENTRALCon la documentación recibida, el perfil pagador del Nivel Central procederá a efectuar el cierre definitivo el cual incluye:

La expedición del documento de recaudo por clasificar. El Registro de la causación de las deducciones. El reintegro presupuestal de los sobrantes de cada Caja Menor.

Una vez la Tesorería del Nivel Central r ealice el proceso de cierre definitivo, el funcionario encargado del manejo de las cajas menores en el Nivel Central procederá a informar a las Direcciones Regionales, para que estas efectúen los reintegros a la cadena presupuestal mediante la cual se constituyó la caja menor.

7. CONSTITUCIÓN DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR

A 31 DE DICIEMBRE DE 2025.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015 y el Decreto 412 de 2018, la constitución de las reservas presupuestales y cuentas p or pagar se realiza automáticamente a través del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, con corte al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal.

Estas normas disponen que, a más tardar el 20 de enero del año siguiente, las entidades deberán constituir las reservas y cuentas por pagar, efectuando únicamente los ajustes necesarios para su registro, sin que en ningún caso se puedan generar nuevos compromisos u obligaciones.

Procedimiento para la Constitución de Reservas Presupuestales vigencia 2025

constituir las reservas y cuentas por pagar, efectuando únicamente los ajustes necesarios para su registro, sin que en ningún caso se puedan generar nuevos compromisos u obligaciones.

Procedimiento para la Constitución de Reservas Presupuestales vigencia 2025

Los responsables ejecutores del presupuesto de Funcionamiento e Inversió n deberán cumplir con el siguiente procedimiento:

1. Remisi